更新日 : 2024年12月13日

休職時の診断書のもらい方！期間は？もらえない場合の対応は？

休職を申請する際には医師が作成した診断書の提出を求められるケースもあります。「診断書をもらってきてください」と言われても、どうすればいいかわからず戸惑う方もいらっしゃるでしょう。この記事では、休職時に診断書をもらう方法や必要な期間、診断書がもらえない場合の対応策を詳しくご紹介します。

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休職時には診断書が必要？
- 休職診断書に記載される主な事項
- 休職診断書を書いてもらう重要性
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休職するときの診断書のもらい方の流れ
休職するときの診断書について、よくある質問
人事労務担当者が休職診断書を受け取った際の流れ
休職時の産業医面談は必須？
- そもそも産業医面談とは？
- 産業医の意見書と主治医の診断書の違いは？

休職時には診断書が必要？

健康保険の傷病手当金や労災保険の休業補償給付の支給請求書では、様式に医師の証明欄があり、別途、診断書は必要としません。

一方で、社内の制度として休職する際には就業規則に基づいて診断書の提出を求める事業所は少なくありません。実際にうつ病をはじめとした精神障害など、支給決定の判断に詳細な情報が求められる場合は、診断書の提出が必要となることがあります。ここでは、以下では休職時の診断書に記載される事項と診断書の重要性についてご説明します。

休職診断書に記載される主な事項

休職診断書には休職の必要性を証明するために重要事項が記載されます。まずは休職する従業員の氏名や生年月日などの基本的な個人情報が記載されます。診断名や病状についての詳細な説明が記載され、具体的にどのような理由で休職が必要なのかが明示されます。

さらに、休職が必要な期間も重要な記載事項です。休職期間は医師の判断に基づき、必要な療養期間や治療の進行状況に応じて決定されます。また、休職する従業員の復帰をサポートするために、会社から治療計画や復職の見通しについても記載を求められることがあります。しっかりと休職して体調を回復させ、職場復帰するためにも、休職診断書の内容は正確であるべきです。

休職診断書を書いてもらう重要性

休職診断書は、従業員が健康上の理由で一時的に仕事を離れる際に非常に重要な役割を果たします。診断書は職場に対して、休職の正当性を証明する公式な文書です。診断書によって従業員は欠勤として扱われず、正当な理由で休職していることが明確になります。

さらに診断書は労務管理の観点からも重要です。会社は従業員の健康状態を把握し、適切な対応を行うための指針として診断書を参考にします。休職期間の設定や復職後の業務調整などを行う必要があるからです。

また、休職診断書は従業員自身にとっても精神的な安心感を与えます。医師による診断書があることで休職中の待遇や社会保険の適用が保証され、不安の軽減にもつながるでしょう。

法的な保護の観点からも休職診断書は不可欠です。診断書があれば労働基準法や企業の就業規則に基づく権利を適切に行使できるため、ご自身の立場を守るためにも重要です。

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休職するときの診断書のもらい方の流れ

以下では休職するときの診断書のもらい方の流れを説明します。

1.受診予約を取る

まず休職のために診断書をもらうには、かかりつけの医師や専門の医療機関に受診の予約を取ります。症状が急を要する場合や予約が難しい場合は、早めの相談がおすすめです。

2.医師との相談

診断書を作成してもらうためには医師の診察が必要です。医師は状況を把握したうえで、診断書が必要かどうかを判断します。診断書が必要とされた場合、医師が作成してくれます。

3.診断書の発行

医師が診断書を発行します。そこに記載される主な内容は、病名・症状・休職が必要な理由・期間などです。発行までに数日かかることもあるので、期間に余裕を持って依頼しましょう。

4.診断書の受け取り

完成した診断書を医療機関から受け取ります。通院が困難である場合、郵送にも対応してくれるでしょう。診断書が手元に届いたら、必要事項が記載されているかなど確認してください。

5.職場への提出

受け取った診断書を職場に提出します。上司や人事担当者に直接手渡すか、会社ごとの所定の手続きに従いましょう。診断書は休職の正当な理由を示すための重要な書類なので、大切に取り扱ってください。

休職するときの診断書について、よくある質問

休職時の診断書に関して、よくある質問とその回答をQ&A形式でご紹介します。診断書の発行方法や内容、提出についての注意点などに対して理解を深めていただけます。

休職診断書の料金は？

休職診断書の発行にかかる費用は医療機関や診療科によってさまざま。なぜなら、診断書の料金は健康保険の適用外で、医療機関が自由に決められるからです。

診断書の料金の相場としては1,000～3,000円程度が多く、医療機関によって差があります。多くの場合、診察料と診断書の作成料が別々に発生。

診察料は通常1回の診察にかかる費用で、診断書の作成料が追加で発生します。具体的な料金は受診する医療機関の規定によるため、事前に確認したほうがよいでしょう。

休職診断書の期間はどれくらいにしてもらうべき？

休職診断書に記載される期間は医師の診断に基づき設定されます。具体的には症状の程度や治療の進行状況を考慮して、適切な療養期間が決定。一般的には最初に1～3か月程度の期間を設定されることが多いでしょう。状況によっては短期間の診断書で様子を見ながら、必要に応じて期間を延長することもあります。

診断書の期間を設定する際には、医師と相談しながら、ご自身の体調や治療計画に合わせて判断しましょう。

休職診断書の日付はさかのぼって書いてもらえる？

一般的には休職診断書の日付をさかのぼって書いてもらうことは難しいものです。医師は診断書を発行する際に、その時点での診察結果や症状を基に作成するため、過去の日付での発行は医師の倫理規定に反する可能性があるからです。

ただし、かかりつけ医で過去の診察記録や治療記録が残っていれば、日付をさかのぼって診断書を発行してもらえる場合もあります。この場合は具体的な理由や状況を詳しく説明し、医師に相談することが必要です。

休職診断書がもらえないことはある？もらえない場合はどうすればいい？

特定の状況や症状が明確でない場合、休職診断書がもらえないことがあります。例えば、医師が診断書を発行するに足る根拠が見られないときは診断書が発行されません。

診断書がもらえない場合には、他の医療機関でセカンドオピニオンを求めることが有効です。異なる医師の見解を聞くことによって、診断書の発行が可能になることもあります。

また、診断書がもらえない場合は会社の人事労務担当者と相談し、他の証明方法や対応策を検討することも重要です。例えば、健康診断の結果や過去の診療記録を提供することで、休職の正当性を説明できるかもしれません。

人事労務担当者が休職診断書を受け取った際の流れ

ここからは人事労務担当者が休職診断書を受け取るときの手続きの流れを解説します。

1.従業員からの休職意思確認

まず、従業員が休職したいという意思を示したときは、その意思を正確に確認します。従業員と休職理由や状況についてヒアリング・話し合いをし、必要なサポートを提供するための初期対応を行います。

2.休職診断書の受け取りと確認

人事労務担当者が休職診断書を受け取ったら、その内容を確認します。従業員の氏名・診断名・休職期間・医師の署名と押印が含まれていることをチェックしましょう。不備があれば速やかに本人または医療機関に修正を依頼します。

3.休職手続きの開始

診断書の内容を確認して不備がなければ、会社の規定に従って休職手続きを開始。会社によっては休職届の提出を求める場合もあります。従業員が休職に入る前に、休職中の連絡方法や報告のルールを明確に伝えましょう。

4.従業員の業務引き継ぎ

休職が決定したら、その従業員の業務を他の従業員に引き継ぐ手配を行います。所属部署の管理職などと連携し、引き継ぎが円滑に進むよう、必要な資料や情報を整理し、関係者に共有します。

5.休職期間中のフォローアップ

休職期間中は、従業員の同意を得たうえで、必要に応じて健康状態の確認や復職支援の準備を進めます。本人の回復状況に応じて、復職のタイミングや条件を適宜調整し柔軟な対応が必要です。

6.復職準備と手続き

休職が終了する際には、復職に向けた準備を行います。会社の規定に基づき、必要に応じて医師の診断書や復職届の提出を求めます。復職後の業務内容や勤務条件の調整を行い、従業員がスムーズに職場に戻れるようサポートしましょう。

休職時の産業医面談は必須？

企業側から見た場合、休職時の産業医面談は従業員の健康状態を正確に把握し、適切な対応をするために重要です。産業医による面談は、長時間労働者への面接指導やストレスチェック結果に基づく面談など、一部の状況では労働安全衛生法に基づき義務化される場合があります。また、一般的な職場でも産業医面談の実施は従業員の安全と健康管理を徹底するために推奨されています。

そもそも産業医面談とは？

産業医面談とは企業が従業員の健康管理を目的として行う医療面談です。産業医とは、その会社の労働環境や業務内容に精通した医師のことで、従業員の健康状態を評価し、必要な対策を講じることが役目です。ただし、産業医を選任する必要があるかどうかは、会社の規模や業種により異なります。産業医がいない職場もありますので、ご注意ください。

面談では従業員の体調や精神状態、職場環境の影響について詳しく話し合います。面談により、従業員が安心して働ける環境を整えるためのアドバイスや改善策が提供されます。特に長期間の休職や復職の際には、従業員の健康と業務の円滑な進行をサポートする必要があり、産業医面談が重要です。企業は産業医面談を通じて、従業員の健康維持と職場環境の改善を図れます。

産業医の意見書と主治医の診断書の違いは？

産業医の意見書と主治医の診断書は、内容や目的が異なります。主治医の診断書は患者の健康状態や診断結果、治療方針を記載し、休職の必要性を証明するための文書です。主に患者の健康管理と治療を目的として作成されます。

一方で産業医の意見書は、従業員の健康状態を職場環境や業務内容に関連付けて評価します。産業医は労働環境に精通しており、職場復帰の可否や必要な職場改善策についての意見を提供することが役目です。意見書には従業員の健康状態に基づく職場での配慮事項や復職プランが含まれます。

主治医の診断書が個人の治療と休職を目的とするのに対し、産業医の意見書は労働環境の調整と職場復帰の支援が目的です。企業は双方を総合的に利用し、従業員の健康と業務のバランスを保つために対応しましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。