• 作成日 : 2022年9月30日

従業員の雇用手続きについて解説!必要書類や加入する保険は?

従業員の雇用手続きについて解説!必要書類や加入する保険は?

新規に従業員を雇用する際には、さまざまな手続きが必要です。そのほとんどが従業員の生活にかかわる重要な手続きであり、事業主や人事労務担当者はこれらを間違いなく行わなければなりません。本記事では、社員だけでなくパート・アルバイト・短期アルバイトなどの採用について、会社が行うべき手続きを説明します。

従業員の雇用手続きに必要な書類

新規に従業員を雇用した場合、具体的にはどのような手続きが必要なのでしょうか。
一般的には、雇用契約や労働条件の通知、健康保険や厚生年金保険雇用保険などの社会保険手続き、税金に関わる手続きなどがあります。また、手続きごとに書類の作成も必要です。ここでは、必要書類について詳しく説明します。

雇用契約書・労働条件通知書

雇用契約書や労働条件通知書は、雇用者と労働者の間で交わされた労働条件の取り決めを書類にしたものです。この書類に記載しなければならない内容は、労働基準法施行規則第五条により以下のとおり定められています。

  1. 契約の期間
  2. 就業の場所、業務内容
  3. 始業及び終業の時刻、残業の有無、休憩時間、交代制勤務、休日、休暇
  4. 賃金について
  5. 退職について(解雇の事由を含む)
  6. 退職手当
  7. 賞与、最低賃金額などについて
  8. 食費、作業用品その他の負担について
  9. 安全及び衛生について
  10. 職業訓練について
  11. 災害及び業務外の傷病扶助について
  12. 表彰及び制裁
  13. 休職

すなわち、上記の内容が記載されており、確実に労働者に伝えられるのであれば、労働条件通知書でも雇用契約書でもどちらでも構いません。ただ、1.~5.は書面、または労働者が希望した場合にはファクシミリや電子メールなどで明示することが義務付けられています。

2つの書類の違いは、労働条件通知書は雇用者から労働者へ一方的に「通知」するものであり、雇用契約書は雇用者と労働者双方が確認して署名押印する「契約書」だということです。

厚生労働省のホームページでは、労働条件通知書のひな型を掲載しています。参考にしてみましょう。

一般労働者用モデル労働条件通知書(常用、有期雇用型)|厚生労働省

参考:労働基準法第十五条|e-GOV法令検索
参考:労働基準法施行規則第五条|e-GOV法令検索
参考:よくある質問>労働条件の明示|厚生労働省

健康保険・厚生年金被保険者資格届

従業員を採用した場合、適用事業所であれば、事業主は雇用してから5日以内に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を日本年金機構に届け出なければなりません。
適用事業所とは、法人事業所、または個人事業所で常時5人以上の従業員がいる事業所のことをいいます。

健康保険・厚生年金の被保険者の資格は、正社員やフルタイムで働く従業員だけではありません。パートタイムやアルバイトでも、所定労働時間が一般社員の4分の3以上である場合には加入の対象となります。また、常時501人以上が勤務する企業に勤めている場合には、以下の条件に当てはまる労働者も加入の対象となります。

  • 週の所定労働時間が20時間以上であること
  • 1年以上の雇用が見込まれること
  • 賃金が月額8万8,000円以上であること
  • 学生でないこと

届出を忘れたり、漏れがあったりした場合、さかのぼって保険料を支払うことになるため、注意が必要です。
事業主は管轄のハローワークに、雇用した月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しなければなりません。

参考:健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届|日本年金機構

雇用保険被保険者資格取得届

事業所が人を雇った場合、たとえ従業員が1人であっても、以下の条件に両方とも該当する場合は雇用保険の被保険者として手続きを行う必要があります。

  • 31日以上の雇用が見込まれる
  • 週の所定労働時間が20時間以上である

この2つの条件に該当する場合は、事業主は管轄のハローワークに、雇用した月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出しなければなりません。

届出が受理されると「雇用保険被保険者証」と「雇用保険資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」が交付されます。この2つの書類は、雇用保険の手続きが行われた証明であるため、必ず労働者に渡します。

参考:雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか!|厚生労働省

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

事業所に雇用され給与を支給される立場の方(給与所得者)が、扶養控除など、所得税におけるさまざまな控除を受けるために提出するのが、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」です。この書類は、個人住民税に係る「給与所得者の扶養親族申告書」と統合した様式となっています。

提出の期限は、その年の最初に給与を受け取る日の前日です。中途入社の場合には、入社して初めての給与を受け取る日の前日となります。事業所は、この書類をもとに源泉徴収簿を作成します。

参考:[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告|国税庁
参考:個人住民税の「給与所得者の扶養親族申告書」等について|総務省

入社する従業員の前職の源泉徴収票

新規に雇用した従業員に前職がある場合、前職の「給与所得等の源泉徴収票」を提出してもらいます。年の中途で入社した場合、前職でその年に給与所得があった場合には年末調整で前職の給与所得も合わせて計算する必要があります。年末調整は法律で定められた事業所の義務であるため、間違いのないように必ず提出してもらうようにしましょう。

特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

個人住民税は通常、事業所に雇用されている場合は給与から毎月天引きされ、そうでない場合は自治体から送られてきた納付書を使用して、年4回に分けて金融機関などで支払います。事業所が天引き(源泉徴収)する方法を「特別徴収」、納付書を使用して自分で納付する方法を「普通徴収」と呼びます。

事業所は、従業員が転勤や退職で異動した場合に届出が必要です。また、本記事のテーマである新規に人を雇用した場合にも、その従業員が以前特別徴収だった場合には届出の必要があります。届出書は各市区町村の窓口で配布しているほか、ホームページで様式をダウンロードすることもできます。

なお、新規に雇用した従業員が入社前に普通徴収であった場合には、その年の納付書(納付済み領収書と未使用の納付書)と「特別徴収への切替申請書」を提出する必要があります。

参考:特別徴収の届出書類|千代田区
参考:個人の市民税特別徴収に関する異動届・切替依頼書の提出|横浜市
参考:退職・転勤などがあった場合(給与所得者異動届出書の提出)|大阪市
参考:普通徴収から特別徴収への切り替えについて|大阪市

新入社員の場合に提出する書類

人事労務担当者が行う手続きは社会保険や税にかかわる重要な手続きが多く、漏れなどがあれば従業員の生活に大きく影響します。特に新卒の学生にとって、書類の提出などは社会人として行う最初のやり取りであり、ミスは会社への不信感にもつながります。漏れのないように行いましょう。

まず、雇用手続きを行うにあたって新入社員から提出してもらう必要があるものは、以下のとおりです。

  • 健康診断書
    企業は従業員に健康診断を受けてもらい、3ヶ月以内に結果を提出してもらわなければならない、と労働安全衛生規則(43条)に定められています。
  • 年金手帳(写し)
    厚生年金の加入手続きに必要です。新入社員が20歳以下の場合は加入年齢に達していないため必要ありません。
  • マイナンバー(写し)
    雇用保険や健康保険、厚生年金などの手続きに使用します。マイナンバーカードではない場合は、マイナンバー通知カードと写真つき身分証が必要です。
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
    源泉徴収額の計算を正確に行うために必要です。配偶者や扶養家族がいる場合には計算方法が異なるためです。
  • 源泉徴収票
    新卒者であっても、アルバイトなどで高収入を得て源泉徴収されていた場合、前職の源泉徴収票が必要です。
  • 雇用契約書
    労働条件通知書ではなく雇用契約書を取り交わした場合、本人の署名押印がされた雇用契約書を1通、提出してもらいます。
  • 給与振込先届出書
    給与の振込先口座などを確認するものです。
  • 各種手当支給届出書
    通勤手当、住宅手当などを申請するためのものです。
  • 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届
    新入社員が家族を扶養している場合のみ、必要です。

事業所側の手続きは以下のとおりです。

  • 雇用保険被保険者資格取得届
    新入社員の雇用保険加入手続きです。入社した翌月の10日までに、ハローワークに提出します。
  • 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届
    入社した日から5日以内に、年金事務所または健康保険組合に提出します。配偶者や扶養家族がいる場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」の提出も必要です。
  • 給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書
    新卒であればこれまで住民税の支払いはないことが多いですが、学生時代にアルバイトなどで高収入を得ていたなど、住民税を支払っていた場合もあります。その際には、納付先の住民税担当課に提出します。
  • 労災保険
    会社全体で加入する保険で、通常人を雇い入れるたびに手続きする必要はありません。
広告
広告

従業員の雇用について手続きの流れ

従業員を雇用する際に必要な手続きや届出書類について一通り説明しました。従業員一人ひとりについて細かくて重要な手続きが多くありました。

では、今度はこれらの手続きを含め、全体的にどのような手順で雇用に関する手続きを進めていったら良いのかをみていきましょう。

労働条件の明示・雇用契約の締結

採用が決まったら、まず労働者に労働条件を明示します。前に述べた労働条件通知書または雇用契約書を示し、双方が納得したうえで署名押印し、雇用契約を結びます。

労働保険・社会保険への加入手続き

従業員が安心して働くために、労働保険と社会保険の手続きを行います。

労働保険とは、労働者災害補償保険(労災保険)と雇用保険の総称です。労災保険は業務中や通勤中などに怪我や病気をした場合に給付される保険で、雇用保険は職を失った場合に給付される保険で、一人でも雇っている事業所はすべて加入する義務があります。

雇用保険は、管轄のハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出し、「雇用保険被保険者証」と「雇用保険資格取得等確認通知書(被保険者通知用)」を受け取って本人に渡します。労災保険に関しては、とくに手続きは必要ありません。
社会保険とは、健康保険と厚生年金保険のことです。両者とも、手続きは前述のとおりです。

参考:労働保険とはこのような制度です|厚生労働省

各種書類を提出する

社会保険(健康保険、厚生年金保険)、雇用保険、所得税、住民税など、これまでに説明した書類を作成し、健康保険組合や年金事務所、ハローワーク、税務署、役所などに提出します。また、従業員に渡すべき書類も忘れずに渡すようにしましょう。

広告

アルバイト・パートの雇用手続きは正社員とは違う?

ここまで、正社員の雇用手続きを前提に説明してきました。では、アルバイト・パート従業員の雇用手続きはどうなのでしょうか。

結論からいうと、労働時間による雇用保険、社会保険の条件以外には、ほとんど違いがありません。まず、労働条件の書面での明示義務はアルバイト・パート従業員にも当てはまります。そのため、労働条件通知書または労働契約書の作成が必要です。

この時注意しなければならないのは、正社員との待遇格差を生まないことです。なぜなら、「パートタイム労働法」によって、正社員との待遇差は禁止されているためです。とくに賃金や福利厚生、休暇などについては差が出やすいため、注意しましょう。

労働保険、社会保険については、条件に当てはまる場合には正社員と同じ手続きが必要です。労働保険のうち雇用保険加入のためには、以下の条件を満たしている必要があります。

  • 31日以上の雇用が見込まれる
  • 週の所定労働時間が20時間以上である

労災保険は、すべての従業員が対象であるため、アルバイト・パート従業員も対象です。社会保険(健康保険、厚生年金保険)加入のためには、以下の条件を満たしている必要があります。

  • 1日または1週間の労働時間及び1ヶ月の労働日数が、
    同様の業務を行う通常の労働者のおおむね4分の3以上である

参考:パートタイム・有期雇用労働法のポイント|厚生労働省

広告

人事労務担当の重要な役割

さて、新規に従業員を雇用する際の手続きについて、説明しました。労働保険、社会保険、税金など、広い分野にわたって細かい手続きがあるため、大変だと思われた方もいるかもしれません。しかし、どれも従業員の生活にとって重要な手続きであることはおわかりでしょう。細かい書類の書き方だけではなく、何の手続きをいつまでに、どの順番で行うのかという全体像を掴んでおくことがミスや漏れをなくすポイントです。

よくある質問

従業員の雇用手続きに必要な書類について教えてください。

まず労働条件通知書・雇用契約書、雇用契約を結んだら雇用保険や健康保険、厚生年金保険、住民税の届出などの書類を担当窓口へ提出します。詳しくはこちらをご覧ください。

従業員の雇用手続きの流れについて教えてください。

労働条件の明示後雇用契約を結び、労働保険、社会保険、住民税などの手続きをします。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド勤怠

勤怠管理・労務管理に関するお役立ち情報を提供します。マネーフォワードクラウド勤怠は働き方改革に対応したい、労働環境を改善したい、勤怠の集計をラクにしたいという労務担当者の悩みを解決する勤怠管理システムです。

関連記事