更新日 : 2024年7月19日

自己紹介シートとは？作成方法や活用場面を紹介

就活中や会社へ入社したとき、営業に携わる場合などに自己紹介シートというものを作成することがあります。では、自己紹介シートは、どういった目的で使用するのでしょうか？

今回は、自己紹介シートの作成方法や作成するメリット、作成するうえで気をつけたいポイントについて解説します。

自己紹介シートとは
- 自己紹介シートと名刺の違い
自己紹介シートはどういった場面で使用する？
自己紹介シートを作成するメリット
自己紹介シートの作成方法
- 自己紹介シートを活用する場面・目的を決める
- 自己紹介シートに記載する項目を決める
自己紹介シートに記載する一般的な項目
自己紹介シートの作成ポイント
ポイントを押さえて魅力的な自己紹介シートを完成させよう

自己紹介シートとは

自己紹介シートとは、初めて会う社内外の人に自分の性格やスキル、経歴などを知ってもらうためのシートです。ビジネス以外の用途では「自己紹介カード」と呼ばれることもあります。自己紹介シートを使えば、会話で自身の情報を伝えるよりも効果的に自分のことをアピール可能です。

自己紹介シートには、顔写真や氏名、生年月日などの基本情報のほか、趣味や特技、メッセージなどを記載します。自己紹介シートの作成者がどういった人なのかが、読み手に伝わるように記載することが重要です。

また、自己紹介シートと似たものに名刺があります。以下では、自己紹介シートと名刺の違いについて解説します。

自己紹介シートと名刺の違い

自己紹介シートと名刺の相違点は、用途にあります。それぞれに記載されている情報は以下のとおりです。

名刺に記載されている情報：会社名、所属部署、自分の名前、会社の住所、電話番号、連絡先（電話番号、メールアドレス）など

自己紹介シート：名刺に記載されている情報＋その人の人となりや能力が分かる情報（趣味、特技、スキル、自身の強みなど）

名刺が主に連絡先を交換するために使用するのに対し、自己紹介シートは連絡先や所属企業といった属性情報と自己PRに繋がる情報を相手へ伝えることが目的です。

自己紹介シートはどういった場面で使用する？

自己紹介シートを実際に使用するシーンを見ていきましょう。主に、ビジネスパーソンが自己紹介シートを活用するシーンは、以下のとおりです。

新入社員が、社内向けに自己紹介するとき
新規顧客への営業時に、自社・自分の強みを伝えるとき
セミナーやイベントで自己紹介をするとき

自己紹介シートを作成するメリット

自己紹介シートを作成するメリットは、以下の4点です。

自己アピールに活用できる
会話の話題として使用できる
相手への印象付けができる
プレゼン能力の向上に繋がる

メリットを理解したうえで、しっかり自分をアピールできるようになりましょう。

自己アピールに活用できる

作成した自己紹介シートは、自己アピールに活用できます。自己紹介シートには強みや経験、スキルなどを詳細に書けるため、自分をアピールするために適したツールです。

なかには、口頭での自己紹介を苦手としておりうまくしゃべれなかったり、伝えるべき要点を飛ばしてしまったりしてしまう人も多いでしょう。そのようなとき、自己紹介シートとして文書にまとめておけば、自分の魅力をしっかりと相手に伝えられるようになります。

会話の話題として使用できる

自己紹介シートには特技や趣味など、自分の人となりを表す情報も掲載します。そのため、会話の話題としても使用できる点は、自己紹介シートを作成するメリットのひとつです。

たとえば、共通の趣味を持つ社員と趣味の話題で盛り上がれることもあるでしょう。また、部署を横断したプロジェクトや会議の場などでも、初めて会う他社員と会話するきっかけにもなりえます。

近年は働き方の多様化にともない、オンラインでのミーティングが増えているため、コミュニケーションが希薄になりつつあります。そういった場合でも、自己紹介シートの情報を雑談のネタにすることで、コミュニケーションの促進が図れるでしょう。

また、自己紹介シートを営業ツールとして活用する場合も、アイスブレイクのネタとして使えるため、商談をスムーズに進めることが期待できます。

相手への印象付けができる

人は面識のない相手に対して、どうしても不信感を抱きやすいものです。そのようなときに、自己紹介シートを活用すれば自身のことを相手へ印象づけるきっかけになります。

たとえば、営業ツールとして使用する場合、営業は会社の顔です。そのため、その個人を見て、今後付き合いをしていくかどうかの判断材料になります。自己紹介シートを持参して営業先に訪問すれば、人となりを簡単に伝えられて、相手の警戒心を解く役割を担ってくれるでしょう。

また、自己紹介シートを作成してデータとして残しておけば、社内で共有できます。社外に向けても、事前にデータを送っておけば相手のスケジュールにあわせてチェックしてもらえるでしょう。自己紹介シートを作成しておけば、社内外問わず自分のことを相手に理解してもらいやすくなる点は、メリットです。

プレゼン能力の向上に繋がる

自己紹介シートを作成する際は、誰に向けてアピールするのか決め、経歴の洗い直しを行って経歴をストーリーとしてつなげていきます。さらに、情報が伝わりやすいように客観的視点を意識したシート作りが欠かせません。

また、必要な内容や伝えたい内容をあらかじめ記入できるため、口頭で伝えるのが苦手な人でも、自己紹介をスムーズに行うことが可能です。

一連のフローを経ることで、自己紹介シートで伝えたい内容を自分の中で整理でき、相手へ伝える練習ができるため、プレゼン能力の向上にも役立ちます。

自己紹介シートの作成方法

自己紹介シートの作成方法について見ていきましょう。作成する際に行いたいのは、以下の2点です。

自己紹介シートを活用する場面・目的を決める
自己紹介シートに記載する項目を決める

それぞれポイントを、詳しく見ていきましょう。

自己紹介シートを活用する場面・目的を決める

まずは、自己紹介シートを作成する目的や活用シーンを明確化しましょう。目的や活用シーンに応じて、盛り込む項目が変わってくるためです。

たとえば、社内向けに自分のことを知ってもらう目的で作成する場合には、名前や出身地、経歴、趣味、会社で成し遂げたいことなど、よりパーソナルな情報を記載するとよいでしょう。

一方、営業資料で使用するためであれば、ビジネス上の強みやこれまでの実績を中心に自己紹介シートを作成します。

目的が不明確だと、相手にとって必要な情報が網羅されない恐れがあるため、事前に誰に何を伝えたいのかを決めてから、自己紹介シートの作成に取り掛かりましょう。

自己紹介シートに記載する項目を決める

目的を定めたら、用途に応じた項目を決めます。一般的に盛り込むことの多い主な項目は、次のとおりです。

氏名
所属（企業・部署）
連絡先
生年月日
出身地
経歴（出身校）
趣味・特技・好きなこと
資格
自己PR・メッセージ　など

営業資料として使う場合には、自社の強みや自社製品・サービスの特徴を記載してもよいでしょう。

自己紹介シートに記載する一般的な項目

自己紹介シートに記載する一般的な項目を紹介します。

名前・経歴

名前では、自分の氏名を書きます。フルネームで、どう読むのか振り仮名をつけましょう。出身地も入れておくと、初対面での会話のきっかけになります。

経歴では、出身大学・学部や前職の経験などを記載してください。出身大学は話のネタとしてつながりやすいため、記載しておきましょう。また、学部や専攻もあわせて記載しておけば、今後の仕事に繋がる可能性もあります。

趣味や特技など個性の分かる内容

趣味や特技など個性の分かる内容も、会話のネタとして有効です。趣味やマイブーム、特技、入社理由などを書いていけば、自分がどういう人間で、どのような思いで入社したのかをアピールできます。

夢・将来のビジョン

最後に夢や将来のビジョン、抱負を記載しましょう。これから会社でどうなりたいのか、何をしたいのかをアピールし、熱意を伝えることで周りに好感を持ってもらえます。

自己紹介シートの作成ポイント

最後に、自己紹介シートを作成する際のポイントを4つ紹介します。

一般的に使用されているテンプレートを使用する

自己紹介シートを作る際は、テンプレートの活用がおすすめです。テンプレートを使用することで、見やすいデザイン・レイアウトを簡単に決定できます。

自己紹介シートのテンプレートは、WordやPowerPointなどのソフトにも多数用意されています。また、Webサイトからも、さまざまなテンプレートを入手可能です。

掲載する情報は必要最低限に留める

自己紹介シートを作成するにあたって、盛り込む項目に厳密な決まりはありません。そのため多くの情報を記載したくなりますが、掲載する情報は必要最低限に留めるようにしましょう。

必要な情報だけ、要点を絞って記入すると、整理された内容になって相手にとっても読みやすい自己紹介シートに仕上がります。

文章は短めにする

文章をなるべく短く書くことは重要です。一文が長すぎたり、冗長な表現を多用したりすると、相手に意図した内容が伝わりません。

シンプルに記載し、相手に正確に伝えることを意識するようにしましょう。

見やすいデザインを意識する

魅力的な自己紹介シートにするためには、中身だけでなく、見やすいデザインを意識することも大切です。

ごちゃごちゃしたレイアウトだと、相手の読む気を減退させます。文字のサイズや余白の取り方を工夫し、すっきりと見やすいデザインを意識しましょう。デザインが苦手な人は、テンプレートの使用がおすすめです。

ポイントを押さえて魅力的な自己紹介シートを完成させよう

自己紹介シートとは、初めて会う社内外の人に自分の性格やスキル、経歴などを知ってもらうためのシートです。自己紹介シートを使えば、会話よりも自分のことを効果的にアピールできます。

自己紹介シートを作成する際には、活用場面や目的を決め、利用シーンに応じた項目を盛り込むようにしましょう。一般的には、名前・経歴や趣味・特技、夢・将来のビジョンを盛り込みます。ただし、あれもこれも伝えたいからと盛り込みすぎるのは禁物です。掲載する情報は必要最低限に留め、短い文章や見やすいデザインを意識して、魅力的な自己紹介シートを完成させましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。