• 作成日 : 2022年4月22日

給与計算の内製化によるメリットとは?課題や方法を紹介!

給与計算の内製化によるメリットとは?課題や方法を紹介!

給与計算業務は、企業活動になくてはならない業務です。従業員規模に限らず、1名でも雇用する人員がいれば給与計算業務が発生します。機密性の高い重要業務であることから、給与計算業務を内製化する企業も少なくありません。
ここでは、給与計算の内製化の課題とメリットを解説します。

給与計算を内製化するとはどういうことか?

給与計算は、企業活動の基盤を支える業務です。自社の従業員に、決められた日時に正しい賃金を支払うだけでなく、所得税・社会保険料といった国に納める税金を計算して納付する役割もあります。

給与計算を自社で内製化する場合、この2つの目的を遂行するため、適切な運用を行わなければなりません。具体的には、「勤怠管理を適切に行うこと」から始まり、実際の給与計算では「時間外・深夜・休日労働の割増賃金の取り扱い」「年次有給休暇の取り扱い」「休日出勤の定義」「遅刻・早退時の賃金計算」など、さまざまな知識が求められます。さらに、源泉所得税の計算や扶養控除の扱い、社会保険料の計算など、労働関係法令や所得税法をはじめとした税制関係の法律面での知識も必要です。

このような知識に基づき正しく計算をした上で、間違いないよう従業員に給与が振り込まれるために、法に則った手続きをする必要があります。知識と作業の両方で、十分な経験を有する人材を必要とするのが、給与計算業務といえるでしょう。

給与計算を内製化する上での課題・失敗例

給与計算の内製化にあたっては、業務の属人化を防ぎ、業務量の変動に耐えられる体制をいかに構築するかが課題になります。

給与計算業務の属人化にどう対応するか

給与計算業務に、休みはありません。毎月、決まったタイミングで給与が支給されるように業務を進めることが求められます。また、所得税や社会保険料などは支払期日が決まっており、納期限までに手続きを終わらせなければなりません。

このような特徴を持つ給与計算業務では、「担当者の不在」が課題となります。たとえば、給与計算業務の経験が豊富な人員を1名雇用し、内製化を図ったとします。担当者が1名だけの現状では、その担当者に数日の療養を必要とするような病気やケガが発生した場合、給与計算業務が滞ってしまうかもしれません。

また、組織的に給与計算業務を行っていても、業務内容によって担当の業務分担が明確に分けられており、他メンバーの業務内容や作業フローを知らなければ、組織としてのメリットが発揮されません。

そのため、日頃から業務フローのマニュアル化を進め、複数の人員が対応できるように柔軟な体制を整える必要があるでしょう。また、育児休業等の長期休業で担当者が不在となった場合、代替人員の確保と引継ぎ体制の構築も、内製化に必要となる課題といえます。

業務繁忙期に備えた人員確保をどうするか

人事労務部門では、給与計算業務のほか、さまざまな業務があります。年末調整や入退社に伴う社会保険手続きなど、年末や年度末は繁忙期のタイミングです。このような繁忙期では通常の人員に加え、ときにはパートタイムや派遣社員で工数調整できるかが、適切に業務を遂行するポイントとなります。

たとえ給与計算システムを導入していたとしても、行うのは人の手です。業務負荷が増え、多忙のあまり担当者が疲弊してしまっては、思わぬミスにつながる可能性があります。

また、派遣社員等の臨時スタッフを雇い入れる場合は、業務内容の引継ぎのほか、情報セキュリティ対策を十分に行う必要があります。給与計算業務は、機密性の高い仕事です。臨時スタッフに任せる業務の割り振りなど、業務分担や業務の効率化が求められます。

自社の給与計算業務に見合った手法の選択

内製化にあたり、どのような給与計算システムを導入するかもポイントです。業務量によっては、エクセルを用いて行う方法もありますが、テンプレートの構築等には知識と時間が必要です。

給与計算システムも、年末調整やマイナンバー管理に対応するものなど、システムによってカバーする業務範囲が異なります。一気通貫で自動化できる給与計算システムを導入しても、自社のやり方に合わず、機能を使いこなせないといった例もあります。「どういった業務を」「どんな風に」内製化するのか、社内での業務フローを描きながら、検討するのがよいでしょう。

給与計算を内製化するメリット

給与計算業務を、スムーズに内製化させるにはさまざまな課題がある一方、情報セキュリティの強化や業務の最適化を図るメリットがあります。

情報セキュリティリスクを軽減できる

給与計算をアウトソーシングする場合、従業員情報や勤怠管理情報といったデータの受け渡しが社外と発生します。セキュリティ対策は十分に行った上でアウトソーシング先と連携をしますが、社外とのやり取りがある以上、情報漏洩のリスクもゼロとはいえません。

内製化ができれば、業務に携わる人員も把握でき、デバイス等すべて社内で管理が可能なため、高い情報セキュリティ対策を施すことができます。

業務の作業工数を最適化できる

給与計算業務をアウトソーシングした場合、勤怠情報の転記といった「アウトソーシング用」の作業が発生します。また、業務についての質問があるときも、回答が先方から届くまでにタイムラグが発生することもあるでしょう。給与明細についての疑問など、従業員の質問に社内で回答できる人がいないといった問題もあります。

内製化することで、作業工数の無駄を省き、結果として業務フローの最適化を図ることができます。情報伝達のスピードも上がり、生産性の高いやりとりができるでしょう。

管理部門システムの統合につながる

給与計算システム以外にも、管理部門の仕事にはさまざまなシステムを用います。勤怠管理、従業員の情報管理、年末調整、給与明細の電子化、経費精算など、システムによって効率化を図る業務が多々あります。

給与計算業務の内製化は、こうした管理部門のシステムの統合を進めるきっかけとなります。給与計算業務のシステム導入に合わせ、他の業務システムとも連携させるなど、さらなる効率化につながるでしょう。

給与計算を内製化が難しければアウトソーシングも

内製化の課題とメリットを踏まえたうえで検討しても、給与計算の内製化が自社にそぐわない結論になることもあります。とりわけ、内製化にあたって十分な体制を構築するための人員を確保できない、人件費やシステム費用と業務効率化のバランスが取れないといった理由が考えられます。

そうした場合、選択肢にあがるのがアウトソーシングです。給与計算の代行業者に依頼する場合には、自社に給与計算の経験者がいなくても、専門的なスキルを持つ業者にフローの構築から相談できるため、安心して作業を任せることができます。また、税法や社会保険料率の改定など、法制度の変更にも対応してくれるでしょう。

人事労務担当者はコア業務に専念でき、人件費の最適化につながるのがアウトソーシングのメリットです。以下の記事のアウトソーシングのメリット・デメリットを参考にしながら、内製化について検討してみるといいでしょう。

給与計算の内製化にはクラウドサービスを活用しよう!

給与計算の内製化には知識と経験ある人材が求められますが、自社に合わせた業務フローを構築できるメリットがあります。作業負担の軽減や自動化には、給与計算システムの活用が適しています。

マネーフォワード クラウド給与は、毎月の給与計算を自動化するクラウド型のソフトウェアです。

給与計算から振込までオンラインで完結し、法改正や税制改正、社会保険料の料率改定などがあった際にも自動でアップデートが可能。従業員はパソコンやスマホから給与明細を確認できるため、ペーパーレス化も即時に対応することができます。

製品の詳しい機能や使い方については、企業担当者さま向けのオンライン個別説明会を行っておりますので、まずは気軽にお問い合わせください。

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よくある質問

給与計算の内製化とはなんですか?

給与計算にまつわる一連の業務を自社で賄うことを指します。給与計算業務は、毎月の給与を従業員に適正に支給するだけでなく、所得税や社会保険料などを期日までに国に納付する役割を果たす重要な業務です。詳しくはこちらをご覧ください。

給与計算を内製化するメリットについて教えてください

内製化により、社内で給与計算を担当する人材を育成できます。また、情報伝達速度を向上させ業務フローの最適化を図ることも可能です。システムの導入など、管理部門全体の効率化を検討するきっかけにもなります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:加治 直樹(経営労務コンサルタント)

銀行に20年以上勤務し、融資融資から資産運用、年金相談まで幅広く相談業務の経験あり。中小企業の決算書の財務内容のアドバイス、資金調達における銀行対応までできるコンサルタント。退職後、かじ社会保険労務士事務所として独立。現在は行政で企業及び労働者の労働相談業務を行いながら、セミナー講師など幅広く活動中。

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