更新日 : 2024年12月13日

従業員管理のペーパーレス化は義務？進め方やシステムの選び方を解説

紙媒体で人事労務管理を行っている企業も未だに多く存在します。しかし、不正確なだけでなく、効率もよくありません。従業員管理の効率化を図るには、ペーパーレス化が不可欠です。当記事では、従業員管理のペーパーレス化について、メリット・デメリットをはじめ様々な面から解説します。

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従業員管理のペーパーレス化は義務？
従業員管理でペーパーレス化できる主な書類
- 人事管理
- 労務管理
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従業員管理をペーパーレス化するメリット
従業員管理をペーパーレス化するデメリット
従業員管理をペーパーレス化するシステム
従業員管理システムの選び方
従業員管理をペーパーレス化する進め方
従業員管理をペーパーレス化のポイント
従業員管理のペーパーレス化に成功した事例
- 勤怠・給与・人事連携で業務負荷が3分の1に軽減された
- インストール型ソフトからクラウドにより業務時間が削減
従業員管理に関する無料テンプレート
従業員管理のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート
ペーパーレス化で従業員管理を効率化しよう

従業員管理のペーパーレス化は義務？

従業員管理のペーパーレス化は、原則として義務ではありません。導入については各企業の判断に委ねられています。しかし、一定の場合には紙媒体ではない方法によることが求められています。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、それまで紙で行っていた作業を電子化することです。たとえば、従業員を雇用する際に交付する労働条件通知書は、紙によることが求められていました。しかし、2019年4月からは、メールやSNSなど電子的な方法によることも認められています。

改正によって、雇用契約書兼労働条件通知書を電子化することが可能となり、現在では多くの企業で電子的な方法により雇用契約書が作成されています。このように、紙で行っていた諸作業を電子的な方法に切り替える手続きが、ペーパーレス化です。

電子申請の義務化

2020年4月から特定の法人では、一部の人事労務手続きにおいて、電子申請が義務化されています。対象となる法人は、以下の通りです。

資本⾦や出資⾦または銀行等保有株式取得機構に納付すべき拠出⾦額が1億円超となる法人
保険業法による相互会社
投資信託および投資法⼈に関する法律に基づく投資法人
資産の流動化に関する法律に基づき設立された特定目的会社

上記の法人は、紙の申請書ではなく、電子申請によって以下のような手続きを行わなくてはなりません。

社会保険手続き

被保険者報酬月額算定基礎届
被保険者報酬月額変更届
被保険者賞与支払届

労働保険手続き（継続事業を行う事業主の場合）

年度更新に関する申告書
増加概算保険料申告書

雇用保険

被保険者資格取得届
被保険者資格喪失届
被保険者転勤届
⾼年齢雇用継続給付支給申請
育児休業給付支給申請

客観的な記録による労働時間の把握義務

2019年の働き方改革関連法案の施行によって、労働安全衛生法を含む労働関係法令が改正されています。その結果として、「客観的な記録による労働時間の把握」が義務化されました。

客観的な記録として認められるものは、タイムカードやPCのログイン記録などで、手書きの出勤簿は客観的な記録とはなりません。また、タイムカードも手書きの場合には改ざんが容易であり、正確な記録とはいえません。勤怠管理システムなどを用いた客観的な記録に基づく労働時間の管理が求められています。

従業員管理でペーパーレス化できる主な書類

従業員管理に必要な書類の多くは、ペーパーレス化が可能です。ペーパーレス化できる書類について解説します。

人事管理

人事管理でペーパーレス化できる主な書類は以下のとおりです。

雇用契約書
労働条件通知書
採用（内定）通知書
入社誓約書
身元保証書
人事評価シート
人事考課表

採用通知書や入社誓約書などをペーパーレス化すれば、従業員を雇用する場合の郵送コストを抑えられます。人事評価シートなどもペーパーレス化すれば、いつでも記入できるようになり訂正も容易となります。

ほとんどの契約書はペーパーレス化が可能ですが、「事業用定期借地契約書」などペーパーレス化できない書類もあるため注意してください。

労務管理

労務管理でペーパーレス化できる主な書類は以下のとおりです。

労働者名簿
賃金台帳
出勤簿
源泉徴収票
就業規則

労働者名簿や賃金台帳、出勤簿といった法定三帳簿は、保存形式に定めがないため、全て電子的方法による保存が可能です。また、年末調整後、従業員に交付する源泉徴収票も紙による必要はありません。電子的方法で受け取ることができれば、従業員も確認や保存がしやすいでしょう。

会社における労働条件や規律を定めた就業規則も、紙で作成する必要はありません。PDFなどの形式で作成し、いつでも閲覧できるようにしておけば、従業員の規則への遵守意識も高まるでしょう。

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従業員管理をペーパーレス化するメリット

従業員管理を紙媒体で行っても、原則として問題はありません。では、あえてペーパーレス化するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

多様な働き方に対応できる

現在は、リモートワークやテレワークといった出社を要しない方法で働く従業員も少なくありません。しかし、そのような働き方の場合、出社してタイムカードを押すことができず、書類等も郵送しなければなりません。

ペーパーレス化することで、リモートワークで在宅中の従業員であっても、システム等による打刻が可能となります。書類等もネットを通じて交付可能です。ペーパーレス化は、多様な働き方に対応可能な点がメリットとなります。

業務効率や生産性が向上する

紙媒体での作業は、どうしても効率や生産性が落ちてしまいます。たとえば、有給休暇を紙の書類で申請する場合、申請書の印刷や押印などの手間が掛かります。担当者が不在で、申請書を受け付けてもらえない場合もあるでしょう。受け付けてもらえても、他の書類に紛れてしまう可能性もあります。

申請作業等をペーパーレス化すれば、印刷の手間を省けるうえに、押印も不要です。いつでもどこでも申請可能となるため、担当者が不在といった事態を防ぐこともできます。申請を承認する側もシステム上で書類管理できるようになり、業務の効率化や生産性の向上が図れます。

勤務状況をデジタル化し一覧で確認できる

紙媒体で従業員管理を行う場合、労働時間や残業時間、有給休暇取得状況といった勤務状況を、それぞれ別の書類で管理しなければなりません。一方、従業員管理をデジタル化すれば、システム上で労働時間等の勤務状況を一覧で把握可能です。

複数の書類から確認するよりも効率的であり、正確な把握も可能となります。2019年4月から義務化された年5日の有給休暇取得義務の期限を見落とすこともなくなるでしょう。

コスト削減につながる

ペーパーレス化すれば、書類の印刷費用、用紙代、インク代などが不要となります。書類を郵送する必要がなくなり、切手代などの郵送コストも削減できます。

紙の書類であれば、保管スペースが必要です。一枚一枚に必要なスペースは小さくても、何百枚ともなれば、大きなスペースが必要となります。しかし、電子ファイルならクラウド上やPCに保管できるため、保管スペースが不要です。ペーパーレス化すれば、保管に掛かるコストも削減できます。

従業員管理をペーパーレス化するデメリット

ペーパーレス化にはメリットだけでなく、デメリットもあるため注意が必要です。デメリットを把握することで、メリットの最大化を図りましょう。

セキュリティ上のリスクがある

従業員管理に用いられる書類には、個人情報や企業秘密が含まれる場合もあります。そのような書類を電子化する際には、セキュリティを考慮しなければなりません。権限のある者以外は閲覧できない体制を構築しなければ、個人情報の流出事故につながりかねないでしょう。

自社のネットワーク環境を整備したうえで、セキュリティソフト等を導入し、担当者を決めて運用を任せましょう。従業員を対象に、セキュリティに関する研修を行うことも効果的です。

ITリテラシーが必要

従業員の全てが、ITやデジタル技術に明るいわけではありません。せっかくシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がないでしょう。ITに関するリテラシーが低い従業員が在籍する職場では、デジタル化する際に特別の講習を行ったり、専任の補助者を用意したりすることなどが必要です。

システムにより値段が異なる

ペーパーレス化に用いられるシステムには様々な種類があり、それぞれ異なる機能や特色を持っていて、利用料金にも差があります。基本的に高機能なシステムは、利用料金や価格が高く設定されています。しかし、機能や導入コストだけで選んでも、そのシステムが自社に合っているとは限りません。

異なった機能や特色を持つシステムの中から、自社に合ったシステムを選ぶことは困難な作業です。試用期間のあるシステムを導入するなどして、自社に合った製品を選びましょう。

従業員管理をペーパーレス化するシステム

従業員管理は、主に人事管理と労務管理からなっています。人事管理には採用や人事評価、労務管理には勤怠管理や給与計算が含まれます。本項では、それぞれをペーパーレス化する際に利用可能なシステムについて解説しますので、導入時の参考にしてください。

勤怠管理システム

「勤怠管理システム」は、従業員の労働時間や残業時間、有給休暇取得状況などを正確に把握し、管理するためのシステムです。従業員の勤務の状況がリアルタイムで確認できるようになるため、残業の上限規制や有給休暇消化義務などの法規制にも対応可能です。

給与管理システム

「給与管理システム」は、従業員の給与を効率的に管理するためのシステムです。自動集計や自動計算の機能を備えており、給与計算の誤りを防止できます。勤怠管理システムと連携して、勤怠情報から自動で給与計算を行うシステムも展開されています。

労務管理システム

「労務管理システム」は、従業員の入退社に伴う手続きなどを効率化させるシステムです。従業員の入退社には社会保険や税など多くの手続きが必要となりますが、知識や経験がない従業員でも効率的に手続きが行えるようになります。

人事評価システム

「人事評価システム」は、企業における人事評価を効率化させるために導入されます。従業員のスキルや経験、能力を一元管理することが可能となり、人事評価シートの回収等もシステム上で行えるようになるため、担当者の負担が軽減されるでしょう。

従業員管理システムの選び方

従業員管理システムを導入したいと考えても、どのようなシステムを選べばよいのか悩むでしょう。本項では、管理システムの選び方について解説します。

クラウドに対応しているか

従業員管理システムには、「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。オンプレミス型は、自社に合ったカスタマイズがしやすい一方、導入に必要な機器・設備の調達や運用を全て自社で行う必要があります。初めて導入する際には、ハードルが高い形式といえるでしょう。

一方のクラウド型は、あらかじめ用意されたシステムを利用可能なため、自社で機器等を調達する必要がありません。すぐに利用を開始できるうえに、導入コストが低いのもメリットです。初めてシステムを導入するのであれば、クラウドに対応したものを選ぶとよいでしょう。

法改正へ対応しているか

従業員管理は、労働関係法令や社会保険法令、税法など様々な法律が関わってきます。そして、このような法律は毎年のように改正が行われることが通常です。しかし、頻繁に行われる改正に対して、自社内の人材のみで対応するには限界があります。社労士や税理士といった外部の専門家を頼る選択肢もありますが、コスト面での負担は大きいでしょう。

従業員管理システムの多くは、法改正に自動で対応しています。保険料率や税率等が変更された場合には自動で反映されるため、自社で対応する必要はありません。法改正への対応を誤ると、法違反の状態となる場合もあります。システムを導入する際には、法改正に自動対応しているシステムを選びましょう。

電子申請に対応しているか

電子申請は、紙の申請書による申請と異なり、原則として24時間いつでも可能です。スマートフォンやタブレット端末に対応しているシステムであれば、申請の場所も選びません。時や場所を選ばず申請手続きが可能となり、業務の進め方に柔軟性が生まれるでしょう。

印刷や郵送コストも掛からないため、コスト削減の効果も見込めます。システムを選ぶ際には、電子申請に対応しているか確認しましょう。

カスタマイズや連携ができるか

システムによっては、設定項目のカスタマイズが可能です。給与管理システムや人事評価システムなどと連携し、さらなる効率化を図れる場合もあります。柔軟なカスタマイズが可能であり、他のシステムとも連携できるシステムを導入すれば、メリットの最大化が図れるでしょう。

従業員管理をペーパーレス化する進め方

従業員管理のペーパーレス化は、以下の流れで行います。

システム化する優先順位を決める
自社に合ったシステムを検討する
無料トライアルで試験導入する
従業員に周知とサポートを行う
効果検証と業務効率化を進める

1.システム化する優先順位を決める

自社における業務を全てシステム化できるわけではありません。そのため、システムを導入する際には、優先順位を決める必要があります。給与計算や労務管理など、自社において効率化を図りたい部分を洗い出し、それぞれに優先順位を付けましょう。

2.自社に合ったシステムを検討する

優先順位が決まったら、その部分に対応するシステムの中から自社に合ったものを検討します。高機能や低コストという理由だけで選ぶのではなく、ユーザーレビューといった実際の導入事例を参考にしながら、自社業務の効率化を助けるシステムを選びましょう。

3.無料トライアルで試験導入する

システムのなかには、無料トライアル期間を設けているものもあります。導入前に自社とのマッチ具合やどれだけ効率化を図れるかを確認できるため、積極的に活用しましょう。

4.従業員に周知とサポートを行う

システムは、ただ導入するだけではいけません。従業員にシステムを導入した旨を周知し、利用を促します。システムの利用に不慣れな従業員がいる場合には、サポートの担当者などを選任し、利用方法のレッスンなどを行いましょう。

5.効果検証と業務効率化を進める

システムは一度導入して終わりではありません。導入によって、どの程度の効果があったか検証し、検証データを基にさらなる業務効率化を図る必要があります。

従業員管理をペーパーレス化のポイント

従業員管理をペーパーレス化するためには、いくつか注意すべきポイントが存在します。ポイントを押さえ、導入の効果を最大化しましょう。

少しずつ段階的に導入する

システムを導入する際には、全てを一度に導入してはなりません。業務の全てが、いきなりペーパーレス化すれば従業員の対応が困難となり、システムに対する苦手意識や反発が生まれるでしょう。段階を踏んで徐々にペーパーレス化を進めることで、導入に対する抵抗が少なくなり、スムーズな移行が可能となります。

運用ルールを明確にする

どのような運用ルールに基づいてシステムが運用されるのかを明確にすることも必要です。ある従業員の手続きはペーパーレス化するが、ある従業員は従来のままでは従業員が混乱します。誰を対象とした何をどのようにペーパーレス化するのか、はっきりとさせておきましょう。

適切なセキュリティ対策を行う

ペーパーレス化を行う際には、閲覧権限の設定など、セキュリティ対策を講じることが必要です。誰でも自由に書類にアクセスできるような環境では、個人情報の流出等が起きることも容易に想像できます。また、セキュリティ対策を講じなければ、記録の改ざんなどが行われる可能性もあります。

システムに慣れるまで教育期間を確保する

システムを導入したからといって、すぐに使いこなせるわけではありません。システムに慣れるまでは、業務効率が落ちることも考えられます。しかし、すぐに導入の効果がなかったと判断するのは早計です。使い方を習熟し、活用できるようになれば、効果を発揮できるようになる場合もあるでしょう。システムを導入する際には、習熟のための教育期間を設けることが必要です。

従業員管理のペーパーレス化に成功した事例

本項では、従業員管理のペーパーレス化によって、業務効率の向上に成功した事例を紹介します。成功事例を参考にすることで、自社への導入の助けとしてください。

勤怠・給与・人事連携で業務負荷が3分の1に軽減された

株式会社電通デジタルアンカー様は、システムの導入によって、勤怠や給与、人事管理情報の連携を行いました。その結果、一気通貫による情報管理とタスクの管理が可能となっています。

自動連携により、リアルタイムでの情報把握だけでなく、業務負荷の軽減や入力ミスが削減され、大幅な効率化を図れたそうです。効率化の結果生まれた余剰時間を従業員の能力向上や人材育成などに充てることで、さらなる業務改革を進めています。

参考：クラウド上の人事情報管理とペーパーレスの労務契約で業務負荷は3分の1に軽減！

インストール型ソフトからクラウドにより業務時間が削減

株式会社MA solutions様は、インストール型のソフトウェアを利用していました。しかし、インストール型では1台のパソコンで管理を行う関係上、データ紛失等のリスクがあったそうです。また、同社ではリモートワークを実施しており、従業員とのやり取りも郵送に頼る必要があり、余計な業務が発生していました。

しかし、クラウド型に移行したことで、社会保険の届出や年末調整に必要な書類等のやり取りを郵送で行う必要がなくなりました。その結果、業務時間の大幅な削減が可能となり、またデータ管理についても安心感が生まれています。

参考：事業成長には労務のバックオフィス整備も重要。一気通貫で管理できるマネーフォワードクラウドは業務的にも経営的にもメリット。

従業員管理に関する無料テンプレート

従業員管理は、給与計算や勤怠管理、社会保険手続きなどを行う関係上、様々な書類が必要です。書類の内容に誤りがあれば、手続きの不備や給与の未払いなどにもつながります。したがって、正確で誤りのない書類を用意することが求められますが、自社で用意するのは、なかなか難しいのではないでしょうか。そのような場合には、テンプレートの利用をおすすめします。

以下のリンクから、従業員管理に関する無料テンプレートをダウンロード可能です。ぜひご活用ください。

参考：人事・労務テンプレート集｜マネーフォワードクラウド給与

従業員管理のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート

従業員管理をペーパーレス化すれば、業務の効率化が図れます。しかし、法改正への対応やセキュリティ対策など、ペーパーレス化に際してはいくつかの問題点があり、実施に踏み出せない企業も多いでしょう。そのような場合には、「マネーフォワードクラウド」をおすすめします。

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ぜひ、「マネーフォワードクラウド」を導入し、従業員管理のペーパーレス化を進めてください。

参考：

集計・管理が楽になる勤怠管理システム｜マネーフォワードクラウド勤怠

勤怠集計データ・自動計算・Web明細発行給与計算をもっと簡単に｜マネーフォワードクラウド給与

入社退社手続き、人事異動を簡単にすべての労務手続きをシームレスに｜マネーフォワードクラウド人事管理

書類作成から電子申請まで社会保険手続きをかんたんに｜マネーフォワードクラウド社会保険

ペーパーレス化で従業員管理を効率化しよう

ペーパーレス化による従業員管理には、業務効率の向上やコスト削減など多くのメリットがあります。ペーパーレス化のためのシステムには多くの種類がありますが、重要なのは自社の状況に合ったシステムを選択することです。当記事の解説を参考に、自社に合ったシステムを選択し、ペーパーレス化を進めてください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。