• 更新日 : 2024年7月5日

出張報告書の効果的な書き方とは?テンプレート基に例文や注意点を解説

出張報告書は、出張先での業務内容や成果を会社に報告するための書類です。出張内容を社内で情報共有する大切な書類ですが、書き方や注意点がよくわからないという人もいるでしょう。

本記事では、出張報告書の効果的な書き方を解説します。報告書のテンプレートや記載内容の例文、報告書作成のポイントも紹介しますので、社内で有効活用してください。

出張報告書とは?

出張報告書とは、出張から帰った後、出張先での業務内容や成果などを会社に報告するための書類です。報告書を提出させる目的などについて解説します。

出張の情報共有

出張報告書の目的の1つは、出張内容を社内の関係者と情報共有することです。出張報告書で共有する主な情報は、以下のとおりです。

  • 出張の目的
  • 出張先での業務内容
  • 出張による成果

上記情報を確認することで、出張による効果を評価し今後の企業活動に役立てます。また、継続対応が必要な場合は、課題を確認して今後の対応策を検討します。

出張に関連する経費の精算

出張報告書は、出張に関連する経費を精算するためにも使用します。経費には、移動に要した交通費や宿泊費、出張日当、接待費、手土産代などが含まれます。経費の内容や金額、使用目的などを記載して、領収書とともに出張者が会社に経費申請します。

就業規則や社内規則などで出張経費の取扱いを定めている場合、事前に出張者に周知するとともに、申請内容が社内規則などと合致しているかをチェックして速やかに経費精算しましょう。

出張報告書を提出するシーン

出張報告書の提出が必要となる条件は企業の社内規定によって異なりますが、長距離の移動や宿泊を伴う以下の業務を行った場合などに出張報告が必要となります。

  • 社外との会議や商談
  • セミナーや研修会への参加
  • 現場の視察や巡回
    トラブルや苦情への対応 など

出張報告書のひな形、テンプレート-無料ダウンロード

出張報告書は、報告内容の漏れを防ぎ管理しやすいように社内で書式を統一するのが一般的です。新しく書式を作成したり、現在使用している書式の内容を点検したりするときは、インターネットから無料でダウンロードできるテンプレート(定型文または雛形)の活用をおすすめします。

マネーフォワード・クラウド給与では、出張報告書だけでなく出張前に提出を求める「出張届」のテンプレートも用意しています。

出張報告書の書き方、記入例

前述したマネーフォワード・クラウド給与の出張報告書テンプレートを基に、出張報告書の書き方や記入例を紹介します。

出張報告書の記載事項

出張報告書の主な記載事項は以下のとおりです。ポイントだけを簡潔にわかりやすく記載するようにしましょう。

  • 出張者
  • 出張先
  • 宿泊先
  • 交通機関
  • 期間
  • 出張の目的
  • 出張の概要
  • 所感
  • 関係資料

それぞれの記載事項について解説します。

出張者

出張した人の所属や社員番号、氏名を記載します。

(所属)〇〇部〇〇課
(社員番号)123456
(氏名)〇〇 〇〇

2人以上で出張した場合は、出張者全員についての記載が必要です。複数の出張者がそれぞれ報告書を提出する場合でも、同伴者として全員を記載します。

出張先

出張先には、訪問した会社名や面談者などを記載します。以下のとおり、出張内容によって記載内容は異なります。

(企業訪問)〇〇会社 〇〇部 〇〇部長
(個人顧客)〇〇 〇〇様(〇〇県〇〇市〇〇)
(セミナーや研修会への参加)〇〇セミナー(場所:〇〇ホール)

宿泊先・交通機関・期間

出張報告書は経費精算するために使用するため、宿泊先や交通機関も記載します。

(宿泊先)〇〇ホテル
(交通機関)新幹線(〇〇駅⇔〇〇駅)
(期間)2024年〇月〇日~2024年〇月〇日

経費の内訳や詳細の記載、領収書の添付などは、報告書とは別に経費申請書を使用することもあります。漏れなく正確に経費申請できるように、事前に記入見本を配布するとともに領収書を捨てないように注意を促しましょう。

出張の目的

出張の目的については、以下のとおり何のために出張に行ったのかがわかるように記載します。出張後に成果を検証できるような内容にしましょう。

〇〇商品についての〇〇会社との契約締結
新商品〇〇の宣伝・広告
〇〇に関する最新情報の収集

出張の概要

出張の概要には、出張時の「スケジュール」と「活動内容」、「成果」の3点について簡潔にわかりやすく記載しましょう。社内で情報共有を図るための重要な記載事項です。

スケジュールの記載例は以下のとおりです。

◯月◯日 ◯時◯分~◯時◯分:〇〇会社を訪問
◯月◯日 ◯時◯分~◯時◯分:当社〇〇支店を視察

活動内容については、できるだけ具体的に記載します。ただし、簡潔に報告するために詳細については「関係資料」欄に資料名を記載し別紙を添付するなど工夫が必要です。

  • 関係資料「〇〇」を使用して商品〇〇のプレゼンテーションを行う
  • 商品の納入数量や価格について折衝する
  • セミナーを受講し〇〇に関する最新技術と実践事例を学ぶ

成果については、詳しく具体的に記載することが重要です。会社は成果を期待して出張に時間やお金を費やしており、報告を受ける側の関心が高いからです。成果をできるだけ数値化するように注意しましょう。

製品〇〇・〇〇個を新規に成約
〇〇商品を評価いただき〇月〇日に再訪問予定
〇〇システムの有効性が確認できたので導入を検討する

所感

所感では、出張の内容や成果を振り返るとともに、今後のビジネスに役立つ情報を記載します。たとえば、今後の課題や成功・失敗の要因などの情報です。

  • 〇〇技術は顧客に対する訴求力が強い、もっと積極的にPRするべきだ
  • 経営が厳しいときも顧客を大切にしてきたことで信頼を得られた
  • 当社の商品力は評価されているが営業力は弱いと感じる

また、商談相手の様子などを社内で共有することで、効果的な対策を取りやすくなります。

  • 決定権者は〇〇部長であると思われる
  • 〇〇社は価格より性能を重視している
  • 〇〇課長はゴルフ好きで話が盛り上がる

セミナーなどに参加した場合、テーマに関する発見や知見などを紹介するのもよいでしょう。

  • 〇〇業界は想像以上にIT化が進んでいる
  • 脱炭素化を図るには、当社の業務を抜本的に見直す必要がありそうだ

出張報告書を効果的に書くには?

出張報告書を書くときの主なポイントは以下のとおりです。ポイントを押さえることで、簡潔でわかりやすい報告書を効果的に作成できます。

  • 出張で得た具体的な活動、情報、結果を伝える
  • 読みやすく理解しやすい構成にする
  • タイムリーに提出する

各ポイントについて解説します。

出張で得た具体的な活動、情報、結果を伝える

出張報告書を書くときは、活動内容や得られた情報、結果について具体的、客観的に記載することが重要で報告書を読む人がわかりやすい文章にすることと、正確に情報を伝えることを意識しましょう。

情報の記載漏れや間違いを防ぐために、出張中はこまめにメモを取ることをおすすめします。メモを見ながら報告書を作成することで、報告書の作成時間も短縮できます。

読みやすく理解しやすい構成にする

読みやすく理解しやすい出張報告書を作成するために、文章の構成をきちんと検討しましょう。構成を考えるときのポイントは以下のとおりです。

  • 時系列に記載する
  • 関連する情報をまとめて記載する
  • 原因と結果を明確にする

また、報告書に記載する言動が誰のものか、客観的事実なのか所感なのか、が明確に伝わるように注意が必要です。出張時のメモを見ながら構成を考えるとよいでしょう。

タイムリーに提出する

出張報告書の提出は、出張から戻ってできるだけ早い時期にしましょう。報告書をタイムリーに提出することには以下のメリットがあります。

  • 業務に必要な情報を社内で迅速に共有できる
  • 忘れないうちに作成することで報告漏れや間違いを防げる

また、出張内容を思い出したり、確認したりする手間が省け、効率的に報告書作成できます。

ポイントを押さえて効率的に出張報告を作成しよう

出張報告書は、出張先での業務内容や成果などを会社に報告するための書類です。出張内容を社内の関係者と情報共有するとともに、出張経費の精算にも使用します。
出張報告書の中で特に重要なのは、出張時の活動内容や成果、業務に役立つ情報です。本記事で紹介した報告書作成のポイントを理解し、簡潔でわかりやすい報告書を効率的に作成しましょう。


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