• 作成日 : 2022年11月30日

出張旅費明細書とは?書き方のルールやテンプレートを紹介!

出張旅費明細書とは?書き方のルールやテンプレートを紹介!

「出張旅費明細書」とは、出張に出かけた際の経費や日当を精算するために勤務先に提出するものです。本記事では、出張旅費明細書の様式や、様式ごとの項目、書き方のルールなどを説明します。また、無料のテンプレートをダウンロードできるページを紹介します。

出張旅費明細書とは?

出張で外出した場合、出張中にかかった交通費や宿泊費、その他食事代などのこまごました費用(日当)は勤務先に経費として請求することができます。一般的に、出張にかかる費用についてはまとめて「出張旅費」として処理されます。

出張旅費の処理は各企業の規定にもよりますが、従業員が出張前に届を提出し、出張後に実際にかかった費用を請求し、後日精算されるというのが一般的な流れです。このとき従業員が企業に提出するもののが「出張旅費明細書」や「出張旅費精算書」です。明細書と精算所は1枚になっている場合もあれば、どちらか一方だけでよい企業もあります。

なお、勤務先に出張旅費規程がある場合にはその規程に従います。

出張旅費規程とは、交通費や宿泊費、日当など、出張に関係する費用について金額や条件を定めたものです。「交通機関は何を使用するか」「どこからが出張扱いか」「日当の金額はいくらか」といった内容も細かく定められます。通常、経費の精算にはレシートや領収書などが必要ですが、出張旅費規程のとり決めにより、出張旅費明細書や出張旅費精算書の提出だけで済む場合もあります。

しかし、出張で使用した金額を唯一証明するものであるため、レシートや領収書は必ず受け取り、保管しておいた方が良いでしょう。

あらかじめ自分の勤務先の出張旅費の扱いがどうなっているか、確認しておきましょう。

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出張旅費明細書の書き方 – 記載項目やルールはある?

出張旅費明細書は、法律などで書式が決められているわけではありません。企業は、自社の状況に合わせて様式を決め、独自に作成することができます。ただ、出張費用の精算という目的を考えると、必要な項目はだいたい決まってくるでしょう。

一般的に、出張旅費明細書に記入する項目とルールは以下のとおりです。

提出日、所属、氏名

出張旅費明細書を提出する日付を記入し、所属部署と氏名を記入します。押印が必要な場合もあります。

出張目的

どのような業務を行うために出張したのか、または実際の業務内容などを記入する欄がある場合もあります。ない場合でも、金額の欄で使用用途を記入する欄があります。

出張期間、訪問先、宿泊地

出張期間は間違いのないように記入します。レシートや領収書と日付が合わない場合など、申請が通らず再提出となってしまう場合もあります。また、訪問先や宿泊地について同行者がいる場合には、矛盾が発生しないよう確認し、別行動の場合もしっかり説明できるように確認しましょう。

金額とその内容

最も大切な部分ですので、正確に記入します。交通費ならばどこからどこへ、何で移動したかを記入します。また、飲食をした場合などは相手や目的などを追及されることもあります。領収書などを正しく揃え、きちんと説明できるようにしておきましょう。

では、出張旅費明細書には、どのような様式があるのでしょうか。いくつかの例を紹介します。

シンプルタイプ

表形式で、帳簿のように1行ずつ日付と支払先、金額(科目別)、用途を記入するものです。最後に列(科目)ごとに合計し、さらにその合計を合計欄に記入します。

シンプルタイプ(承認欄付)

シンプルタイプに、上長や経理担当者などの確認印が押せる欄を設けたものです。

勘定科目別タイプ

シンプルタイプと似ていますが、使用できる勘定科目があらかじめ決められており、決められた勘定科目の列に金額を記入します。

日当計算タイプ

記入欄が「出張期間、訪問先、目的、宿泊地」「日当」「宿泊料」「その他の支出」に大きく分けられ、その中に詳細を記入します。最後にそれぞれの欄の合計を転記し総合計を計算する欄があります。

為替レート計算タイプ

海外出張の場合、海外での支出は出張時の為替レートで計算されます。そのため、為替レートを記入する欄があります。

参考:出張旅費明細書(兼出張報告書)|日本商工会議所

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出張旅費明細書のテンプレート – 無料でダウンロード

前章で、出張旅費明細書のさまざまな様式を紹介しました。しかし、説明だけではイメージがわかない方も多いでしょう。
出張旅費明細書のテンプレートが欲しいという方は、以下のリンクからダウンロードできます。

▼ 出張旅費明細書のテンプレートはこちらからダウンロードできます

まずは無料テンプレートを使ってみて、自社の業務形態に合わせてカスタマイズしていけば、自社専用の様式が出来上がります。

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出張旅費明細書の扱いをしっかり確認しておこう

出張でかかった費用や日当は、出張旅費明細書によって企業に精算を求めることができます。ただし、企業によって出張旅費の取り決めは異なるため、社内規定を読み、わからない部分は上司や先輩に尋ねるなど、よく確認してから記入することが大切です。

とくに注意が必要なのは、食事代など、仕事で使用したのか私用で使用したのかなどの詳細です。また、同行者と内容が著しく異なったり、記入内容が領収書と合わなかったりすると申請が通らないこともあります。

出張旅費明細書を記入する際には、企業のルールに沿って、費用の詳細を明確に記入しましょう。

よくある質問

出張旅費明細書とはなんですか?

出張に出かけた際の経費や日当を精算するために、勤務先に提出する書類です。 詳しくはこちらをご覧ください。

出張旅費明細書の書き方について教えてください

提出日や所属、氏名のほか、出張の期間、日程、目的、訪問先、費用の詳細(交通費、宿泊費など仕事に関するもの)を記入します。一般的には領収書の添付が求められるため、領収書と齟齬のないように注意します。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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