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  • 更新日 : 2025年3月11日

AI-OCRで年末調整を効率化！仕組みやメリット、導入時の注意点などを解説

年末調整業務は、多くの企業にとって時間と手間がかかる作業ですが、AI-OCRを導入することで効率化が可能です。本記事では、AI-OCRの基本的な仕組みや従来のOCRとの違い、年末調整における導入メリットについて詳しく解説します。AI-OCRを活用することで、データ入力作業の削減やヒューマンエラーの防止、ペーパーレス化によるコスト削減が期待できます。また、導入を成功させるためのポイントや、実際に効率化できる業務についても詳しく紹介します。AI-OCRを活用し、年末調整業務をスムーズに進めるための最適な方法を見つけましょう。

AI-OCRとは

AI-OCRとは、光学文字認識（OCR）技術にAIを組み合わせた高度な文字認識システムのことです。

AI-OCRは、機械学習やディープラーニングを活用して文字データを学習し、画像内の文字を高精度に識別します。そのため、手書きの書類やレイアウトが崩れた帳票でも正確に認識できます。多くのAI-OCRツールは95%以上の認識精度を誇り、従来のOCRでは難しかった状況でも高い精度を実現します。

さらに、AI-OCRはパターンマッチングに依存せず、自ら学習・推論するため、設定作業の手間が減るというメリットもあります。例えば、薄い印刷・背景の模様・取り消し線がある書類でも識別可能で、事前に細かい設定を行わなくても対応できます。

従来のOCRとの違い

AI-OCRと従来OCRの違いは、主に以下の3点です。

1.文字の読み取り精度

従来OCRは活字の読み取りには適していますが、手書き文字やレイアウトが複雑な帳票には弱いという課題がありました。AI-OCRは機械学習を活用し、手書き文字やフォーマットが異なる帳票にも柔軟に対応できるため、認識できる文字や書式の範囲が大幅に広がっています。例えば、「ソ」と「ン」や「－（ハイフン）」と「一（漢数字）」など、形が似た文字の誤認識も少なくなります。

2.レイアウトの柔軟性

従来OCRでは、事前に定型フォーマットを登録し、どの位置にどの項目があるかを設定する必要がありました。そのため、フォーマットが変わると読み取りが困難でした。AI-OCRはレイアウト認識能力が高く、多少異なる書類でも自動で文字領域を特定し、読み取ることが可能です。例えば、フォントサイズが異なったり、手書きの欄がある書類でも、AIがパターンを学習して対応します。

3.導入コスト

従来OCRは軽量なプログラムで、ローカル環境でも安価に導入できます。少量の定型文書をデジタル化する場合には適しています。一方、AI-OCRは高度なAIモデルを動かすための計算や学習データの準備が必要で、導入コストは比較的高くなります。ただし、最近ではクラウド型のAI-OCRが普及し、手軽に試せる環境が整っています。

年末調整にAI-OCRを導入するメリット

年末調整は企業の人事・総務担当者にとって負担の大きい業務の一つです。紙の書類が多く、手作業によるデータ入力が発生しやすいため、時間がかかる上にヒューマンエラーのリスクも伴います。こうした課題を解決するために注目されているのがAI-OCRの活用です。AI-OCRを導入することで、業務の効率化やコスト削減が実現できます。ここでは、具体的なメリットについて詳しく解説します。

データ入力作業の大幅な削減

年末調整では、従業員が提出する扶養控除等申告書や保険料控除証明書などの書類を確認し、必要なデータをシステムへ入力する作業が発生します。従来、このプロセスは手作業で行われることが一般的でしたが、AI-OCRを導入すると、これらの書類をスキャンするだけでデータを自動的に読み取り、システムに取り込むことが可能になります。

AI-OCRは、手書きの文字や異なるレイアウトの書類にも対応できるため、書類ごとに手作業でフォーマットを調整する必要がありません。これにより、担当者は入力作業にかかる時間を大幅に削減でき、データ確認や例外処理など、より重要な業務に集中できるようになります。

転記ミスや入力ミスの防止

手作業によるデータ入力では、どうしても転記ミスや入力ミスが発生してしまいます。例えば、数字の打ち間違いや、名前の漢字を誤って入力するケースなどがあり、これらのミスが発生すると、後から修正対応に追われることになります。

AI-OCRは、ディープラーニングの技術を活用し、高精度で文字を認識するため、こうした入力ミスを大幅に削減できます。特に、AIが継続的に学習を重ねることで、企業独自の帳票フォーマットにも対応し、認識精度が向上します。結果として、より正確なデータをシステムに取り込めるため、修正作業の手間も減り、業務のスムーズな進行が可能になります。

年末調整業務全体の効率化

年末調整は短期間に大量の書類を処理しなければならない業務であり、繁忙期には担当者の負担が大きくなります。特に、従業員数の多い企業では、手作業による対応が難しくなり、繁忙期の残業が増える原因にもなります。

AI-OCRを導入すれば、これまで手入力にかかっていた時間が削減され、処理スピードが大幅に向上します。たとえば、AI-OCRを活用して書類をスキャンし、データを自動入力するシステムを構築すれば、従来数日かかっていた作業が数時間で完了するケースもあります。業務時間が短縮されることで、担当者の負担が軽減されるだけでなく、年末調整業務全体の進行もスムーズになるため、より計画的に業務を進めることが可能になります。

ペーパーレス化によるコスト削減

年末調整に関する書類は、従業員ごとに大量に発生し、それを保管・管理するためのコストがかかります。特に、紙の書類を物理的に保管する場合、スペースの確保が必要になり、管理業務も増えてしまいます。

AI-OCRを活用することで、紙の書類をデジタルデータとして保存できるようになり、ペーパーレス化を進めることができます。これにより、書類の保管スペースを削減できるだけでなく、必要なデータを検索しやすくなるため、過去の書類を探す時間の短縮にもつながります。さらに、紙の使用量が減ることで、印刷や郵送にかかるコストを削減することも可能になります。

法改正への対応が容易に

近年、税務手続きのデジタル化が進んでおり、年末調整の電子化も推奨されています。例えば、電子申告やクラウド上での書類管理が可能になることで、紙ベースでの対応が不要になり、より効率的な業務運用が求められています。

AI-OCRを活用することで、従来の紙書類を電子データとして管理できるため、法改正による業務の変更にも柔軟に対応できます。また、電子データ化された情報は、税務ソフトやクラウドサービスと連携しやすくなるため、よりスムーズな年末調整の処理が可能になります。将来的な業務のデジタル化を見据えても、AI-OCRの導入は大きなメリットとなるでしょう。

AI-OCRで効率化できる年末調整の書類

年末調整業務では、多くの書類が従業員から提出され、それらの情報を企業側で取りまとめる必要があります。特に、紙の書類からデータを読み取り、システムに入力する作業は手間がかかる上にミスも発生しやすいため、業務の負担となっています。AI-OCRを活用すれば、こうした作業を自動化し、効率的に進めることができます。

保険料控除証明書

保険料控除証明書は、生命保険や地震保険などの支払いを証明するための書類で、従業員ごとに保険会社から毎年送付されます。この証明書には、契約者名や支払保険料の金額などが記載されており、人事担当者が一つ一つ手作業で転記しなければなりません。AI-OCRを導入すると、スキャンするだけで必要な情報を自動的に抽出し、年末調整システムに取り込むことが可能になります。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書には、扶養親族の情報や配偶者の所得見積額などが記載されており、年末調整の際に確認が必要です。通常は年初に提出されますが、途中で扶養異動があった場合や控除対象配偶者の有無確認が必要な場合には、年末に再度確認を行います。この書類には手書きの氏名や生年月日、マイナンバーなどが含まれますが、AI-OCRを利用すれば、手書きの文字も高精度で読み取ることができ、システムへの入力作業を大幅に削減できます。従来、手書きの書類を正確にデータ化するには時間がかかっていましたが、AI-OCRの導入により作業のスピードと精度が向上し、担当者の負担を軽減できます。

給与支払報告書・賃金台帳

年末調整の計算に必要な給与支払額や源泉徴収税額のデータは、多くの企業で給与システムから自動連携されています。しかし、顧問税理士など外部に年末調整を委託している場合、紙の賃金台帳を渡して手作業で入力してもらうケースもあります。AI-OCRを活用すれば、異なるフォーマットの給与台帳であっても、自動的にデータを読み取ることが可能です。会計事務所では、クライアントごとに異なる様式の給与台帳を扱うことが多いため、AI-OCRの導入によって大幅な業務効率化が期待できます。実際に、異なるソフトメーカーの賃金台帳をAI-OCRで読み取ったことで、それまで手作業で行っていた入力業務がほぼゼロになったという報告もあります。

その他の書類

他にも、配偶者控除等申告書、住宅ローン控除申告書、障害者控除申請書、国外扶養親族関係書類など、年末調整に必要な書類は多岐に渡ります。これらの書類も、フォーマットが決まっているものであれば、AI-OCRの帳票認識機能を活用することで、自動でデータ化できます。提出件数が少ない書類については、AI-OCRと手作業を併用することで、無理なく効率化を進められます。

年末調整にAI-OCRを導入するときのポイント

AI-OCRを年末調整業務に導入するには、事前の準備や運用設計が重要です。適切な計画を立てることで、効率化の効果を最大化し、スムーズな運用が可能になります。

AI-OCRの利用範囲を明確にする

まず、自社の年末調整業務を整理し、どの作業をAI-OCRで効率化するかを明確にしましょう。AI-OCRは、同じフォーマットの書類が大量にある業務に向いています。年末調整業務は毎年ほぼ同じ形式の書類が扱われるため、適した活用分野ですが、種類が多岐にわたる場合や、年間に数件しか処理しない書類がある場合は、手作業とのバランスを考えることも重要です。例えば、主要な書類のみAI-OCRを活用し、特殊な書類は従来どおり手入力にするといった柔軟な運用も検討できます。

文字の読み取り精度を検証する

AI-OCRの導入を決定する前に、文字の読み取り精度の検証が不可欠です。多くのサービスでは無料トライアルやデモを提供しているため、自社の書類を使って実際にどの程度正確にデータ化できるかを確認しましょう。特に、手書きの文字や印字のズレ、フォーマットの違いなどによって読み取り精度がどのように変化するのかを把握することが重要です。

AI-OCRの読み取り精度は一般的に95%以上とされていますが、実際の業務環境では異なる場合があります。そのため、最も処理件数が多く、担当者の負担が大きい書類をサンプルに使用し、実際の精度を確認したうえで、必要に応じて別のツールを選ぶ、画像補正の手順を追加するといった対策を講じることが大切です。

既存システムとの連携方法を検討する

AI-OCRを導入しても、そのデータを活用しやすい形でシステムと連携できなければ、効率化の効果は半減してしまいます。年末調整システムや給与計算システム、Excelの管理表など、現在使用しているツールとAI-OCRのデータをどのように統合するのかを事前に計画しましょう。

一般的に、AI-OCRの出力データはCSVやExcel形式で提供されるため、これを年末調整ソフトにインポートできるかを確認します。さらに、RPAを活用して、OCRで読み取ったデータをシステムに自動入力する仕組みを構築することで、業務をよりスムーズに進めることができます。

AI-OCRを段階的に導入する

AI-OCRの効果を最大限に活かすためには、いきなりすべての業務を自動化しようとせず、段階的に導入を進めるのが賢明です。例えば、初年度は保険料控除証明書のみAI-OCRを活用し、翌年以降に扶養控除申告書などへ適用範囲を広げるといった方法が考えられます。

また、現場の担当者がAI-OCRを正しく活用できるように、事前の操作研修も欠かせません。スキャナーでの読み取り方法や、OCR結果の確認・修正の仕方を周知し、試行運用を行うことで、スムーズな導入につなげることができます。初期段階では、現場のフィードバックを受けながら運用の改善を進めることで、定着しやすくなります。

業務フローやルールを見直す

AI-OCRを導入する際には、業務フローや書類の取り扱いルールを見直すことも大切です。例えば、従業員に書類を提出させる際、なるべく標準的なフォーマットを使用するよう促すことで、OCRの認識精度を向上させることができます。また、手書きの記入欄がある場合は、なるべく丁寧な字で記入してもらうよう案内することで、誤認識のリスクを減らせます。

さらに、スキャナーでの解像度設定やモノクロ・カラーの指定など、画像の品質を向上させるためのガイドラインを策定すると、OCRの精度が安定しやすくなります。これらのルールを整備することで、AI-OCRの効果を最大限に引き出すことができます。

セキュリティとコンプライアンス対応

年末調整では、従業員の個人情報やマイナンバー、収入額といった機密情報を扱うため、情報セキュリティへの配慮が欠かせません。クラウドサービスを利用する場合、データの送受信が暗号化されているか、プライバシーマークやISMS認証を取得しているかなどを確認しましょう。

また、OCRで読み取ったデータの保管期間や削除ルールを明確にし、不必要な情報が長期間残らないように管理することも重要です。税法上、年末調整関係書類の保存義務があるため、電子データの保管要件にも対応する必要があります。社内の情報管理担当者とも連携し、安全な運用体制を整えましょう。

AI-OCRを活用して年末調整を効率化しましょう

AI-OCRは、従来のOCR技術をAIで強化し、高精度な文字認識を可能にするシステムです。手書き文字や非定型フォーマットにも対応し、年末調整業務の効率化に大きく貢献します。従来の手作業によるデータ入力を大幅に削減し、転記ミスを防ぐことで、業務の正確性とスピードを向上させることができます。

特に、年末調整では扶養控除申告書や保険料控除証明書、給与支払報告書など、さまざまな書類の処理が必要です。AI-OCRを導入すれば、これらの書類をスキャンするだけで自動的にデータ化できるため、担当者の負担が軽減され、業務全体の効率が向上します。さらに、ペーパーレス化により保管スペースを削減し、コストの削減にもつながります。

導入の際は、自社の業務フローを整理し、AI-OCRの適用範囲を明確にすることが重要です。また、システムとの連携や運用方法を事前に計画し、段階的に導入を進めることで、スムーズな活用が可能になります。セキュリティ対策も考慮しながら、適切なツールを選定し、業務のデジタル化を推進しましょう。

AI-OCRを活用することで、年末調整の業務負担を軽減し、より正確かつ迅速な処理が実現できます。これからのデジタル時代に向けて、AI-OCRを取り入れた業務改善を検討してみてはいかがでしょうか。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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