• 更新日 : 2024年8月30日

上申書とは?嘆願書との違いや書き方について解説

警察など官公庁の手続きで、上申書の提出が必要になることがあります。一般的にはあまり認知されていないため、いざ提出するとなると困惑することもあるでしょう。

今回は上申書の基礎知識や嘆願書などとの違い、書き方について解説します。

上申書とは?

そもそも、上申書とはどのような書類なのでしょうか。ここでは、上申書の目的や効力、混同しやすい嘆願書・意見書との違いを見ていきましょう。

上申書の目的

本来、「上申書(じょうしんしょ)」とは上役・上官などに自分の意見を上申する文書のことです。

行政の手続きで求められる上申書は法的手続きではなく、警察や法務局、裁判所などに対して、単に申し立てや報告などを行うための書類や報告書とされています。

また民間企業においても、経営層や上司に提案や意見を伝える際に上申書を提出することがあります。

上申書の効力

法律上、上申書は必須の書類ではありません。しかし、提出することによって官公庁による本来の措置が軽減されることがあります。

ただし、上申書を提出したからといって措置が必ず軽減されるわけではありません。

交通違反をした場合、免許の停止や取消の処分が下されます。免許停止の場合は、累積違反点数によって免停90日、免停120日など6種類の処分が規定されています。

例えば、本来は免停90日となるところ、規定どおりの処分では重過ぎる、もしくはもっと軽くすべき事情があると判断された場合、免停60日などと処分が軽減されることがあります。免停90日以上の4種類については、軽減措置が取られる可能性があります。

こうした処分の軽減措置を受けるには、そのための個人的な事情を主張する必要があります。文書として提出することで情状を斟酌してもらえれば、軽減措置が期待できるというのが上申書の効果です。

意見書との違い

特許申請において、特許出願人が審査官の拒絶理由通知に対し、反論するために提出する書類に意見書があります。

拒絶理由通知には請求項ごとに拒絶理由が記載されていますが、特許出願人はすべての拒絶理由に対して反論しなければなりません。また、意見書は拒絶理由通知で指定された期間内に提出する必要があります。

特許申請においても出願内容を補正する場合、手続き補正書とともに上申書を提出することができますが、基本的には必要があれば審査官が参考にする程度の書類とされています。

また、地方公共団体の議会が国会または関係機関に公益に関する事件について、地方公共団体の機関としての意思を意見としてまとめた文書も意見書と呼ばれます。

嘆願書との違い

嘆願書は実情を説明し、何らかを要請するために提出する文書です。

官公庁の手続きの場合、刑事事件では加害者に対して寛大な処分を希望するために、被害者などが検察官に嘆願書を提出することがあります。

また、前述の交通違反の場合に上申書の提出によって処分の軽減のための意見を主張できると説明しましたが、嘆願書も同様の目的で提出されることがあります。

あくまでも自主的に意見を述べるために提出し、必ずしも効果があるとは限らない点で、大きな違いはないといえるでしょう。

上申書の種類

警察などの官公庁を例に上申書が提出されるケースについて説明しましたが、会社に上申書を提出する場合もあります。上申書の種類は大きく2つに分けることができます。

官公庁に提出する上申書

提出先となる官公庁には裁判所や警察、法務局、特許庁などがあります。

会社に提出する上申書

ビジネスにおいて、会社に上申書を提出することもあります。その意味合いや用途に大きな違いはありません。どちらも、自主的に提案する際や意見を主張する際に提出します。

上申書の書き方

では実際に上申書を提出する場合、どのような文面になるのでしょうか。法定の文書ではないため、基本的に書き方は自由です。いくつか文例を紹介しましょう。

裁判所に提出する場合

裁判所関係では、当事者が陳述することを要しない書面を上申書としています。以下は、すでに提出済みの破産債権の届出事項に変更があった場合の上申書の文例です。

事件番号 令和〇年〇第〇号

破産者

上 申 書

頭書の破産事件につき、令和〇年〇月〇日付け債権届出書によって届け出た事項について次のとおり変更があったのでお届けします。

変更事項
令和〇年〇月〇日

住所(本店所在地)

氏名(商号)

(代表者)              印

(電話)

〇〇地方裁判所民事第〇部破産係 御中

警察に提出する場合

以下は、交通違反をした場合の文例です。違反の事実を認め、深く反省していることを述べています。

上 申 書

○○県警本部長 殿

令和〇年〇月〇日

私は、令和○年○月○日、○○県○○市○○において、速度規制を著しく超過して車両を運転してしまいました。このことを認め、心より深く謝罪申し上げます。

本件違反は、私の安全に対する認識の不徹底に起因します。普段は交通法規を守ることを信条としております。しかし、本件違反に至る過程では、速度超過がいかに危険な行為かということに対して気の緩みがありました。

結果として、交通ルールを遵守できず、交通違反を犯してしまいました。私は、今回の違反を通して安全運転の重要性を再度、認識し、深く反省しています。

今後は、常に交通違反の危険性を意識し、交通ルールを順守した安全運転を徹底することを誓います。一方的なお願いであることは重々承知しておりますが、何卒、寛大な処分を切にお願い申し上げる次第です。

住所

氏名                 印

相続登記で提出する場合

登記簿に記載されている住所が死亡時の住所と異なっている場合は、従前の住所を住民票などで証明する必要があります。以下は、従前の住所を証明する住民票などの保存期間を経過して、発行ができない場合の文例です。

上 申 書

○○法務局御中

令和〇年〇月〇日

今般、被相続人である 亡○○所有名義の後記の物件について、相続を原因とする所有権移転登記の申請をいたします。しかしながら、物件の登記簿上の住所から亡○○死亡時に至る住所の変遷を証明できる資料がすでに保存期間を経過して発行ができません。このため、登記簿上の所有権登記名義人○○と 亡○○との同一性を証明することができません。

物件の登記簿上の所有権登記名義人○○が、被相続人亡○○本人であることは間違いございません。

決して御庁にはご迷惑をおかけいたしませんので、本登記申請を受理していただきたく、よろしくお願い申し上げます。

所在 〇〇市〇丁目〇番地

地番 〇番

地目 宅地

地積 〇〇〇〇㎡

所在 〇〇市〇丁目〇番地

家屋番号 ○番○

種類 居宅

構造 木造瓦葺平家建

床面積 〇〇〇〇㎡

※相続人全員が実印を捺印し、印鑑証明書を添付します。

会社に提出する場合

以下は、営業部員の増員を上申する場合の文例です。

○○部長殿

令和〇年〇月〇日

○○部○○○○課

○○ ○○

上 申 書

今般、下記のとおり、上申いたします。

1.要旨

〇〇部〇〇課の補助社員採用

2.詳細

〇〇部〇〇課では社員5名のうち、先般2名が退職しました。人員欠如により、社員3名の負担が増大し、残業時間については前年度同月比で平均4時間増となっております。つきましては、長時間労働の抑制と業務の円滑な処理のために、社員を補助するパートタイマーなど非正規社員の採用を上申いたします。

3.参考資料

別紙1

以上

上申書に有効期限はある?

上申書には有効期限はあるのでしょうか。結論からいえば、もともと法定書類ではないため有効期限はありません。

ただし、現状あるいは、これから取られる措置を変えるために提出する書類であるため、できるだけ早く提出するのが望ましいです。

上申書のテンプレート

汎用的に使用できる上申書のテンプレートは、以下リンクからダウンロードできます。

無料で自由にご利用いただけます。ぜひご活用ください。

上申書とは何かを知っておこう!

上申書の基礎知識や嘆願書などとの違い、書き方について解説しました。

上申書を提出する機会は多くないと思われますが、いざという時のために基本的なことは知っておいたほうがよいでしょう。

よくある質問

上申書とは何か?

上役・上官などに自分の意見を上申する文書のことです。詳しくはこちらをご覧ください。

警察に提出する場合の上申書の書き方は?

交通違反の場合は、その事実を認め、深く反省していることを述べます。詳しくはこちらをご覧ください。


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