• 更新日 : 2024年4月18日

賃金台帳とは?書き方・記載事項【無料フォーマット付】

賃金台帳とは、企業に作成と保存が義務付けられた帳簿のことをいいます。従業員の労働日数や給与情報などを記載します。

保存期間や記載対象となる従業員も指定されているため、給与明細で代替できるのか疑問に思う方もいると思います。ここでは、賃金台帳の概要から書き方などの記入例、不備があった場合の罰則について解説します。

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賃金台帳とは?

賃金台帳とは?

画像:賃金台帳(エクセル)のテンプレート

賃金台帳とは、労働者の名前や性別、賃金の計算期間や労働日数など従業員への給与支払い状況を記載した書類のことをいいます。労働基準法によって、各事業場毎に作成と保存が義務付けられている法定帳簿の一つです。

法定三帳簿について

労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう|厚生労働省

引用:『労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう』|厚生労働省

ほかにも、労働基準法によって作成が義務付けられている法定帳簿に、「労働者名簿」と「出勤簿」があります。

労働者名簿は「労働者に関する情報について記載した名簿」で、出勤簿は「労働者の出勤状況について記載した帳簿」です。

これら3つは「法定三帳簿」と呼ばれ、いずれも作成と保存が法律で義務付けられており、労働者を雇用したら必ず法定三帳簿を整えなければいけません

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マネーフォードクラウドでは、今すぐ実務で使用できる、賃金台帳のテンプレート(エクセル・ワード)を無料でダウンロードいただけます。ベースを保ちつつ、自社の様式に応じてカスタマイズすれば使い勝手の良い書類を作成できるでしょう。この機会にぜひご活用ください。

賃金台帳のテンプレート

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賃金台帳

画像引用:マネーフォワード クラウド給与使い方ガイド 帳票一覧の使い方

なお、マネーフォワード クラウド給与では、賃金台帳を自動で簡単に作れるので、ぜひお気軽にお試しください。給与計算・賞与計算年末調整などの確定処理をおこなうと、帳票一覧が自動で作成されます。

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賃金台帳の書き方・記載事項は?

具体的な賃金台帳の書き方や記載事項について解説します。

必須記載の項目を抑え、利用できるテンプレートはあるのか、手書きでも大丈夫なのか等検討する際の参考にしてください。

賃金台帳に必須記載の項目

賃金台帳の記入項目は合計で10個あります。以下に記載する内容は必須記載事項として必ず賃金台帳に含めなければいけません。

【必須の記載項目】

  1. 従業員の氏名
  2. 従業員の性別
  3. 賃金計算期間
  4. 労働日数(実際の労働日数)
  5. 労働時間数
  6. 時間外労働、休日労働、深夜労働の労働時間数
  7. 基本給、手当、その他賃金の種類と金額
  8. 賃金から控除したものがある場合にはその内容と金額

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賃金台帳の記入手順

賃金台帳の書き方に決まったフォーマットはありません。先に挙げた必須記載項目が網羅されていれば、どんな様式でも大丈夫です。厚生労働省が見本として、「常時雇用労働者」と「日雇い労働者」向けのテンプレートを公開しているので、記入例を参考にしつつ自社のやりやすい書き方を選ぶとよいでしょう。

賃金台帳(常時労働者)

引用:「賃金台帳(常時労働者)」|厚生労働省

賃金台帳(日々雇い入れられる者)

引用:「賃金台帳(日々雇い入れられる者)」|厚生労働省

【基本情報】

氏名、性別の従業員ごとの基本情報を記載します。

【賃金計算期間】

賃金計算期間とは、毎月の給与を計算する開始日から締め日のことをいいます。例えば、毎月10日締めであれば、賃金台帳には「2021年10月11日~11月10日」のように記載します。日々雇い入れられる雇用者については、この賃金計算期間の記載は不要です。

【労働日数】

賃金計算期間内で実際に勤務した日数を記載します。就業規則で定める所定日数ではない点に注意しましょう。なお、年次有給休暇の日数は通常の労働とみなされますので、労働日・労働時間に含めます。その際、括弧で囲むなどをすると、有給休暇取得と判別できるようになります。

【労働時間数、時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間】

労働基準法では1日8時間・週40時間が法定労働時間として定められています。それを超える労働時間については、時間外労働時間として記録します。なお、休日労働時間に当てはまるのは休日手当が発生する法定休日に働いた場合です。深夜労働時間も、同じく深夜手当が発生する夜22時から翌5時の時間帯での労働日数を記録します。

法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合、かならず36協定の締結・届出が必要になります。この項目は、会社が正しい労務管理を行っているか判断される部分ですので、労働基準法に従い記入しましょう。

36協定や時間外労働についてはこちらもご覧ください。

【基本給、所定時間外割増賃金、各種手当】

月給で働く従業員の場合は、「基本賃金」を記載します。基本賃金とは、基本給に毎月定額で支給される手当をプラスした、月々変動しない部分の給与のことをいいます。時給で働く従業員の場合は、「時給×労働時間」で算出した金額を基本給として記載し管理することが多いです。この時、時間外手当や休日手当など割増賃金が発生した額は、所定時間外割増賃金として記載します。

所定時間外割増賃金とは、所定労働時間を超えた時間数や休日労働、深夜労働にかかる割増賃金を合算したものをいいます。それぞれの割増率について、間違いのないよう計算しましょう。

各種手当では、役職手当・通勤手当・扶養手当など、それぞれの従業員ごとに支払っている手当の額を記載します。

【控除額】

社会保険料や所得税など、毎月の給与から控除された額を記載します。

賃金台帳は手書きでもいい?書式について

賃金台帳は、繰り返しになりますが必須記載事項が決まっているだけで、特定の様式はありません。どんな書式やフォーマットを利用しても大丈夫です。そのため、紙に手書きでも問題ないわけです。

ただ、昨今ではエクセル等パソコンで入力管理する方法が一般的です。その場合、逆に紙に印刷して保管しなければいけないのか、迷う場合があると思います。行政通達では、事業場ごとに印刷可能であり、かつ労働基準監督署の求めがあった際にすぐに印刷して提出できる状態になっていれば、紙の状態で保存しなくても構わないとされています。

そのため、賃金台帳を紙で保存するか、データとして保存するかも、自社に適した方法を選択できます。

賃金台帳の記載対象(アルバイトも対象)

賃金台帳の記載対象者となるのは、全ての従業員です。パートやアルバイトといった正規・非正規の雇用形態に関係なく、従業員が1人でもいれば賃金台帳に記載しなければいけません。

ただし、日雇い労働者と経営者と一体の立場にあるような「監督または管理の地位にある者(管理監督者)」については、除外される項目があるので注意しましょう。

【日雇い労働者】

日々雇用の労働者も賃金台帳への記載が必要です。ただし、継続勤務が1か月を超えない場合は、「賃金計算期間」を記載する必要はありません。

【管理職】

労働基準法第41条に該当する管理監督者は、労働時間・休憩・休日の規定が適用されません。そのため、「労働時間数」「時間外労働」「休日労働」の時間数は、記載する必要がありません。深夜手当は管理監督者であっても対象となりますので、深夜労働時間数の記載は必要です。

働き方改革関連法の成立に伴い、2019年4月1日から労働安全衛生法で「労働時間の状況」を把握する義務が使用者の義務として明記されました。労働時間が適用されない管理監督者についても「労働時間の状況」を把握する義務の対象になります。賃金台帳以外で管理監督者の労働時間の状況がわかる記録がない場合には、タイムカードなどの客観的な記録と併せ、賃金台帳を利用して「労働時間数」を把握するのも1つの方法といえるでしょう。

参考:労働基準法|e-GOV法令検索

賃金台帳の作り方

賃金台帳の作り方には主に2つのアプローチがあります。

1つ目は専門家に依頼する方法、2つ目は社内で自ら作成する方法です。以下にそれぞれの方法を具体的に解説します。

専門家に依頼する方法(社会保険労務士)

賃金台帳を作成する際に、特に知識がない場合や自社での作成が不安な場合は、社会保険労務士に依頼すると良いでしょう。社会保険労務士は、労働、社会保険、年金に関する専門的な知識を持つプロフェッショナルです。

賃金台帳の作成だけでなく、労働に関する相談やアドバイスも提供してくれます。この方法では費用がかかるものの、労務管理の安心感を得られる利点があります。

社内で作成する方法(給与計算システムやテンプレート)

もう1つの方法は、自社で給与計算システムを導入、もしくはExcelテンプレートなどを活用して賃金台帳を作成することです。

給与計算システムは、従業員の勤務データや雇用情報を基に給与や賞与を計算し、賃金台帳を含む必要な書類を出力することができます。これを会計ソフトと連携させることで、データが自動で取り込まれ、計算ミスを防ぎつつ効率的に業務を進めることが可能です。

特に給与計算システム、手計算によるリスクを避けつつ、社内リソースを効率的に活用したい場合に適しています。

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賃金台帳がない場合はどうしたらいい?

賃金台帳は労働基準法によって義務付けられており、企業はこの台帳を作成し保管する必要があります。もし賃金台帳が未作成であれば、迅速にその作成に取り掛かることが求められます。

賃金台帳のデータは電子形式で保存することも許可されており、便利なシステムを導入することでその作成と保存を効率良く行うことができます。

前述の通り、賃金台帳には記載すべき項目が定められています。

記載項目
  • 従業員の氏名、性別
  • 賃金計算期間、労働日数、労働時間数
  • 休日や時間外労働の時間数
  • 各種手当とその金額、
  • 賃金控除

もし賃金台帳が存在しない場合、給与明細の控えがある程度の代用になることもありますが、通常これだけでは不十分なことが多いです。特に休日や時間外労働の時間数など、労働日数に関わる詳細な記載が給与明細には含まれていないことが多いため、注意が必要です。

法的要件を遵守し、従業員の権利を保護するためにも、正確で完全な賃金台帳の保持は必須です。

賃金台帳をもらうには?

賃金台帳が欲しい場合は、フォーマットをダウンロードし、必要に応じて印刷する必要があります。

マネーフォードクラウドでもテンプレートを提供しているので、ぜひお気軽にご利用ください。

厚生労働省ホームページからダウンロードできるので、以下にリンクを記載します。

厚生労働省の賃金台帳のテンプレート

※常時雇用されている従業員用の様式と、日雇いの従業員用の様式で異なるため、仕様の際はご注意ください。

賃金台帳の保存期間はどれくらい?

賃金台帳の保存期間については、労働基準法第109条において「5年間」と定められています

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない。
引用:労働基準法第109条|e-GOV法令検索

以前は「3年」の保存期間でしたが、2020年4月1日の改正民法施行に合わせて、賃金請求権の消滅時効の期間を延長する労働基準法の一部改正がありました。賃金台帳の保存期間についても現在は5年に延長されています。ただし、経過措置として保存期間は「当分の間は3年」とされているため、これまで3年の保存期間であったことから、現時点では大きな変更はありません。

第109条の規定の適用については、当分の間、同条中「5年間」とあるのは、「3年間」とする。
引用:労働基準法第143条|e-GOV法令検索

なお、3年間をカウントする期間の始まりは、労働者の「最後の賃金を記入した日」となっています。ただし、賃金の支払日のほうが「最後の賃金を記入した日」よりも遅い場合には、 賃金の支払日が3年間をカウントする期間の始まり(保存期間の起算日)となることに注意しましょう。

参考:未払賃金が請求できる期間などが延長されます|厚生労働省

不備があった場合は?賃金台帳に関する罰則

賃金台帳に不備があった場合、労働基準法120条にて、30万円以下の罰金が定められています。先に述べた必須記載事項の記入漏れがある場合や虚偽の労働時間を記載した場合、賃金台帳作成義務違反として処罰される恐れがあります。

参考:労働基準法120条|e-GOV法令検索

賃金台帳と給与明細の違いは?

賃金台帳には、従業員への給与支払い状況を記録します。似たようなものに、給与明細書があります。両者は同じようなものに見えて、別物です。

まず、作成が義務付けられている根拠の法律が異なります。賃金台帳は労働基準法第108条と第109条によって作成と保存が義務付けられ、給与明細書は所得税法第231条に支払明細書を交付しなければならないと定められています。

根拠となる法律のほか、記載するべき内容にも違いがあります。賃金台帳は、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働の労働時間数など必須の記載項目が定められています。しかし、毎月の給与明細書では、こうした時間数の記載は必須ではありません。

また、口座振込を行う労働者に対して、基本給や手当の種類・金額、源泉徴収税額や労働者が負担する社会保険料等控除額、口座振込をする金額などについて記載した計算書を交付する旨の労働基準法の通達があります。しかし、労働基準法自体には給与明細の作成に関する規定がなく、給与明細へ労働時間数を記載する根拠となる規定も必要性も明記されていません。

かわりに、健康保険法、厚生年金法、労働保険料徴収法といった他の法律において、控除した税額や保険料を記した計算書を従業員に交付しなければならないとされているため、給与明細書には控除額や保険料が記載されているのが一般的です。

このように、賃金台帳では必須となっている項目が給与明細書に記載されているとは限らないため、給与明細書を賃金台帳の代わりに扱うのは事実上不可能といえます。また、賃金台帳が3年間の保存義務があるのに対して、給与明細書は基本的に従業員に交付するのみです。こうした法的拘束力の強さも、両者の違いとなっています。

賃金台帳
給与明細書
内容氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、基本給や各種手当の種類と金額、控除項目とその額の記載が必須基本給や手当の種類と額、源泉徴収額と保険料、口座への振り込みをした金額を記載するのが一般的な内容だが(行政通達、H10.9.10基発第530号)明確な記載項目の義務付けはない
根拠となる法律労働基準法第108条に作成の義務あり所得税法、健康保険法、厚生年金法、労働保険料徴収法等
保存義務労働者の最後の賃金を記入した日(賃金の支払日のほうが後になる場合は支払日)から3年なし

参考:
労働基準法|e-GOV法令検索
所得税法|e-GOV法令検索

賃金台帳の作成と保存は忘れずに行おう!

賃金台帳の作成は、労働基準法で定められた義務です。記載必須の項目を確認し、抜け漏れのないよう正しく作成しましょう。原則として、雇用するすべての従業員が対象となりますので、賃金台帳の作成が必要だったのに作成していなかった、ということがないよう、適切な管理が必要です。また、紙もしくはデータにて、5年間(経過措置として3年間)の保存期間を守って保管しなければいけません。

賃金台帳を含めた法定三帳簿を整え保存することは企業の義務なので、これを機に自社の作成・保管方法を見直してみるのもいいでしょう。


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