- 作成日 : 2015年9月18日
マイナンバーのガイドラインをわかりやすく解説
マイナンバーを取り扱うのは国や自治体などの行政機関だけではありません。中小企業をはじめとする民間事業者も、従業員の源泉徴収票作成時などで、マイナンバーを取り扱うことになります。
ここではマイナンバーを取り扱う際のガイドラインについて解説していきます。
マイナンバーのガイドラインとは?
マイナンバーが導入されると、民間事業者も、社会保険の手続や源泉徴収票の作成などで、従業員やその扶養家族などからマイナンバーの提供を受ける必要が出てきます。マイナンバーは重要な個人情報(特定個人情報)であるため、法律に定められた範囲以外の利用が禁止されています。また、その収集・管理にあたっては漏洩防止のための措置などが義務づけられています。
しかしながら、中小企業は、事務部門の対応状況において大企業と比べ遅れている面もあります。そこでマイナンバーの保護を担当する「特定個人情報保護委員会」では、法律が求めている保護措置などについて詳しく解説したガイドライン(「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を作成しています。また、ガイドラインを利用者のレベル別にかみ砕いて説明した簡略版も「特定個人情報保護委員会」から出されていますので、ぜひチェックしてみましょう。
ガイドラインをわかりやすく解説
特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(以下、ガイドライン)は全61ページにも及ぶものです。このガイドラインでは特定個人情報の適用対象から、具体的な収集~保管までの手続、安全管理措置(情報セキュリティ対策)までが説明されています。ガイドラインで定められている事項について具体例を用いて、わかりやすく解説していきます。
社員の入社(マイナンバーの取得の例)
1.マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)の提出
入社時の必要書類として、マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を提出してもらいしょう。
2.マイナンバーが記載された書類(扶養控除等申告書など)を受け取るとき
・本人確認を忘れずに
マイナンバー取得の際には「本人確認」が義務づけられています。忘れずにしっかりと本人確認をしましょう。
本人確認では「番号確認」と「身元確認」が必要です。
個人番号カードなら「番号確認」と「身元確認」が同時にできます。
通知カードでなら「通知カード」+「写真付身分証明書」が必要です。
・本人確認が終わったら、利用目的を告げましょう
提供してもらったマイナンバーを「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」「雇用保険届出事務」などで利用することを告げましょう。
3.マイナンバーが記載されている書類(扶養控除等申告書など)を受け取ったら、鍵のかかる金庫等に保管するようにしましょう。
4.マイナンバーをパソコン等で保存する場合には、最新のウィルス対策ソフトを導入するなどセキュリティ対策をしましょう。
源泉徴収票等の作成(マイナンバーの利用の例)
1.マイナンバーを取り扱う人を決めておきましょう。
2.マイナンバーを取り扱う場合には、なるべく覗き見されない環境で行うようにしましょう。
3.マイナンバーを源泉徴収票等に記載したり、源泉徴収票を提出したりした場合は、業務日誌などでその記録を取るようにしましょう。
4.マイナンバーが記載された源泉徴収票等の控えを机の上に置いたり、外部の人に見られたりしないようにしましょう。
社員の退職(マイナンバーの廃棄の例)
1.退職所得の受給に関する申告書など、退職者からもらう書類にもマイナンバーが含まれている場合があります。
2.退職の際にマイナンバーを取得した場合、本人確認は過去の書類で対応可能です。
3.退職者のマイナンバーが記載された書類などは、保存期間が過ぎている場合、速やかに廃棄するようにしましょう。
廃棄の際には、シュレッダーにかけるなど、復元不可能にすることが求められています。パソコンに保存している場合には、データ消去専用ソフトなどを用いることが求められていますので、注意しましょう。廃棄は責任者が行うようにし、責任者は廃棄の記録を取るようにしましょう。
基本的な取扱いは以上です。上記のような特定個人情報の取扱い方法を参考に、特定個人情報の取扱いについて決めてみてください。
まとめ
マイナンバーを含む特定個人情報は、非常に重要な情報で、漏洩すれば会社の信用にも大きく関わります。しっかりと管理をして、情報流出の可能性を低くする備えが必要です。ぜひ、ガイドラインを参考に特定個人情報の取扱いを整えるようにしてください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
人事労務の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
年末調整に個人番号は必要?不要?
マイナンバーカードはさまざまなシーンで便利ですが、未だ普及率は決して高くはありません。日常生活での必要性が認識されていないのが理由かもしれませんが、会社員にとって所得控除に不可欠な年末調整の申告書類には、個人番号(マイナンバー)を記載しなけ…
詳しくみるマイナンバーに関する税務関係実務~入社から退職まで~
平成27年10月に個人番号と法人番号が通知され、平成28年1月からマイナンバー制度が始まりました。マイナンバーと税務に関連する実務を入社から退職までの手順を追いながら確認していきましょう。 新規雇用におけるマイナンバー実務 従業員を採用した…
詳しくみる個人番号関係事務とは?利用事務との違いを解説
個人番号関係事務と聞いても、何のことだかわからないというのが一般的な反応ではないでしょうか。また、類似する用語として個人番号利用事務というものもあります。個人番号とは、マイナンバーのことですが、これらの事務はマイナンバーを扱う立場にいる方は…
詳しくみるマイナンバーは外国人に対してどのような影響があるか
マイナンバー制度では、日本に住民登録のあるすべての人に個人番号を付番します。それは外国人であっても変わりません。 外国人にもマイナンバー? 外国人であっても、日本に住民登録をした場合、マイナンバーが付番されることになります。 日本に中長期間…
詳しくみるマイナンバーの企業版、法人番号を徹底解説
企業(法人)にも共通番号が付番されます。この番号は法人番号と呼ばれ、様々な面で個人番号(マイナンバー)とは異なる取り扱いを受けます。法人番号は、個人番号(マイナンバー)とどう異なり、どう利用していくことができるのでしょうか?徹底解説します。…
詳しくみるマイナンバーで病歴は分かる?マイナ健康保険証スタート後は?
2015年に導入されたマイナンバーは、社会保障や税務処理などに利活用されています。さらに、2021年からはマイナンバーカードを健康保険証として利用できるようになりました。政府はより良い医療の提供を謳っていますが、マイナンバーから病歴や通院履…
詳しくみる