更新日 : 2024年8月29日

在籍証明書とは？証明書が必要なケースやテンプレートを紹介！

Q: 在籍証明書とは何ですか？

対象従業員が会社に在籍していることを証明するために、会社が発行する書面です。詳しくは こちら をご覧ください。

在籍証明書とは、対象従業員が会社に在籍していることを証明する書面のことです。会社に発行の義務が課せられているわけではありませんが、クレジットカードや住宅ローンを始めとする各種借入、賃貸物件の入居契約などで提出が求められるため、従業員の求めに応じて作成する必要があります。また、使用用途によって記載内容を変えることも求められます。

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在籍証明書とは？
- 在籍証明書の目的？なぜ必要？
- 在籍証明書と在職証明書の違い
在籍証明書が必要なケース
在籍証明書のフォーマット
在籍証明書のテンプレート
在籍証明書を交付する際の注意点
問題なく発行できるよう、在籍証明書の作り方をマスターしておこう

在籍証明書とは？

従業員が会社に対して作成・発行を依頼する証明書の一つに、在籍証明書があります。在籍証明書とは、どのような書面なのでしょうか。発行が求められる理由や、在職証明書との違いを説明します。

在籍証明書の目的？なぜ必要？

在籍証明書は、現在会社に対象従業員が確かに在籍していることを証明する書面です。対象従業員がその企業の従業員として労働し、対価を得ていることを証明する書面として作成・発行が求められます。無職ではないこと、また一定程度の収入があることを証明する書類として用いられますが、日付を記入して過去の一定期間における在籍証明書とする場合もあります。

在籍証明書と在職証明書の違い

一般的に、在籍証明書は対象従業員が現在会社に在籍していること、在職証明書は対象従業員が働いていた期間などを証明する書類とされています。在職証明書には対象従業員の雇用期間の他、役職などの詳細な情報も含まれます。ただし、在籍証明書と在職証明書を異なるものとせず、会社によっては呼び方が異なるだけで、同じものである場合もあります。

在籍証明書が必要なケース

従業員は、どのような場合に在籍証明書が必要になるのでしょうか。在籍証明書の発行が求められるケースを説明します。

クレジットカード発行・ローンなどの借入

クレジットカードを新規で作成する時や、住宅ローンを始めとする各種ローンを組む時、キャッシングといった借入を行う場合に、在籍証明書の提出が求められます。返済がきちんと行われるかどうか、希望する利用額に対して十分な支払い能力を有しているかどうかの確認に用いられます。

賃貸物件の入居契約

一般的に賃貸物件へ入居する際は、契約時に在籍証明書の提出が求められます。家賃支払いが滞ることなく行われるかどうか、入居者として問題がないかどうかの確認に用いられます。

転職などの就職活動

転職活動においては、転職希望先への応募書類として在籍証明書の提出が求められる場合があります。本当にその会社に在籍しているかどうかを確認するため、また職務内容や役職、経験、担当業務などを照合して、採用の可否を決定するために用いられます。

在籍証明書のフォーマット

在籍証明書のフォーマットに決まりはあるのでしょうか。必須の記入項目と基本的なフォーマットを紹介します。

在籍証明書に必須の項目

在籍証明書には、基本的に以下の項目を記載します。

氏名
在籍を証明する従業員の氏名を記載します。
住所
在籍を証明する従業員の住所を記載します。
生年月日
在籍を証明する従業員の生年月日を記載します。
入社年月日
在籍を証明する従業員の入社年月日を記載します。
証明する内容
在籍を証明する従業員の勤続年数や勤務時間、職種などを記載します。
日付
在籍証明書を発行する日付を記載します。
会社の所在地・事業者名・代表者名
在籍証明書を発行する企業の情報を記載します。

在籍証明書の書式

在籍証明書の書式は、法律で規定されていません。そのため、会社は作りやすさや見やすさ、自社らしさを重視した、自由な書式で在籍証明書を作成することができます。

在籍証明書の記入例

在籍証明書には以下のように記入します。

在籍証明書のテンプレート

この記事で紹介した在籍証明書のテンプレートは、以下からダウンロードすることができます。

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在籍証明書を交付する際の注意点

従業員から在籍証明書の発行を依頼されたら、会社はどのようなことに気を付けるべきでしょうか。会社が在籍証明書を発行する際の注意点を説明します。

使用用途に合った内容を記載する

在籍証明書は使用用途によって必要とされる記載内容が異なるため、何の目的で使用するかをきちんと確認して、その用途に合った内容を記載する必要があります。賃貸物件への入居に使用する場合は在籍している旨が記載されていれば問題ない場合が多いのですが、住宅ローンを組む場合は一般的に給料額や賞与額の記載が必要です。転職活動に用いる場合は、職務や担当業務に関する記載が求められます。どのようなことのために在籍証明書が必要なのかを従業員から聞き取り、使用用途に合った内容を記載しましょう。

個人情報は慎重に取り扱う

在籍証明書に記載する内容は、取り扱いに細心の注意が必要な個人情報です。大切な情報が外部に漏洩しないよう、慎重に取り扱わなければなりません。在職証明書を作成するために使用した人事データやファイルなどを他の従業員に見られることがないよう、十分注意して取り扱いましょう。

かかる時間を伝えておく

在籍証明書の作成・交付は、定期的に行う業務ではありません。その性質上、春に多く発生する業務といえますが、必ずしも春に依頼されるわけではなく、他のシーズンでも依頼されれば迅速に作成・発行しなければなりません。とはいえイレギュラーに発生する業務であり、何件依頼されるかもわからないため、作成・交付に時間がかかる場合もあります。そのため、従業員にいつ受け取れるかを聞かれたり、急かされたりする場合もあることに注意しましょう。

問題なく発行できるよう、在籍証明書の作り方をマスターしておこう

在籍証明書は、対象となる従業員が会社に在籍していることを証明する書類です。クレジットカードを作ったり、住宅ローンを組んだり、賃貸物件を契約したりする際に、相手先から提出が求められます。会社に発行が義務付けられているわけではありませんが、従業員からの依頼に応じて作成する必要があります。

一般的な在籍証明書の必須記載項目は、対象従業員氏名、住所、生年月日、入社年月日、証明する内容、発行日付、会社名・代表者氏名です。住宅ローンを組む際の審査に用いる在籍証明には、給料額などの記載が求められる場合もあります。使用用途によって記載内容に違いがあるため、その用途を確認した上で作成しなければなりません。従業員から依頼されたらスムーズに発行できるよう、在籍証明書の作り方をマスターしておきましょう。

よくある質問

在籍証明書とは何ですか？

対象従業員が会社に在籍していることを証明するために、会社が発行する書面です。詳しくはこちらをご覧ください。

在籍証明書が必要なケースを教えてください。

クレジットカードを作成する場合や住宅ローンなどのローンを組む場合、借入を行う場合、賃貸物件を契約する場合、転職活動をする場合などに在籍証明書が必要になります。詳しくはこちらをご覧ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。