- 更新日 : 2024年8月29日
交通費申請書の書き方をテンプレートをもとに解説
出張や営業活動などに出向く際には、しばしば交通費の立て替えが生じます。立て替えた交通費を精算するために、交通費申請書の作成が必要となります。この記事では、交通費申請書の作成方法や記載事項などについて解説します。
目次
交通費を精算する流れや申請書の書き方
社員が業務のために立て替えた交通費の精算には、交通費申請書の作成が必要です。
具体的には、交通費を立て替えた社員が交通費申請書を直属の上司に提出し、承認をもらいます。その後、経理担当者からその適正が確認されると、経費として精算されることになります。精算のは1ヶ月ごとに行われることが多く、会社ごとに所定の様式が用意されていることが一般的です。
精算方法には小口現金と銀行振込があり、どの方法で精算するかは会社によって異なります。
交通費申請書を作成する際には、「〇〇線〇〇駅～〇〇線〇〇駅（〇〇駅乗換）往復」など乗り換えや往復に関する情報も記載が必要です。
また、複数のルートがある場合には利用金額を特定するのが困難になるため、金額も具体的に記載する必要があります。その際には、片道の金額を記載するとより正確です。
交通費申請書のテンプレート・ひな形（エクセル）
交通費申請書を作成する場合には、テンプレートやひな形を用意しておくと便利です。交通費申請書のテンプレートについては、以下のページを参照してください。
交通費申請書の記入例
交通費申請書には、以下の項目が必須となります。
- 氏名
- 日付
- 交通機関
- 利用区間
- 金額
- 利用目的
まず、氏名は誰の申請かを確認するために必要な事項です。
日付については、経費として認められるべきものか適正さを確認するために必要な情報です。同時に、税率の変動や料金の改定などがある場合に正確に情報を反映するためにも必要となります。
交通機関および利用区間については、具体的な路線名や駅名もしくは停留所名を記載する必要があります。
このほかにも、使用するテンプレートによっては以下のような項目が必要となる場合があります。
領収書欄
交通費を支払った際に領収書を受け取った場合は添付します。領収書欄に領収書を添付することで、より正確な情報を記載できます。
領収書は必ずしも求められるとは限りません。詳細は後述します。
片道/往復選択
さらに金額や交通機関の記載に際し、重要となるのが片道か往復かの選択です。
必ずしも行きと帰りで同一のルート、交通機関を利用するとは限りません。そのため、正確な情報を記載するために片道/往復の選択も踏まえつつ記載する必要があります。
明細
会社によっては「交通費請求明細書」として、取引先や利用した交通機関など詳細な情報を求められる様式を採用している場合があります。
様式をあらかじめ確認しておくと、交通費を立て替えるときにそろえるべき情報や資料がわかるので精算がスムーズになるでしょう。
交通費申請書に領収書の添付は必要か
税法上、交通費申請書について領収書の添付は必須とはされていません。
しかし、交通費の精算は正確に行われなければならず、実際に立て替えた金額よりも多く会社に請求することがあってはなりません。そのような事態を避けるためには、営業や出張で実際に利用した交通機関において作成された領収書を添付することが重要となります。
電車やバスなどの公共交通機関では、領収書はこちらから求めなければ発行されないことがほとんどです。また路線バスは会社によって領収書の発行方法が異なるため、購入する前に確認しておく必要があります。
近年はSuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用できる交通機関が増えています。交通系ICカードは利用明細が発行できるため、電車やバスを利用する場合は交通系ICカードによる支払いで統一しておくと便利です。
交通費の精算は会社のルールを事前に確認
交通費の精算は、交通費申請書を作成したうえで直属の上司の承認をもらい、経理のチェックを経て行われます。
その際に、交通費申請書には、氏名、日付、交通機関、利用区間、金額、利用目的を必ず記載しなければなりません。また、より正確に情報を反映するためにも領収書の添付が必要な場合があります。
交通費の精算にあたっては、様式や必要な資料など、会社によってルールが異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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