• 更新日 : 2024年3月27日

在宅勤務とは?テレワーク・リモートワークの違いやおすすめアプリを紹介

在宅勤務とは、オフィスに出社せずに自宅を就業場所とする勤務形態のことです。似た言葉としてテレワークやリモートワークがありますが、いずれも在宅勤務よりも広義で使われます。本記事では、在宅勤務の概要や向いている職種、メリット・デメリットを解説します。在宅勤務に役立つアプリやツールもご紹介しますので参考にしてください。

目次

在宅勤務の働き方とは?

在宅勤務とは、オフィスに出社せずに自宅を就業場所とする働き方のことです。人々が、それぞれの事情に応じた働き方を選択できる社会の実現を目的とした、「働き方改革」の促進をきっかけに注目され始めました。在宅勤務と一口にいっても、オフィスにまったく出社しないケースや週に何日かは出社するケース、あるいは必要なときのみ出社するケースなど、その形態はさまざまです。

在宅で働くフリーランスと混同されがちですが、一般的には、在宅勤務は企業に雇用されながら自宅で働く働き方を指します。

在宅勤務とテレワーク・リモートワークの違い

テレワークは、在宅勤務よりも広義で使われる言葉です。テレワークは本拠地のオフィスから離れた場所で、情報通信技術を使って仕事をすることであり、在宅勤務のほかモバイルワークやサテライトワークなども含む概念です。観光地などで働きながら休暇も楽しむ休ワーケーションも、テレワークの1つの形態とされます。

在宅勤務やテレワークと似た意味で使われるリモートワークは、テレワークとほぼ同義と考えてよいでしょう。明確な定義はなく、オフィス以外の場所で仕事をするといった意味で用いられます。つまり、通常はリモートワークのほうが在宅勤務よりもやや広い意味で使われます。

在宅勤務(テレワーク)の利用状況

それでは、日本や世界ではどのぐらい在宅勤務(テレワーク)が利用されているのでしょうか。

米国・ドイツは60%、日本は30%(世界のテレワーク利用状況)

総務省が公表した「令和4年版 情報通信白書」によれば、「テレワークを利用したことがある」と回答した割合は、日本では30%程度にとどまっています。アメリカやドイツでは60%弱、中国では70%を超えていることを考慮すると、日本では従来よりは広まったものの、依然として低い導入率であることがうかがえます。

参考:令和4年度情報通信白書|総務省

企業がテレワークを導入しない理由

企業がテレワークを導入しない理由としては、「テレワークを導入できる職種ではない」ことや、「社員の管理やセキュリティの問題が懸念される」「設備やツールが未整備」といったことが挙げられます。

また、ハンコの使用などに代表されるようなアナログな手段を用いる業務に対応しなければならない、経営層などが対面でのコミュニケーションにこだわっている、といったケースもあるようです。

在宅勤務が向いている職種

在宅勤務が向いている職種に共通する特徴としては、以下の3点が挙げられます。

  • データ共有しやすい仕事
  • 業務範囲が明確な仕事
  • コミュニケーションをあまり必要としない仕事

それぞれの特徴を解説します。

データ共有しやすい仕事

仕事の成果をデータとして共有しやすい仕事は、在宅勤務に向いているといえるでしょう。たとえば、プログラムやデザイン、原稿などが該当します。成果物としてデータで共有できれば、頻繁に出社する必要はありません。

在宅勤務には作業のプロセスが可視化しにくく、評価が難しいという課題はありますが、これらの仕事は、社員の成果物で評価できます。

業務範囲が明確な仕事

業務範囲が明確な仕事も、在宅勤務に向いています。デザイナーやライターなどの専門職は、自分が行う業務の範囲が明確になっており、個人で仕事が完結しやすいため在宅勤務に適した仕事です。

またプログラミングなど、役割分担が必要であっても、それぞれの業務に独立性がある仕事も、在宅勤務に向いています。

コミュニケーションをあまり必要としない仕事

在宅勤務が向いている職種の特徴としては、コミュニケーションをあまり必要としない仕事も挙げられるでしょう。わざわざオフィスに足を運ばなくても、チャットやメールなどのオンライン上のコミュニケーションで事足りる仕事は、在宅勤務化が容易です。PCを使って仕事をする、技術系の仕事が当てはまります。

在宅勤務できる仕事

ここからは、在宅勤務ができる仕事として挙げられるのは、以下のような仕事です。

  • システムエンジニア・プログラマー
  • デザイナー・イラストレーター
  • 書類作成・データ入力
  • 人事・経理・総務などの事務職
  • マネジメント
  • 翻訳・ライター
  • コンサルタント

それぞれの仕事の概要を解説します。

システムエンジニア・プログラマー

システムエンジニアやプログラマーは、PCに向かう作業がメインであるため、顧客先への常駐が求められていない場合は在宅勤務をしやすい仕事です。ただし、セキュリティ上の問題からPCの持ち出しが禁止されている場合や、独自のシステムを導入している会社などでは在宅勤務が難しい可能性はあります。

デザイナー・イラストレーター

デザイナーやイラストレーターも、PCやデザイン用のツールがあれば、基本的にどこでもできる仕事であるため在宅勤務に適しています。クライアントとのやり取りも、チャットやメール、Web会議などで事足りることが多いでしょう。

ただし、クライアントがネットに不慣れで対面でのコミュニケーションを好む場合は、在宅勤務で対応するのは難しい場合があります。

書類作成・データ入力

書類作成やデータ入力などを主に行う一般的な事務職は、デスクワークが基本であるため在宅勤務に馴染みやすい仕事の1つです。社内文書は紙ではなくPDFで作成し、社内のクラウド上に掲示して周知ができます。データ入力は、1人で進めたほうが集中しやすく、生産性が上がるケースも少なくありません。

人事・経理・総務などの事務職

個別のデータを把握し管理するのが主要業務である人事・経理・総務などの事務職も、在宅勤務に向いています。人事は社員との面談をWeb会議で行ったり、総務課は備品の発注・管理を外部委託したりできます。社内文章は、PDFや電子署名を活用すれば、在宅でも問題なく作成することが可能です。

経理についても、領収書や各種帳票の電子化、クラウド型の会計ソフトの利用が進めば、在宅勤務で対応できるでしょう。

マネジメント

たとえば、社内の各プロジェクトの全体を管理するプロジェクトマネージャーは、在宅勤務でも行えます。スケジュール管理や進捗確認、プロジェクトメンバーとの打ち合わせなど、大半が在宅勤務でも対応できる業務であるためです。

翻訳・ライター

翻訳やライターも、基本的に1人でも完結できる仕事であるため、在宅勤務が可能です。いずれもPCがあれば、時間や場所にかかわらず仕事を進められます。ライターについては、雑誌や書籍などの紙媒体よりも、Webメディアのほうが在宅勤務に適しているといえるでしょう。

コンサルタント

在宅勤務がしやすい仕事としては、コンサルタントも挙げられます。クライアントとの折衝や聞き取りをビデオ会議などのオンライン上で行える場合は、主要業務のほとんどを在宅勤務化できるでしょう。

ただし、取引先への常駐が必須であったり、頻繁に現場に出かけることが求められたりするプロジェクトなどでは、在宅勤務が難しいこともあります。

在宅勤務のメリット

在宅勤務のメリットは、主に以下の5点です。

  • オフィスコストを削減できる
  • 通勤手当交通費を削減できる
  • 遠隔地の人材を確保できる
  • 社員のワークライフバランスの向上ができる
  • 人間関係のストレスが少ない

各メリットを解説します。

オフィスコストを削減できる

在宅勤務を導入することで、オフィスコストを削減できます。従来の出社を前提とした働き方では、社員の人数分の座席を確保する必要がありました。しかし、在宅勤務によってオフィスで働く人数を減らせば、常に全員分の座席を確保する必要はありません。

それにより、オフィスに必要なスペースが減るため家賃や什器の維持管理費の削減につながります。

通勤手当・交通費を削減できる

通勤手当や交通費が減らせるのも、在宅勤務の導入によって得られるメリットです。在宅勤務に切り替えれば、その分交通費はかからなくなります。

なお、在宅勤務を導入した企業の多くが、通勤手当の実費支給への切り替えを実施しています。出社しない日が続く場合、実費支給にすることにより、コスト面のメリットが見込まれまるでしょう。

遠隔地の人材を確保できる

在宅勤務の導入によって、遠隔地の人材が確保できるようになります。インターネット環境とPCさえあれば仕事ができる環境であれば、これまでは通勤が困難であることを理由に採用できなかった、地方在住の優秀な人材も雇用することが可能です。

社員のワークライフバランスの向上ができる

社員のワークライフバランスの向上につながることも、在宅勤務の大きなメリットです。仕事の成果さえ出せば、プロセスは個人に委ねている会社も多いため、仕事を終わらせられれば、そのほかの時間は自由に使えます。

早朝から仕事を始めて午後は休憩をしたり、昼夜に集中して仕事をこなして朝はゆっくりと寝たりするなど、個人のペースで仕事を進められます。育児や介護を抱える社員であっても、仕事とのバランスを取りやすい点がメリットです。

人間関係のストレスが少ない

在宅勤務のメリットとして、人間関係のストレスがない点も挙げられるでしょう。人間関係で悩みを抱えている人は多く、仕事を辞める理由としても少なくありません。在宅勤務は1人で仕事をすることが多いため、人間関係の煩わしさからは解放されることがほとんどです。

在宅勤務のデメリット

企業側にとっても働く側にとってもメリットの多い在宅勤務ですが、以下のようなデメリットも存在します。

  • 導入コストがかかる
  • コミュニケーションが難しい
  • 社員の自己管理が必要
  • 労災認定の判断が難しい
  • 勤怠管理やマネジメントが難しい

それぞれの内容を解説します。

導入コストがかかる

在宅勤務を始める際は、ノートPCやタブレットなどのデバイスやセキュリティソフト、コミュニケーションのためのツール、勤怠管理ツールなどのコストがかかる点はデメリットです。在宅勤務によってオフィス関連の費用や通勤手当などのコストを削減できるものの、これらの費用を予算化しなければならないことに注意しましょう。

従業員の自宅のインターネット環境によっては、会社が通信回線にかかる費用を負担するケースもあるようです。

コミュニケーションが難しい

コミュニケーションを図るのが難しいのも、在宅勤務のデメリットです。オフィスで毎日顔を合わせる働き方をしていたときよりも、上司や部下の様子が見えにくく、気軽な雑談をする機会も減ってしまいます。

また、業務上の困りごとや悩みを打ち明ける機会がないため、人によっては不安や孤独感を抱えてしまうことも珍しくありません。組織への帰属意識や仕事へのモチベーションが低下し、離職につながってしまう可能性もあります。

社員の自己管理が必要

仕事のプロセスは個人に委ねられることが多いことから、社員の自己管理が必要になってしまうことにも注意が必要です。オフィスでは、「どこまでできた?」「順調に進んでる?」などと声をかけあうことで、お互いの仕事の進捗確認を容易に行えました。

しかし、在宅勤務の場合、自分を律しながら仕事をしていかなければなりません。サボろうと思えば、それができてしまう環境にあるため、1人でも仕事を進められる自己管理能力が求められます。

労災認定の判断が難しい

在宅勤務のデメリットとして、労災認定の判断が難しいことも挙げられるでしょう。労災認定を受けるためには、労働者が使用者の指揮管理下で業務をしている「業務遂行性」と、災害と業務に因果関係があるという「業務起因性」を満たす必要があります。

しかし在宅勤務は、周囲に第三者がいない状況です。これらを証明することが困難なため、労災と認められるハードルが、オフィス勤務よりも高くなる可能性があります。

参考:e-GOV法令検索 労働者災害補償保険法|デジタル庁

勤怠管理やマネジメントが難しい

勤怠管理やマネジメントが難しくなってしまうことも、在宅勤務のデメリットの1つです。在宅勤務では、オフィス勤務とは異なった形態での勤怠管理が求められます。また、自己申告による打刻となるため、勤怠での不正が起きやすくなることも懸念されます。

在宅勤務の導入ポイント

在宅勤務を導入する際は、以下のポイントを意識しましょう。

  • クラウド型のツールやシステムを導入する
  • セキュリティの確保に努める
  • 業務報告・終了報告のルールを明確にする
  • 情報共有やコミュニケーションしやすい環境を整える
  • 機密情報に関する誓約書などを締結する
  • 長時間労働のリスクを防止する

各ポイントを解説します。

クラウド型のツールやシステムを導入する

在宅勤務には、クラウド型のツールやシステムの導入が欠かせません。デスクトップを遠隔操作できる「リモートデスクトップ方式」、クラウドアプリを使用する「クラウド型アプリ方式」などが挙げられます。デバイスの用意やネットワーク環境の整備も必要です。

また、オンラインのコミュニケーションツールや勤怠管理ツールなどを活用することで、在宅勤務における問題を払拭することが可能です。

セキュリティの確保に努める

在宅勤務では、セキュリティ面をいかに強化できるかが重要です。セキュリティ対策ソフトや暗号管理などでしっかりと対策をしましょう。また、データ持ち出しに関するガイドラインの作成や、ルールが運用されているか定期的にチェックするフローを策定することも大切です。

業務報告・終了報告のルールを明確にする

業務報告・終了報告のルールを明確にするのも、在宅勤務を円滑に実施するためのポイントです。

在宅勤務ではオフィス勤務と異なり、お互いに声をかけあって業務報告を実施することや、業務が終わったことを確認できません。そのため、たとえば「終了報告は会社指定の日報を作成し、業務終了時刻に上司にメールで送付する」といったように、ある程度明確なルールを作っておく必要があります。

情報共有やコミュニケーションしやすい環境を整える

情報共有やコミュケーションがしやすい環境を整えることも大切です。在宅勤務では、テキストベースのコミュニケーションが中心になってしまいがちです。その結果、社内での連携が取りにくくなり、言葉の意味を取り違えてトラブルが生じるといったリスクもあります。

このようなトラブルをなくすため、オフィス勤務時以上にコミュニケーションを重視し、お互いが会話する時間を設けることが求められます。情報格差が生じないように、全員が同じプラットフォームを使えるようにすることも基本です。

機密情報に関する誓約書などを締結する

業務に関する情報を社外に持ち出すことになる在宅勤務では、機密情報に関する誓約書などを締結することも大切です。

会社として機密情報とそれ以外の情報を整理し、機密情報については複製を禁止します。また、目的外の使用を禁止するといった取り扱いのルールを明確化した上で、誓約書あるいは就業規則に明記するとよいでしょう。

誓約書のテンプレートは、こちらからダウンロードすることが可能です。

長時間労働のリスクを防止する

在宅勤務においては、社員が自分のペースで働ける一方で、長時間労働に陥ってしまうリスクが存在します。そのため、定時に作業の進捗状況を上司に報告する、報告を受けた上司は残業の許可を出すなどのルールの運用を徹底することが求められます。在宅勤務用の労働時間管理ソフトを導入することも、おすすめです。

在宅勤務に関する規定や申請書の無料テンプレート・ひな形

従業員が在宅勤務を申請する際には、在宅勤務申請書を活用しましょう。在宅勤務申請書には、必要な機器や業務内容、連絡先などの情報や、勤務期間、時間帯などが記載されます。

また、在宅勤務も社内勤務と同様に労働基準法の対象となるため、テレワーク勤務特有の労働条件がある場合は、就業規則の変更、在宅勤務規程の新設が必要となります。

マネーフォードクラウドでは、今すぐ実務で使用できる、テンプレート(エクセル・ワード)を無料でダウンロードいただけます。ベースを保ちつつ、自社の様式に応じてカスタマイズすれば使い勝手の良い書類を作成できるでしょう。この機会にぜひご活用ください。

在宅勤務申請書のテンプレート

在宅勤務規程のテンプレート

在宅勤務に役立つアプリ・ツール

ここからは、在宅勤務に役立つアプリやツールをご紹介します。とくにおすすめなのは、以下の10つのアプリやツールです。

  • Zoom(Web会議)
  • Chatwork(テキストコミュニケーション)
  • Slack(テキストコミュニケーション)
  • Google ドライブ(ファイル作成・共有管理)
  • Box(ファイル作成・共有管理)
  • jooto(タスク・プロジェクト管理)
  • Asana(タスク・プロジェクト管理)
  • ジンジャー勤怠(勤怠管理)
  • マネーフォワードクラウド(給与・経費・契約)
  • RemoLabo(テレワークのサボり対策)

それぞれの概要や特徴を解説します。

Zoom(Web会議)

Zoomは、PCやスマホを使い、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。 オンラインで会議を行えるZoomは、在宅勤務には欠かせません。通信環境が安定しているため、職場にいるかのような快適さで会議が行えます。

Chatwork(テキストコミュニケーション)

Chatworkは、ビジネスでのコミュニケーション効率化に役立つ無料のビジネスチャットツールです。テキストメッセージだけでなく、気軽にコミュニケーションが取れるスタンプ機能も利用できます。メッセージ検索機能によって、必要な情報にすぐにたどり着くことが可能です。

Slack(テキストコミュニケーション)

Slackも、在宅勤務に役立つビジネスチャットツールです。途中参加した場合でも過去のやり取りが閲覧できるため、同じメッセージを何度も送信する必要がありません。また、外部アプリとの連携機能が充実していることも、メリットです。

Google ドライブ(ファイル作成・共有管理)

Googleドライブは、さまざまなデータに対応したオンライン上のファイル保管サービスです。Googleドライブでは、ドキュメントやフォルダーの作成と編集やファイルの共有、ファイルの閲覧などができます。Googleドライブの中でファイルを共有できるため、メールなどでその都度ファイルをやり取りする必要がなく、それぞれが確認や編集することが可能であり、在宅勤務での使用に適しています。

Box(ファイル作成・共有管理)

Boxも、高度なセキュリティ対策をしながら、ファイルの作成や共有、管理ができるオンラインストレージアプリです。Businessプラン以上であれば、ストレージ容量が無制限であることは魅力といえるでしょう。

1,500種類以上のアプリとも連携できるため、多くのアプリを使用していて、それぞれのアプリで使用するファイルを一元管理したいという企業にとくにおすすめです。

jooto(タスク・プロジェクト管理)

jootoは数多くの企業に導入されている、タスク・プロジェクト管理ツールです。シンプルなデザインで直感的に使えるため、はじめてタスク管理ツールを使用する方でも、安心して使えます。複数のプロジェクト・タスクを一画面で把握できるため、業務の効率化にも役立ちます。

Asana(タスク・プロジェクト管理)

Asanaは、「リストビュー」の機能によって、タスクの大小にかかわらず一画面にまとめて表示できる、タスク・プロジェクト管理ツールです。さらに、「ボード」では、各タスクの進捗状況が確認できます。

SlackやGoogleドライブなどの200以上のアプリとの連携が可能であるため、自社のニーズに合わせてアプリ同士を連携させ、プロジェクト管理の効率化が図れます。

ジンジャー勤怠(勤怠管理)

勤怠管理ツールとして在宅勤務に役立つのは、ジンジャー勤怠です。さまざまなデバイスから打刻ができるほか、GPS機能による打刻時の位置記録、顔写真の撮影、IPアドレス制限により不正打刻の防止につながります。

さらに、勤怠データはリアルタイムで自動的に集計されるため、残業時間の集計業務にかかる負担を軽減できます。

マネーフォワードクラウド(給与・経費・契約)

「マネーフォワードクラウド給与」「マネーフォワードクラウド経費」「マネーフォワードクラウド契約」も、それぞれ在宅勤務で役立つツールです。

マネーフォワードクラウド給与は、 給与支給額にもとづく所得税はもちろん、社会保険料や雇用保険料などの複雑な計算も自動で行います。マネーフォワード経費は、精算にかかる時間を短縮できるクラウド型経費精算システムです。 カード明細の自動読取、レシート入力の自動化などで手入力を排除できます。

契約書の作成から申請・承認・締結・保存までをカバーできるツールをお探しなら、マネーフォワード契約がおすすめです。紙の契約書と電子契約をシステム上で一元管理でき、保管した契約書も検索で簡単に探せます。

RemoLabo(テレワークのサボり対策)

「監視せずに管理する」ツールとして注目されているのは、RemoLaboです。PCを起動すると自動的に作業ログの取得を開始し、勤務時間も計算します。各自がどのような業務を行っているのか可視化でき、それらをグラフ化することで社員の業務負担の割合を明確にできるため、生産性向上にもつながります。

在宅勤務を成功させるためのポイントを押さえよう

在宅勤務は働き方改革の一環として注目を集め徐々に広がりをみせたものの、導入率は30%程度であり、アメリカやドイツ、中国などと比べて低い水準にとどまっています。

在宅勤務のメリットは、オフィスコストや通勤手当が削減できるほか、遠隔地の優秀な人材を確保できる、社員のワークライフバランスの向上が見込めるといった点です。一方、デメリットとしては導入コストがかかること、勤怠管理やマネジメントが難しくなることなどが挙げられます。

在宅勤務の導入を検討する際は、メリットとデメリットの両方を把握して判断することが大切です。また、導入を決めた場合は、成功させるための準備をしっかりと行う必要があります。見切り発車でスタートしても、業務がうまく回らなかったり、トラブルが発生したりすることにより、結局オフィスワークに戻ってしまう可能性もあります。

本記事でご紹介したアプリやツールなどを上手に活用して、在宅勤務を軌道に乗せましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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