• 更新日 : 2024年5月24日

死亡届の書き方は?会社に提出する書類や届け出をひな形を基に解説

従業員が死亡した際に会社が提出を求める死亡届の書き方や諸手続きの知識は、人事担当者は十分理解しておく必要があります。この記事では、死亡届の書き方や提出書類、会社が行う手続きについて詳しく解説します。従業員やその家族に対する適切な対応を行うために、ぜひ参考にしてください。

死亡届とは?会社に提出する場合

最初に死亡届の概要と、どのような場合に提出が必要となるか、確認しておきましょう。

会社に提出する死亡届とは

会社に提出する死亡届は、従業員やその家族が亡くなった場合に、その旨を会社に報告するための書類です。この書類を提出することで、会社は従業員やその家族に必要なサポートや手続きを行うことができます。

なお、会社に提出する死亡届には、死亡診断書や死体検案書などの証明書類の添付は不要です。

提出が必要なケース

以下のようなケースでは、会社に死亡届を提出する必要があります。

1.従業員本人が死亡した場合
従業員の死亡により、雇用関係が終了するため、速やかに会社に報告する必要があります。これによって、会社は従業員本人の雇用保険被保険者資格喪失届、健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を年金事務所に提出することになります。

2. 従業員の配偶者や扶養家族が死亡した場合
従業員の配偶者や扶養家族が死亡した場合、扶養手当などに変更が生じるため、会社に届け出る必要があります。

3. 従業員の死亡が業務上の事由による場合
業務上の事故や病気が原因で従業員が死亡した場合、労災保険の手続きが必要となるため、家族は会社に報告しなければなりません。

死亡届の提出は、従業員やその家族にとって非常に重要な手続きです。会社は、届け出を受けた後、速やかに必要な手続きを行い、遺族の支援をすることが求められます。

死亡届のテンプレート、ひな形

従業員あるいは家族が会社に提出する「死亡届」のテンプレート、ひな形を用意しました。ぜひ、ダウンロードして活用してください。

死亡届の記載項目・書き方

会社に提出する死亡届の記載事項と書き方について見ていきましょう。テンプレートとともに確認してください。参考までに例文も挙げておきます。

必要項目と書き方

会社に提出する死亡届は、以下の項目を含むことが一般的です。

  1. 報告者の情報:提出者の氏名、連絡先、関連する部署や役職などの情報を明記します。
  2. 亡くなった方の情報:亡くなった方の氏名、生年月日、所属部署や役職(従業員の場合)、関係(家族の場合)などの詳細を記載します。
  3. 死亡日時と場所:死亡が確認された日時と場所を記入します。
  4. 報告の理由:死亡が会社に関連する出来事である場合や保険の請求などの理由を簡潔に記載します。
  5. 対応に関する情報:会社が取るべき対応や手続き、家族への連絡などに関する情報を含めます。

文例と解説

【死亡届】

1.報告者:
氏名:○○ ○○
連絡先:000-1234-5678
所属部署:人事部

2.亡くなった方:
氏名:○○ ○○
生年月日:○○○○年○月○日
関係:配偶者

3.死亡日時と場所:
死亡日時:○○○○年○月○日○時○分
死亡場所:自宅

4.死亡原因:
病死(心不全)

5.対応に関する情報:

遺族に対する連絡や葬儀の手配など、必要な対応を迅速に行います。

・喪主:○○ ○○(死亡者の妻)
・連絡先:080-9876-5432
・通夜:○○○○年○月○日 18時~20時
・葬儀:○○○○年○月○日 10時~11時30分
・場所:○○斎場

このように、報告者の情報と亡くなった方の情報を明確に記載し、死亡の日時と場所、報告の理由、対応に関する情報を簡潔にまとめます。

添付書類は必要?

通常、会社に提出する死亡届には、死亡を証明する書類などの添付は必要ありません。

死亡届を書く際の注意点

会社に提出する死亡届は、行政機関に提出する死亡届とは異なりますが、正確性と迅速性が求められる点は共通しています。社内規定を確認し、必要事項を漏れなく記載して、期限内に提出することが重要です。会社に提出する死亡届を書く際は、以下の点に注意しましょう。

必要事項を漏れなく記入する

会社に提出する死亡届には、前述のように以下の情報を必ず記載します。

  • 死亡者の氏名、所属部署、役職
  • 死亡日時と場所
  • 死亡原因
  • 届け出人の氏名、所属部署、役職、連絡先
  • 喪主の氏名、続柄、連絡先

社内の様式に従う

会社によっては、独自の死亡届の様式を用意している場合があります。社内の様式がある場合は、必ずその様式に従って記入しましょう。様式が指定されていない場合は、A4用紙に必要事項を記載します。

提出期限を守る

死亡届の提出期限は、会社によって異なります。一般的には、死亡後できるだけ早く提出することが求められます。提出期限を確認し、遅滞なく提出するようにしましょう。

提出方法を確認する

死亡届の提出方法は、会社の規定に従います。郵送、メール、人事部門への直接提出など、指定された方法で提出しましょう。提出方法が不明な場合は、事前に人事部門に確認することをおすすめします。

死亡届を受けた際に会社が行う手続き

従業員あるいは家族が死亡し、会社に死亡届が提出された場合、会社は、どのような手続きを行わなければならないのでしょうか。

供花や弔電の準備

従業員が亡くなった際、会社として弔意を表すために供花や弔電を手配します。
  • 供花:葬儀社に依頼し、社名入りの供花を用意。サイズや金額は社内規定に従う。
  • 弔電:社長名で弔電を送る。文面は社内の慶弔規定を参考に作成。
  • 香典:会社からの香典は、社内規定に基づいて金額を決定し、葬儀に参列する役員が持参する。

これらの手配は、総務部や人事部が中心となって進めます。

従業員が死亡した場合

従業員が死亡した場合、以下の社会保険の手続きと退職手続きを行います。

1.社会保険の手続き

  • 健康保険・厚生年金保険の資格喪失届:死亡日の翌日から5日以内に提出
  • 雇用保険の資格喪失届:死亡日の翌日から10日以内に提出

2.退職手続き

  • 死亡退職として処理し、死亡日を退職日とする
  • 死亡日までの給与計算を行い、遺族の口座に振り込み
  • 死亡退職に伴う退職金の計算を行い、遺族の口座に振り込み
  • 年末調整源泉徴収票の処理を行い、遺族に交付

これらの手続きは、人事部が中心となって進めます。必要書類の準備や提出期限に注意し、遺漏のないよう対応することが重要です。

適切な死亡届の提出で、遺族支援と社内手続きをスムーズに進めよう!

死亡届の書き方や提出手続きは、従業員やその家族にとって大きな意味を持ちます。正確な情報提供と迅速な対応が求められる中、会社は遺族に対する配慮や手続きの円滑化に努める必要があります。適切な死亡届の提出と会社の対応によって、従業員やその家族に安心とサポートを提供することができます。


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