• 更新日 : 2025年2月3日

入社手続きまとめ！スケジュールや効率化のポイント、トラブル対応法も解説

入社手続きは、新入社員を迎え入れるために欠かせない重要な業務です。しかし、業務内容は多岐にわたり、煩雑になりがちです。本記事では、入社手続きの流れをステップごとに解説し、スムーズに進めるためのスケジュール管理や効率化のポイント、さらにはトラブル発生時の対応方法についても解説します。

入社手続きの流れ

企業にとって、新たな人材の入社は組織の活性化につながる重要な機会です。しかし、入社手続きは多岐にわたり、煩雑になりがちです。ここでは、一般的な入社手続きの流れをステップごとに解説します。

雇用契約に関する書類の作成・送付

採用通知書で内定を伝え、入社承諾書で入社意思を確認します。次に、労働条件通知書で労働条件を具体的に明示し、雇用契約書によって相互の合意を交わすことで、安定した雇用関係を築きましょう。

採用通知書（内定通知書）と入社承諾書（入社誓約書）

「採用通知書」は、採用決定を応募者へ伝える書類です。法的義務はないものの、交付後の取り消しは違法となる場合があるため、慎重な対応が求められます。

「入社承諾書」は、内定者の入社意思を確認する書類です。こちらも法的義務はありませんが、入社後のトラブル防止に役立ちます。返信用封筒を同封し、署名・捺印された承諾書を返送してもらうようにしましょう。

労働条件通知書と雇用契約書

「労働条件通知書」は、労働基準法に基づき、従業員へ明示すべき労働条件を記載した書面（書面に代えて、ファクシミリや電子メール等による明示も認められています）です。「労働契約期間・契約更新の際の基準」「就業場所」「業務内容」「始業・終業時刻」「時間外労働の有無」「休日・休暇・休憩時間」「賃金」「退職に関する事項」などを記載しなければなりません。

「雇用契約書」は、会社と従業員が合意した労働条件を記した書面です。雇用契約書は、法律による交付義務はありませんが、労働条件に関するトラブル防止に役立ちます。

入社までの流れや必要書類の案内

新入社員は、新たな職場への希望を胸に抱く一方で、少なからず緊張も感じています。入社前に必要な手続きや流れをわかりやすく説明することで、安心して入社日を迎えられるようサポートし、企業に対する安心感の醸成につなげましょう。

入社日までのスケジュールや各種必要書類（住民票・年金手帳・雇用保険被保険者証など）、入社当日に持参すべきものなどを一覧にまとめ、メールや郵送で事前に案内します。

備品や貸与品の準備

新入社員が業務を円滑に開始できるよう、備品や貸与品の準備が必要です。入社式当日に使用するものは、その日に渡せるように手配しておきましょう。

制服が必要な職種であれば、事前にサイズを確認し、入社日までに用意しておきます。社員証や名刺も、氏名や部署名などをもとに作成し、入社日当日に渡せるように手配しましょう。

机やパソコンなどの備品は、配属先で事前に準備します。加えて、メールアドレスや社内ネットワークの設定を済ませ、必要に応じてビル入退室用のICカードや指紋認証の設定も行っておくと、入社初日の受け入れがよりスムーズになるでしょう。

入社日のサポート

入社日当日は、新入社員が安心して初日を迎えられるよう、サポートします。受付や入館手続き、各部署への案内、オリエンテーションの実施などが挙げられます。

新入社員が新しい環境にスムーズに溶け込めるよう、きめ細やかなサポートへの心がけが重要です。新入社員が質問しやすい雰囲気作りを意識し、積極的なコミュニケーションを通じて、新入社員の不安を解消していきましょう。

提出が必要な書類の回収

入社手続きを進めるには、新入社員から多くの書類を提出してもらう必要があります。新入社員側も準備に時間がかかるため、採用通知書を送付する段階で知らせておくなど、前もって通知するようにしましょう。

各種申請書類の受理は、従業員の生活に直結するため、速やかに行いましょう。手続き漏れで支障が生じないよう、確実に処理することが重要です。

社会保険・労働保険・税金に関する手続き

社会保険や労働保険、税金に関する手続きに際しては、提出書類や期限がそれぞれ異なるため、注意が必要です。

社会保険は、健康保険・厚生年金保険の加入手続きであり、入社日から5日以内に年金事務所等へ届け出ます。雇用保険は入社月の翌月10日までにハローワークへ届け出ます。

所得税は、源泉徴収簿の作成が必要です。住民税は原則として特別徴収で納付し、会社が手続きを行います。

法定三帳簿の作成

従業員入社時には、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿の作成が必要です。労働者名簿は氏名や雇用開始年月日などを、賃金台帳は給与支払状況などを、出勤簿は出退勤時刻などを記載します。

企業の規模や雇用形態に関わらず作成が義務付けられており、根拠となる法令やガイドラインが存在します。作成期限は定められていませんが、速やかに作成し、適切に管理することが重要です。

社内システムへの登録

社内システムへの登録を、給与や勤怠を紙やExcelで管理している場合は、自社の台帳に必要なデータを記録し、システムを利用している場合はマスタ登録を行う必要があります。

登録内容に誤りが生じないよう、複数人で確認するなどのチェック体制が必要です。正確な個人情報の入力は、今後の業務をスムーズに進めるための第一歩となります。

入社手続きのスケジュール

内定から入社までの、計画的な準備が重要です。一般的な入社手続きのスケジュールは、以下のとおりです。

これらは一例であり、企業規模等で異なります。各手続きに十分な時間を確保し、余裕をもって進めるようにしましょう。

入社手続きを効率化する方法

入社手続きを効率化するためには、デジタルツールの活用が鍵となります。ワークフローシステムの導入や書類の電子化により、手続きがスムーズかつ迅速に行えます。

ワークフローシステムを導入する

入社手続きを効率よく進めるには、ワークフローシステムの活用が効果的です。ワークフローシステムは、社内業務を電子化して処理する仕組みであり、入社関連の手続きにも大いに役立ちます。

事前に用意された申請フォームを利用したり、独自の申請フォームを作成したりすることで、必要な手続きをシステム上で一元的に管理・運用できます。

書類の電子化・電子申請を利用する

新入社員の入社時には、多くの書類提出や社内申請が必要となり、紙ベースでの運用は管理部門と新入社員双方にとっては、大きな負担です。

ワークフローシステムの導入により、社内で行われるさまざまな手続きをデジタル化できるため、作業効率が向上します。

さらに、入力補助機能や承認機能などを活用することで、手続き全体の進捗も可視化され、よりスムーズな運用が可能となるでしょう。

入社手続きをスムーズに行うポイント

まず、入社予定者には、必要書類や手続きの流れを事前に明確に伝えます。オンライン面談やチャットツールを活用し、疑問点を解消できるようにしましょう。

次に、人事部内ではタスク管理ツールを使用し、各担当者の進捗状況を共有します。チェックリストを作成して、漏れなく対応できるようにするための工夫が必要です。タスクの見える化を行い、進捗の遅れを早期に発見し、迅速に対応するようにします。

【ケース別】入社手続きの注意点

入社手続きは、雇用する従業員の属性によって、注意すべき点が異なります。主な注意点について見ていきましょう。

障がい者を雇用する場合

従業員が一定数以上の企業は、身体・知的・精神障がい者の割合を法定雇用率以上にしなければなりません。

2024年4月より、民間企業の法定雇用率は2.5％に引き上げられ、従業員40人以上の企業は、障がい者を1人以上雇用する義務が生じます。この義務を怠ると、ハローワークによる行政指導の対象となるため、注意が必要です。

高齢者を雇用する場合

高齢者を雇用する場合は、65歳までの雇用確保措置を講じる必要があります。また、70歳までの就業機会の確保も努力義務となっています。

雇用にあたっては、健康状態の変化に配慮し、定期的な健康診断の実施をするようにしましょう。また、体力的な負担を軽減できる業務内容への調整や高齢者の知識や経験を活かせる業務に配置転換するなど、個々の状況に応じた配慮が重要です。

外国人を雇用する場合

外国人雇用の際は、在留資格を確認し、業務内容が在留資格の範囲内であることを厳守する必要があります。さらに、国籍や出自に基づく差別は法律で禁止されており、給与条件などでの不当な扱いは許されません。

また、宗教上の理由で食べられない物があったり、お祈りが必要であったりします。こうした文化や価値観の違いを理解し、お互いに尊重する姿勢を持つことが、円滑な職場環境を築くために重要です。

入社手続きにまつわるトラブルと対応方法

入社手続きは、時には予期せぬトラブルが発生することもあります。ここでは、よくあるトラブルとその対応方法について解説します。

雇用保険被保険者証書を紛失した、被保険者番号が不明

雇用保険被保険者証を紛失した、または被保険者番号が不明な場合であっても、再発行が可能です。再発行は、原則従業員本人によって行いますが、会社が代理人となって申請することもできます。

発行方法は、ハローワークの窓口・インターネット・郵送・代理人の4つです。本人や代理人による窓口申請の場合、即日発行されます。インターネット申請は2〜3開庁日、郵送申請は1〜2週間程度かかるため、急ぎの場合は窓口申請がよいでしょう。

基礎年金番号が不明

基礎年金番号が不明な場合は、再発行の手続きが必要です。再発行の手続き先は、以下のとおり加入種別によって異なります。

手続きには本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証など）が必要です。委任状がある場合は、会社が代理人となって手続きすることも可能です。

なお、市区町村の窓口で手続きすると1〜3ヶ月程度かかる場合もあるため、急ぐ場合は直接年金事務所での手続きを検討しましょう。

マイナンバーの提供を拒否された

従業員がマイナンバーの提出をためらう状況も想定されます。企業側には、法令に基づき従業員にマイナンバーの提供を求める義務があります。したがって、まずはマイナンバーが必要となる根拠や、その使用目的を従業員にわかりやすく説明し、理解を得るよう努めましょう。

それでもなお提出を拒否される場合には、そのやり取りを詳細に記録しておくようにしましょう。記録を残すことで、企業が法令遵守に努めた証拠となります。

結果的にマイナンバーが提供されない場合には、マイナンバー欄が空欄のまま書類を提出することもやむを得ません。その際は、書類にマイナンバーが記載できない事情を明記するようにしましょう。

入社手続きを円滑に進め、新戦力を温かく迎え入れよう

入社手続きは、新入社員がスムーズに組織に溶け込むための第一歩です。手続きは多岐にわたりますが、計画的なスケジュール管理やデジタルツールの活用、そして何よりも丁寧なコミュニケーションを心がけることで、入社手続きを効率的に進められます。新入社員を温かく迎え入れることで、ともに成長し強い組織を築いていきましょう。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。

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