更新日 : 2024年10月25日

社員旅行実施報告書の書き方・記入内容は？無料テンプレートつき

社員への慰労や社員間の親睦を深めるために、社員旅行を実施する企業も少なくありません。また、社員旅行の後に幹事が報告書を作成する場合もあります。

当記事では、社員旅行後に作成する社員旅行実施報告書について解説します。書き方や記入内容だけでなく、テンプレートも紹介しますのでぜひご活用ください。

社員旅行報告書のテンプレート（無料）

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社員旅行実施報告書とは？
社員旅行実施報告書の書き方・記入内容は？
社員旅行実施報告書の無料テンプレート
社員旅行実施報告書を作成するときのポイントは？
社員旅行後には社員旅行実施報告書の作成を

社員旅行実施報告書とは？

「社員旅行実施報告書」とは、社員旅行後に幹事が作成する書類のことです。社員旅行が問題なく終わったことについて、作成者の所感とともに報告します。「社員旅行報告書」としている企業もありますが、内容としては異なることはありません。

後述しますが、社員旅行実施報告書には、必要となった旅費を報告する欄が設けられています。社員旅行実施報告書で会計を済ませるのであれば、別添として領収書等を添付することが必要です。社員の慰労を目的とする社員旅行は、参加者が全従業員の半分以上であるなど、要件を満たすことで、経費計上が認められます。そのため、社員旅行実施報告書による参加者や費用などの報告は重要です。

社員旅行実施報告書の書き方・記入内容は？

社員旅行実施報告書は、法定の書類ではありません。そのため、各企業が自由に様式を定めることが可能です。しかし、主に記入すべき事項は共通しているため、項目ごとに紹介します。

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旅行名

実施した社員旅行の名称を記載します。「令和6年度〇〇株式会社社員旅行」などが一般的でしょう。「〇〇株式会社石垣島ツアー」など、旅行名が決まっている場合にはそちらを記載してかまいません。

実施日

社員旅行が実施された日程を記載する項目です。「令和6年10月5日（土曜日）から令和6年10月7日（月曜日）まで」のように、具体的に記載しましょう。

旅行先

社員旅行の旅行先を記載すべき項目です。「札幌（北海道）」のように旅行先だけを記載する場合や、「東京〜札幌（北海道）」のように、出発地点も併せて記載する場合があります。

旅行参加者数

今回の社員旅行に参加した社員数を記載します。病気や家庭の事情等で出席できない社員がいた場合には、人数に含みません。任意参加の社員旅行でなければ、欠席者の人数も併せて記載しましょう。また、総人数のみ記載する場合だけでなく、「営業部〇人、総務部〇人」のように、部署ごとの参加人数を書く場合があります。

幹事

社員旅行の幹事を務める社員名を記載する項目です。所属部署名と併せて、フルネームで記載しましょう。なお、多くの場合には、幹事と社員旅行実施報告書の作成者は、同一人物となります。

旅行行程概要

社員旅行の行程を記載するための項目です。何時に出発し、どこが目的地であったか、そこで何を行ったのかなどを日程ごとに記載する必要があります。たとえば、以下のように記載することになるでしょう。

1日目：東京駅出発（集合9：00）→〇〇ホテル（チェックイン15：00）

昼食（新幹線内）、ホテル到着後自由行動

会席（17：00～19：00）

2日目以降も、1日目と同じように、どこで何を行ったかがわかるように記載します。

費用概算

この項目には、社員旅行に要した費用の概算を記載します。必要となった費用を項目別に記載し、合計額を併せて記載します。作成の際には、下記のように具体的に記載することが必要です。

宿泊費：60,000円（1人当たり5,000円）

交通費：48,000円

飲食費：96,000円

レクリエーション費：12,000円

合計：216,000円（1人当たり18,000円）

所感

当該社員旅行実施報告書を作成する担当者の社員旅行への所感を記載します。社員旅行全体を通して、どのように感じたかを記載し、反省点などがあれば、併せて記載することが必要です。所感は、以下のように書くとよいでしょう。

今回の社員旅行は、初日こそ生憎の天気でしたが、2日目以降は晴天に恵まれ、北海道の自然を満喫しながら、社員同士の連帯を深めることができました。参加者を対象としたアンケートでも、満足しているとの回答が多く寄せられています。乗り換えにおいて時間的余裕がなく、慌ただしくなってしまったことが反省点です。次回以降は、より余裕のあるスケジュールを組みたいと思います。無事に3泊4日の社員旅行を終えられたことを感謝申し上げます。

社員旅行実施報告書の無料テンプレート

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社員旅行の幹事を任されたものの、社員旅行実施報告書の作成に自信がない方もいるでしょう。そのような方には、テンプレートの利用をおすすめします。記載すべき項目もすでに備えられ、記載例も掲載されています。

テンプレートを使えば、初めての方でも簡単に社員旅行実施報告書を作成できます。以下から無料のテンプレートをダウンロードできますので、ぜひご利用ください。

参考：

社員旅行報告書（ワード）｜マネーフォワードクラウド給与

社員旅行報告書（エクセル）｜マネーフォワードクラウド給与

社員旅行実施報告書を作成するときのポイントは？

社員旅行実施報告書は、法で定められた報告書ではないため、自由に記載可能です。しかし、会社が様式を用意している場合には、その様式に従って記入しましょう。また、記入する数字などは、誤りがないようにしっかりと計算することが必要です。経費計上にも関わるため、誤りなどがないように領収書等と照らし合わせて記入しましょう。

所感を長く書いてしまう方も見られますが、あまり長く書いてしまうと、報告を受ける側の負担が大きくなってしまいます。要点をまとめて、読みやすい文章となるように記入しましょう。

社員旅行後には社員旅行実施報告書の作成を

社員旅行は、社員の親睦を深めるためにも重要な会社行事です。友人同士の旅行などとは異なり、会社の行事として行われるため、会社への報告も必要とされます。その際には、社員旅行実施報告書が用いられますが、記載すべき事項や、作成時のポイントなども存在します。当記事の解説を参考に、正しく社員旅行実施報告書を作成してください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。