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  • 更新日 : 2025年3月11日

人事がChatGPTを活用する方法は？プロンプトの例や今後の展望なども解説

近年、AI技術の進化により、ChatGPTのような高度な対話型AIが人事業務にも活用されるようになりました。特に、採用活動や労務管理、社員対応、研修・教育などの分野では、ChatGPTを導入することで業務の効率化が期待されています。本記事では、ChatGPTの基本的な仕組みから、人事部門における具体的な活用方法、導入のメリットや注意点について詳しく解説します。人事業務の効率化を目指す方は、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTとは

ChatGPTは、アメリカのOpenAI社が開発した対話型AIです。高度な言語モデルを活用し、人間の会話に近い自然な文章を生成できるのが特徴です。

2022年11月に一般公開されて以降、その高い回答能力が話題となり、わずか2カ月でユーザー数が1億人を突破しました。日本語を含む多くの言語に対応しており、質問への回答、文章の要約・作成、リストや表の作成、プログラミングコードの出力など、幅広いテキスト処理が可能です。

従来のルールベースのチャットボットとは異なり、膨大なデータを学習したAIが柔軟かつ創造的な回答を生成できるのも強みです。そのため、単なる質問への回答だけでなく、文章の下書き作成やアイデア出しなど、さまざまな場面で活用されています。

ChatGPTの登場により、AIの人事業務への活用がますます注目されています。人事担当者の仕事は、採用、労務管理、社員対応、研修・教育など多岐にわたります。それぞれの業務にChatGPTを取り入れることで、作業を効率化し、より戦略的な業務に集中することが可能になります。

人事の採用活動におけるChatGPTの活用方法

人事の採用活動では、求人票の作成から応募者対応まで、多くの文章作成やコミュニケーション業務が発生します。ChatGPTを活用することで、これらの作業を大幅に効率化することが可能です。

求人票や求人広告の作成

求人票や求人広告を作成する際、ChatGPTに募集要項や求める人材要件を入力するだけで、短時間で魅力的な文章を生成できます。人事担当者は、その下書きを基に細かい調整を加えるだけで済むため、ゼロから作成する手間を大幅に省くことができます。

書類選考

応募者の履歴書や職務経歴書、志望動機文などをChatGPTに分析させることで、評価のポイントを抽出したり、応募者ごとの特徴を要約したりすることが可能です。例えば、「この志望動機から応募者の強みと適性を要約してください」というプロンプトで指示を出せば、書類に目を通す時間を短縮できます。また、書類選考の評価基準をChatGPTに下書きさせることで、客観的で統一された基準の策定をサポートすることもできます。

面接準備

ChatGPTに求人要件を伝えることで、面接で聞くべき質問リストを提案してもらうことができます。例えば、「コミュニケーション能力」や「課題解決能力」などの項目ごとに適切な質問を生成させることで、面接官が重要なポイントを見落とすことを防げます。さらに、各質問について望ましい回答例や評価ポイントをChatGPTに考えさせることで、面接官間で共有できる評価ガイドラインを作成することも可能です。

求職者とのコミュニケーション

採用プロセスにおける合否通知や面接日程調整など、定型的なコミュニケーションをChatGPTに任せることで、業務の効率化を図ることができます。例えば、「○○の結果通知メールを丁寧な敬語で作成してください。盛り込む項目はAとBです。」というプロンプトで指示するだけで、適切なメール文面が瞬時に作成されます。また、ChatGPTを採用チャットボットとして活用することで、企業の採用ページに設置し、求職者からのよくある質問に自動対応させることも可能です。これにより、求職者は24時間いつでも疑問を解消できるため、採用担当者の負担を軽減しつつ、候補者体験を向上させることができます。

人事労務の基礎知識
採用業務にChatGPTを活用する方法は？プロンプトの例やメリット・デメリットも解説

人事の労務管理におけるChatGPTの活用方法

労務管理とは、社員の雇用・勤怠・給与・福利厚生・法令対応など、人事労務に関する幅広い業務を指します。これらの分野でもChatGPTは強力なサポートツールとなり得ます。

就業規則や雇用契約書などの書類作成

就業規則や雇用契約書、労使協定などの文書を作成・改定する際、ChatGPTを活用することで時間短縮が可能です。例えば、「副業に関する就業規則の追記案を作成してください。社員が守るべき条件と会社の対応方針を含めてください」というプロンプトで指示すれば、規則改定のたたき台となる文章を即座に作成できます。

データ分析とレポート作成

労務データの分析やレポート作成にもChatGPTは活用できます。例えば、残業時間や有給消化率、離職率に関するデータをChatGPTに分析させ、「昨年度の離職理由アンケートの自由記述を分析し、主な退職理由の傾向をまとめてください」と依頼することで、データの要点を短時間で把握することが可能です。

人事の社員対応におけるChatGPTの活用

人事担当者による社員対応にもChatGPTを活用できます。

FAQチャットボット

社員からの定型的な問い合わせに対応するため、ChatGPTを活用した社内FAQチャットボットを導入することで、迅速な情報提供が可能になります。「有給休暇の申請方法」や「出産休業の手続き」など、よくある質問に即座に回答できるため、人事担当者の負担を軽減できます。

キャリア相談のサポート

社員がキャリアに関するアドバイスを求める際、ChatGPTを活用することで、適切な助言を提供することができます。「この社員にはどんなキャリアパスや研修が適しているか提案してください」と質問すれば、参考となるアイデアが得られます。

人事の研修・教育におけるChatGPTの活用

人事担当者による研修・教育にもChatGPTを活用できます。

研修プログラムの企画

ChatGPTに「〇〇業界向けの新人研修で重要なテーマは何か？」と尋ねれば、必要な研修項目のアイデアをリストアップできます。例えば、「製造業の新人に必要な研修内容」を質問すると、「安全教育」「品質管理の基礎」など具体的なテーマが提示されます。

研修教材の作成

研修の大まかな構成と伝えたいポイントを入力すれば、それに沿った講義ノート案やスクリプトを作成できます。例えば、「新入社員向けビジネスマナー研修の台本を作成してください」と依頼すると、導入部分の挨拶文から具体的な説明、演習の指示まで一通りの流れを文章化してくれます。

このように、ChatGPTは人事業務の様々な分野で活用でき、業務の効率化に貢献します。今後、さらに高度な活用が進むことで、人事部門の役割が変化し、より戦略的な業務に注力できる環境が整うでしょう。

人事部門でChatGPTを導入するメリット

ChatGPTを人事部門に導入することで、多くのメリットが期待できます。

人事担当者の業務効率化

ChatGPTを活用することで、文章作成や情報検索にかかる時間を大幅に短縮でき、人事担当者の生産性が向上します。例えば、求人票のドラフト作成や研修資料の下書きを数秒から数分で作成できるため、これまで何時間もかかっていた作業を大幅に削減できます。これにより、リソースをより重要な業務に集中させることが可能です。

業務の標準化・品質向上

ChatGPTを導入することで、属人的になりがちな文章表現や評価基準を一定の水準に揃えることができます。例えば、合否通知メールの作成をChatGPTに任せることで、常に丁寧でわかりやすい文章を生成できるため、ミスや伝達のバラつきを防ぐことができます。また、評価基準のドラフト作成をAIに任せることで、人による偏りを減らし、公平な評価基準を作ることができます。これにより、アウトプットの品質が向上し、社内外へのメッセージを統一することが可能になります。

対応スピードの向上

ChatGPTを活用すれば、社員からの問い合わせや求職者からの質問に対し、即座に回答を提供できる仕組みを整えることができます。ChatGPTは24時間対応が可能なため、人事担当者が不在の時間でも基本的な対応が可能になります。これにより、社員満足度の向上や候補者体験の改善につながります。AIが定型的な問い合わせに対応することで、人事担当者はより専門的な業務に集中できるようになります。

多言語対応

ChatGPTは日本語だけでなく、英語を含む多くの言語に対応しているため、海外拠点の社員対応や外国籍の人材採用・研修にも活用できます。例えば、社内規程の英訳、研修資料のバイリンガル化、英語圏の候補者とのメール対応などをAIに任せることで、言語の壁を低減できます。これにより、グローバルな人事業務にも柔軟に対応できる環境が整います。

人事部門でChatGPTを導入するステップ

ChatGPTを人事業務に導入する際には、「準備」「導入・実装」「運用・最適化」の3つの段階に分けて進めるとスムーズです。それぞれの段階で重要なポイントを解説します。

1.準備

目的と対象業務の明確化

まず、ChatGPTを導入する目的を明確にし、どの業務で活用するのかを具体的に決めることが重要です。例えば、採用のどのプロセスを自動化するのか、社員の問い合わせ対応をどの程度チャットボットに任せるのか、研修資料の作成をどこまで効率化するのかなど、適用範囲と目標を設定します。導入目的を明確にすることで、社内の合意形成がスムーズになり、後の導入プロセスが円滑に進みます。

社内合意と体制整備

ChatGPTの導入には、経営層や関連部署の承認が必要です。特に、情報システム部門や法務部門と連携し、AI導入に伴うセキュリティやコンプライアンス上の懸念を事前に洗い出しておくことが求められます。必要に応じてプロジェクトチームを組織し、導入と運用を管理する担当者を明確にしておきましょう。事前の調整をしっかり行うことで、後々のトラブルを防ぐことができます。

利用ルール・ポリシー策定

ChatGPTの導入に際しては、社内で利用ガイドラインを作成することが不可欠です。例えば、「機密データは入力しない」「出力結果は必ず人がレビューする」「○○業務での利用は禁止」といったルールを明文化し、社員が理解しやすい形で周知する必要があります。これらのガイドラインは社内掲示板や研修などを通じて周知し、全員が遵守できるようにしましょう。

ツール選定と環境整備

ChatGPTの利用方法には、Web版、API連携、オンプレミス型（Azure OpenAIやChatGPT Enterpriseなど）の3つの方法があります。利用するデータの機密性や業務の規模に応じて、最適な方法を選びましょう。例えば、個人情報を扱う場合は、データが外部に出ない環境を選択するのが適切です。手軽に始めるならWeb版を利用し、社内システムと統合するならAPI連携を検討します。必要に応じてOpenAIの有料プランや企業向けプランの契約手続きも進め、IT部門と協力しながら社内環境を整備します。

教育・トレーニング

ChatGPTを実務で使う人事担当者に対し、導入前にトレーニングを実施します。入力方法、適切なプロンプトの工夫、出力結果の編集方法などの基本的な使い方を学びます。また、「望ましい結果を得るための質問の仕方」「誤った結果が出た場合の対処」などのベストプラクティスを共有することも重要です。実際に試用してもらい、疑問点を解消してから本番導入を進めることで、現場での抵抗感を減らすことができます。

2.導入・実装段階

試験導入

全社展開の前に、まず特定の業務やチームで試験的に導入することを推奨します。例えば、採用チーム内で求人票作成や候補者メール返信に活用する、労務チーム内で社内FAQチャットボットを運用してみるなど、小規模での試験運用を行います。一定期間試行し、効果や問題点を観察し、得られた知見を本格導入前にフィードバックし、調整を行います。

本格導入・システム連携

試験導入が成功したら、対象業務を拡大して本格導入を行います。必要に応じて社内システムとChatGPTを統合し、人事ポータルサイトの問い合わせフォームに組み込む、事管理システム（HRIS）や採用管理システム（ATS）とAPI連携を行い、ワンクリックで文章生成を可能にするなど、実装を進めます。システム開発が必要な場合は、IT部門や外部ベンダーと協力し、セキュリティ対策や権限管理も考慮しながら進めます。

ナレッジベースの活用

ChatGPTをより精度高く活用するために、自社のデータやナレッジを組み合わせることも有効です。例えば、社内の就業規則や人事ハンドブック、過去のQ&AをChatGPTに学習させることで、より適切な回答を生成できるようになります。ナレッジベースと連携することで、自社に特化したChatGPTのような使い方が可能となり、精度が向上します。

出力結果のレビュー・調整

導入初期は、ChatGPTが生成した内容を必ず人間がチェックする仕組みを導入しましょう。例えば、AIが作成したメールは送信前に担当者が確認し、不適切な表現がないか精査する必要があります。また、AIの回答が社員に直接提供される場合は、ログを定期的に管理者が確認し、誤った回答があれば調整するプロセスを設けます。

3.運用と最適化

継続的なモニタリング

ChatGPTの導入後も、利用状況を定期的にチェックし、想定外の使われ方やエラーが発生していないかを確認します。特に、問い合わせ対応に使用する場合、未解決の問題がどれくらいあるかを分析し、AIの回答を最適化するための改善策を講じます。

定期レビュー・改善

四半期ごとなど定期的に、ChatGPT導入による効果を評価します。業務時間の削減率、問い合わせ対応時間の短縮、コスト削減額、社員満足度の変化などをKPIとして測定し、目標と比較します。期待通りの成果が出ていれば他業務への展開を検討し、不十分であればプロンプトの改善や追加トレーニングを行います。

プロンプトの共有

ChatGPTの出力精度は、どのようなプロンプトを与えるかによって大きく左右されます。効果的なプロンプトの作り方や、特定の業務で有効な指示文は社内で共有し、テンプレート化すると効率が向上します。

ChatGPTのアップデート対応

ChatGPTは定期的にアップデートされ、新機能が追加されるため、最新の技術動向を把握しながら活用を進めましょう。新しい機能が追加された際には、それを活用できる業務領域を見直し、さらなる効率化の可能性を探ります。

人事部門でChatGPTを導入する際の注意点

ChatGPTは非常に便利なツールですが、導入・活用にあたっては注意すべき点もいくつかあります。

AIの限界

ChatGPTは高度なAIですが、企業文化や組織の事情、感情的なニュアンスを考慮するのは苦手です。社内コミュニケーションにおいては、言外の意図や感情を理解する必要がある場面が多く、AIだけでは対応できないこともあります。そのため、「最後は人間が確認・判断する」「ケースバイケースで柔軟に対応する」ことを徹底する必要があります。ChatGPTはあくまで支援ツールであり、人間の代替ではなく補完する役割として活用するのが適切です。

回答の正確性

ChatGPTが生成する回答は流暢で説得力がありますが、必ずしも正確とは限りません。AIは時に「ハルシネーション（Hallucination）」と呼ばれる誤情報を生成したり、質問の文脈に合わない回答を出すことがあります。そのため、ChatGPTから得た情報を鵜呑みにせず、必ず人事担当者が内容を確認・検証し、必要に応じて修正することが重要です。特に、法令や労務に関する内容、企業の方針に関する回答については慎重に扱う必要があります。AIの出力を参考として活用しつつ、最終的な判断・決定は人間が行うべきです。

個人情報の取り扱い

ChatGPTの公開版（GPT-4やGPT-3.5など）は、入力内容が学習やサービス改善に利用される可能性があります。そのため、社名や人名、未公開の企業情報、機密データを直接入力しないよう注意が必要です。例えば、人事評価や給与情報などの個人情報をAIに入力すると、情報漏洩のリスクが生じます。ChatGPTを業務利用する際は、「入力してはいけないデータ」を明確にし、社員に周知徹底することが不可欠です。また、機密性の高い業務でChatGPTを活用する場合は、オンプレミス型や専用環境のAIサービス（Azure OpenAIやChatGPT Enterpriseなど）を利用することを検討するとよいでしょう。

社内ルールの整備

ChatGPTを安全かつ効果的に活用するためには、社内で明確なルールやガイドラインを策定することが必要です。例えば、「ChatGPTはこの業務で使用可」「この場面での使用は禁止」「出力結果は必ず〇〇がレビューする」といったルールを明文化し、社員が適切に活用できる環境を整えましょう。また、利用ログのモニタリングや定期的なルール見直しも重要です。適切なルールを整備することで、ChatGPTの活用を安全に進めることができます。

人事領域におけるChatGPTの今後の展望

ChatGPTをはじめとする生成AIの技術は急速に進化しており、人事領域での活用も今後ますます広がると予想されます。これからの人事業務におけるAIの発展と活用について、いくつかのポイントを解説します。

AIモデルの進化

現在でもGPT-4のような高性能なモデルが登場していますが、今後はさらに高度な言語モデルや、企業向けに最適化されたカスタムAIが普及するでしょう。特に、人事領域専用のAIが開発されることで、より正確な人材評価やマッチングが可能になると考えられます。

例えば、職務経歴や評価コメント、面接記録などを学習した「HR特化型AI」が登場すれば、一般的なChatGPTよりも高精度で採用候補者の選定や評価をサポートできるようになるでしょう。また、企業が独自に社内文書やナレッジを学習させたAIアシスタントを導入し、より自社に適したAI活用が進む可能性もあります。

人事システムとの統合

ChatGPTの能力が、人事管理システム（HRIS）や採用管理システム（ATS）、eラーニングプラットフォームなどに組み込まれるケースが増えていくと考えられます。例えば、

  • 人事評価システムと連携し、コメントを自動生成
  • 採用管理ツールでの応募者へメール返信をAIが提案
  • Microsoft 365 Copilotのようなツールと統合し、WordやOutlookで求人票や人事通知文を自動作成

といった形で、AIが標準機能として業務の中に組み込まれる時代が訪れるでしょう。こうした環境が整うことで、特別なスキルがなくてもAIの恩恵を受けながら業務を進めることが可能になります。

意思決定の支援

現在は主に文章作成などの定型業務の補助として活用されていますが、将来的には人事の意思決定を支援する役割も期待されます。例えば、

  • 人材配置のシミュレーション
  • 昇進候補者の推薦
  • 離職リスクの予測と対策提案

といった分野で、AIが過去のデータをもとに有益な提案を行うようになるでしょう。すでに「退職しそうな社員の傾向をChatGPTで分析する」といった取り組みも始まっています。最終的な判断は人間が行うにせよ、AIの分析結果を参考にすることで、より合理的で戦略的な人事判断が可能になります。

人間との役割分担

AIが進化する一方で、「人間にしかできないこと」との違いが明確になっていくでしょう。例えば、

  • 採用面接での直感的な人柄評価
  • 社員の感情やモチベーションの管理
  • 組織文化の醸成

といった分野は、今後も人事担当者が担う重要な業務となります。一方で、AIはルーティン業務の自動化やデータ分析を支援し、人間の意思決定をサポートする役割を果たします。

これからの人事担当者には、AIをうまく活用するスキルが求められます。AIを「競争相手」としてではなく、「パートナー」として捉え、対人スキルや戦略的思考をさらに強化することが重要です。AIが業務の一部を担うことで、人事担当者はより創造的で価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。

AI活用のルール整備と法規制

AIの活用が広がるにつれ、倫理的・法的な枠組みの整備も進むと考えられます。最近では、

  • 経済産業省や総務省による生成AI活用のガイドライン策定
  • 個人情報保護の強化
  • AIを活用した採用業務での差別防止対策
  • AIが生成した文章の責任の所在の明確化

といった議論が活発化しており、人事部門としても社会の動向を注視しながら、適切なAI活用ルールを構築していく必要があります。

人事領域でChatGPTを活用してみましょう

ChatGPTの人事領域への活用はまだ始まったばかりですが、その可能性は非常に大きいといえます。今後数年で、現在人事担当者が行っている業務の一部はAIが当たり前にサポートするようになるでしょう。

こうした変化に対応するためにも、「ChatGPT×人事」の可能性を探求し、AIを活用する経験を積んでおくことが、今後の人事部門の競争力強化につながるはずです。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 【監修】マネーフォワード クラウド給与

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