• 更新日 : 2023年7月14日

内定辞退のやり方 – メールだけで大丈夫？各種マナーも解説

会社から採用の内定通知をもらったのに、他社内定と重複してしまい内定辞退する場合があります。しかし、内定を断る際に、辞退する会社にどのように伝えたらよいのか、連絡方法は電話かメールか、などがわからなくて困ることがありませんか。

今回は、内定を辞退する際のタイミングやそのやり方、内定辞退のマナーなどについて解説していきます。

内定辞退のやり方・手段について

内定が決まった会社に対して内定を辞退する連絡を行う場合は、なるべく早く、直接、電話で伝えるのがマナーです。

なるべく早く連絡する

会社は採用活動を計画的に行っています。内定辞退により採用予定人数に満たなくなった場合、会社は採用活動を再開したり、ほかの選考者に内定通知を出したりしなければなりません。

内定をもらってから時間がたてばたつほど、会社は次のアクションが遅くなってしまい迷惑をかけてしまうことになりかねません。内定辞退を決めたらなるべく早く連絡するようにしましょう。

直接、電話で連絡する

内定辞退は電話で行います。必ず採用担当者に直接内定を辞退する旨を伝えましょう。

内定辞退の連絡を直接採用担当者に行うのは気まずいと思うかもしれませんが、内定辞退により相手に迷惑をかけることになります。誠意を見せるためにも、自分の言葉で直接、電話で伝えましょう。

ただし、何度電話をかけても採用担当者と話すタイミングが合わない場合には、電話に出た相手に、採用担当者に内定を辞退する旨のメールを送ることを伝えたうえでメールを送りましょう。その場合でも、後日改めて電話をして内定辞退を伝えるのが良いでしょう。

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メールだけで内定辞退を伝えるのはNG？

内定を辞退する際には電話で連絡しましょうと前述しましたが、電話が必須ではない場合もあります。

最近は、採用担当者がリモートワークしていることも多く、電話しても連絡が取れない状況もあるでしょう。採用担当者も多忙なため、仕事中に割り込まれるのを嫌う場合もあります。

また、電話だと聞き間違いなどがあるとトラブルになり問題が大きくなりますが、メールであれば文面が残りますので、記録に残しておけます。その点ではメールのほうが良いという担当者もいるようです。

メールだけで内定辞退を伝えることがNGかと言うと、そうでもない場合もあります。やはり、メールを送っても、改めて電話でも連絡しておくことが望ましいです。

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内定辞退を連絡しなかった場合はどうなる？

選考に臨んだ会社に内定をもらったけれど、事情ができたので内定を辞退したい。このようなとき、以下のような理由から内定辞退の連絡をしないままにする人も少なからずいます。

しかし、内定辞退の連絡をしないままにしておくのは絶対にNGです。内定辞退の連絡を早めにもらうことができれば、会社はその後、採用活動を再開する、ほかの選考者に内定通知を出すなど、何らかの対応を行うことができます。連絡が取れない状況では会社は動きようがないのです。

内定辞退の連絡は、気まずいためなかなか気が進まないのはわかります。内定辞退すると採用担当者に怒られるのではないかと考えてしまうこともあるでしょう。しかし、内定辞退したからと言って法律に違反するわけではありません。

内定辞退の連絡をしないままにした場合、自分にとって不利益に働くことが考えられます。

このようなことが起きる可能性もあるので、慎重に考える必要があります。

内定辞退を伝えるタイミング

内定辞退を伝えるタイミングについて、具体的なケースをあげて解説します。

内定通知をもらった段階

会社から内定通知をもらった後、内定を承諾するか辞退するかについて回答する段階の場合は、回答期限まで1週間ほど猶予がある場合が多いです。その間にできるだけ早く内定辞退の連絡をしましょう。

内定通知に対して内定を承諾した段階

一度内定を承諾する旨の回答をした後に、事情ができて辞退することになった場合も、できるだけ早く内定辞退の連絡をしましょう。

承諾後の内定辞退でも法律的には問題はありませんが、内定を承諾した会社は入社の準備を進めている可能性もあります。内定の承諾後の辞退は、承諾前の自体よりも会社の関係者に大きな迷惑をかけることになります。

内定通知をもらったが、他社での選考が進んでいる場合

会社から内定通知をもらい、その段階で他社での選考が進んでいる際でも、内定辞退をする場合には、通常と同様になるべく早く内定辞退の連絡をする必要があります。なるべく早く内定辞退の連絡をするのは、社会人のマナーとして当然です。

他社での選考が進んでいて決め切れていない場合は、内定をもらった会社に相談して回答を少し先延ばしにするなどのお願いをする必要があります。ただし、内定辞退する必要が出てきた際はすぐに申し出するようにしてください。

内定辞退は、できるだけ早く伝えましょう

内定辞退は法律では違法ではないとされてはいます。しかし、会社は採用活動に時間、コスト、労力をかけて内定者に内定を出しています。

内定辞退することは、採用活動の再開やほかの選考者に内定通知を出すなどしなければならず、会社に多大な迷惑をかけることにつながってしまうのです。内定辞退の連絡をする際は、電話でできるだけ早く、採用担当者に誠意をもって伝えるようにしましょう。