• 更新日 : 2025年11月11日

RPAで給与計算を自動化！AIとの違いやメリット・デメリットを解説

毎月発生する給与計算業務は、勤怠データの集計や各種手当の計算、控除額の確認など、複雑で手間のかかる作業の連続です。担当者には正確性と迅速性が常に求められ、法改正への対応も必要不可欠です。こうした定型的で反復的な業務は、人的ミスの温床となりやすく、担当者の大きな負担となっています。

解決策として注目されているのが、RPA（Robotic Process Automation）を用いた給与計算の自動化になります。この記事では、RPAが給与計算業務をどのように変えるのか、具体的な効果から導入時の注意点、さらには混同されがちなAIとの役割の違いまで、分かりやすく解説します。

給与計算におけるRPAとAIの役割の違い

給与計算の自動化を考える上で、RPAとAIはよく比較されますが、その役割は明確に異なります。

RPAは決まった手順を自動化する

RPAの役割は、人間がPC上で行う手順が決まっている定型作業を代行することです。例えば、「Aシステムにログインし、勤怠データをCSVでダウンロードし、Bソフトの特定の場所に転記する」といった一連の操作を、ルール通りに正確に実行します。判断を伴わない反復作業の自動化に特化しており、給与計算自動化の土台を担います。

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AIは学習と判断を自動化する

一方、給与計算におけるAIの役割は、データから学習し、状況に応じた判断を自動化することです。例えば、過去のデータからイレギュラーな残業申請の妥当性を判断したり、従業員からの給与に関する問い合わせ内容をAIが解釈して適切な回答を自動生成したりします。RPAだけでは対応できない、非定型的な業務や高度な判断が求められる領域で力を発揮します。

RPAとAIの連携による相乗効果とは

RPAとAIを組み合わせることで、より高度で広範囲な業務の自動化を実現します。例えば、「AI-OCRが紙の出勤簿を読み取ってデータ化し、そのデータをRPAが給与計算ソフトへ自動入力する」といった連携が可能です。

給与計算をRPAで自動化するメリット

RPAを給与計算に導入することで、企業は多くのメリットを受けられます。

定型業務の削減

給与計算には、勤怠システムからのデータダウンロード、給与計算ソフトへの入力、明細書の作成といった定型作業が多く含まれます。

RPAはこれらの反復作業をロボットに任せることで、担当者を単純労働から解放します。空いた時間を、より専門的な判断が求められる業務や、制度企画といった創造的な仕事に充てることで、部門全体の生産性を大きく高められます。

計算ミスやヒューマンエラーの削減

どれだけ注意深く作業しても、人間が介在する限り入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを完全になくすことは困難です。特に給与計算のミスは、従業員の信頼を損なう重大な問題に直結します。

RPAは、あらかじめ設定されたルール通りに作業を実行するため、人為的なミスを大幅に削減できます。これにより、業務品質の安定化と信頼性の確保が実現します。

24時間365日の稼働

RPAは、人手を介さずにプロセスを自動実行できるため、24時間365日稼働し続けることが可能です。これにより、月末月初の繁忙期に集中しがちな給与計算業務を、夜間や休日のうちに完了させることができます。給与の締め日から支給日までの期間を短縮でき、経理部門の業務平準化にもつながります。

給与計算にRPAを導入する具体的な手順

RPAの導入は、やみくもに進めてもうまくいきません。自社の状況を正しく把握し、計画的に進めることが重要です。ここでは、給与計算業務にRPAを導入するための基本的なステップを紹介します。

1. 業務の可視化と自動化する範囲の決定

まず、現在の給与計算業務全体の流れを詳細に洗い出し、一つひとつの作業内容や手順、使用しているシステムなどを可視化します。その上で、「どの作業をRPAに任せるか」という自動化の対象範囲を決定します。費用対効果を見極め、最初はミスが許容されやすく、かつ効果が出やすい小規模な業務から始めるのが成功の定石です。

2. RPAツールの選定・導入

RPAツールには、デスクトップ型、サーバー型、クラウド型など様々な種類があり、機能や価格も多岐にわたります。自社のセキュリティポリシーや予算、IT部門のスキルなどを考慮し、最適なツールを選びます。無料のトライアル期間などを活用して、実際の業務で使い勝手を試してから本格導入を決定すると良いでしょう。

3. 運用とメンテナンス体制の構築

RPAは導入して終わりではありません。給与計算ソフトの仕様変更や社内ルールの改定があった場合、RPAのシナリオ（ロボットの動作ルール）も修正が必要です。誰がロボットを管理し、エラー発生時にどう対応するのか、といった運用・保守の体制をあらかじめ構築しておくことが、安定した稼働には不可欠です。

給与計算にRPAを導入する際の注意点

RPAは強力なツールですが、その特性を理解せずに導入すると、かえって業務が混乱する可能性があります。事前にリスクを把握し、対策を講じておくことが大切です。

セキュリティリスクへの対策が必要

RPAには、給与計算システムへログインするためのIDやパスワードといった重要な情報を記録させます。この情報が外部に漏洩すれば、重大なセキュリティインシデントにつながりかねません。RPAを管理するPCのセキュリティ対策を徹底し、アクセス権限を厳格に管理するなど、情報漏洩を防ぐための仕組み作りが求められます。

業務がブラックボックス化する可能性がある

RPAに業務を任せきりにすると、担当者が実際の作業手順を忘れてしまい、業務内容がブラックボックス化してしまう危険性があります。万が一RPAが停止した際に誰も業務を再開できなくなるという事態は避けなければなりません。作業手順書を常に最新の状態に保ち、RPAの業務内容を複数の担当者が把握しておくことが重要です。

すべての業務を自動化できるわけではない

RPAは万能ではありません。イレギュラーな対応や複雑な判断が求められる業務、頻繁に手順が変更される業務の自動化は不得意です。給与計算業務の中には、従業員ごとの個別事情を考慮するなど、人間の判断が必要な場面があります。すべてを自動化するのではなく、RPAと人間が協働するという視点で、現実的な目標を設定することが大切です。

RPAで給与計算担当者の仕事はなくなるのか

「RPAやAIが普及すると、給与計算の仕事はなくなるのでは？」という不安の声を耳にすることがあります。結論から言えば、仕事が完全になくなるわけではありません。しかし、担当者に求められる役割が大きく変化していくことは間違いないでしょう。

単純作業から高度な分析・企画業務へシフトする

RPAによって定型的な入力作業や計算業務が自動化されると、担当者はそれらの単純作業から解放されます。その結果、算出された給与データや人件費の分析、人事戦略に沿った給与制度の企画・立案、従業員からの個別相談への対応といった、より高度な専門知識と判断力が求められる業務に集中できるようになります。仕事の質が変わり、より付加価値の高い役割を担うことになるのです。

RPAを管理・運用する新たなスキルが求められる

これからの給与計算担当者には、RPAを使う側のスキルが求められます。どの業務を自動化すれば効果的かを考える業務分析能力や、RPAが正しく動作しているかを監視し、エラー発生時に対応する管理能力が重要になります。RPAを自らの優秀なアシスタントとして使いこなし、業務全体をデザインしていく視点を持つことが、市場価値の高い人材であり続けるために重要です。

RPAの特性を理解して給与計算の自動化を進めましょう

この記事では、RPAを活用した給与計算の自動化について解説しました。RPAは、給与計算における反復的な作業を代行させることで、人為的ミスの削減と生産性向上に大きく貢献します。一方で、AIはより高度な判断を担い、両者を組み合わせることで自動化の範囲はさらに広がります。

給与計算の仕事はなくなるのではなく、RPAを使いこなすことで、担当者はより創造的で付加価値の高い業務へシフトしていくことになります。給与計算の自動化は、単なるコスト削減や効率化の手段ではありません。企業の競争力を高め、従業員がより良い働き方を実現するための重要な一歩です。まずは自社の業務を洗い出し、どこからRPA化できるか検討を始めてみてはいかがでしょうか。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。