• 更新日 : 2026年8月4日

不採用通知の例文・テンプレートとは？メール・郵送・電話の書き方と送付ポイントを解説

採用担当者にとって、応募者への不採用通知は選考業務の重要な一部です。メールや郵送、電話など手段ごとに適切な例文・書き方が異なり、対応が遅れたり内容が不適切だったりすると企業イメージの低下につながります。本記事では、不採用通知（採用見送り通知）の書き方や送るタイミング、手段別の例文・テンプレートの活用方法をまとめて解説します。

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不採用通知とは何か？送付の目的と義務について

不採用通知とは、採用選考を受けた応募者に対して採用を見送った旨を伝える連絡のことです。単に結果を告げるだけでなく、応募と選考への参加に感謝を示す意味合いも持ちます。

送付は法律上の義務ではありませんが、連絡なしでは応募者が次の就職活動に進めず、心理的にも大きな負担となります。また、不採用通知が届かないことをSNSで発信されるリスクや、応募者が今後の顧客・取引先になる可能性も考えると、誠実な対応が企業の信頼を守ることになります。応募者はほかの多くの企業の中から自社を選んでくれた存在であり、たとえ不採用であっても丁寧に対応することが大切です。

不採用通知を送るタイミング

不採用通知は、書類選考の場合は結果判断から7日以内、面接後は3日以内を目安に送るのが一般的です。

翌日に通知が届くと「選考が形式的だった」と受け取られる可能性があり、逆に返答が遅すぎると応募者が次の行動を取れなくなります。選考開始時にあらかじめ「〇日以内にご連絡します」と伝えておくと、双方にとって安心です。やむを得ず期日内に連絡できない場合は、遅延の旨と新たな通知予定日をすみやかに連絡するよう心がけましょう。

不採用通知の連絡手段

不採用通知の主な連絡手段は、メール・郵送・電話の3つです。状況に合わせて最適な手段を選びましょう。

メールは最も一般的な方法で、内容を文書として残せるうえ、相手の都合のよいタイミングで確認できます。郵送は、履歴書などの書類を返却する際に不採用通知を同封する形が一般的です。電話を使う場合は、事前に伝える内容を整理してから連絡し、認識の齟齬を防ぐために後日メールでも内容を確認できるようにしておきましょう。

なお、人材紹介会社（エージェント）経由の応募の場合は、応募者本人ではなく担当エージェントへ不採用の旨を連絡するのが原則です。

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不採用通知は自ら作成することも可能ですが、テンプレートを利用することで作成にかかる時間を大幅に短縮できます。そこで、マネーフォワードでは労務の専門家でもある社会保険労務士監修のもと、不採用通知のテンプレートを作成しました。テンプレートは、汎用性が高く編集もしやすいワード形式とエクセル形式からお選びいただけます。以下のWebページから無料でダウンロードできるため、用途に合わせて編集して自由にご活用ください。

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不採用通知の書き方とは？記載すべき項目と注意点

不採用通知のフォーマットは会社によってさまざまですが、記載すべき内容はある程度決まっています。必要な項目を漏れなく盛り込みつつ、相手に不快感を与えない文面になるよう心がけましょう。

不採用通知に記載すべき項目

不採用通知は、認識の齟齬が生じないよう、端的かつ明確に作成することが基本です。手段ごとに必要な項目が異なるため、以下の表を参考にしてください。

宛名は必ずフルネームで記載し、件名は「選考結果のご連絡」のように一目で内容がわかるものにします。メールの場合は件名に会社名も入れると開封率が上がります。他のメールに埋もれないよう、件名で重要性が伝わる工夫をすることも大切です。

謝意は本文の冒頭に置き、ネガティブな印象をやわらげる効果があります。選考結果は「採用を見送らせていただくこととなりました」や「ご期待に添える結果をお伝えできませんでした」など、「不採用」と直接表現しない柔らかい言い回しを使いましょう。結果の後には「申し訳ございません」など応募者の気持ちに寄り添う一文を添え、最後は「ご活躍をお祈り申し上げます」などの締めくくりで終えます。

差出人名には会社名・部署名・採用担当者名・電話番号を記載し、郵送の場合はメールアドレスも加えると丁寧です。応募書類（履歴書など）の取り扱い方法（返却または破棄）も明記してください。

不採用の理由は記載する必要はない

基本的に、不採用通知に不採用の理由を記載する必要はありません。否定的な内容を書くと応募者の気分を害し、トラブルになる可能性が高まります。

人材紹介会社を経由している場合は別で、次回の推薦の参考にするために担当エージェントへ理由を共有しておくことが望ましいです。応募者本人への開示は原則として不要です。

感謝の気持ちは誠意を込めて書く

応募者はもともと自社に良い印象を持ち、積極的に選考を受けてくれた存在です。不採用通知に含める感謝の言葉は、形式的にならないよう誠意を込めて書くことが大切です。

「数ある企業の中から弊社にご応募いただき」「貴重なお時間を割いてご参加いただき」といった表現を使い、応募者が費やした時間と努力を尊重していることが伝わる文面にしましょう。否定的な言い回しを避け、相手の今後の活躍を願う言葉で締めくくることで、不採用によるマイナスの印象を最小限に抑えられます。

不採用通知のメール例文とは？

不採用通知をメールで送る際は、宛名の記載が最も重要です。宛名のないメールは印象が悪いうえ、誤送信があっても気づきにくいというリスクもあります。

書類選考の不採用通知メール例文

書類選考後に採用を見送る場合の例文です。面接を実施していないため、簡潔にまとめます。

面接後の不採用通知メール例文

面接まで実施した場合は、来社への感謝も加えてより丁寧な文面にします。

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇採用担当の〇〇でございます。 先日は弊社の選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。

厳正なる選考を行いました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。 ご期待に添えない結果となりましたことを、深くお詫び申し上げます。 恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

なお、お預かりしております応募書類につきましては、[弊社にて責任を持って破棄いたします。／履歴書に記載のご住所へ郵送にてご返却いたします。] 〇〇様のご健勝と今後のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇 部署名　採用担当者名 TEL：採用担当者の電話番号

人事労務の基礎知識

採用お断りメールの書き方とは？不採用通知の例文・送るタイミング・注意点を解説

Point採用お断りメールの書き方は？採用お断りメールは、感謝・結果・書類の取り扱いを簡潔に伝える不採用通知メールです。 送付は面接後3日以内が目安 不採用理由の記載は原則不要 複数送信時はBcc使用が必須Q. 不採用通知はいつまでに送るべき？A. 選考結果確定後3日以内、遅くとも1週間以内に送信するのが目安です。採用お断りメールとは、選考の結果不採用となった応募者へ、丁寧かつ誠実に結果を伝える正式な通知メールのことです。実務では「不採用通知メール」「お祈りメール」とも呼ばれます。本記事では、採用お断りメール...

不採用通知を郵送する場合の書き方と例文は？

郵送での不採用通知は、応募書類を返却する場合に同封するケースが主です。メールとは異なり、頭語・結語や時候の挨拶を用いる書式になります。

郵送用の不採用通知例文

以下は郵送用の不採用通知（選考結果通知書）の例文です。

不採用通知の添え状（送付状）の書き方と注意点

添え状（送付状）は、同封する書類の内容を一覧で示す書類で、書類の封入漏れやミスを防ぐ役割があります。

添え状はA4用紙1枚に収めるのが基本です。2枚以上になる場合は内容が過剰な可能性があるため、本文を見直してください。どうしても書類の枚数で2枚以上になる場合は、1枚目の記書きに「別紙をご参照ください」と記し、2枚目以降に書類一覧を記載して「以上」で締めると整理されます。また、封筒を開けてすぐ確認できるよう、添え状は書類の一番上に入れてください。

なお、添え状・送付状は自ら作るだけでなく、テンプレートを活用して作成することも可能です。そこで、マネーフォワードでは税理士監修のもと、さまざまなビジネスシーンで利用できる添え状・送付状のテンプレートを作成しました。汎用性の高いワード形式のテンプレートは、どなたでも無料でダウンロードしていただけます。テンプレートを使って、効率良く添え状・送付状を作成しましょう。

▶【税理士監修】送付状テンプレート・ひな形（ワード） | 請求書作成ソフト「マネーフォワード クラウド請求書」

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ビジネス用の送付状の書き方は？テンプレートをもとに解説 | 請求書ソフト「マネーフォワード クラウド...

取引先に請求書や見積書や物品を送付する際に、送付状を同封することがあります。送付状は法的に必須の書面ではありませんが、送付物の内容が確認しやすくなり、送り忘れ等のトラブル防止につながります。 本記事では、送付状の書き方や記載項目、作成する際の注意点などについて、テンプレートをもとに解説します。 ▼送付状の無料テンプ…

不採用通知を電話で伝える場合の例文と注意点は？

電話での不採用通知は、その場で対応を迫られるため、事前準備が欠かせません。

電話で不採用を伝える際の例文とポイント

電話で不採用を通知する際は、あらかじめ以下の内容を整理してから電話します。

電話例文の一例として、「〇〇様、株式会社〇〇採用担当の〇〇と申します。先日はご選考にご参加いただきありがとうございました。厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご期待に添えず大変申し訳ございません。〇〇様のご活躍を心よりお祈り申し上げます」のような流れが適切です。

学生や在職中の方へ電話する場合は、授業中・勤務中になる可能性があるため、事前に都合のよい時間帯を確認しておくことが望ましいです。また、留守番電話に不採用の内容を吹き込むことは厳禁です。家族など第三者が聞く可能性があるため、必ず本人に直接伝えてください。繋がらなかった場合はかけ直し、折り返しを求めるメッセージのみ残しましょう。

人事労務の基礎知識

面接後の採用通知の電話とは？伝える内容・例文・注意点を解説

Point面接の採用通知の電話では何を伝えればよい？採用通知の電話では、結論・条件の概要・フォローを整理して伝えます。 採用結果を明確に伝える 条件は概要のみ口頭共有する 詳細は文書で補足する電話だけで完結せず、条件や手続きは必ずメールや書面で補足します。面接採用の通知を電話で行う際、「何を伝えるべきか」「どこまで話すべきか」「どのようにフォローすればよいか」で迷うことは少なくありません。電話は意思確認や温度感の共有に優れる一方、記録が残りにくく、対応を誤ると認識のズレにつながることもあります。...

不採用通知を送付する際のポイントとは？

不採用通知は、内容だけでなく送付の方法や確認作業も重要です。応募者への対応は企業のイメージに直結します。

候補者全員に送付しているか確認する

不採用通知は、選考に参加したすべての候補者に送ることが基本です。連絡がなければ応募者は次のステップに進めません。

応募者数が多く全員へ送付が困難な場合は、選考開始時に「合格者にのみ〇日以内にご連絡いたします」と明示しておくことで対応できます。その際も、選考の意思を持って応募してくれた方への配慮は忘れないようにしましょう。

期日を厳守し、遅延が生じる場合は速やかに連絡する

合否連絡の期日を事前に告知している場合は、必ず守ることが信頼の基本です。

並行して複数の企業に応募している候補者にとって、合否の遅れは判断の妨げになります。期日に間に合わない場合は、遅延の旨と改めた通知日程をすみやかに連絡することで、誠実な姿勢を示せます。

送付前に連絡先・氏名を必ず確認する

宛名の誤記や誤送信は、応募者への追加的な不快感を生むだけでなく、企業の管理体制への不信にもつながります。

不採用通知を送付する直前に、氏名のフルネーム・メールアドレス・住所（郵送の場合）を必ず照合する習慣をつけましょう。特に一括送信時は、CCやBCCの使い方にも注意が必要です。

不採用理由を聞かれた場合の対応は？

不採用の理由を応募者に伝える法的義務はなく、基本的には回答しないことが推奨されます。

不採用理由を伝えることで選考基準が外部に漏れるリスクや、否定的な内容からトラブルに発展するリスクがあります。聞かれた場合の標準的な返答は「当社の規定により、個別の理由についてはご回答いたしかねます」です。

それ以上に求められる場合は「多くのご応募の中で総合的に判断した結果」「スキルや経歴は魅力的でしたが、現在の募集要件との兼ね合いにより」など、相手を傷つけない言い回しで丁寧に対応しましょう。「採用基準は社外秘のため、これ以上はお答えできません」と明確に伝えることも有効です。

適切な不採用通知の書き方と選考における案内文面の作成状況

不採用通知をはじめとする選考関連の案内文面は、応募者とのトラブルを防ぎ、企業のイメージを維持するために重要です。

専門家の視点を取り入れた文面作成と丁寧なフォロー

マネーフォワードでは、新卒採用におけるインターンシップ等の実務に関与したことがある担当者を対象に、学生との認識の齟齬を防ぐための取り組みについて、独自のアンケート調査を実施しました。

学生との間で認識の齟齬を防ぐための具体的な取り組みとして、最も多かったのは学生一人ひとりに対して具体的なフィードバックを行うことで、35.4%でした。次いで、インターンシップ担当者と本選考の面接官の間で評価基準のすり合わせを行うことが31.6%でした。また、大学の就職課や専門家のアドバイスを受けながら案内文面を作成している企業は25.5%存在することが分かりました。

多くの企業が、応募者への丁寧な情報提供や、専門的な知見を反映した文面作成に注力しています。不採用通知などのデリケートな連絡文書を作成する際も、専門家が監修した適切なテンプレートを使用することで、正確で誠意のある対応が可能です。

出典：マネーフォワード クラウド、学生との認識の齟齬を防ぐための取り組み【インターンに関する調査データ】（回答者：新卒採用におけるインターンシップ業務に関与したことがある604名、集計期間：2026年6月実施）

不採用の通知は誠意を持った対応が大切

不採用通知の例文・テンプレートを活用し、メール・郵送・電話それぞれの手段に合った内容で伝えることが重要です。送付は義務ではないものの、適切な不採用通知（選考結果通知）を送ることは、企業への信頼を保つ最低限のマナーです。タイミング・宛名・書類の処理方法を丁寧に記載し、応募者が自社を選んでくれた事実に対して誠意ある対応を心がけましょう。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。