• 更新日 : 2022年12月15日

出張届(出張申請書)とは?テンプレート付き

出張届(出張申請書)とは?テンプレート付き!

業務上の理由で出張が必要な場合、一般的に、従業員は事前に会社へ「出張届(出張申請書)」を提出します。では、この申請は何のために必要で、どのように処理されるのでしょうか。この記事では、出張届について書き方や申請の流れを説明し、テンプレートの無料ダウンロードページを紹介します。

出張届(出張申請書)とは?

業務の一環として出張が必要となった場合に、従業員が会社へ提出するのが「出張届(出張申請書)」です。上司が部下に出張を命じる場合や、従業員が自分から必要を感じて出張を申し出る場合もあります。いずれの場合でも、後日出張にかかった経費の精算をしたり、高額になりそうな費用を先に支給してもらったりするためには事前に「出張へ行く」という申請が必要なのです。

なお、この出張届の様式は特に決められておらず、会社独自のものが使用されています。しかし、必要な項目は漏らさず記入するようにしましょう。記載方法は後ほど解説しますが、必要な項目が記入されていないと、出張後の請求などにも影響する場合があります。

提出期限はもちろん、緊急の出張時の対応など、出張前に社内の規定を確認しておきましょう。

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出張届(出張申請書)はなぜ作る?作成は義務?

さて、ここまで出張届は出張前に会社に提出するもので、法律によって作成を義務付けられた書類でないことを説明しました。従業員に提出させるかどうかは個々の会社の自由であり、様式も決まっていないのです。

では、なぜ出張届を作成する会社が多いのでしょうか。それには以下のような理由があります。

コスト削減と業務効率化

上司や経理部が出張届に目を通すことにより、余計な費用が計上されていないかどうかをチェックすることができます。また、事前にある程度の経費がわかり、処理の流れも決まっているため、経理部門は業務を効率的に行えます。

不正防止

出張届により承認し、報告書や明細書により確認するという流れがあると、例えば経費の水増し請求やカラ出張のような不正を防止することができます。

税務に関する証拠能力

税務監査の際に、社命による正式な出張ではないと判断されると、出張費は経費とは認められません。

出張届で申請が承認されていれば、上司や決裁者の命令による出張である、すなわち社命による正式な出張であると認められ、経費として扱うことができます。

なお、出張届を提出して出張に行き、後日報告書や明細書(精算書)が提出されて精算が完了していれば、その一式の書類は税務調査や監査でも証拠能力のある資料となり得ます。紙またはデータで保存しておきましょう。

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出張届(出張申請書)の書き方

出張届の様式は会社によって自由に決められるため、書き込む方法もさまざまです。

中には、様式が決まっておらず自分で作成して提出する会社もあります。

ここでは、出張届の作り方として、一般的に必要な項目を紹介します。

提出日、提出先

提出先は総務部が一般的ですが、会社によっては経理部などほかの部署の場合もあり、会社ごとに正しい提出先を指定します。すでに様式がある場合には「総務部部長 〇〇殿」などと最初から印刷されていることもあります。

提出日は和暦、西暦を社内で統一するようにしましょう。

申請者の所属、氏名、押印

会社によっては、同行者全員の氏名を記入する場合もあります。その場合は上司や同行者を先に書き、自分の氏名は最後にします。押印は省略する会社もあります。

出張先、出張目的

目的地、訪問先会社名、目的(商談、研修、学会など)を記入します。

出張期間

出張開始から終了までの年月日を記入します。後々報告書や明細書と突き合わせる際の大切な部分です。正確な日程を記入しましょう。

出張時の滞在先(宿泊先)

宿泊を伴う場合には宿泊先の施設名と宿泊料、連絡先を記入します。

移動手段、交通費

目的地までの交通手段(電車、飛行機など)と、交通ルート、運賃を記入します。

出張時の連絡先

緊急時に連絡のつく連絡先(携帯電話など)を記入します。

同行者

同行者がいる場合には、その人の所属と氏名を記入します。

出張費用

出張にかかる全体の費用の概算を記入します。
交通費〇〇円、宿泊費〇〇円、日当〇〇円など)

承認欄

出張を承認する場合に押印する欄を設けます。承認者の人数分の欄が必要です。

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出張届(出張申請書)の申請の流れ

出張に関しては、それぞれの会社のワークフローに従って申請を行う必要があります。ワークフローの中に「出張届を出す」というタスクがあるのにそれを行わないでいると、上司の許可を得ていても会社には申請されていないため、欠勤扱いされてしまうこともあり得るのです。
では、実際にはどのような流れで出張申請の処理が行われるのでしょうか。一般的な例を紹介します。

出張届の作成

出張する本人が出張届を作成(記入)し、上司の承認を受けます。
飛行機や電車のチケット、宿泊先などの手配を会社が行う場合もあるので、その場合は早めに手配を依頼します。

出張旅費の仮払を申請する

出張旅費が高額になる場合など立て替えが難しい場合には、事前に申請し、仮払金を受領します。

出張届の提出

承認を受けた出張届を担当部署へ提出します。会社によって総務部や人事部、経理部など担当が異なるため、よく確認しておきましょう。この提出により、勤怠管理部門にも出張であることが証明できます。

出張へ出発

期日がきたら予定通り出張に出ます。出張中にスケジュールや訪問先の変更があった場合には必ず会社に連絡し、連絡がとれないことがないよう注意しましょう。
また、出張中にかかった費用についてはすべて領収書をもらいます。後日、出張旅費の精算をする際に必要となるためです。領収書と出張旅費の申請書類が合わないと、申請が通らない場合もありますので、しっかり管理しましょう。

出張費用の精算

出張から帰ったら、出張でかかった費用の精算をします。精算の方法は会社により異なりますが、出張旅費明細書や出張旅費精算書などの書類がある場合には記入して領収書などと一緒に提出する形になるでしょう。その際、漏れのないように、またスケジュールや領収書、同行者との行動に整合性があるかどうか注意します。
なお、仮払を受けている場合には、使用状況についての報告を行います。金額が不足している場合は精算し、余っている場合には返金します。

出張報告書の作成

出張費用の精算とは別に、出張報告書を作成し、上司に提出します。記載内容は、出張の目的、業務内容、成果、今後の対応などです。出張報告書は、関係部署との情報共有のために使用されます。

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出張届のテンプレート – 無料でダウンロード

これから新たに出張届(出張申請書)を取り入れる際、どのように作成すべきか、お悩みの方も多いのではないでしょうか。実際に自社の業務スタイルに合わせた出張届を1から作成するのは大変なことです。

しかし、近年ではさまざまなテンプレートが無料で提供されています。ベースを保ちつつ、自社の様式に応じてカスタマイズすれば、使い勝手の良い会社独自の出張届を作成できるでしょう。無料テンプレートを利用し、業務形態に合わせて徐々にカスタマイズして独自の出張届を作成してみましょう。

▼ 出張届のテンプレートはこちらから無料でダウンロードできます

出張に関する業務の見直しを

出張届(出張申請書)の作成は義務ではないと前述しました。しかし、作成したほうが不正防止や税務監査対策に有効であり、出張に関する一連の業務をスムーズに進められることがおわかりいただけたかと思います。

出張届を取り入れていない場合、出張に関する厳密なワークフローがなく、会社には見えない不透明な部分があるかもしれません。

会社全体のコストの削減や業務効率化をすすめるためにも、一度出張に関するワークフローを見直してみることをおすすめします。

よくある質問

出張届とはなんですか?

業務上出張が必要になった際に、従業員が会社に出張を申請するための書類です。 詳しくはこちらをご覧ください。

出張届の作成は義務ですか?

法律で定められていないため義務ではありませんが、作成した場合は法定保存文書の扱いとなり、3年間の紙またはデータでの保存が必要となります。 詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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