• 更新日 : 2023年4月14日

始末書とは?提出は必須?書き方や注意点を例文とともに解説

ビジネスシーンでは、仕事でミスをした場合などに始末書の提出が求められることがあります。そもそも、始末書とはどのような書類なのでしょうか。単なる反省文でしょうか。

この記事では、始末書の基礎知識や反省文・顛末書(てんまつしょ)との違い、始末書の書き方などを解説するとともに、ケース別の例文を紹介します。

始末書とは?

まずは始末書とはどのようなものなのか、基本的なことについて確認していきましょう。

始末書を書く目的

辞書には、始末書は「過ちをわびるために事実の経緯を記して提出する文書」と書かれています。

しかし、実際のビジネスシーンで提出する始末書には一定の法的効力があることに注意が必要です。

労働基準法第89条では、常時使用労働者数が10人以上の場合、使用者に就業規則を作成し、労働基準監督署に提出することを義務づけています。また、制裁に関する事項ついて定める場合は、就業規則に記載しなければならないとしています。

これは一般的に懲戒処分と呼ばれるもので、始末書は懲戒処分と関係しています。

懲戒処分には最も重い懲戒解雇の他、減給や出勤停止、降格、戒告・譴責(けんせき)などがあります。

戒告・譴責は軽い処分であり、従業員の過失や不正行為などに対して反省させ、改善するように注意するという意味です。両者の違いは、戒告は単に注意するだけですが、譴責は業務上の落ち度があったことを謝罪させ、同様のことを繰り返さないことを誓約させる文書の提出を求めます。これが始末書です。

通常、就業規則では以下のように規定します。

(懲戒の種類)

第○○条 会社は、労働者が次条のいずれかに該当する場合は、その情状に応じ、次の区分により懲戒を行う。

① 譴責
始末書を提出させて将来を戒める。

始末書を作成する主なシーン

就業規則上、譴責が懲戒処分として定められていれば、従業員が業務上、過失や不正行為などを行った場合、会社は始末書の提出を命じる権利があります。

譴責は程度が軽いとはいえ、懲戒処分と位置づけられている以上、何度も処分されれば降格や減給などの処遇に影響します。

始末書と顛末書・反省文との違い

始末書と似た文書に、顛末書(てんまつしょ)や反省文があります。始末書と何が違うのでしょうか。

始末書と顛末書との違い

顛末書とは顛末、つまり事柄の経緯を明らかにする文書のことです。社員が不始末・不祥事を起こした場合に事実関係を記載する報告書を指します。

始末書には上記に加えて反省や謝罪、再発防止のための誓約などを記載しますが、報告書である顛末書にはこれらを記載する必要はありません。

始末書と反省文との違い

反省文は文字通り、自分が引き起こした不始末・不祥事について反省していることを伝える文書です。

事柄の経緯を述べた上で反省するという意味では、始末書の記載内容と大差はないでしょう。

懲戒処分での譴責では、提出を求める文書を反省文とはしていない点が異なります。始末書を提出する際の文書のタイトルは、必ず「始末書」となります。

始末書の書き方、書く際の注意点

始末書の書き方や書く際の注意点について、以下の3つのポイントを挙げてみましょう。

手書きなどどのような形式で作成すべきか確認する

始末書は会社に提出するものなので、手書きか、またはWordなどで入力したものをプリントアウトしたかなど、形式を確認する必要があります。会社によっては、定型の用紙が用意されている場合もあるでしょう。

正確な内容を記載する

反省や謝罪、再発防止のための誓約の前に、不始末・不祥事の事実関係を正確に記載することが大切です。

その際は、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を明記するのが基本となっています。

提出方法を確認し、なるべく早く提出する

懲戒処分での譴責の場合は、会社から始末書の提出を求められるでしょう。提出時間が経過すれば、事実関係が曖昧になりますので、速やかに提出するのが基本です。

通常、提出先は直属の上司になるため、折らずにそのまま提出するのか、三つ折りにして封入するのか、提出方法を確認しましょう。会社によっては、慣例があるかもしれません。

始末書の書き方や構成のポイント

会社に始末書のフォーマットがなく、任意の形式で作成する場合、どのような項目を記載することになるのでしょうか。記載項目の構成とポイントを見ていきます。

タイトル

文書の上部中央に「始末書」と書きます。

提出先

左上に会社の社長宛にし、「○○株式会社 代表取締役○○○○殿」という内容で記載します。

日付

右上に「令和○年○月○日」と作成した年月日を記載します。

所属・氏名

作成した年月日の下に自分の所属と氏名を書き、押印します。

本文

書面に「私は、下記の通り、貴社の就業規則に違反する行為をしてしまい、貴社に多大なご迷惑をおかけしてしまいました。当該行為について、深く反省し、心からおわびするとともに、同じ行為を行わないことをお誓い申し上げます。」という内容を記した上で「記」とし、以下の内容を箇条書きで記載します。

① 日時

② 場所

③ 不始末・不祥事の内容と原因

④ 就業規則上、違反した条項

⑤ 再発防止のための施策

本文の中でも、特に③と⑤が重要です。再発防止のための施策をきちんと意識することで、今後の業務の改善にもつながります。

これらを記載した上で、右下に「以上」と記載して締めくくります。

始末書の書き方(ケース別例文)

始末書の構成や項目を確認したところで、5つの文例を紹介しましょう。上記の本文のうち、①日時、②場所、③不始末・不祥事の内容と原因、④就業規則上、違反した条項、⑤再発防止のための施策、の5項目の文例を挙げています。

遅刻した場合

① 日時

令和○年○月○日、同○月○日、同○月○日

② 場所

東京本社総務部

③ 不始末・不祥事の内容と原因

夜更かしによる寝坊によって遅刻しました。原因は私の自己管理能力の欠如です。

④ 就業規則上、違反した条項

就業規則第○条第○項

⑤ 再発防止のための施策

(文例)

夜更かしをしないよう就寝時間を決めるとともに、起床時間には同時刻に複数のアラームを設定して対応いたします。

会社の物品を破損した場合

① 日時

令和○年○月○日 ○時

② 場所

東京本社営業部

③ 不始末・不祥事の内容と原因

(文例)

ノートパソコンを破損し、修理不能の状態にしてしまいました。原因は飲料を飲みながら作業していたことにあります。幸い全てのデータはクラウド上に保存されていたため、紛失や流失はありませんでした。

④ 就業規則上、違反した条項

就業規則第○条第○項

⑤ 再発防止のための施策

(文例)

今後は、このようなことが生じないようにノートパソコンでの作業中は、飲料は飲まない、また近くに置かないことで対応いたします。

交通事故を起こした場合

① 日時

令和○年○月○日 ○時○分頃

② 場所

東京本社駐車場

③ 不始末・不祥事の内容と原因

(文例)

取引先から戻り、駐車場に入庫する際、営業車の右後部分をブロックにぶつけ、車両の一部を損傷してしまいました。原因は私の後方の確認不足です。

④ 就業規則上、違反した条項

就業規則第○条第○項

⑤ 再発防止のための施策

(文例)

今後は、こうした事故を再び起こすことがないよう、安全運転と周辺の安全確認を徹底いたします。

始末書の提出は必須?

社員が始末書を提出しない場合、会社は提出を強制することはできるのでしょうか。

始末書の提出は必須?

譴責は会社の懲戒権に基づく懲戒処分の一つですが、始末書の提出命令は業務命令とは解釈されていません。また、個人の意思を尊重する現行法の精神からも強制することはできないというのが、多くの判例の考え方となっています。

単なる報告書にすぎない顛末書が行命令として提出を強制できるのとは異なります。

始末書を提出しないとどうなる?

会社は始末書の提出を強制できませんが、懲戒処分であることに変わりありません。前述の通り、譴責処分を何度も受けると降格・減給などの処遇に影響します。

始末書に関して人事が対応すべきこと

人事が始末書に対応する上で、どのような注意点があるのか見ていきましょう。

評価制度への反映時の注意点

譴責は、懲戒処分の中で最も軽い処分となっています。不祥事・不始末を1回起こし、始末書を1回提出させただけで、それを評価に反映させるのは社員の不利益が大きすぎるため、避けるべきです。

ただし、同様の行為が重なった場合は反省が見られないとされ、評価に反映させることがあります。

評価内容についての説明は必ず行う

仮に始末書を複数回提出するような事態となり、評価に反映させる場合でも、その理由は本人にしっかり説明する必要があります。

始末書を繰り返し提出させないためには

何度も譴責を受けるということは、本人がきちんと反省せず、再発防止のための行動を取っていないことを意味します。

本人にヒアリングするよう上司から指示する必要がありますが、上司も一緒になって対策を講じることが大切です。

また、遅刻を繰り返すような場合は本人が反省していないのではなく、健康上に何らか問題があることも考えられます。その場合は医療機関での受診をすすめるなど、適切な対応が求められます。

適切な評価とケアをしよう

始末書の提出が懲戒処分である以上、本人はかなり落ち込んでいることでしょう。場合によっては、その後の仕事にも悪影響を及ぼす可能性があります。

上司は、本人のモチベーションが低下しないようにフォローしましょう。

始末書のテンプレート

始末書のテンプレートは以下からダウンロードできます。
自社の状況に合わせて改変も問題ありません。

▼ 始末書のテンプレートをダウンロードする

始末書は事実に沿って書き、今後の業務改善につなげよう

始末書の基礎知識や反省文・顛末書との違い、始末書の書き方などを解説し、ケース別の例文を紹介しました。

誰しも始末書は書きたくないでしょうが、ヒューマンエラーは生じる可能性はあります。不祥事・不始末を起こしてしまった場合に備えて、始末書の書き方を知っておくことが大切です。事実に沿って書き、今後の業務改善につなげましょう。

よくある質問

始末書とは何ですか?

業務上の落ち度があったことを謝罪させ、同様のことを繰り返さないことを誓約させる文書のことです。詳しくはこちらをご覧ください。

始末書の提出は必須ですか?

本人に強制することはできないというのが、多くの判例の考え方です。詳しくはこちらをご覧ください。


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