更新日 : 2024年11月1日

タイムカードとは？仕組みや押すタイミング、注意点を解説

出退勤時刻を把握しなければ、正確な労働時間は計算できません。正確な賃金計算も望めないため、出退勤時刻の把握は勤怠管理に不可欠です。当記事では、タイムカードについて解説します。適切な設置場所や勤怠管理システムとの比較なども紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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タイムカードとは

「タイムカード」とは、従業員の出退勤時刻を把握するための方法のひとつです。本項では、タイムカードとは何かについて解説します。

利用目的

タイムカードは、会社が雇用する従業員の勤怠管理に広く使用されている方法です。出退勤の時刻を記録することで、従業員の1日における労働時間を把握し、労働時間を基にした賃金計算を行うために利用されます。

仕組み

タイムカードは、セットとなる機器の「タイムレコーダー」と併せて運用されます。タイムレコーダーに、紙でできたタイムカードを差し込むことで、時刻を印字するタイプが広く利用されています。

メリット

タイムカードのメリットは、従業員が直感的に使いやすい点です。レコーダーに差し込むだけで使用できるため、特別な教育なども不要です。また、紙タイプのタイムカードであれば、費用も抑えられるため、コスト面でもメリットが存在します。

タイムカードの種類

タイムカードやタイムレコーダーには、複数の種類が存在します。それぞれ異なった特徴を持つため、自社に合ったものを選択することが重要です。

紙のタイムカード

従来型である紙製のタイムカードは、現在でも多くの企業で利用されています。使用方法が簡便で、コストがかからない点がメリットです。ただし、誰でも打刻可能なため、代理打刻や不正打刻を生みやすいのがデメリットです。また、打刻漏れの恐れや紛失するリスクも少なくありません。

ICカード方式

ICカードを搭載したタイムカードによって打刻を行う方式も存在します。専用のICカードを使用する場合と、Suica等のすでに発行されたICカードを用いる場合があります。すでに従業員が保有しているICカードを用いれば、追加の発行コストはかかりません。

ICカード方式は、カードをかざすだけで利用できる非接触型のものが多く、出勤ラッシュに伴う混雑時の時短につながります。発行済みのICカードを利用すれば、会社側がタイムカードの作成や管理をする必要がなくなり、効率化も図れるでしょう。しかし、打刻漏れや代理打刻、紛失のリスクは紙製と同様に存在します。また、ICカードリーダーを備えたタイムレコーダーが必要であり、紙製のタイムカードと比較すると導入のコストが高くなってしまいます。

生体認証方式

従業員の指紋などを用いた生体認証方式のタイムレコーダーも存在します。この方式では、本人以外は打刻不可能なため、代理打刻などの不正打刻をなくすことが可能です。ただし、汗や怪我などによって、認証しづらくなる場合もあり、出勤ラッシュの混雑時に何度もやり直しが起きる可能性もあります。

また、高額の専用機器が必要であるため、紙製はもちろんのこと、ICカード方式より導入コストが高くなる点にも注意が必要です。

タイムカードはいつ押す？

タイムカードは押すべきタイミングで押さなければ、正確な出退勤記録となりません。タイムカードを押すタイミングについて解説します。

タイムカードは出社時と退社時に押す

タイムカードは、出社時と退社時に押すことが必要です。出社と退社の時刻を記録することで、労働時間を計算しますが、なかにはタイムカードを押した後でも仕事を続ける「隠れ残業」などが行われている場合もあります。正確な打刻を行うべきことを周知し、正確な勤怠管理につなげましょう。

休憩時間の打刻は不要

労働時間とは、始業から終業までの合計時間から、休憩時間を控除した時間を指します。そのため、休憩時間の打刻は不要です。休憩時間は労働時間が6時間を超える場合に45分以上の付与が必要となり、8時間を超える場合には1時間の付与が必要となります。これは、労働基準法第34条の規定によるものであるため、下回ることは許されません。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

タイムカードの設置場所

タイムレコーダーは、従業員用の通用口や、オフィスの入り口に設置することが推奨されます。このような場所に設置すれば、出退勤時に自ずと目に入るため、打刻漏れを防ぎ、正確な労働時間の集計につなげることが可能です。人の出入りがある場所であれば、人の目を気にして、不正打刻も行いづらくなります。ただし、あまり人通りが多い場所に設置してしまうと通行の邪魔になるため、注意しましょう。

通行の邪魔にならないようにと、人通りの少ないオフィスから離れた場所に設置してしまうこともあるかも知れません。しかし、このような場所に設置してしまうと、移動のための時間が多くかかってしまい、打刻時刻と本来の労働時間にずれが生じてしまいます。また、不正打刻も起こりやすくなります。通行の邪魔にならず、かつ勤務するオフィスから近い場所に設置しましょう。

タイムカードの保管期間

タイムカードは、労働基準法第109条に規定する労働関係に関する重要な書類に該当するため、5年間の保存が義務付けられています。民法の改正を受けた2020年の改正労働基準法施行によるもので、従来の保存期間は3年間でした。出勤簿や労使協定書なども同様の保存期間です。ただし、当面の間は経過措置によって、3年間の保存で足りるとされています。

保存期間は、最後の記録をした日から5年（3年）です。しかし、記録に基づく賃金の支払い期日が最後の記録の日より遅い場合には、当該支払期日から5年（3年）が保存期間となります。経過措置により、当面の間は3年の保存期間で足りるとされていますが、いつ5年となってもよいように、余裕をもって保存しておきましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

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タイムカードで勤怠管理を行う注意点

タイムカードを用いて、勤怠管理を行う際には、その特徴に応じた注意しなければならない点が存在します。注意点ごとに見ていきましょう。

打刻漏れやミスを発生させない工夫を行う

タイムカードによる打刻では、どうしても打刻漏れのリスクが付いて回ります。打刻漏れがあった部分を後日、自己申告させるなどの方法を取った場合には、客観的な証拠のない不正確な勤怠データになってしまう恐れがあります。

2019年4月からは、高度プロフェッショナル制度対象者を除く全ての従業員に対して、労働時間の客観的把握が義務付けられています。会社はタイムカードやPCのログイン記録など、客観的な方法により従業員の労働時間を把握しなければなりません。義務に違反しないように、「タイムカードの設置場所」の項を参考として、打刻漏れを生じさせないような体制作りが必要です。従業員に対して、正確な労働時間把握の必要性を説明し、意識を向上させることも有効な手段となるでしょう。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜厚生労働省

労働時間の集計作業を効率化する

紙製のタイムカードを利用している場合には、労働時間の集計も手作業であることが少なくありません。しかし、紙ベースでの集計作業は非効率的であり、時間も多くかかります。自動で出退勤の記録が保存される方式などに切り替えることで、集計作業を効率化させることが必要です。労力も少なく済むようになるため、より自社のコア業務に注力することが可能となります。

不正や改ざんの防止策を確立する

タイムカードによる勤怠管理には、代理打刻など不正打刻の問題が常に付いて回ります。不正な打刻を許してしまえば、残業代を水増しするためにあえて遅い時刻を打刻するような従業員も出てきてしまうでしょう。生体認証方式を導入するなどして、本人以外が打刻できないようにすることはもちろん、代理打刻は許されないことであると周知して、従業員の意識を高めてください。

タイムカードと勤怠管理システムの違い

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻の記録をはじめとした勤怠管理を行うためのシステムです。従業員の勤怠データをリアルタイムで確認できるだけでなく、給与計算ソフトとの連携によって、自動で賃金計算を行えるシステムも存在します。タイムカードのような出社しての打刻だけでなく、スマートフォンやタブレットなど、モバイル端末を用いた打刻が可能な場合もあり、柔軟な打刻方法の提示による打刻漏れの予防も可能です。

勤怠管理システムは、自社のサーバーにインストールするオンプレミス型と、クラウド上にあるベンダーのシステムにアクセスするクラウド型に大きく分けられます。オンプレミス型は初期費用が非常に高額になることもあり、導入コストが高いですが、クラウド型であれば比較的低コストで導入可能であり、こちらのほうが多く利用されています。しかし、クラウド型のサービスを利用する場合には、毎月の利用料がランニングコストとしてかかります。オンプレミス型であれば、保守運用を行う専門的知識を持った人員も必要です。また、操作に不慣れな従業員に対しては、操作方法などについて教育しなければならない場合もあります。

勤怠管理システムに対して、タイムカードによる勤怠管理は、一般的に初期の導入コストが低くなっています。また、直感的に使えるうえに一度導入してしまえば、その後のランニングコストもほぼかかりません。一方で、タイムカードによる勤怠管理は、それがどのような方式であれ、レコーダーが設置してある場所に赴くことが必要です。そのため、打刻方法の柔軟性に乏しく、利便性も低くなっています。タイムカード方式は、リモートワーク等には不向きであり、リモートワークを行う場合には、勤怠管理システムのほうが向いているといえるでしょう。

タイムカードと勤怠管理システムの比較をまとめると以下のようになります。

	タイムカード	勤怠管理システム
利便性	打刻方法に柔軟性がなく、利便性は低い	出社による打刻だけでなく、モバイル端末なども利用可能なため、利便性は高い
リアルタイムでの管理	原則として手作業による集計が必要でありリアルタイムでの管理は不可能	リアルタイムで労働時間等のデータを閲覧可能
効率性	手作業による集計のため効率性は低い	自動で収集し計算するため効率性は高い
初期コスト	生体認証方式などを除き、一般的に初期コストは低い	オンプレミス型であれば初期コストは高いが、クラウド型であれば低い
ランニングコスト	導入後はほぼ不要	オンプレミス型では保守人員が必要であり、クラウド型では利用料が必要
使用方法の教育	直感的に使えるため不要	操作方法を教育する必要がある
外部との連携	不可	給与計算ソフトなどと連携可能