• 更新日 : 2023年10月6日

内定とは？採用や内々定との違いは？内定後の流れも解説

内定とは労働契約が成立して入社が決定することを意味します。しかし、内定は辞退することもでき、もらったら必ずその企業に入社しなければならないわけではありません。また場合によっては企業から内定を取り消されることもあるでしょう。この記事では内定後の手続きや流れ、辞退する場合や取り消しについてなど、内定の概要を解説します。

内定とは？

内定とは人事が公に発表する前に内々で採用が決まることを指す言葉です。まず企業が求職者に採用する意思を示す採用通知書を送り、その後求職者が入社の誓約をする内定承諾書を企業に提出することでお互いの意思を確認します。内定は企業と求職者の双方の承諾を得て成立するもので、企業が最終面接後に合格を告げたときではなく、求職者が内定承諾書にサインをして提出し、労働契約が成立して入社が決定したときに内定が決まるのです。

内々定との違い

内々定は内定を出すことを企業から口頭やメールで伝えられることで、労働契約が成立している内定と異なり、内々定は労働契約が成立していません。そのため法的拘束力もなく、企業も求職者も簡単に取り消すことができます。しかし、不当で一方的な取り消しはイメージを損ねるので、通常は企業が内々定を簡単に取り消すことはありません。

採用との違い

内定と採用は、企業と求職者の双方で入社する意思を確認できているかどうかという違いがあります。採用は「求職者が選考を通過して合格したので雇用したい」という企業の意思を、採用通知書を送ることで求職者に伝えた状態です。

一方内定は求職者に雇用したい意思を伝えた後、求職者が入社する意思を企業に伝え、入社することを正式に約束した状態を指します。

採用は労働契約が成立する前の状態を指しますが、内定は求職者の入社する意思と企業の雇用する意思をお互いが確認するため、労働契約が成立して法的拘束力が生じるのです。

内定制度はなぜある？

内定制度は採用する予定の求職者が給与額や仕事内容、勤務時間などの雇用条件を再確認して入社するか内定を辞退するか決めるなど、労働契約を成立させる前に求職者が事前準備をするための期間を確保することが目的です。

労働契約が成立して法的拘束力が生じてから求職者の気が変わって入社してもらえなくなると、内定者研修の費用や備品代が無駄になってしまうなど様々なトラブルのもととなります。そのため内定制度には、事前準備の期間を設けて入社するかをしっかりと判断してもらい、トラブルを避けるという狙いがあるのです。

内定した際にもらえる「内定通知書」とは

内定通知書とは全ての選考に合格した求職者に内定を通知する書類です。電話やメールでの内定通知の後に送られるので、口約束ではなく法的な効力がある書類で採用を約束されます。なお内定通知書を発行するのは義務ではないため、そもそも発行していない企業もあり、その場合は事前に伝えられることが多いです。最終面接でのやり取りをしっかりと覚えておきましょう。

内定通知書に関する企業側の手続き

内定通知書を送り、承諾を得ると正式に労働契約が成立するので採用はほぼ確実です。内定通知書は法律で送ることが定められているわけではないので、あくまで企業と求職者の間のトラブルを未然に防ぐために作成します。応募へのお礼・採用が内定したこと・返送書類について・入社予定日・担当者の連絡先・会社印のような情報を記載するのが望ましいです。特に担当者の情報と、会社が発行した正式な書類であることを示す会社印は欠かせません。

さらに、内定通知書を送る際には内定承諾書と労働条件通知書を同封するのが一般的です。

内定承諾書の送付は内定通知書と同様に義務ではありませんが、内定承諾書は求職者からの内定通知書への返事であり、求職者の入社の意思を知るために必要になります。

また労働条件通知書に関しては、労働基準法第15条第1項に「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」と規定されているので、内定通知書と内定承諾書を送付して労働契約を締結する際は同封しなければなりません。内定承諾書と合わせてこの書類を送ることで、入社の意思を確認すると同時に労働条件への合意も得られます。

参考：採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。｜厚生労働省

内定通知書に関する内定者側の手続き

一般的に内定通知書は郵送か手渡しで通知されますが、メールで通知する企業、そもそも発行していない企業もあります。さらに、すぐ郵送する企業や1〜2週間経ってから郵送する企業、手渡しの日時を決める企業など送られてくる時期も様々です。企業がどのような形をとるのか把握しておきましょう。

内定通知書が届いたら、まずは書類に書かれた労働条件に目を通します。入社日と契約期間、転勤の有無、部署、給与とその支払方法、休日数などを確認しましょう。他にも気になった部分があればしっかりと確認し、相違がなければ同封して送られてくる内定承諾書にサインをして、お礼状を添えて返送します。内定承諾書が受領されたとき、雇用契約が成立するのです。

内定が決まった後の流れ

企業によっては内定が決まると、企業が内定書を・内定者が承諾書を渡す内定式という行事を行うことがあるかもしれません。内定式を行わない場合は、内定通知書や内定承諾書などの書類を主に郵送でやり取りします。その後雇用契約を結び、入社日を調整して出社するというのが主な流れです。

あるところは内定式がある

内定式とは企業が内定書を、内定者が承諾書を渡すのが目的です。事務手続きがあるので筆記用具や印鑑を持っていく必要があります。また企業によっては懇親会を兼ねていることもあるので、自己紹介や今後の抱負、入社後のビジョンなどをあらかじめ考えておきましょう。

内定通知書の送付・受領

内定通知書が送られてきたら、まず労働条件を隅々まで確認し、内容に問題がなければ内定承諾書にサインをして返送します。その際にはお礼状も添えましょう。内定のお礼状の構成は「拝啓」などの頭語から始め、時候の挨拶・内定のお礼・今後の抱負を書き、「敬具」などの結語で締めくくると決まっています。最後にお礼状を書いた日付・氏名・宛名を書き、作成完了です。あくまでお礼を伝えることが目的のため、抱負は簡潔にまとめるのが望ましいでしょう。また頭語と結語はペアになっているので、ずれが生じていないかをしっかりと確認することも大切です。

雇用契約書の取り結び

雇用契約の取り結びのタイミングは企業によって様々です。企業に内定承諾書が届いた時点で契約締結としたり、企業が内定承諾書を受け取ったうえで、さらに雇用契約書にサインをしたりします。契約を締結すると、企業側も採用にストップをかけたり備品を準備したりと入社してくる内定者のために準備を始めるでしょう。そのため、内定承諾書を送ったり雇用契約書にサインをしてから内定を辞退するのは企業にとって非常に迷惑がかかってしまいます。入社する意思をしっかりと固めてから契約を結びましょう。

入社日の調整

面接の際にいつ頃から働き始めることができるかを問われることが多いため、内定通知の際にはそのときに伝えた日を踏まえて入社日を決められる場合が多いです。内定通知後に入社日を調整することも可能ではあるものの、予め伝えていた時期とかけ離れていると企業からの印象が悪くなるので注意しましょう。

入社・出社

初出社日は集合予定時刻の30分前に到着していると安心です。トイレや身だしなみのチェックも済ませられますし、集合場所を間違えていても取り返しがつきます。また、メモを取るための筆記用具とメモ帳を必ず持参しましょう。

初日は挨拶回りをすることが多いので、自己紹介文を予め考えておくのがおすすめです。初日は昼食を持参せず、周りの社員がどのように昼食をとっているのか観察したり、社員に昼食について尋ねてみたりするのも良いでしょう。周辺にあるおすすめのお店を紹介してもらうなど、会話の糸口になるかもしれません。

内定後に内定辞退はしてよい？

内定をもらっても必ずその企業に入社しなければならないわけではなく、内定を辞退することが可能です。その場合は内定承諾書を返送せず、辞退することをまずは電話で伝えます。電話をする際はお昼時と出社や退社間際の時間帯は避けましょう。担当者が不在だった場合はメールで改めて内定辞退の連絡をします。通知されたらできるだけ早く、遅くても1週間以内に連絡をするよう心がけてください。

内定辞退の連絡の際は、まず内定通知のお礼の言葉を述べたうえで辞退したいとはっきりと伝えることが大切です。選考で相手に手間をかけさせたことへのお詫びも伝えましょう。

辞退の理由はしっかりと考えておくと安心ですが、詳しく聞かれない限りは具体的に伝えなくても構いません。しかし家庭の事情などで状況が変わってやむを得ず辞退する場合は、その企業で働ける状況になったときに再び応募することができるように、事情を話して機会があればまた選考してほしいと前向きな言葉を伝えておきましょう。

内定後に取り消しはある？理由なしにゆるされる？

内定取り消しは解雇に相当するため、正当な理由がなければ内定取り消しは無効になります。内定取り消しが許されるのはどのようなケースかをしっかりと把握し、もし内定取り消しの連絡を受けたら速やかに企業に理由を確認しましょう。

参考：労働契約法(◆平成19年12月05日法律第128号)｜厚生労働省

内定取り消しがゆるされるケース

まず企業に伝えられていたのが虚偽の経歴だった場合は、内定取り消しが認められることが多いでしょう。学歴や職歴だけでなく、犯罪歴や病歴の詐称も内定を取り消すことが可能です。しかし、病気や犯罪の程度によっては認められない場合もあります。

怪我や病気によって仕事ができなくなった場合も内定取り消しを認められることが多いです。しかし、会社内の別のポジションでの業務が可能な場合や仕事に支障がない程度のもの、事前に健康状態を知っていて内定を出した場合は内定取り消しができない可能性があります。

会社の財政難により、人員削減のために整理解雇が必要な場合も内定取り消しが認められることがあります。しかし会社都合の解雇であるため、本当に人員を削減しなくてはならないほどの財政難なのか、希望退職者を募集するなど解雇以外の手段で人員削減をする努力をしているか、経営者個人の好き嫌いによる人選をしていないかなどを慎重に判断されたうえで整理解雇が認められるかどうかが決まるのです。また雇うつもりだった新卒が、単位が足りずに卒業できなかった場合も内定取り消しが認められます。

内定取り消しが許されないケース

個人情報保護法の第23条では、第三者は原則として本人の同意を得ずに個人情報を提供してはならないことが規定されています。そのため、本人の同意を得ずに違法な調査を行って経歴詐称が発覚しても内定取り消しができないことがあるかもしれません。リファレンスチェックを行う場合はしっかりと本人の同意を得ましょう。

また国籍や支持政党などの信条、障害などについて詐称していたものの、それが業務に影響を及ぼさないのであれば内定取り消しができません。これらは「配慮個人情報」に該当し、調査すること自体が違法となる可能性が高いので注意しましょう。

参考：個人情報の保護に関する法律｜厚生労働省

参考：「要配慮個人情報」とはどのようなものを指しますか。また「要配慮個人情報」にかかる留意点は何でしょうか。 ｜個人情報保護委員会

内定は労働契約が成立すること

内定は労働契約が成立して入社が決まることを指します。内定者が内定承諾書を送らずに内定を辞退することはできますが、送ってから辞退するのは避けましょう。また企業側も一度内定を出すとよほどの理由がない限り取り消すことはできません。内定は契約を締結することだと企業と内定者の双方がしっかりと意識し、無責任な振る舞いで相手に迷惑をかけてトラブルにならないように心がけることが大切です。

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