• 更新日 : 2024年5月31日

入社承諾書とは?テンプレートを基に書き方や内定辞退を減らす方法を解説

入社承諾書とは内定者が企業に入社の意思を伝えるための書類で、内定承諾書とも呼ばれます。法的効力はありませんが、「特別な理由がない限り入社する」という意思を示す書類のため、内定辞退の予防が期待できるでしょう。

今回は、入社承諾書の概要やほかの書類との違い、書き方について解説します。無料でダウンロードできる入社承諾書のテンプレートもぜひご活用ください。

入社承諾書とは?

企業が内定者に対して入社の意思を確認するための書類を「入社承諾書」と言います。採用通知書や労働条件通知書とともに企業から内定者に対して送付することが一般的です。内定者が内容を確認したうえで入社する意思がある場合は、内定承諾書に署名と捺印をして企業に返送します。

入社承諾書を作成する意味

この書類を作成する目的は、「入社意思の確認」と「トラブルの予防」です。採用選考で合格したからといって、内定者が入社するとは限りません。内定を辞退されてしまうと、欠員を補充するためにさらなる労力やコストがかかります。入社承諾書を提出してもらえば、入社意思があることを確認でき、特別な理由がない限り入社するという方向で進められるのです。また、採用時の取り決めを書面化し、内容を確認したうえで誓約してもらうことで、双方の認識違いによるトラブルを予防できます。

入社承諾書は必ず作成が必要?

入社承諾書の作成は必須ではありません。とはいえ、内定の事実を書面化することで、内定者に安心感を与えられます。前述のように、内定辞退やトラブルの予防も可能です。このように、さまざまなメリットがあるため、多くの企業が入社承諾書を用意しています。

入社承諾書に法的効力はある?

入社承諾書には、内定辞退を防ぐ法的効力はありません。入社承諾書を提出した内定者から「内定を辞退したい」との連絡を受けても、企業は拒否できないのです。入社承諾書が提出されても内定が辞退されるケースがあることも念頭に置いておきましょう。内定辞退があっても、無理な引き止めは行わないようにしてください。

入社承諾書と内定承諾書の違い

入社承諾書と内定承諾書は同じもので、企業によっては「内定誓約書」や「入社誓約書」と呼ぶ場合もあります。名称は違っても、内定者が企業に入社の意思を示す書類であることには変わりません。企業によって記載内容やフォーマットは異なるものの、企業側が書類を作成し、内定者が署名と捺印をして提出するという流れは共通しています。

入社承諾書とほかの書類との違い

ここでは、入社承諾書とほかの書類との違いについて確認しましょう。

入社誓約書(内定誓約書)

前述のとおり、「入社承諾書」「入社誓約書」「内定誓約書」はすべて同じ書類です。企業によって呼び方が異なるだけで、役割は変わりません。自社の呼びやすい名称で作成しましょう。

採用通知書(内定通知書)

採用通知書(内定通知書)とは、応募者に内定したことを通知する書類です。入社承諾書は内定者が入社の意思を示す書類であるのに対し、採用通知書は企業が応募者に採用することを知らせる書類という点で異なります。採用通知書が送付された時点で企業と内定者との間に労働契約が成立したことになりますが、内定辞退を防ぐ法的効力はありません。

労働条件通知書

労働条件通知書とは、業務内容・就業時間・休日・給与といった労働条件を明記して通知する法的な書類です。労働基準法に基づき、使用者は必ず労働者に交付しなければなりません。入社承諾書との違いは、署名捺印の有無です。労働条件通知書は会社が労働者に一方的に渡す書類のため、署名捺印は必要ありません。

雇用契約書

雇用契約書とは、雇用契約に使用者と労働者が労働条件に合意したことの証明として取り交わされる書類です。入社承諾書は内定者が入社する意思を示す書類のため、それぞれ役割が異なります。書類での交付は法的に義務付けられていないため、発行しなくても契約は成立します。とはいえ、雇用後の労働条件に関するトラブルを防ぐためにも、作成することが望ましいでしょう。

入社承諾書のテンプレート-無料ダウンロード

入社承諾書の作成を検討している方は、無料でダウンロードできるテンプレートをご活用ください。専用フォームに必要事項を入力していただくと、ご記入いただいたメールアドレスにテンプレートのURLをご案内いたします。テンプレートの形式はワードとエクセルからお選びいただけます。

入社承諾書の書き方

ここでは、入社承諾書に記載する項目と、書き方の注意点について解説します。

入社承諾書の必要項目

入社承諾書には以下の項目を記載します。

  • 内定を承諾した日付
  • 企業名と代表者名
  • 入社承諾の旨
  • 内定取り消し事由
  • 本人氏名と捺印欄
  • 提出書類で変更があった際は連絡する旨

必要に応じて以下の項目も記載すると良いでしょう。

  • 保証人と捺印欄
  • 返送期日
  • 内定取り消し事由に該当した場合に内定を取り消されても不服を申し出ない旨
  • 入社承諾書提出後は無断で入社を拒否しない旨
  • 指示された書類は滞りなく返送する旨
  • 住所変更があった際は連絡する旨

入社承諾書の書き方の注意点

入社承諾書を書く際は、必ず内定取り消し事由を記載しましょう。採用通知書の発行と入社承諾書の提出により、企業と内定者との間に労働契約と同等の契約が成立します。成立した労働契約を正当な理由なく解約することは「解雇」に相当し、「解雇権の乱用」となるためです。従って、客観的かつ合理的な理由で採用を取り消す根拠として、「内定取り消し事由」を明記し、内定者からこれを了承する署名捺印をしてもらう必要があります。

内定取り消し事由の例は以下の通りです。

  • 入社日までに卒業できなかった場合
  • 提出書類に虚偽が判明した場合
  • 犯罪行為またはそれに類する行為を犯した場合
  • 病気やケガなどで就業が困難になった場合
  • 入社に必要と定められた免許や資格を取得できなかった場合

入社承諾書の添え状(送付状)のテンプレート

ここでは、添え状(送付状)の書き方のポイントと無料でダウンロードできるテンプレートについて紹介します。

添え状(送付状)の書き方のポイント

添え状とは、同封書類の内容と部数、補足を記載した、書類や物品を送る際に添付する書類です。同封書類の内容を示すことで、送付が間違いなく行われたことを確認しやすくできる役割があります。書き方のポイントは、簡潔で読みやすく書き、1枚以内におさめることです。添え状の作成はテンプレートを活用しましょう。以下のサイトでは、税理士が監修したさまざまなビジネスシーンで利用できるワード形式の添え状を無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

添え状の詳細については以下の記事をご覧ください。

入社承諾書の受理後に辞退されたら

ここでは、入社承諾書の受理後に辞退された場合の企業の対応について解説します。

企業側からの内定取り消しはできる?

前述のとおり、入社承諾書に法的効力はないため、入社承諾書の受理後に内定者が辞退を申し出たとしても企業は拒否できません。法律においても、入社後の退職と同様に、入社日の14日前までに申し出があれば問題ないとされています。また、企業側からの内定取り消しは、原則としてできません。ただし、前述の内定取り消し事由の例に挙げた内容であれば、客観的かつ合理的な理由として内定取り消しが可能です。トラブルを防ぐためにも、入社承諾書に内定取り消し事由を明記し、内定者の承諾を得ておきましょう。

入社承諾書の辞退を減らす方法

ここでは、入社の辞退を減らす4つの対策を紹介します。

内定後もコミュニケーションをとる

新卒採用の場合、内定してから入社まで半年~1年程度期間が空く場合も少なくありません。定期的にWeb社内報を配信したり、SNSを通して自社の情報を発信したりすることで、会社への帰属意識の向上が期待できます。採用担当と社員で行う内定者面談も内定者フォローのひとつです。内定者とのコミュニケーションを通して入社前に抱えている不安や疑問を取り除きましょう。

内定者同士や社員と交流できる機会を設ける

内定者同士や社員と交流できるカジュアルな雰囲気の懇談会を開催することも有効です。同期間のつながりが生まれるうえ、社員と交流することで入社前に頼れる相手ができるでしょう。どのような人と働くことになるのかイメージができ、入社への不安に対する心理的ハードルを下げられます。

社内見学を取り入れる

社内見学会を実施することで、働く環境や社内の雰囲気をリアルに伝えられます。複数の企業に内定をもらっている場合、企業のイメージや面接官の印象が良いところを選びがちです。社内見学会を通して、社員がやりがいをもって働いている様子を見せることで、入社意欲を高められるでしょう。

労働条件を明確に伝える

面接の段階で労働条件を明確に伝えておきましょう。募集要項にも詳細に記載することがポイントです。入社承諾書に署名捺印をする段階になって、「雇用条件や待遇が合わない」と気が付いて内定を辞退される可能性もあります。また、労働条件に認識違いがあると入社してもすぐに退職してしまうかもしれません。内定辞退や早期離職を防ぐためにも、労働条件は最初から明確に示しておく必要があります。

入社承諾書を作成し、内定辞退やトラブルのリスクを軽減しよう

今回は入社承諾書の基礎知識について解説しました。入社承諾書に法的効力はないため、受理後に内定辞退の申し出があったとしても無理に引き止めないようにしましょう。企業側からの内定取り消しは原則としてできないため、入社承諾書に内定辞退取り消し事由を記載しておくことを推奨します。なお、内定辞退取り消し事由は客観的かつ合理的な理由でなければなりません。入社承諾書や添え状を作成する際は、無料でダウンロードできるテンプレートをぜひご活用ください。


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