- 更新日 : 2024年11月14日
退職者に給与明細を郵送するときの送付状の書き方、文例を解説
退職者に給与明細を郵送するときには送付状を添えるのがビジネスマナーです。給与明細以外にも退職に関わる書類が複数ある場合は、一覧を記載し、受け取り時に内容を一目で確認できるようにします。また、在職中の感謝と今後の活躍を祈る一言を添えることで、退職者への配慮と敬意も表せます。
この記事では、退職者に給与明細を郵送するときの送付状の書き方や文例、無料テンプレート、郵送する際のポイントを解説します。
目次
退職者に給与明細などの退職書類を郵送するには送付状が必要
退職書類の郵送には必ず送付状を付けましょう。退職書類には、給与明細や退職証明書、源泉徴収票をはじめ、雇用保険や健康保険など複数の書類を送る場合があります。送付状を付けることで、同封した書類の一覧が一目で分かり、受け取る側も安心です。さらに、書類の誤送付を防ぐ確認の役割もあります。
また、事務的な内容だけでなく、在職中の感謝と今後の活躍を祈る言葉を添えると良いでしょう。「在職中は大変お世話になりました」「今後のご活躍をお祈りしております」といった一言があるだけで、送り手の誠意が伝わります。また、「書類について不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください」と一言添えておくと、より丁寧な対応となります。
退職者に給与明細を郵送するときの送付状（添え状・送り状）の書き方
送付状は、1枚にまとめるのが一般的です。感謝の気持ちを伝えシンプルかつ丁寧な文章にすることを心がけましょう。
送付状に記載すべき項目は、以下のとおりです。
- 送付年月日
- 送付先（宛先）
- 差出人情報
- タイトル
- 頭語と結語・挨拶文
- 本文
- 送付内容（記・以上）
①送付年月日
送付状には、送付した日付を入れておくと、相手が書類を受け取った時期を確認しやすくなります。送付年月日は、送付状の右上か左上に書くことが多いです。
②送付先（宛先）
送付状には、誰に送っているのかを明確にするために、相手の名前を記載します。個人宛なら、「○○ ○○ 様」とフルネームで記載します。
③差出人情報
自社や担当者の情報、住所、連絡先も忘れずに書いておきます。相手が連絡を取りたい場合にスムーズに対応できます。
④タイトル
送付状には、何を送るかを簡潔に示すタイトルをつけます。「給与明細送付のご案内」や「書類送付の件」といったものがよく使われます。タイトルをつけることで、送付状を受け取った相手がすぐに内容を把握できます。
⑤頭語と結語・挨拶文
送付状の冒頭には「拝啓」といった頭語を使い、最後には「敬具」などの結語で締めくくります。また、挨拶文では、相手との関係や季節を取り入れた一言を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。さらに、「今後の貴殿のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます」といった言葉を添えると、退職者への敬意と感謝の気持ちが伝わります。
例として以下のような挨拶が適切です。
例文：
「拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。」
「陽春の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」
⑥本文
送付状の本文では、何を送ったかを具体的に説明します。例えば、「書類一式を郵送させていただきましたので、ご確認をお願い申し上げます。」など、送ったものやその背景を簡潔に伝えます。
⑦送付内容（記・以上）
本文の次に、送った内容を箇条書きにしておくことがよくあります。「記」と書いて「〇〇書1通」のように書くと、相手が何が送られてきたかをすぐに把握できます。そして、最後に「以上」と書いて締めます。
退職者に給与明細を郵送するときの送付状・案内文の文例
退職者に送る書類の送付状例文
X年X月X日
〇〇 〇〇様
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
株式会社 ●●●●
人事部 高橋 さおり
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX
書類送付のご案内
拝啓 時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびは、長らく当社にご尽力いただきまして、心より感謝申し上げます。貴殿のご尽力により、弊社も多くの成果を上げることができました。
つきましては、下記の書類を同封いたしましたので、ご確認いただきますようお願い申し上げます。
貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
記
〇月分給与明細 1通
源泉徴収票 1通
退職証明書 1通
以上
退職者に送る書類の送付状例文（季節の挨拶）
X年X月X日
〇〇 〇〇様
●●県●●市●●町 X丁目X番X号
株式会社 ●●●●
人事部 佐藤 〇〇
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
e-mail：●●●@XXXX
書類送付のご案内
拝啓 紅葉の美しい季節を迎え、朝夕はめっきり冷え込んでまいりましたが、〇〇様におかれましてはいかがお過ごしでしょうか。
さて、このたびは退職後の諸手続きに際し、〇〇様にお渡しが済んでいない書類をお送りいたします。
お手数をおかけいたしますが、内容をご確認いただけますようお願い申し上げます。
また、ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞご遠慮なく人事部・〇〇までお知らせください。
これからの季節、どうぞお身体を大切にお過ごしくださいませ。〇〇様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具
記
〇月分給与明細 1通
源泉徴収票 1通
健康保険資格喪失証明書 1通
離職票 1通
以上
送付状（退職者に給与明細を郵送する）のテンプレート
マネーフォワード クラウドでは、送付状の無料テンプレートをご用意しております。無料でダウンロードできますので、ぜひお気軽にご利用ください。
退職者に給与明細を郵送するときの注意点
送付状は一番上に添える
保退職者に給与明細を郵送する際には、送付状を書類の一番上に重ね、相手が最初に目にするよう工夫しましょう。送付状には挨拶や内容を知らせる役割があります。
封筒の宛名を手書きする場合はミスに注意する
退職者宛ての封筒の宛名を手書きする場合は、名前の誤字脱字のミスに細心の注意を払いましょう。誤字や肩書きの間違いは失礼にあたるため、封筒記入後にも再度チェックすることをおすすめします。
もし、宛名などを間違えた場合でも修正液の使用は避けましょう。間違えた場合は、新しい封筒に書き直すか、宛名シールを使用します。正確で丁寧な印象を与えられます。
封筒の裏面には〆マークを書く
封筒の裏面には、しっかりと封をしたことを示すために「〆」マークを記入します。この記号は、中身の保護や開封の確認のために使われます。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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