• 更新日 : 2024年5月31日

役員名簿とは?役員の範囲はどこまで?ひな形を基に書き方や注意点を解説

企業の経営陣を一覧にした役員名簿は、株主総会や取引先などのステークホルダーに対する公開など、さまざまな場面で必要となります。この記事では、役員名簿の概要や範囲、書き方のポイント、そして更新時の注意点について解説します。

役員名簿とは?

まず、役員名簿の基本的な事項として、その概要、作成する意味などについて確認しておきましょう。

役員名簿の概要・内容

役員名簿は、企業の役員の情報を記載した公式文書です。この名簿には、役員の氏名、住所、生年月日、役職などの基本情報が記載されます。役員名簿は、株式会社や有限会社などの法人において、株主や関係者に対して透明性を保つための重要な文書とされています。通常、企業の本社や主要な事業所に保管され、必要に応じて関係者に提供されることがあります。

役員名簿を作成する意味

会社法や商業登記法では、株式会社や有限会社などの法人は、一定の役員情報は登記事項とされており、役員の変更があった場合には変更登記することが義務づけられています。役員名簿自体は登記の際の提出書類ではありませんが、登記事項と齟齬があってはならない重要な文書として位置づけることができます。

例えば、役員が法律上の決定を行う際には、その役員が正式に登記されているかどうかが重要となり、役員名簿はその正当性を証明するための根拠となります。行政機関に対する業務で入札に参加する際には、提出が義務づけられていることも少なくありません。

役員名簿は必ず作成が必要?

役員名簿の作成は、法人にとって必須の手続きだといえるでしょう。前述のように株式会社や有限会社では、会社法に基づき役員の任命や変更があれば登記することが義務づけられているため、役員名簿を更新することも必要となります。

また、役員名簿は、企業の法的な義務を果たすためだけでなく、企業ガバナンスの透明性を保つためにも重要です。株主や投資家、その他のステークホルダーは、この名簿を通じて企業の経営陣に関する正確な情報を得ることができ、企業の信頼性を評価するための基準となります。したがって、役員名簿の適切な管理と更新は、企業の信頼性を維持するためにも必ず行わなければならない事項であると認識しましょう。

役員名簿の範囲はどこまで?

役員名簿の範囲は、その目的によって異なります。商業登記法では、株式会社の場合、代表取締役、取締役、監査役は登記事項とされているため、役員名簿では必ず記載することになります。また、一般的に企業のステークホルダー向けにはさらに役員名簿の範囲が広がります。

取締役

会社法に基づき設立された法人の場合、取締役は最も重要な役員の一人です。もちろん、代表権を持つ代表取締役も含まれます。

監査役

一定の条件を満たす企業には監査役が置かれることがあります。監査役の情報も役員名簿に含まれます。

執行役員

役員会や株主総会の決議に基づいて選任される執行役員は、会社法では役員に該当しないため、登記事項ではありません。しかし、情報開示の意味でのステークホルダー向けに役員名簿に含まれることが一般的です。

顧問

執行役員と同様、顧問も会社法上の役員ではなく、登記事項に該当しませんが、情報開示という点で役員名簿に含まれることがあります。

業の業種や規模によっては、これらの役員以外にも特定の役職が設けられる場合がありますが、役員名簿に含まれるかどうかは法的要件のほか、会社のルールに基づいて決定されます。

役員名簿のひな形、テンプレート-無料ダウンロード

この記事では、一般的な役員名簿のテンプレート(ワード・エクセル)を用意しています。必要に応じて、ぜひ活用してください。

役員名簿の記入例や書き方

ここでは、一般的なテンプレートを踏まえ、記載事項や記入例、注意点などを説明していきます。

役員名簿の記載事項

登記事項とされている役員についての役員名簿には、通常、以下の項目が記載されます。行政機関に対する業務での入札で提出する役員名簿では、最低限の記載事項として求められることになるでしょう。ステークホルダーへの情報開示として作成される役員名簿では、これ以外に就任年月日なども記載されることがあります。

① タイトル:(「役員名簿」)
② 役職名:代表取締役などの役職を記載します。
③ 氏名:フリガナ付きで記載します。
④ 生年月日
⑤ 性別
⑥ 住所

役員名簿の記載例

役員名簿の記載例の一例を挙げておきましょう。

代表取締役
氏名:○○○○(フリガナ付き)
生年月日:19○○年○月○日
性別:男性
住所:東京都港区○○町1-2-3

取締役
氏名:○○○○(フリガナ付き)
生年月日:19○○年○月○日
性別:女性
住所:大阪府大阪市○○町4-5-6

役員名簿の書き方の注意点

役員名簿は法的に重要な文書であるため、正確かつ適切に記載することが求められます。氏名は戸籍上の姓名を記入し、ひらがなでふりがなをつけてください。住所は住民登録をしてある住所を記入します。

役員名簿を更新する際の注意点

当然のことながら、作成した役員名簿は状況に応じて更新する必要があります。ここでは、どのようなケースがあるのか、また、更新する際の注意点について解説します。

役員名簿の更新が必要な場合のタイミング

役員名簿の更新は、役員の情報に変更があった場合に必要です。主な更新タイミングは以下の通りです。

① 役員の入れ替え:新たな役員が就任した場合や役員が退任した際には、役員名簿を更新する必要があります。これには、選任や辞任、解任などが含まれます。
② 役員の住所変更:役員の住所が変更された場合も、役員の連絡先情報の正確性を保つために名簿の更新が必要です。
③ 役員の役職変更:役員が異なる役職に移動した場合(例えば、取締役から監査役への変更など)も、名簿の更新が求められます。

更新する際に注意すべき点

役員名簿を更新する際には、以下の点に注意することが重要です。

① 正確性:更新する情報は正確である必要があります。誤った情報が記載されていると、法的な問題や株主との信頼関係に影響をおよぼす可能性があります。
② タイムリーな更新:例えば、株式会社で役員が任期満了となった場合、2週間以内に変更登記することが義務づけられています。公開されている役員名簿の情報も遅滞なく、更新することが求められます。
③ 関係者への通知:役員名簿が更新された場合、ステークホルダーなど、すべての関係者(株主、金融機関、取引先など)に対して適切に通知することが大切です。ホームページで役員名簿を公開している場合も同様です。これにより、企業の透明性が保たれ、信頼性が維持されます。

企業の体制を明確に示す役員名簿の作成・更新を怠らずに!

株式会社などの場合、役員名簿の更新は、変更登記による登記事項との齟齬をなくすだけでなく、企業運営の透明性を保つために不可欠です。また、企業のガバナンス強化とステークホルダーに対する企業の信頼性向上という観点からも重要な要素となります。

役員の異動や新設・廃止された場合、変更登記だけでなく必ず、役員名簿の変更が伴うことを認識しておくことが大切です。


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