更新日 : 2024年10月25日

会社の備品を紛失したときの始末書の書き方は？【無料テンプレートつき】

働くうえでは、会社から制服や作業着といった様々な備品を貸与される場合があります。テレワークが一般的となった近時では、PCなどを貸与される場合も多いでしょう。しかし、備品を紛失してしまう場合もあります。そのような際に、作成する始末書の書き方を解説します。テンプレートも紹介するため、ぜひ参考にしてください。

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そもそも始末書とは？
会社の備品を紛失したときの始末書の書き方は？
会社の備品を紛失したときの始末書の無料テンプレート
会社の備品を紛失したときの始末書の記載例は？
- ノートPCの紛失
- 社員証の紛失
会社の備品を紛失したときの始末書のポイントは？
備品を紛失した際は速やかに始末書を

そもそも始末書とは？

「始末書」とは、仕事上で何らかの不祥事やミスが発生した場合に、当該行為を行った従業員に作成が指示される書類です。始末書作成の目的は、発生日時や状況などを記載し、会社へ不祥事やミスの報告をすることだけではありません。反省や今後の防止策を記載させ、反省を促したり、再発を防止したりする目的もあります。

性質の近い書類に、「顛末書」があります。顛末書は事の経緯を詳細に記載し、客観的な事実を報告する書類です。始末書も日時や状況などの経緯を記載しますが、反省を促したり、再発を防止したりすることも目的とするため、やや性質が異なるといえるでしょう。

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会社の備品を紛失したときの始末書の書き方は？

会社の備品を紛失した際に作成する始末書に決まった様式はなく、自由に記載してかまいません。会社から様式の指示があれば、そちらに従いましょう。本項では、備品紛失時に作成される一般的な始末書の記載項目を解説します。

発生日時

備品を紛失した日時を記載します。事実を報告するという意味でも、できる限り正確に記載しなければなりませんが、日時が不明瞭な場合には「〜頃」などと記載しましょう。

状況内容

紛失の状況を記載します。何をどのような状況下で紛失し、いつそれに気付いたのかを詳細に記載することが必要です。

反省等

紛失の事実に対しての反省を記載します。なぜこのようなミスを起こしたのかをよく考え、紛失の事実により、迷惑をかけることになった関係者へ真摯な謝罪をしましょう。

今後の防止策

今後、同様のミスを起こさないための防止策を記載します。自分の何が悪かったために、紛失に至ったのかを把握したうえで、具体的な防止策を記載することが必要です。

備考

上記項目のほかに何か伝えたいことがある場合には、備考欄に記載します。ここで改めて謝罪の意を述べてもよいでしょう。

会社の備品を紛失したときの始末書の無料テンプレート

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会社の備品紛失始末書のテンプレートを無料で提供しています。ぜひご自由にダウンロードして活用ください。

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備品を紛失した従業員に始末書の作成を命じたいが、どのような項目が必要なのか分からない方もいるでしょう。様式に定めがなく、自由に作成できるとはいえ、何かお手本が欲しいと考える場合もあるでしょう。そのような場合には、テンプレートの利用が便利です。下記のリンクから無料でダウンロードできるため、ぜひご利用ください。

参考：会社の備品紛失始末書（ワード）｜マネーフォワードクラウド給与

会社の備品を紛失したときの始末書の記載例は？

本項では、備品紛失時の始末書の記載例を紹介します。始末書の作成が必要となった際の参考としてください。

ノートPCの紛失

状況内容

私は、リモートワークのために会社より貸与されたノートPCを〇〇市のコワーキングスペースで紛失しました。紛失に気付いたのは帰宅後であり、すぐにコワーキングスペースに連絡をしましたが、紛失物として届けられてはいなかったそうです。ノートPCには顧客情報などの個人情報も記録されており、紛失の許されるものではありません。紛失により、会社や顧客をはじめとする関係者の皆様に多大な迷惑をかけてしまいました。

反省等

今回の紛失は、私の注意不足と管理不足によるものであり、心よりお詫び申し上げます。ノートPCは会社の重要な備品であり、より注意し管理を行うべきでした。適切な管理が行えなかったことは、完全に私の落ち度です。会社や顧客をはじめとする関係者の皆様に心よりお詫び申し上げます。

今後の防止策

今回のミスを踏まえて、以下の再発防止策を講じます。

自宅外でリモートワークを行う際には、持ち出し品のリストを作り、必ず確認をする。
ノートPCにはロック画面にパスワードを設定し、万が一の紛失に備えるとともに、データのバックアップを常に取るように心がける
備品管理の研修を受けることで、意識の向上に努める

社員証の紛失

状況内容

私は、○○株式会社との打ち合わせのための外出時に、社員証を紛失いたしました。上着の胸ポケットに入れていた社員証を、上着を脱いだ際に落としてしまったことが原因であると推測します。〇〇株式会社の最寄り駅である〇〇駅前の交番へ紛失物として届けられていないか確認しましたが、そのような届出はなかったそうです。社員証は、従業員としての身分を証明するだけでなく、オフィスへの入館証も兼ねている重要な備品です。今回の紛失によって、会社へ多大な迷惑をかけてしまいました。

反省等

今回の社員証の紛失は、私の注意力不足が招いたものであり、深く反省しております。重要な備品を扱うという認識に欠けた行動によって、関係者の皆様へは多大な迷惑をかけたことを、心よりお詫び申し上げます。

今後の防止策

今後二度と同様のミスを起こさないために以下の行動を心がけます。

胸ポケットなどの落下しやすい場所へ社員証を入れず、カバン等に保管する。
社員証にチェーンを付けることで、落下などによる紛失を防止する。
重要な備品を扱うという意識を向上させるために、備品管理規程を熟読する。

会社の備品を紛失したときの始末書のポイントは？

懲戒処分として、始末書の提出を命じる場合には、就業規則にその旨を記載する必要があります。懲戒処分として行うためには、就業規則に根拠が必要となるためです。就業規則に、始末書に関する規定を設けておきましょう。

業務命令の一環として、始末書の提出を命じる場合には、理由と目的を従業員へ説明し、理解してもらうことが必要です。不必要であったり、非合理的な形で始末書の提出を命じたりしてしまえば、パワハラとみなされる恐れもあるため注意しましょう。

備品を紛失した際は速やかに始末書を

働くうえで、備品の紛失等のミスはどうしても起きてしまいます。しかし、「ミスは起きるもの」と開き直ってしまえば、何度も同じミスを繰り返してしまうでしょう。備品紛失等のミスがあれば、始末書の作成を命じて反省を促すとともに、防止策を講じさせて再発を防がなくてはなりません。当記事の解説を参考に、適切な始末書を作成してください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。