- 更新日 : 2024年3月27日
始末書の書き方は？社内や社長宛はどう書く？例文をもとに解説【テンプレート付き】
いざ始末書の提出が必要なシーンになっても、その書き方が分からないという方は多いのではないでしょうか。そこで本記事では、始末書を書く目的から始末書と顛末書・反省文の違い、始末書のテンプレート、社内向け・社長宛などさまざまなシチュエーション毎の例文を挙げて書き方を解説します。始末書作成の際にぜひ参考にしてみてください。
目次
始末書とは？
始末書を書く目的
始末書はミスやトラブルの原因を明らかにし、反省や謝罪の意を示して再発しないことを誓約する目的で作成する書類です。始末書を作成することで反省や再発防止の意識を向上させる効果があり、企業側としては従業員の処分の証拠としても使用することができます。
始末書を作成する主なシーン
- 紛失・破損をさせた時会社のお金を紛失してしまった時や備品・社用車などを破損してしまった時、業務内で誤って重要なデータを削除してしまった時など。反省・謝罪にあわせて同じミスを繰り返さないよう再発防止策を記載します。
- 大きなミス・トラブルがあった時取引先やクライアントに対して、大きなミスやトラブルが原因で迷惑をかけた時など。なぜミスやトラブルが起きてしまったのか事実を簡潔にまとめながら、謝罪の言葉を伝え、再発防止対策もあわせて記載しましょう。
- 就業規則を破った時出勤時間や退勤時間を故意に改ざんするなど、内容によっては懲戒処分や解雇の可能性もあります。また、会社のイメージを害するような行為に関しても始末書の提出が求められる場合があります。
- 寝坊による遅刻が重なる時寝坊による遅刻が繰り返された時も、始末書を作成して会社へ迷惑をかけたことに反省・謝罪をします。言い訳にならないよう原因を簡潔にまとめ、再発防止策とあわせて記載する必要があります。
始末書の強制力
始末書の提出を求める場合、会社側は従業員へ始末書の提出を強制することはできません。理由は、すべての人は憲法で内心の自由が保障されているため、反省や謝罪と言った内心を込めた始末書の提出の強制は、憲法で保障されている権利に反すると考えられるからです。そのため、従業員は始末書の提出を求められても拒否することができますし、それを就業規則違反として懲戒処分することもできません。
始末書と顛末書・反省文との違い
始末書と顛末書との違い
始末書と顛末書の大きな違いは記載内容です。始末書はミスやトラブルの経緯に加えて反省や謝罪の意、今後の再発防止策をまとめて記載するものです。一方、顛末書はミスやトラブルに対する一部始終の経緯を説明し、今後の再発防止策を示す報告書のような位置づけになります。これら書類について、会社でルールが設けられているケースも少なくありません。書類作成の際は社内規定に則って行うようにしましょう。
始末書と反省文との違い
始末書と反省文の大きな違いは作成するシーンと内容です。一般的に、反省文は始末書よりも軽微なミスやトラブルを起こした場合に提出します。そして、始末書には反省や謝罪の意に加えてミスやトラブルの経緯、今後の再発防止策を記載するのに対し、反省文はミスやトラブルについて自身の至らなかった点を顧みて改める気持ちのみを記載します。
始末書を書く際の注意点
提出期限
提出期限は主にミスやトラブルなどの事象のあった当日、または翌日に定められることが一般的です。しかし、始末書の提出期限は会社毎によってルールが異なるため、提出を求められた際に期限を確認するようにしましょう。始末書に記載するミスやトラブルの経緯や状況を鮮明に覚えている間に作成することで、より詳しい状況を記載することが可能になります。
押印
始末書を書いた際には自分の名前とともに押印をします。押印には自身の実印を使用しましょう。ビジネス文章で押印をするということは、押印をした人が書いた内容に責任を持つということになるうえ、会社とトラブルが起きた際に証拠となる場合もあります。そのため、必ずシャチハタ以外の印鑑を使用することはもちろん、押印をしてゆがみなどがひどい場合には書類を作成し直すことをおすすめします。
縦書き・横書き
便箋に手書きで書くなら縦書き、パソコンで作成するなら横書きが一般的とされています。本来始末書は和紙に筆で書くものであったと考えると、縦書き用の便箋にペンで書くのが丁寧な形になります。しかし、パソコンを使っての作成が認められている場合にはビジネス文章の書式をとるため横書きになります。そのため、始末書を作成する状況にあわせて縦書きか横書きかを決めましょう。
始末書を手書きで書くメリット
反省の気持ちを伝えることができる
始末書を手書きで書くメリットは、肉筆によって読み手に真摯な気持ちを伝えることができる点です。始末書にはミスやトラブルが起きた際に、その内容やミスやトラブルに対する反省や謝罪の気持ちをまとめて書きます。いずれも端的に記載することが求められるため、感情的な書き方はできません。心を込めて丁寧に書くことによって、反省や謝罪といった真摯な気持ちを文字で伝えることができます。
始末書の無料テンプレート・ひな型
表形式の汎用性のあるタイプの始末書のテンプレートを以下よりダウンロードいただけます。始末書を書く際に必要となる項目がすべて記載されているので、すべての項目に書き込むだけで始末書を書き上げることができます。
テンプレートに記載している項目は以下のとおりです。
- 提出日時
- 宛名（会社名・代表者名）
- 所属
- 社員番号
- 氏名
- 発生日時
- 状況内容
- 反省等
- 今後の防止策
- 備考
- 承認印（部長・所属長）
ケース別：始末書のテンプレート
始末書 – 遅刻
始末書 – 事故用
始末書 – 納期遅延用
始末書 – 紛失用
始末書の書き方
①状況内容
読み手がミスやトラブルの事象を理解しやすくするため「いつ・どこで・何が起こったのか」を明確に書きましょう。もちろん、懲罰を軽くすために偽って書くことはあってはなりません。ミスやトラブルの事実を時系列準に整理して、客観的に記載します。
②反省等
①の状況内容に対する自身の責任を認め、反省・謝罪の言葉を記載しましょう。反省の意が伝わる文章であれば、書類の隅から隅まで埋める必要はありません。文字の多さよりも起こしてしまったミスやトラブルについて反省・謝罪の気持ちを込めて書くことが重要です。
③今後の防止策
最後に再発させないための防止策を記載しましょう。今後の防止策は具体性が高いほど内容が読み手に伝わりやすくなり、反省の気持ちも伝わります。再発させないようにどこまで深堀りしたかは、どれだけミスやトラブルと真摯に向き合ったかと比例するためです。
始末書の書き方・例文
社内の例文
※社内規則「パソコン使用規程」に違反して許可なくパソコンを自宅に持ち帰った場合
今後は二度と同様に違反を繰り返さないよう社員としての自覚を持ち、必要な時には上司の判断を仰ぐとともに、気を引き締めて業務に臨みます。失った信頼を回復できるよう誓約する証として始末書を提出させていただきます。
誠に申し訳ございませんでした。
社長宛の例文
社長宛の始末書の記載方法について特段規則はありません。しかし、書類の冒頭に記載する宛名は以下のように記載しましょう。
物品の紛失時の例文
私は令和〇年〇月〇日〇時頃、〇〇駅付近で〇〇を紛失し、〇〇課をはじめ、多くの部署の方に多大なるご迷惑をおかけいたしました。
令和〇年〇月〇日頃、〇〇のために〇〇を社外に持ち出しました。最初に〇〇で〇〇を使用した後、〇〇で使用しようとした際に紛失に気が付きました。その後、その日に立ち寄ったすべての場所に連絡をして探しましたが見つけることができませんでした。念のため、立ち寄り先管轄である〇〇警察署に遺失物の確認と遺失物届の提出を行いましたが、現在まで連絡がない状況です。
今回のことはすべて私の不注意によるものであり、弁解の余地もございません。深く反省するとともに、今回の不始末で会社へ多大なご迷惑をおかけしたことについて、改めてお詫び申し上げます。今後は二度と同じ事態を起こすことがないように、気持ちを引き締めて業務に臨むことを誓約する証として始末書を提出させていただきます。
誠に申し訳ございませんでした。
遅刻したときの例文
今後は一社会人としての自覚を持ち、気を引き締めて業務に臨みます。失った信頼を回復できるよう誓約する証として始末書を提出させていただきます。
誠に申し訳ございませんでした。
始末書は事実と反省の意を伝えることが大切
始末書を書く目的から類似書類との違い、始末書のテンプレート、例文をご紹介してきました。始末書を作成する際には端的な事実説明と反省・謝罪の意、再発防止策を誠意をもって記載することが重要です。いざという時には証拠として使用される文章のため、丁寧に作成しましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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