- 更新日 : 2024年3月28日
内定承諾書とは？内定通知書との違いや送り方のマナーを紹介
企業は内定の意志を改めて確認し、企業としても口頭だけではなく書面で送付することで、改めて内定者に対して正式な契約を交わす、という意味合いから内定承諾書を内定者に向けて送付することが一般的です。
この記事では、内定承諾書とはそもそも何か、さらに内定通知書など他の書類との比較や、送付時のフローなどを詳しく紹介します。
目次
内定承諾書とは？
企業から内定を受けた内定者は、実際に入社する前に企業充てに内定承諾書の提出を実施します。これは企業に対する内定の意思表示や、入社への誓約を定義づける意味合いがあります。
企業側としては、内定者への意識付けのほかに、内定辞退への抑制という意味合いもあります。内定者を選出した時点で、企業としては円滑な運用に必要な人数を計算しながら決定しています。内定通知を促した段階では必ず内定者が入社する保障はないものの、もしも辞退者が発生してしまった場合は、限られた時間のなかで別途人員の確保が求められるでしょう。
また、人員確保が長引くということは、それだけ採用コストが膨れ上がることにもつながります。予定外の支出を減らすためにも、内定者の辞退は企業にとって大きな痛手となりうるでしょう。そのため、内定者を入社まで導くためには、適切な対応を心がけるようにしましょう。
求職者の選考が終わり内定者を選出できたら、内定と入社に向けた情報をまとめた書類をまとめて内定者に宛てて送付します。内定承諾書のほかには、内定通知書や労働条件通知書などを同封することもあります。
では、これらの書類は内定承諾書とはどのような違いがあるのでしょうか。
内定通知書との違い
どちらも内定した求職者に対して企業が送付する書類ですが、内定通知書はあくまで内定の事実を「通知」することが目的であり、相手からの返送の義務はありません。
一般的には内定通知書の送付にあわせて内定承諾書を同封し、書類の内容を確認しだい、入社の意志のある求職者が内定承諾書を返送するという流れになります。
入社承諾書との違い
内定承諾書と同一の役割を持つ書類は複数あり、「入社承諾書」や「内定誓約書」などと呼ばれることもあります。これらの表現の差によって契約への拘束力が変わるといったことはなく、内定者から返送をしてもらえるようフォーマットの書類を作成が可能であれば、どの名称であっても問題ありません。
また「労働条件通知書」も同封されることが一般的であり、これは入社に向けた労働条件の内容を記載しまとめた書類になります。
具体的には、雇用期間や勤務地、業務内容、一日の就労時間、休憩時間、休憩時間など、就労にまつわるさまざまな事項をまとめて記載したものです。
内定承諾書は契約書？
企業が内定を通知すると、実際に就労する前であったとして内定者とは労働契約が発生したという扱いになります。ただし、この次点で労働契約を結ぶためには、内定通知書や労働条件通知書などに労働条件を明確に記載することが求められます。
この時点で具体的な条件等が記載できない場合は、就業場所や従事を予定している業務内容などを包括的に記載しましょう。
ただし、後述で詳しく解説しますが内定者から内定承諾書の返送があったからといって、その後の内定辞退に対する拘束力を持つということはなく、辞退や取り消しは可能という点は注意が必要です。
参考：採用内定時に労働契約が成立する場合の労働条件明示について
内定承諾書の送り方のマナー そもそも内定承諾書に返信は義務？
内定承諾書の返信は、あらためて内定者に対して内定の意志や入社後の条件・業務内容などの説明を承諾したことを確認したことを照明するために実施します。そのため、基本的には内定者からの返信には期限を設けることが一般的であり、その期限に間に合うよう送付されると不都合がありません。
内定承諾書を送付する際には、企業から送られた内定承諾書のほかに、添え状を同封するとより親切です。添え状とは、同封する書類は何か、またそれが何枚なのかを明らかにし、かつ担当者に向けて挨拶文を沿えた書類のことを指します。
丁寧な印象を持たせるだけなく、同封内容のミスの早期発見などにもつながるため、企業間で書類をやり取りする際には添え状の同封がビジネスマナーとして定着しています。
添え状に記載する内容としては、以下の要素を含むことが一般的です。
- 書類を作成した日付
- 企業や採用担当者の宛名
- 差出人の住所・氏名
- 頭語・結語（拝啓・敬具の組み合わせが一般的）
- 時候の挨拶
- 同封書類の説明書き
時候の挨拶では、季節に合わせたフレーズから始まり、内定をいただいたことへの感謝や、入社へ向けた抱負を盛り込みながら挨拶を締めます。同封書類の説明の最後には、「以上」と書き入れておきましょう。
封筒は変死用の封筒が企業から同封される場合は、それを用います。封筒に宛先が印字されているものは、宛先に敬称を付け足します。
なお、この際に「御中」と「様」を混在させないように注意しましょう。「様」の場合は個人に宛てる際に、部署や企業宛てには「御中」を用います。
内定承諾書の添え状の詳細やテンプレートについては、下記をご覧ください。
内定承諾書に記載する内容
内定承諾書のフォーマットは企業によってそれぞれ異なるものを使用するのが一般的ですが、記載する内容はほぼ決まった要素を含みます。では、具体的にどのような内容を含むべきなのか見ていきましょう。
- 返送先となる企業・部署の宛名
- 内定承諾書の受け取りおよび入社の意思確認
- 内定承諾にあたっての誓約内容
- やむを得ない事態の内定取り消し事由
- 内定者の氏名記入・捺印欄
- 内定者の保証人の氏名記入・捺印欄（必要があるケースのみ）
「誓約内容」に関しては、内定承諾書の提出後は無断で内定を辞退しない、他社からの内定を受理しない、変更内容があればただちに報告する、といった内容が含まれるでしょう。
また、内定取り消しになる「やむを得ない事態」は、内定者の病気やケガなどにより就労が困難になった場合や、内定者が学校を卒業できなかった、もしくは犯罪行為などが発覚したケースなどを想定して記載することが一般的です。
内定承諾書を提出した後の辞退は可能？
内定承諾書を内定者から返送してもらうことは、内定辞退の抑制を促す側面もあると前述しました。しかし、内定承諾書は企業が独自に作成・発行した書類であるため、たとえ入社に向けた誓約や条件を付していたとしても、それ自体に法的拘束力はありません。
そのため、たとえ内定者が内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは可能になります。
民法においては、「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は解約の申入れの日から２週間を経過することによって終了する」と定められています。
引用：厚生労働省：労働政策審議会労働条件分科会 第４９回資料
つまり、法律上では入社からさかのぼって2週間前までに辞退の申し出があれば、入社時には労働契約が解消されることになります。
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内々定とは、企業が就活生に非公式の採用予定通知を出すことを指します。内々定は内定と異なり、労働契約が成立する前段階で、法的な拘束力はありません
内々定承諾書を提出した後でも、「正当な理由」があれば入社を辞退することが可能です。
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内定承諾書が返送されたら、入社に向けた準備を進めよう
法律上では、内定承諾書や内定通知書の送付は各企業の判断に委ねられています。とはいえ、企業が内定を出したからといって、内定者が確実に入社してもらえるとは限りません。そのため、少しでも辞退者を減らすために入社までに内定者のフォローをすることを忘れないようにしましょう。
内定通知書や内定承諾書を送付する際には、できる限り早めに行動することがポイントです。もしも内定者が辞退を考えている場合であったとしても、早めに辞退の意志が把握できれば代替案の考慮がスムーズになりますし、承諾の返事であっても入社に向けた準備により多くの時間を割けるようになります。
また、入社期間までに内定者と質問内容の共有や面談などを実施し、入社への安心感と意欲を高められるように積極的にコミュニケーションを取るといった方法も有用です。
せっかく時間をかけて内定者を選出したのですから、安心して入社してもらえるよう内定承諾書などの書類送付はスピーディーに行うようにしましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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