• 更新日 : 2024年5月10日

訃報とは?書き方や例文、返信を解説・ひな形付き(会社社長役員の場合)

訃報とは、人が亡くなったことを関係する人達に伝えることです。訃報の連絡方法には、電話、手紙、電報、メール、SNSなど、連絡相手の立場や亡くなった方との関係性により様々です。本記事では、訃報の書き方や例文、返信方法などについて解説します。

訃報(ふほう)とは?

訃報(ふほう)とは、人が亡くなった時に関係者などに通知をすることです。訃報の「訃」には人の死を知らせるという意味があり、訃報の「報」には事実を知らせるという意味があります。すなわち、訃報とは、人が亡くなったという事実のことではなく、人が亡くなったことを知らせるということです。

訃報の方法は電話・手紙・電報が一般的でしたが、最近ではメール・SNSを利用する場合もあります。他にも、会社社長や役員などの場合は、新聞への掲載という方法もあります。亡くなった方や、知らせる相手の年齢や立場によって、マナーをわきまえて訃報の方法を考慮することが必要です。

訃報の連絡やタイミング(会社社長・役員の場合)

会社の社長や役員が亡くなった場合、従業員への訃報の連絡方法やタイミング、取引先や関係者への訃報の連絡方法やタイミングには気を付けなければなりません。本項では、会社の社長や役員が亡くなった場合の訃報の連絡やタイミングについて解説します。

社内への連絡

社長や役員が亡くなった場合、従業員にはできるだけ早く連絡しなければなりません。できるだけ早く従業員全員へ訃報連絡できる方法として、メールやグループウェアなどが現在では一般的です。

特に従業員が少なく従業員と社長や役員との距離が近い中小企業などでは、社長や役員が亡くなった場合には会社の今後が不安になりモチベーションにも影響を与えます。そのため、新たな体制や会社の今後は問題ないことを従業員へ伝えて、不安を取り除くことが大切です。

取引先・関係者への連絡

顧客・仕入先・外注先・金融機関などの取引先や関係者へも、できるだけ早く訃報連絡をしなければなりません。なぜなら、連絡が遅くなれば遅くなるほど、今後の取引に影響する可能性があるからです。

取引先や関係者への社長や役員の訃報連絡は、挨拶状を送付するのが一般的です。しかし、ハガキや封書などの挨拶状での訃報連絡は、ある程度時間がかかってしまいます。そのため、多数の取引先や関係者へ訃報を連絡する必要がある場合には、メールで通知しても問題ありません。

ウェブサイトでの告知

取引先や関係者だけでなく、広く社長や役員の訃報を知らせる場合には、ウェブサイトで告知する方法もあります。ただし、取引先や関係者への訃報連絡よりも早いタイミングでの告知にならないようにするために、ウェブサイトへの掲載タイミングが大切です。

取引先や関係者が挨拶状などにより直接社長や役員の訃報を知る前に、ウェブサイトへ掲載することは、マナー違反になります。取引先や関係者へ訃報の連絡が終わってから、社長や役員の訃報をウェブサイトへ掲載するようにしましょう。

訃報のテンプレート、ひな形

取引先や関係者への訃報通知は、生前に大変お世話になったことのお礼を述べ、失礼のないように記載しなければなりません。また、社葬を開催する場合には、社葬についての日時や会場などのお知らせについても連絡する必要があります。

マネーフォード クラウドでは、今すぐ使用できる、訃報(エクセル・ワード)を無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。

社長や役員が亡くなっても、生前の意思や遺族の意向によって、社葬を開催しないで家族葬のみを行うケースもあります。マネーフォード クラウドでは、社葬を開催しないでお別れ会を後日通知する旨の案内状(エクセル)も無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。

訃報には、入れるべき項目や正しい書き方があります。本項では、訃報の正しい書き方や、訃報を書くのに注意すべき点について解説します。

訃報の書き方

訃報を書く場合、初めに生前に故人がお世話になったことへのお礼を書きます。また、訃報とは、「誰が」「いつ亡くなって」「いつ」「どこで」葬儀が行われるのかを関係者などに連絡することが目的です。そのため、訃報には、以下の項目を入れる必要があります。

  • 亡くなった方の名前、年齢
  • 亡くなった日時
  • 死因(入れなくても可)
  • 葬儀の場所と日程
  • 葬儀の形式、宗旨、宗派
  • 喪主の名前と連絡先

訃報を書くときの注意点

訃報を書く場合に注意しなければならないことは、マナーを守り失礼のないように書くことです。訃報は、句点(。)や読点(、)を省略して作成します。また、使ってはいけない忌み言葉にも注意が必要です。

訃報をメールで送る場合の例文

訃報連絡をできるだけ早く、大勢に知らせる場合には、メールを使用します。メールで訃報を送る場合であっても、はがきや封書で送る場合と同様に、マナーを守って作成しなければなりません。本項では、訃報をメールで送る場合の例文を見ていきます。

社内に送る場合

従業員に訃報をメールで連絡する場合には、件名には訃報と分かるように書き、時候の挨拶は不要です。

社員各位

○○部○○○○殿が令和6年4月○日午前○時○○分 心不全のため享年○○歳にて逝去されました
通夜、葬儀告別式は下記のとおり 仏式にて執り行われますので 謹んでお知らせ申し上げます

1.通夜
令和6年4月○日 ○時~○時
○○会館にて
住所:○○県○○市○○町○○
電話:○○○-○○○-○○○
最寄り駅:○○線○○駅下車 徒歩○分
(付近に駐車場はございませんので 公共交通機関をご利用ください)

2.葬儀告別式
令和6年4月○日 ○時~○時
○○会館にて
住所:○○県○○市○○町○○
電話:○○○-○○○-○○○
最寄り駅:○○線○○駅下車 徒歩○分
(付近に駐車場はございませんので 公共交通機関をご利用ください)

3.喪主
○○○○様(長男)

4.仏式
○○宗

5.備考
なお 誠に勝手ながらご香典 ご供花 ご供物の儀はについてはご家族の意向によりご辞退を希望されておりますので ご理解のほどお願いいたします

6.お問い合わせ先
総務部○○○○
電話:○○○-○○○-○○○
メール:○○○@○○○.○○

社外に送る場合

取引先や関係者などの社外に訃報メールを送る場合にも、件名には訃報と分かるように書き、時候の挨拶は不要です。

○○株式会社御中

弊社代表取締役社長○○○○儀かねてより病気療養中のところ
令和6年4月○日午後○時○○分 享年○○にて逝去いたしました

生前のご厚誼に深く感謝するとともに 葬儀 告別式は社葬にて下記のとおり執り行いますので 謹んでお知らせ申し上げます

1.日時
令和6年4月○日
葬儀:○時~○時
告別式:○時~○時

2.場所
○○会館にて
住所:○○県○○市○○町○○
電話:○○○-○○○-○○○
最寄り駅:○○線○○駅下車 徒歩○分
(付近に駐車場はございませんので 公共交通機関をご利用ください)

3.喪主
○○株式会社 ○○○○様(長男)

4.仏式
○○宗

5.本件お問い合わせ先
総務部○○○○
電話:○○○-○○○-○○○
メール:○○○@○○○.○○

なお 誠に勝手ながらご厚志についてはご家族の意向によりご辞退申し上げます

訃報の連絡へのメール返信の文例

訃報の連絡をメールで受け取った場合には、返信もメールで行ってもマナー違反にはなりません。本項では、メールでの返信の注意点、メール返信の文例、お悔やみに使ってはいけない言葉について解説します。

メールでの返信の注意点

訃報の連絡をメールで受け取ってメール返信をする場合には、以下の点に注意しなければなりません。

  • 返信不要と添えること
  • 宗教や宗派の言葉に注意をして、忌み言葉を使用しないこと
  • 時候の挨拶は不要であること
  • 句読点を入れないこと
  • 返信不要と添えてある場合は返信をしないこと

弔問に行けない場合対応文例

以下は、訃報の連絡をメールで返信する場合の弔問に行けない場合の対応文例です。

件名:お悔やみ申し上げます

株式会社○○ ○○様

この度は○○様の訃報に際し 心より哀悼の意を表します

本来であれば直接お会いしてお悔やみを申し上げたいところですが 略儀ながらメールにて失礼いたします

改めまして 心よりお悔やみ申し上げ ○○様の安らかな旅立ちをお祈り申し上げます

なお このメールへのご返信は不要でございます

お悔やみに使ってはいけない言葉

お悔やみに使ってはいけない言葉として、「ますます」や「くれぐれも」などの重ね言葉は使ってはいけません。「死亡」や「死ぬ」などの死を連想させる言葉や、「苦労」や「苦しむ」などの苦しみを連想させる言葉も使ってはいけない言葉です。遺族を励ますためであっても、「元気を出して」「頑張って」などの安易な言葉も使うことはできません。

注意しなければならないのは、宗教や宗派ならではの言葉です。例えば、「ご冥福をお祈りします」は仏教特有の言葉であるため、他の宗教を信仰している遺族には使ってはいけません。

訃報のタイミングや連絡方法に注意することが大切

社長や役員が亡くなった場合など、ビジネス上では訃報の連絡をすることがあります。そのときに、訃報の連絡方法や、連絡タイミング、連絡する順番などを、連絡相手によって間違えてはいけません。特に、取引先や関係者への訃報の連絡は、マナーを守り、できるだけ早くしなければ、今後の取引に影響を与える可能性があります。
社長や役員が亡くなった場合に事業の運営に支障が出ると、取引先や関係者だけでなく従業員も不安に感じます。そのため、訃報のタイミングや連絡方法などを間違えずに、速やかに必要な情報を確実に伝えることが大切です。


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