• 更新日 : 2024年10月21日

始末書の書き方とは?例文付き無料テンプレート35個以上!

始末書とは、仕事上の問題(ミス、トラブル、アクシデントなど)の発生から解決までの経緯にまつわる報告書です。始末書は、謝罪や反省の気持ちを表す点では反省文と似ており、事の経緯を記録する点では顛末書と似ています。

いざ始末書の提出が必要なシーンになっても、その書き方が分からないという方は多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、始末書を書く目的から始末書と顛末書・反省文の違い、始末書の無料テンプレート、社内向け・社長宛などさまざまなシチュエーション毎の例文を挙げて書き方を解説します。始末書作成の際にぜひ参考にしてみてください。

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目次

始末書とは?

始末書

始末書を書く目的

始末書はミスやトラブルの原因を明らかにし、反省や謝罪の意を示して再発しないことを誓約する目的で作成する書類です。始末書を作成することで反省や再発防止の意識を向上させる効果があり、企業側としては従業員の処分の証拠としても使用することができます。

始末書を作成する主なシーン

  • 紛失・破損をさせた時
    • 会社のお金を紛失してしまった時や備品・社用車などを破損してしまった時、業務中に誤って重要なデータを削除してしまった時など。反省・謝罪とあわせて同じミスを繰り返さないよう再発防止策を記載します。
  • 大きなミス・トラブルがあった時
    • 取引先やクライアントに対して、大きなミスやトラブルが原因で迷惑をかけた時など。なぜミスやトラブルが起きてしまったのか事実を簡潔にまとめながら、謝罪の言葉と再発防止対策を記載しましょう。
  • 就業規則を破った時
    • 出勤時間や退勤時間を故意に改ざんするなど、内容によっては懲戒処分や解雇の可能性もあります。また、会社のイメージを害するような行為に関しても始末書の提出が求められる場合があります。
  • 寝坊による遅刻が重なる時
    • 寝坊による遅刻が繰り返された時も、始末書を作成して会社へ迷惑をかけたことに反省・謝罪します。言い訳にならないように原因を簡潔にまとめ、再発防止策とあわせて記載する必要があります。

始末書の強制力

始末書の提出を求める場合、会社側は従業員へ始末書の提出を強制はできません。理由は、反省や謝罪と言った内心を込めた始末書の提出の強制は、憲法で保障されている内心の自由を奪うものと考えられるからです。そのため、従業員は始末書の提出を求められても拒否することができ、企業はそれを就業規則違反として懲戒処分できません。

始末書の無料テンプレート・ひな型

始末書の無料テンプレート・ひな型

表形式の汎用性のあるタイプの始末書のテンプレートを以下よりダウンロードいただけます。始末書を書く際に必要となる項目がすべて記載されているため、各項目を入力するだけで始末書を書き上げることができます。

テンプレートに記載している項目は以下のとおりです。

  • 提出日時
  • 宛名(会社名・代表者名)
  • 所属
  • 社員番号
  • 氏名
  • 発生日時
  • 状況内容
  • 反省等
  • 今後の防止策
  • 備考
  • 承認印(部長・所属長)

始末書の書き方

始末書の書き方・例文

すでにご説明したように、始末書は、謝罪や反省だけでなく、問題の発生から解決に至るまでのプロセスを記録する役割も担っています。

重要な案件であれば、次のステップに沿って時系列的に整理すると良いでしょう。

  • ステップ1 事実の確認
    • ① どんな問題が、いつどこで起こったのか
    • ② どんな被害が生じたか
    • ③ 当事者は誰なのか
  • ステップ2 原因の追究と課題の形成
    • ④ 問題発生の原因は何か
    • ⑤ 問題の解決に向けてどのように課題を整理したか
  • ステップ3 実行計画の策定と行動
    • ⑥ 課題解決のためにどんな実行計画を立てて行動したか
    • ⑦ 実際の行動を踏まえどのような計画修正があったか
  • ステップ4 実行計画の評価と再発防止策
    • ⑧ 問題はどのようにして解決できた
    • ⑨ これまでのプロセスを振り返ってどのように評価するか
    • ⑩ 再発防止策の策定

課題の重要度にもよりますが、問題の解決は、自分が一人で抱え込む仕事ではなく、上司や同僚と一緒に取り組むものです。①、②、③は当事者である自分で整理するものですが、④から⑩までは皆で考え、その内容は議事録やメモとして残されているはずです。始末書のために新たに書き起こすものは、そんなに多くはありません。

状況内容

まず、①・②・③のプロセスで最も重要なのは、問題として発生した事実を、客観的に俯瞰して書き留めることです。

このとき注意すべき点が2つあります。一つは、事実の取捨選択をしないことであり、二つ目は、事実の記録に原因を入れないことです。いずれも自分自身の主観的判断が入りがちなので、注意しましょう。

読み手がミスやトラブルの事象を理解しやすくするため「いつ・どこで・何が起こったのか」を明確に書きましょう。もちろん、懲罰を軽くするために偽って書くことはあってはなりません。ミスやトラブルの事実を時系列準に整理して、客観的に記載します。

反省等

①の状況内容に対する自身の責任を認め、反省・謝罪の言葉を記載しましょう。反省の意が伝わる文章であれば、書類の隅から隅まで埋める必要はありません。文字の多さよりも起こしてしまったミスやトラブルについて反省・謝罪の気持ちを込めて書くことが重要です。

今後の防止策

最後に再発させないための防止策を記載しましょう。今後の防止策は具体性が高いほど内容が読み手に伝わりやすくなり、反省の気持ちも伝わります。再発させないようにどこまで深堀りしたかは、どれだけミスやトラブルと真摯に向き合ったかと比例するためです。

事実の全容が明らかになったところで、次は問題発生の原因を探ります。そのためにはさまざまな方法が編み出されていますが、ここではロジックツリーを紹介しましょう。

ロジックツリーとは、問題をある切り口に従っていくつかの要素に分解し、さらにそれぞれの要素を分解するという思考を繰り返していくというものです。こうして問題という「幹」から要素という「枝葉」が次々と生えていくことになり、これを図に表すとツリー(木)のように見えるというわけです。

このとき重要なのが、あくまでも論理的に(ロジカルに)一段階ずつ着実に要素を明らかにしていくという点であり、論理性が欠けていると、単なるツリーにしかなりません。原因追究のためのロジックツリーは、「whyツリー」と呼ばれています。「問題が起こったのはなぜか」という切り口で原因を探っていくことにより、初めは抽象的だった課題が具体化され、始末書に書くべき内容がまとめやすくなるでしょう。

始末書を書く際の注意点

提出期限

提出期限は主にミスやトラブルなどの事象のあった当日、または翌日に定められることが一般的です。しかし、始末書の提出期限は会社毎によってルールが異なるため、提出を求められた際に期限を確認するようにしましょう。始末書に記載するミスやトラブルの経緯や状況を鮮明に覚えている間に作成することで、より詳しい状況を記載することが可能になります。

押印

始末書を書いた際には自分の名前とともに押印するのが一般的でした。ビジネス文章で押印をするということは、押印をした人が書いた内容に責任を持つとされていたためです。

しかし、行政手続きの押印廃止が進むとともに、一般企業でも同様の動きが広がっています。社内文章に押印は不要とする企業もあるため、勤務先のルールを確認して判断しましょう。

縦書き・横書き

便箋に手書きで書くなら縦書き、パソコンで作成するなら横書きが一般的とされています。本来始末書は和紙に筆で書くものであったと考えると、縦書き用の便箋にペンで書くのが丁寧な形です。

しかし、パソコンを使っての作成が認められている場合には、ビジネス文章の書式をとるため横書きで書きます。そのため、始末書を作成する状況にあわせて縦書きか横書きかを決めましょう。

始末書の書き方・例文

社内の例文

※社内規則「パソコン使用規程」に違反して許可なくパソコンを自宅に持ち帰った場合

私は令和〇年〇月〇日から〇日までの三日間に渡り、社内規定に反して会社の許可を得ることなく会社のパソコンを社外へ持ち出しました。業務上、作成の必要がある書類の提出締め切りが〇月〇日に迫っていた中、週末までに完成することができなったため、自宅で該当書類を完成させようとしたことが原因です。許可を得ずにパソコンを社外へ持ち出したことに弁解の余地はなく、深く反省申し上げます。また、会社や営業部へ多大なご迷惑をおかけしたこと誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。

今後は二度と同様に違反を繰り返さないよう社員としての自覚を持ち、必要な時には上司の判断を仰ぐとともに、気を引き締めて業務に臨みます。失った信頼を回復できるよう誓約する証として始末書を提出させていただきます。

誠に申し訳ございませんでした。

社長宛の例文

社長宛の始末書の記載方法について特段規則はありません。しかし、書類の冒頭に記載する宛名は以下のように記載しましょう。

株式会社〇〇〇〇代表取締役社長 〇〇 〇〇殿

物品の紛失時の例文

私は令和〇年〇月〇日〇時頃、〇〇駅付近で〇〇を紛失し、〇〇課をはじめ、多くの部署の方に多大なるご迷惑をおかけいたしました。

令和〇年〇月〇日頃、〇〇のために〇〇を社外に持ち出しました。最初に〇〇で〇〇を使用した後、〇〇で使用しようとした際に紛失に気が付きました。その後、その日に立ち寄ったすべての場所に連絡をして探しましたが見つけることができませんでした。念のため、立ち寄り先管轄である〇〇警察署に遺失物の確認と遺失物届の提出を行いましたが、現在まで連絡がない状況です。

今回のことはすべて私の不注意によるものであり、弁解の余地もございません。深く反省するとともに、今回の不始末で会社へ多大なご迷惑をおかけしたことについて、改めてお詫び申し上げます。今後は二度と同じ事態を起こすことがないように、気持ちを引き締めて業務に臨むことを誓約する証として始末書を提出させていただきます。

誠に申し訳ございませんでした。

遅刻したときの例文

私は〇月〇日から〇日の〇日間で〇日も始業時間に遅刻をいたしました。上司からはその都度、厳しく注意を受けたにもかかわらず遅刻を繰り返してしまいました。これは、私の自己管理が不足していたことによる行為であると自覚し、社会人としてあってはならないことであると考え、深く反省しております。二度と遅刻をすることがないように体調管理・自己管理を徹底し、業務に邁進する覚悟です。

今後は一社会人としての自覚を持ち、気を引き締めて業務に臨みます。失った信頼を回復できるよう誓約する証として始末書を提出させていただきます。

誠に申し訳ございませんでした。

遅刻の例文

【始末書】

件名:遅刻に関する始末書

拝啓

まず、私の遅刻につきまして、深くお詫び申し上げます。このたびの遅刻は、私の責任において生じたものであり、関係者の皆さまに多大なるご迷惑とご不便をおかけしたことを重々承知しております。

遅刻の原因は、[具体的な理由を記述]です。このような事態を未然に防ぐため、今後は[対策や改善策を記述]を実施する所存です。

このたびの遅刻により、[影響された業務や関係者について記述]に影響を及ぼしたことを深く反省しております。今後、このようなことがないよう十分に留意し、責任を持って業務に励む所存です。

最後になりますが、このような事態を引き起こしたことに対し、心よりお詫び申し上げます。何卒、ご理解のほどお願い申し上げます。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

元請宛:労災事故を起こした時の例文

私は令和〇年〇月〇日〇時頃、〇〇市の〇〇工事現場にて右足を骨折する事故を起こし、御社の関係者の皆様に多大なる御迷惑とご心配をおかけいたしました。

工期が近づき進捗の遅れを取り戻そうと、足場の安全確認を怠ったため作業中に足場が不安定になり転倒してしまいました。

御社が安全管理に万全を期して現場の環境を整備しわれわれ請負企業に配慮いただいているなか、このような事故を起こしたことを深く反省しております。また、工事の中断により業務の遅延を招き、多大なご迷惑をおかけしたこと誠に申し訳なく、心からお詫び申し上げます。

今後は二度と事故を起こさないように、安全対策を再度見直し、漏れなく実施してまいる所存です。失った信頼を回復できるよう精進いたしますことを誓い始末書を提出させていただきます。
誠に申し訳ございませんでした。

 

取引先宛:納期遅延の例文

当社が令和〇年〇月〇日までにお約束をしていた商品〇〇の納品が2日も遅延し、御社に多大なる御迷惑とおかけいたしましたことを深くお詫び申し上げます。

工作機械が故障しその復旧に時間がかかったため、納期に間に合いませんでした。生産スケジュールや在庫管理の見直しを行い、不測の事態に対応できる体制を早急に作り上げる所存です。
今後は二度と納期遅延を発生させないことを誓い、始末書を提出させていただきます。

誠に申し訳ございませんでした。

作業ミスの例文

件名:製造工程における作業ミスに関する始末書

拝啓

私は[日付]に、製造工程において重大な作業ミスを犯してしまいました。この不注意により発生した問題と、それに対する私の対応について報告いたします。

【作業ミスの内容と発生経緯】

・日付:[日付]

・作業内容:[作業の種類、例:部品の組み立て、機械の操作など]

・ミスの内容:[具体的なミスの内容、例:部品の誤組み立て、設定の誤入力など]

(例)

製品Aの組み立て作業中に、必要部品の取り付けを誤って省略してしまいました。その結果、50個の製品Aが不良品としてラインから排出されました。

・ミスの経緯:[ミスが発生した具体的な状況の説明]

(例)

私はその日、新しい作業手順に従って作業を行っていましたが、手順書の確認が不十分であり、新たに追加された部品取り付け工程を見落としてしまいました。また、作業に慣れていないことから、確認作業も怠ってしまい、ミスをその場で発見できませんでした。

【影響】

・生産遅延:このミスにより、[関連する製品やプロジェクト]の生産に遅延が生じました。

・品質問題:ミスにより、製品の品質に影響がおよびました。

【対応策および再発防止策】

①直ちに上司および関連部署に報告し、ミスの事実を共有しました。

②速やかにミスの訂正作業を行い、品質管理部門と連携して品質の確認をしました。

③作業手順の再確認:今後は作業手順を再確認し、正確な作業を心がけます。

④定期的な技能トレーニング:定期的な技能トレーニングを受け、スキルアップを図ります。

このたびの作業ミスにより、生産工程に支障をきたし、皆さまにご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。今後は同様のミスを繰り返さないよう、細心の注意を払う所存です。

何卒、ご理解のほどお願い申し上げます。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

物損事故の例文

【始末書】

件名:物損事故に関する始末書

拝啓

私は[日付]に、会社の資産を損傷する形で物損事故を引き起こしてしまいました。この出来事について、事故の経緯とその影響、今後の対策を報告いたします。

【事故の経緯】

・日付:[日付]

・時間:[時間]

・場所:[事故発生場所]

・事故の状況:私は[詳細な事故の状況、例:会社の車両を運転中に壁に衝突、機器の誤操作による損傷など]を行ってしまいました。

(例)

社用車(車両番号:○○○○)を駐車場にてバックさせる際、隣に駐車していた車両(所有者:○○様)の前部バンパーに接触し、擦り傷をつけてしまいました。

当日、私は社用車を使用して外回りの業務を行っておりました。○○支店に戻り、駐車場にて車をバックさせる際、後方確認が不十分であり、また、駐車スペースが狭いことを考慮せずに操作を行ったため、隣の車両に接触してしまいました。

・原因:[事故の原因、例:注意不足、操縦ミス、機器の誤操作など]

【事故の影響】

・物的損害:[事故による物的損害の詳細、例:車両の修理費用、機器の修理または交換費用など]

・業務への影響:この事故により、[業務への具体的な影響、例:運送業務の遅延、生産ラインの停止など]

【対応策および再発防止策】

①事故発生後、直ちに上司および関連部署に報告し、事故処理を行いました。

②必要な保険手続きを進め、修理や交換の手配を行いました。

③安全管理の徹底:今後は使用機器や運転に関する安全確認をさらに厳格に行います。

④定期的な安全教育の受講:年に一度、安全に関する教育を受講し、知識と技術の向上を図ります。

このたびの事故により、会社の資産を損傷し、業務に支障をきたしたことを深く反省しております。今後はこのような事故が発生しないよう、細心の注意を払い、安全第一で業務にあたる所存です。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

交通事故の例文

【始末書】

件名:交通事故に関する始末書

拝啓

私は[日付]に、業務中の運転中に交通事故を引き起こしてしまいました。この出来事について、事故の経緯とその影響、および今後の対策を報告いたします。

【事故の経緯】

・日付:[日付]

・時間:[時間]

・場所:[事故発生場所]

・事故の状況:私は[詳細な事故の状況、例:交差点での右折中、他車との接触]をしてしまいました。

・原因:[事故の原因、例:一時停止の不履行、速度超過、注意散漫など]

【事故の影響】

・物的損害:[事故による物的損害の詳細、例:他の車両への損害、会社の車両損害など]

・人的損害:[もし怪我人がいた場合、その詳細]

・業務への影響:この事故により、[業務への具体的な影響、例:配達遅延、業務中断など]

【対応策および再発防止策】

①事故発生後、直ちに警察に報告し、事故処理を行いました。

②保険会社への報告と、必要な手続きを進めました。

③運転中の安全管理の徹底:今後は運転中の安全確認をさらに厳格に行い、安全運転を心がけます。

④定期的な安全運転研修の受講:年に一度、安全運転に関する研修を受講し、知識と技術の向上を図ります。

このたびの事故により、関係者の皆さまにご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。今後はこのような事故が発生しないよう、細心の注意を払い、安全第一で業務にあたる所存です。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

書類紛失の例文

【始末書】

件名:書類紛失に関する始末書

拝啓

私は[日付]において、重要な書類の紛失を招いてしまいました。この不注意により発生した問題と、それに対する私の対応について報告いたします。

なお、内容を明確にするため、問題の経緯などを別紙に整理しております。

このたびの不注意により、取引先企業および当社の情報の漏洩、業務の進行の支障など、関係者の皆さまにご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。今後は、新たに設けた再発防止策を遵守し、このような事故を二度と繰り返さないよう、細心の注意を払う所存です。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]


別紙

サンプル社との契約に関する書類の紛失について

【紛失した書類の内容と紛失の経緯】

・日付:令和5年4月2日

・場所:[場所] ※特定できない場合は「不明」と記載する

・紛失した書類:「株式会社サンプル」との契約更新のために作成した書類一式(4月1日作成) ※必要に応じて内容を記載する

・紛失の経緯:サンプル社に書類を持参し、顧客先での打ち合わせに使用
打ち合わせ後、書類を持って帰社。帰社の途中では書類ケースの所持を確認
帰社後、書類ケースの紛失に気づく

・紛失後の対応:午前中の外出時に、サンプル社から当社までの経路を確認したが発見できず

・社内報告の状況:4月2日14:00 書類紛失確認後、○○係長に報告後、○○課長、○○部長に報告

・サンプル社への報告:4月2日14:30 サンプル社担当者(○○課 ○○様)に報告

・顧問弁護士への相談:4月2日15:00 ○○弁護士に相談
紛失した書類にサンプル社の××に関する記述があり、同社の業務に影響が生じる恐れがあり、損害賠償の請求が懸念される

・想定される影響:関連する業務やプロジェクトの遅延
個人情報、重要な取引情報の漏洩
サンプル社からの賠償請求

・対応策の検討:4月2日16:30 サンプル社への報告および弁護士との相談結果を
踏まえ、関係部課と打ち合わせ

[出席者]・・・・・・

打ち合わせ結果 ①・・・・・
②・・・・・
③・・・・・

・サンプル社の対応:○○課 ○○課長から下記の連絡
具体的な損害が発生していないので静観したいとのこと
今後は書類の管理に十分注意をされたいとの申し入れ

・再発防止策:

[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

打刻忘れの例文

【始末書】

件名:打刻忘れに関する始末書

拝啓

私は、[日付]に勤務時間の打刻を忘れたことにより、勤怠管理上の誤りを引き起こしました。この不注意により発生した問題と、それに対する私の対応について報告いたします。

【打刻忘れ発生の経緯】

・日付:[日付]

・状況:その日は通常通り[時間]に出勤しましたが、緊急の業務に取りかかるため急いでいたため、出勤時の打刻を忘れてしまいました。

【影響】

・勤怠記録の不整合:私の出勤記録が欠落したことで、勤怠管理の正確性が損なわれました。

・管理者への追加作業:このミスにより、管理者が手動で記録を修正する必要が生じました。

【再発防止策】

出勤および退勤時には、必ず打刻を行うよう自己管理を徹底します。

携帯電話のアラーム機能を利用し、出勤時と退勤時の両方に打刻を思い出させるリマインダーを設定します。

もしもの場合に備え、打刻忘れが発生した場合は直ちに上司または人事部に報告し、適切な対処を行います。

このたびの不注意により、勤怠管理の正確性を損ない、関係者の皆さまにご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。今後はこのようなミスを繰り返さないよう、細心の注意を払う所存です。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

介護の例文

【始末書】

件名:介護業務におけるミスによるクレーム発生に関する始末書

拝啓

私は、下記のような介護ミスを犯し、ご利用者さまおよびそのご家族からのクレームを招いてしまいました。このことにつきまして、深くお詫び申し上げるとともに、その詳細と対応策を報告いたします。

【ミスの内容と発生経緯】

・日付:[日付]

・内容:利用者さまの[具体的なミスの内容、例:薬の誤投与、予定されていたケアの漏れなど]

・経緯:[ミスが発生した具体的な状況の説明]

【クレームの内容】

・発生日時:[日時]

・クレーム内容:

当日、私は[施設利用者]さまの食事介助を行っておりました。[施設利用者]さまは嚥下機能に障害があり、特別な食事形態が必要であるにもかかわらず、私は個別ケアプランを十分に確認せず、通常の食事を提供してしまいました。そのため、[施設利用者]さまは食事を口にされた後、咳き込まれ、一時的に呼吸が困難になる事態が発生しました。

[施設利用者]さまに下向きになっていただき、口腔内を確認したところ、食物が溜まっている状態でしたので、直ちに指でこれを取り除きました。続いて、咳き込みを緩和させるため、背中をさするとともに、時折、軽くたたくなどの措置を行いました。これらの対応は、当施設のマニュアルに基づいたものです。

幸いにも、以上の対応により、[施設利用者]さまの状態は安定しましたが、この事態により [施設利用者]さまには多大なる不安とご迷惑をおかけいたしました。

以上のことについては、対応が終わった後、○○課長に報告するとともに、当日の介護記録ノートに入力しております。

この事故が起こってから1週間後(○月○日 14:00)に、[施設利用者]さまのご家族がお見えになった際に、[施設利用者]さまからこの事故についてのお話をお聞きになり、[施設利用者]さまとご家族からクレームを頂戴しました。

私からは、個別ケアプランの確認が不十分であったこと、[施設利用者]さまの咳き込みに対して行った対応をご説明しました。

しかしながら、[施設利用者]さまおよびご家族にとっては、一時的とはいえ呼吸が困難になった事態は重大であり、二度とこのような事故が発生しないよう重々注意するよう厳しくお叱りを頂戴しました。

【影響】

・ご利用者さまの信頼失墜:ミスにより[施設利用者]さま、およびご家族からの信頼を失いました。

・施設の評判への悪影響:このミスが施設全体のサービス品質への疑問を招く可能性があります。

【原因と課題】

今回の事故は、個別マニュアルの確認を怠ったことから生じたものです。

ご利用者さまが施設内で、健康かつ安全な日々を過ごすとともに、そのご家族が当施設を信頼し安心してご利用者さまを委ねるうえで、個別マニュアルは重要かつ基本的なものであることを強く意識することが何よりも重要と改めて認識しております。

今後は、ご利用者さまと接する際には、常に個別マニュアルを確認することとします。

【対応策および再発防止策】

ご利用者さまおよびご家族への直接的な謝罪:直ちにご利用さまとご家族に対し、事の経緯をお伝えし、謝罪いたしました。

②職員としての研修の再受講:ミスを犯した業務に関連する研修を再受講し、知識と技術を再確認します。

③日々の業務におけるチェックリストの導入:今後は業務開始前と終了時にチェックリストを用いて、ミスを未然に防ぎます。

このたびのミスにより、ご利用者さまおよびご家族に多大なるご迷惑をおかけしたことを深く反省し、今後は同様のミスを繰り返さないよう、全力を尽くします。

敬具

[日付]
[記入者の氏名]
[記入者の所属部署]
[記入者の連絡先]

始末書を手書きで書くべきか?手書きのメリット

始末書を手書きで書くか、パソコンで作成するかで悩むこともあるでしょう。まずは、会社のルールや慣習を確認してみましょう。特段の決まりがない場合は、手書きで書くことをおすすめします。

始末書だからといって手書きにこだわることはありませんが、手書きの場合のポイントは、丁寧に書くことに尽きます。達筆や悪筆の問題ではありません。丁寧であることこそが、書き手の思いを伝えるものです。

また、あて名の書き方には注意が必要です。例えば、他社の社長宛ての場合であれば、「○○株式会社 代表取締役 山田一郎 様」としましょう。時折「山田社長 様」といった書き方を見かけますが、これは間違いです。一般的に、役職には尊敬語の意味合いが含まれているので、くれぐれも注意しましょう。

最後に始末書を入れる封筒について。ポイントを箇条書きで整理しておきます。

  • 白い二重になった封筒
  • 便箋や用紙は色柄が入っていないもの
  • 鉛筆や熱で文字が消えるペンは使用しない
  • 使用するインクは全て黒
  • 用紙は三つ折りにして入れる
  • 表書きは中央に「始末書」
  • 封筒左下に所属・役職・氏名
  • 封をする

封筒は茶封筒ではなく、中身が透けない白地の二重封筒を使います。上記のポイントを押さえるのは、もちろん重要ですが、最も大切にしたいのは「誠意を伝えること」です。

手書きは反省の気持ちを伝えることができる

始末書を手書きで書くメリットは、肉筆によって読み手に真摯な気持ちを伝えることができる点です。始末書にはミスやトラブルが起きた際に、その内容やミスやトラブルに対する反省や謝罪の気持ちをまとめて書きます。いずれも端的に記載することが求められるため、感情的な書き方はできません。心を込めて丁寧に書くことによって、反省や謝罪といった真摯な気持ちを文字で伝えることができます。

始末書と顛末書・反省文との違い

始末書と顛末書との違い

始末書顛末書
目的・ミスやトラブルの経緯報告

・謝罪と反省の意を表明する

・ミスやトラブルの経緯報告

・企業としての再発防止策の検討

記載内容・ミスやトラブルの経緯と原因

・対応状況

・謝罪や反省の内容

・ミスやトラブルの経緯と原因

・企業全体の問題点や今後の対応策

作成者・ミスやトラブルの当事者・当事者以外の関係者
提出先・直属上司・会社組織
提出の時期・ミスやトラブル発生時・事態の収束後
懲戒処分の有無・あり・なし
提出の強制力・なし・あり

始末書と顛末書の大きな違いは記載内容です。

始末書はミスやトラブルの当事者が経緯に加えて反省や謝罪の意、今後の再発防止策をまとめて記載するものです。一方、顛末書は、事態の収束後に当事者以外の人がミスやトラブルの経緯や原因を客観的に調査して記載します。企業としての問題点や課題を明らかにして、今後の企業活動に活かすことを目的としているためです。

また、始末書の提出は強制できませんが、顛末書は担当者が業務の一環として作成・提出しなければなりません。顛末書について詳細に知りたい方は、次のリンクを参照ください。

顛末書の書き方や作成例・法的効力についてわかりやすく解説

始末書と反省文との違い

始末書反省文
目的・ミスやトラブルの経緯報告

・謝罪と反省の意を表明する

・謝罪と反省の意を表明する
記載内容・ミスやトラブルの経緯と原因

・対応状況

・謝罪や反省の内容

・謝罪や反省の内容
作成者・ミスやトラブルの当事者・ミスやトラブルの当事者
提出先・直属上司・直接上司
提出の時期・ミスやトラブル発生時・ミスやトラブル発生時
懲戒処分の有無・あり・原則なし
提出の強制力・なし・なし

始末書と反省文の大きな違いは作成するシーンと内容です。

一般的に、反省文は始末書よりも軽微なミスやトラブルを起こした場合に提出します。そのため、始末書に記載する経緯報告は省略して、自身の至らなかった点を顧みて改める気持ちのみを記載します。

また、始末書の提出が必要なときは懲戒処分の可能性もありますが、反省文を求められたときは、懲戒処分の必要のない程度のミスやトラブルであったと考えてよいでしょう。

会社が始末書を従業員に書かせる際の注意点

始末書の提出は強制できないため、始末書を提出させるときには注意が必要です。従業員が納得して提出してもらうためのポイントを解説します。

就業規則への明記

就業規則に始末書の提出義務を記載すれば、従業員に業務命令として提出を求められます。以下の就業規則例のように、始末書の提出が必要なケースがわかるようにしましょう。

 

(就業規則例)
第◯条 下記に該当する場合、会社からの求めに応じて始末書を提出しなければならない

  • 懲戒事由に該当するとき
  • 就業規則などに違反したとき
  • 企業活動に悪影響を与えたり、会社の名誉を毀損したりする行為を行ったとき
  • 上記に準ずる不都合な行為があったとき

就業規則の記載例は、以下のテンプレートでも確認できます。無料でダウンロードできますので、ご活用ください。

パワハラのリスクに注意する

始末書を提出してもらうときには、従業員に強制してはいけません。提出を拒む従業員に対し、大声で提出を迫ることや、提出しないと不利益を被ると思わせるような発言をすると、パワハラで訴えられるリスクもあります。

納得して始末書を提出してもらうために、従業員に始末書の目的や必要性を丁寧に説明して提出を求めましょう。

業務命令の適切性と説明責任

業務の一環として始末書を提出させる場合、提出の理由と目的を明確にして、従業員の理解と同意を得ることが必要です。始末書の要求が不必要であったり、不合理であったりすると、パワーハラスメントに該当する可能性があります。

従って、従業員が職場で安心して働けるよう配慮し、企業としての責任を果たすことが求められます。

始末書を提出させた後の対応

ミスやトラブルの内容が懲戒事由に該当する場合、事実関係を慎重に調査し当事者の言い分も考慮して、適切な懲戒処分を行います。就業規則に記載された懲戒事由以外の理由で処分はできません。

ミスやトラブルが解決していない場合、解決が最優先です。解決後は、原因や問題点を当事者と共有して一緒に改善対策を決めましょう。改善対策の実施状況をチェックして、必要に応じてフォローすることも重要です。

【ケース別】始末書の無料テンプレート・ひな型

遅刻

交通事故用

納期遅延

紛失

コーポレートカードの紛失

会社の鍵をなくした

会社の備品紛失

社員証紛失

社用携帯を破損した

会社のパソコンを壊した

パワハラ

セクハラ

スピード違反

車をこすった

レジ過不足

居眠り

喫煙

飲酒

飲酒運転

建設業許可の提出遅延

誤配

監督不行届

器物破損

作業ミス

寝坊

無断欠勤

打刻忘れ

損害賠償

遅刻

部下の不始末

接客態度によるクレーム

駐車違反

農地無断転用

名刺を紛失した

始末書は事実と反省の意を伝えることが大切

始末書を書く目的から類似書類との違い、始末書のテンプレート、例文をご紹介してきました。始末書を作成する際には端的な事実説明と反省・謝罪の意、再発防止策を誠意をもって記載することが重要です。いざという時には証拠として使用される文章のため、丁寧に作成しましょう。


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