• 更新日 : 2025年2月3日

中途採用の入社手続きの流れは？入社前と後にわけて必要書類や注意点を解説

中途採用が確定すれば、さまざまな入社手続きが必要です。新卒採用者と異なり、中途採用は不定期に採用の都度に行われるため、いつでも対応できるよう準備が必要です。

本記事では、中途採用の入社手続きの流れについて解説します。税金や社会保険に関する手続きのほか、入社前に行っておく手続きや社内手続き、中途採用ならではの入社手続きも紹介します。

中途採用者の入社前に行っておく入社手続き

中途採用者の入社前に行っておく主な入社手続きは以下の3つです。

各手続きについて解説します。

雇用契約締結のための書類を作成・交付する

中途採用確定後に最初に行うのは、雇用契約の締結です。会社側が事前に「労働条件通知書」と「雇用契約書」を作成して準備します。

労働条件通知書を基に、会社側が内定者に労働条件について周知します。労働条件について両者が合意すれば雇用契約を締結します。両者の合意があれば雇用契約が成立するため法律上、雇用契約書は不要ですが、合意の証明として雇用契約書を取り交わすのが一般的です。

また、労働条件通知書の内定者への交付は必須です。労働基準法では、賃金や労働時間など労働条件に関する所定の事項について書面での交付を義務づけています。

メールアドレスの発行や備品の準備をする

入社後にスムーズに仕事ができるように、入社前に中途採用者のメールアドレスやID、パスワードを発行しておくとよいでしょう。社内での情報共有や業務で使用するさまざまなシステムをすぐに使用できます。

また、以下の備品の準備も入社前に準備しましょう。

内定者へ初日の流れや提出書類に関して案内する

雇用契約締結後に、「入社初日の流れ」と「入社時の提出書類」を案内しましょう。

初日のスケジュールや持参物（筆記用具や研修で使用する資料など）、自己紹介の有無などを事前に伝え、心構えを含めて内定者に入社準備をしてもらいます。出社時間や集合場所、入館方法なども忘れずに伝えましょう。

入社時に提出してもらう書類も同時に案内します。提出書類の一覧を書面で作成し交付するなどして、提出書類の漏れを防ぎましょう。

入社までに内定者に準備してもらう必要書類

入社までに内定者に準備してもらう主な必要書類は以下の通りです。

（入社手続きの必要書類）

※印の申告書などは、様式を会社側が準備し、雇用契約締結時などに内定者に交付して記入・提出してもらいます。給与所得者異動届出書または特別徴収への切替依頼書は、後述する「住民税の手続き」で解説します。

また、企業によっては会社ルールなどの順守を誓う誓約書や身元保証書、資格証明書類を求めるケースもあるでしょう。

中途採用者の入社後に行う社会保険に関する手続き

中途採用者の入社後に、社会保険（健康保険・厚生年金）加入手続きをします。手続き方法は、日本年金機構（健康保険組合の場合、健康保険の資格取得届は健康保険組合）に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出します。提出期限は入社日から5日以内です。

また、被扶養者（健康保険）や被扶養配偶者（厚生年金保険）がいる場合は、中途採用者が提出した「健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届」も同時に届出ます。

短時間労働者に対する社会保険の適用拡大により、加入対象者が変化しています。日本年金機構のホームページで現状を確認するとともに、2025年の年金法改正にも注意しましょう。また、電子申請もできるので、利用を検討してみましょう。

参考：短時間労働者に対する健康保険・厚生年金保険の適用拡大のご案内｜日本年金機構

参考：電子申請・電子媒体申請（事業主・社会保険事務担当の方）｜日本年金機構

中途採用者の入社後に行う雇用保険に関する手続き

雇用保険の加入手続きは、入社日の翌月10日までです。従業員が提出した雇用保険被保険者証により「雇用保険被保険者番号」を確認し、同じ番号を使ってハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。雇用保険の加入要件は以下の2つです。

雇用保険の加入手続きも電子申請（電子政府の総合窓口「e-Gov」経由）可能です。

参考：申請等をご利用の方へ｜ハローワークインターネットサービス

中途採用者の入社後に行う税金に関する手続き

中途採用者の入社後に行う税金に関する手続きを、住民税と所得税に分けて解説します。

住民税の手続き

住民税は前年度の所得に応じて源泉徴収するため、従業員が居住する市区町村から勤務先に送付される「特別徴収税額決定通知書」に基づいて源泉徴収し市区町村に納付します。

中途採用の場合、前勤務先から送付される「給与所得者異動届出書」に会社側が必要事項を記載し、従業員が居住する市区町村役場に届出します。市区町村から会社に特別徴収税額決定通知書が送付されますので、通知書に従って源泉徴収と納税を行いましょう。

前職時に住民税を自分で納付していた場合、中途採用者に「特別徴収への切替依頼書」を市区町村役場に届出るように案内します。

参考：特別徴収にかかる手続きについて｜東京都主税局

所得税の手続き

所得税については、給与から源泉徴収して納税するとともに前職の所得を含めて年末調整しなければなりません。

源泉徴収する所得税額は、中途採用者から提出してもらった「扶養控除等申告書」を基に算出します。国税庁の源泉徴収税額表を利用するとよいでしょう。また、「前職の源泉徴収票」より前職の所得や源泉徴収税額を確認し年末調整します。

参考：令和6年分　源泉徴収税額表｜国税庁

中途採用者の入社後に行う社内手続き

中途採用者の入社後に行う主な社内手続きは以下の3つです。

各手続きについて解説します。

必要書類の回収

原則入社日には、前述の「入社までに内定者に準備してもらう必要書類」を回収します。「未提出の書類がないか」「申告書や届書などに記入不備がないか」を確認して、必要書類を整備します。

回収物のチェックリストを準備するなどして、回収漏れがないように注意しましょう。また、未提出の書類がある場合、提出期限を明確にして提出を促しましょう。

法定三帳簿の作成

法定三帳簿とは、労働基準法などで作成・保存が義務づけられている「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。所定の内容を記載して、3年間保存することが義務づけられています。記載内容は以下の通りです。

法律上、作成期限は設けられていませんが、入社後速やかに作成しましょう。

就業規則や社内ルールの格納場所の共有

入社日以降できるだけ早いタイミングで、就業規則や社内ルール、業務マニュアルなどの格納場所を中途採用者に伝えましょう。各内容の詳細をすべて口頭で伝えるのは難しいため、知りたいことや確認したいことを中途採用者が自分で調べられるようにするためです。

また、労働基準法では、従業員への就業規則の周知を会社側に義務づけています。周知する方法は以下のいずれかです。

就業規則の周知を怠ると、企業は労働基準法違反となります。

給与計算や人事システムへの登録

従業員の給与計算や勤怠管理、人事管理などの業務についてシステム導入している企業は、中途採用者をシステムに登録しなければなりません。勤怠管理システムの場合、入社日から利用できるように入社前に登録を済ませておくとよいでしょう。

給与計算システムや人事システムについても早めに登録しておきましょう。

中途採用ならではの入社手続きの注意点

中途採用者の入社手続きは、大部分が新卒採用者と共通しています。しかし、前職があることにより、中途採用ならではの入社手続きもあるため注意しましょう。主な注意点は以下の3つです。

雇用保険被保険者証は、前職で使用していた雇用保険被保険者番号を使って新たに雇用保険に加入するために使用します。前職の源泉徴収票は年末調整手続き、給与所得者異動届出書は住民税に関する手続きに必要です。

不定期な中途採用に備えて事前準備をしておきましょう

中途採用者の入社手続きは税金・社会保険に関する手続きや法定三帳簿の作成のほか、中途採用者がスムーズに業務ができるようにするための手続きなど多岐にわたります。

また、新卒採用者と異なり採用の都度必要になるため、いつでも適切に対応できるよう準備が必要です。入社スケジュールや入社手続き・必要書類のチェックリストなどを事前に準備しておきましょう。

• 監修：西岡 秀泰（社会保険労務士/2級FP技能士）

  生命保険会社に25年勤務した後、社会保険労務士事務所を開業。現在は、社会保険労務士として活動するとともに、社労士会からの委託を受け日本年金機構・年金事務所で年金相談員として勤務。労働者を支える労働保険・社会保険についてわかりやすく解説していきたいと考えています。

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