• 更新日 : 2023年2月10日

社会保険の必要書類と手続き方法を紹介! 全体の流れを解説

社会保険の必要書類と手続き方法を紹介! 全体の流れを解説

社会保険ではさまざまな場合で必要な届けを提出します。会社が新たに社会保険の適用を受けるとき、任意適用事業所の申請を行うとき、従業員が入社・退職するとき、家族を被扶養者にするときなどは、必要な書類とともにそれぞれ定められた届出書類の提出が必要です。
社会保険で必要になる書類とそれぞれの手続きについて見ていきましょう。

社会保険とは?

一般的に、社会保険とは健康保険と厚生年金保険のことをいいます。
社会保険とは、一定の条件を満たす人が被保険者として加入し、保険給付の対象となった場合に定められている給付の対象になる公的保険制度です。広義の社会保険と狭義の社会保険があり、広義の社会保険には健康保険・厚生年金保険・雇用保険・労災保険、介護保険が含まれます。このうち健康保険料と厚生年金保険料を指して社会保険とするのが狭義の社会保険です。

社会保険の加入が必要な事業所と従業員

社会保険は、事業所単位で適用されます。適用事業所に勤務し、加入条件に該当する従業員は、全員が社会保険に加入しなければなりません。次の事業所は、社会保険が強制的に適用される事業所で、強制適用事業所と呼ばれます。

  • 1人以上の従業員がいる法人
  • 5人以上の従業員がいる個人事業主

(旅館や料理店など一部のサービス業、農林水産業は除きます)
強制適用事業所でなくても、社員の半数以上が適用事業所になることに同意し、会社が適用事業所の申請を行い、認可を受ければ適用事業所になることが可能です。この事業所を任意適用事業所と言います。

強制適用事業所と任意適用事業所で常時使用される従業員は社会保険に加入します。常時使用されるとは、使用関係が常用的であることを意味します。試用期間中でも労務の対価として報酬が支払われる場合は、社会保険の被保険者になります。

社会保険に必要な書類一覧 – 従業員の場合

被保険者となる従業員に扶養している家族・親族がいる場合、従業員は以下のような書類を準備しなければなりません。なお、扶養している家族・親族がいない場合には書類を準備する必要はありません。

提出書類健康保険・厚生年金被扶養者(異動)届
準備が必要な書類続柄を証明する書類として次のいずれか
・被扶養者の戸籍謄(抄)本
・住民票の写し(被保険者が世帯主で、被扶養者と同一世帯の場合に限る)
収入基準を下回っている場合、被扶養者認定されるための証明として次のようなもの
・退職証明書や雇用保険被保険者離職票の写し
・雇用保険受給資格者証の写し
・年金額の改定通知書の写し
・直近の確定申告書の写し
・課税(非課税)証明書 など
提出方法窓口持参・郵送・電子申請のいずれか
提出先持参の場合は管轄の事務センター、年金事務所、健康保険組合

郵送の場合は事務センター、健康保険組合
提出期限事実発生から5日以内、異動の場合は速やかに

社会保険に必要な書類一覧 – 事業主の場合

社会保険の申請・手続きにおいて、事業主は以下のような書類を準備しなければなりません。
【新規に健康保険・厚生年金保険の適用を受ける場合】

提出書類健康保険・厚生年金保険新規適用届
準備が必要な書類1.法人の場合
法人(商業)登記簿謄本(コピー不可)
2.事業主が国、地方公共団体または法人の場合
法人番号指定通知書等のコピー
3.強制適用となる個人事業所の場合
事業主の世帯全員の住民票の写し(コピー不可・個人番号の記載がないもの)
提出方法窓口持参・郵送・電子申請のいずれか
提出先持参の場合は管轄の事務センター、年金事務所
郵送の場合は事務センター
提出期限事実発生から5日以内

【健康保険・厚生年金保険の任意適用を受ける場合】
提出書類健康保険・厚生年金保険新規適用届
健康保険・厚生年金保険任意適用申請書
準備が必要な書類任意適用同意書
事業主世帯全員の住民票の写し(個人番号の記載がないもの)
公租公課領収書のコピー
提出方法窓口持参・郵送・電子申請のいずれか
提出先持参の場合は管轄の事務センター、年金事務所
郵送の場合は事務センター
提出期限従業員の2分の1の同意後、速やかに

社会保険の申請手続きの流れ

社会保険についての申請・手続きは、以下の流れで行います。

1.届け出を行う用紙を準備する

社会保険の申請・手続きで届け出る用紙は日本年金機構HPからダウンロードできます。PDF版は印刷して記入し、Excel版は入力して印刷します。

2.従業員・会社がそれぞれ必要な書類を準備し、用紙に記入する

入手した届出用紙に記入します。会社が記入する事業所整理番号と事業所番号、従業員が記入する個人番号や基礎年金番号は、間違わないように特に注意する必要があります。

3.期限までに定められた方法で提出する

期限内の提出が求められます。また添付書類に漏れがないかも、十分に確認しなければなりません。

電子申請する場合の手続き

社会保険の手続きはインターネットを利用して申請や届け出を行うことができます。インターネットを利用することにより、下記のような利便性があります。

  • 24時間いつでも申請することができます
  • どこからでも申請することができます
  • 時間やコスト削減が期待できます

手続きの期限はいつ?

社会保険の手続きは、加入などをすることとなった事実発生から5日以内に届け出を行わなければなりません。

届け出の手続き期限については、書面での申請でも電子申請でも同じになります。

社会保険を従業員が脱退する場合の手続き

従業員が退職したとき、死亡したとき、契約変更などの理由により健康保険・厚生年金保険の加入要件を満たさなくなったときは、会社が社会保険の資格喪失の手続きを行います。

手続きは、事実発生から5日以内で、提出先は管轄の事務センターもしくは年金事務所になります。

窓口持参か電子申請、または郵送で提出してください。

加入手続きの書類の書き方

法人を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けるとき、また、従業員が入社したとき、契約変更により社会保険の加入要件を満たしたときには、会社は従業員の社会保険加入手続きを行わなければなりません。

ここでは、会社が社会保険の適用を受ける際の手続きについて見ていきます。

健康保険と厚生年金保険の新規適用届

法人を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするときには「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を作成して届け出を行います。

健康保険と厚生年金保険の新規適用届

出典:事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき|日本年金機構
「健康保険・厚生年金保険 新規適用届」を加工して作成

  • 事業主記入欄
  •  事業所の所在地など、事業所の情報について記入してください。

  • 事業所情報記入欄

 ②問い合わせ先担当者名(内線)
  記入内容について、日本年金機構でわからない場合に問い合わせをする連絡先を記入します。新規適用届の書類の内容についてわかる担当者を記入してください。

 ⑥業態区分(事業の種類)
  事業所業態分類票を確認しながら該当の番号と分類を記入してください。

健康保険と厚生年金保険の被保険者資格取得届

従業員を雇用した場合に、健康保険と厚生年金保険に新たに加入すべき人について資格取得の届け出を行うための書類です。加入することとなった事実発生の日から5日以内に手続きを行ってください。

健康保険と厚生年金保険の被保険者資格取得届

出典:従業員を採用したとき|日本年金機構
「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届/厚生年金保険 70歳以上被用者該当届」を加工して作成

  • 被保険者欄

 ⑥個人番号(基礎年金番号)
  個人番号は必ず本人確認を行ったうえで記入してください。基礎年金番号は、10桁の番号を記入します。

 ⑧被扶養者
  被扶養者届の添付の有無について、該当する方に○をつけてください。

健康保険の被扶養者(異動)届

従業員の家族等、被扶養者の追加、削除や氏名変更等があった場合に届け出を行うための書類です。加入することとなった事実発生の日から5日以内に手続きを行ってください。

健康保険の被扶養者(異動)届

出典:被扶養者となっている家族に異動があったとき|日本年金機構
「健康保険 被扶養者(異動)届(国民年金第3号被保険者関係届)」を加工して作成

  • 事業主記入欄
  •  ○事業主確認欄
      扶養認定を受ける人が所得税法上の控除対象配偶者または扶養親族であることを会社が確認したときは「確認」に○をつけてください。

  • 配偶者である被扶養者欄(第3号被保険者)
  •  ⑫収入(年収)
      配偶者の今後1年間の年間収入見込額を記入してください。収入には、障害年金、遺族年金、失業給付等、非課税対象のものも含みます。

社会保険の手続きを再確認しましょう

社会保険は、事業所の適用、従業員の入社、退職、結婚、出産など、さまざまな場面で手続きが必要になります。必要な届出書類や添付書類の種類も多く、記入方法のわからない書類も出てくるかもしれません。また、申請も窓口持参や郵送、電子申請など複数の手段があります。

しかし、届出書類は5日以内に届け出るというルールがあり、あまりゆっくりしている時間はありません。届出書類の記入方法や手続き方法を再確認しておき、依頼があった際にはすぐに書類の提出ができるように準備しておきましょう。

よくある質問

社会保険とはなんですか?

一般的に健康保険と厚生年金保険のことをいいます。詳しくはこちらをご覧ください。

社会保険手続きにおいて、事業者側に準備が必要な書類について教えてください。

新規に適用を受ける会社は、法人(商業)登記簿謄本(コピー不可)を準備する必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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