離職状況証明書とは？正式な名称と取得方法をわかりやすく解説

退職後の手続きで「離職状況証明書」を求められて、どうすればよいかお困りではありませんか？ 実は、公的な書類として「離職状況証明書」という名称のものは存在しません。

この言葉は、ご自身の退職状況を証明する複数の書類を総称している場合がほとんどです。

この記事では、「離職状況証明書」という言葉で検索された方が本当に必要としているであろう書類の正式名称、その取得方法、そしてそれぞれの主な用途を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

「離職状況証明書」の正式名称

多くの方が「離職状況証明書」として探している書類は、主に以下のいずれかを指していると考えられます。

それぞれの書類には、異なる目的と役割があります。

• 雇用保険被保険者離職証明書
  • 会社がハローワークへ提出する、失業給付の申請に必要な元の書類。
• 雇用保険被保険者離職票（離職票-1、離職票-2）
  • 上記「離職証明書」に基づきハローワークが発行し、退職者自身が失業給付を申請する際にハローワークへ提出する書類。
• 退職証明書
  • 会社が退職の事実を証明するために発行する、私的な証明書。

これらの書類は似ているようで、用途や取得方法が異なりますので、一つずつ詳しく見ていきましょう。

「雇用保険被保険者離職証明書」とは？

雇用保険被保険者離職証明書は、失業給付（基本手当）を受給する際に使用します。

提出者

退職した会社（事業主）が作成し、事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。退職者自身が作成・提出する書類ではありません。

提出期限

原則として、退職日の翌々日から10日以内にハローワークへ提出する義務が会社に課せられています。

様式

厚生労働省が定めた複写式の3枚つづりの専用様式です。この書類の記載内容が、後に退職者に交付される「雇用保険被保険者離職票（離職票-2）」に反映されます。

この「雇用保険被保険者離職証明書」に記載される「離職理由」や「賃金支払状況」は、失業給付が支給されるか否か、支給開始時期、そして支給額を決定する上で極めて重要な情報となります。特に「離職理由」は、自己都合退職か会社都合退職かによって、給付の開始時期や期間に大きな影響が出ます。

会社がこの書類をハローワークへ提出し、ハローワークで内容の確認作業が行われた後、約1週間から2週間程度で、退職者の方のご自宅へ後述する「雇用保険被保険者離職票」が郵送されます。ただし、地域や時期によるハローワークの混雑状況によって、多少変動することがあります。

「雇用保険被保険者離職票」の用途と取得方法

前述の「雇用保険被保険者離職証明書」を基にハローワークが発行し、退職者本人に交付されるのが「雇用保険被保険者離職票」です。これは「離職票-1」と「離職票-2」の2枚組で構成されています。

用途

この「離職票」は、退職後に失業給付（基本手当）を受け取るためにハローワークへ提出する、最も重要な書類です。離職票がなければ失業給付の申請手続きはできません。

取得方法

会社がハローワークへ「離職証明書」を提出した後、ハローワークから直接、退職者の住所へ郵送されます。会社から手渡しされるものではありません。

届かない場合

退職後2週間以上経過しても離職票が届かない場合は、まずは退職した会社の人事担当者へ、離職証明書をハローワークへ提出したか確認してみましょう。それでも解決しない場合は、ご自身の住所を管轄するハローワークに直接問い合わせてみてください。

「退職証明書」とは？

「退職証明書」は、上記2つの公的な書類とは異なり、会社が退職の事実を証明するために発行する私的な書類です。

発行義務

労働基準法第22条に基づき、退職者から請求があれば、会社には発行する義務があります。ただし、請求がない限り自動的に発行されるものではありません。

用途

転職先から前職の在籍期間や業務内容の確認のために提出を求められることがあります。

また、国民健康保険や国民年金への切り替え手続き、扶養家族の追加、あるいは保育園や学童保育の入所申請などで、退職の事実を証明する書類として利用できる場合があります。

様式

公的な書式は定められていないため、会社ごとに書式や記載される項目が異なります。一般的には、氏名、退職日、勤務期間、業務内容、退職理由などが記載されます。

「離職状況証明書」が必要な場合の対応方法

ご自身の状況と目的に合わせて、適切な書類を確実に取得しましょう。

失業給付の受給を希望する場合

会社がハローワークに「雇用保険被保険者離職証明書」を提出することで、ハローワークからご自宅へ「雇用保険被保険者離職票」が郵送されます。まずは会社に手続き状況を確認しましょう。

転職活動やその他の公的手続きで退職を証明する必要がある場合

会社に「退職証明書」の発行を請求してください。会社によっては、「雇用証明書」や「在籍証明書」など、異なる名称で発行される場合もあります。

退職後の手続きは多岐にわたりますが、適切な書類を理解し、準備することでスムーズに進めることができます。ご不明な点があれば、遠慮なく退職した会社の人事担当者や、お近くのハローワークに問い合わせてみてください。