更新日 : 2024年12月13日

有休申請のペーパーレス化でどのくらい効率化できるか？進め方や成功事例を解説

企業で働くにあたっては、手当や休暇の申請など様々な手続きが必要です。しかし、紙で申請すると、非効率的なだけでなくミスも増えてしまいます。当記事では、有給休暇の申請におけるペーパーレス化について解説します。ペーパーレス化のメリットだけでなく、成功事例も紹介しますので参考にしてください。

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有休申請をペーパーレス化するには？
- 勤怠管理システムの導入
- ワークフロー機能付き勤怠システムの導入
年次有給休暇申請書のテンプレート（無料）
有給休暇申請書は3年間の保存義務がある
有休申請のペーパーレス化でどのくらい効率化できるか
有休申請を紙で運用するデメリット
有休申請をペーパーレス化するメリット
有休申請のペーパーレス化するためのステップ
有休申請をペーパーレス化する際の注意点
有休申請のペーパーレス化に成功した事例
有休申請のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート
申請手続きのペーパーレス化で業務効率化を図ろう

有休申請をペーパーレス化するには？

有休申請をはじめとする申請手続きを紙ベースで行っている企業は、未だに一定数以上存在します。ペーパーレス化への移行には多くのメリットがあるため、積極的に検討するべきでしょう。本項では、ペーパーレス化の方法について解説します。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムには休暇申請の機能を備えたものが多く、システム上で申請や承認の手続きが可能となります。スマートフォンやタブレット端末にも対応しているため、いつでもどこでも申請や承認が行えるようになり、リアルタイムの勤怠管理が実現します。

ワークフロー機能付き勤怠システムの導入

ワークフロー機能とは、企業内で行われる経費精算や各種申請、稟議など、様々な手続きを電子化によって効率化する機能です。ワークフロー機能付きの勤怠管理システムを導入すれば、有休申請手続きも電子化されます。ワークフロー機能と勤怠管理システムを連携させることで、有休管理だけでなく、出張の手続きから経費精算など、企業内の申請・承認手続きの流れを全て勤怠管理システム上で完結させることが可能です。

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有給休暇申請書は3年間の保存義務がある

従業員の有給休暇付与日数や取得状況を管理する「有給休暇管理簿」は、2019年の働き方改革関連法案の施行によって、企業に作成が義務付けられた書類です。有給休暇の年5日の確実な取得を目的とする帳簿であり、作成義務だけでなく、5年間（当面の間は3年間）の保存も義務付けられています。有給休暇管理簿には有給休暇申請書も含まれており、同様に3年間の保存が必要です。

有給休暇申請書をペーパーレス化（電子保存）するためには、e-文書法に則った要件を満たさなければなりません。ペーパーレス化の際の要件は、次の通りです。

見読性

パソコンやディスプレイなどを用いることで、明瞭な状態で見ることができるようにする。

完全性

スキャンした品質や、電子化された文書に改ざんや消去が行われていないかを確認できるなど、証明力を確保する。

機密性

権限を持たない者が閲覧できないようにすることや、漏えい防止対策などを施す。

検索性

必要となるデータを即時に引き出せるように、ファイル名や内容、日付などの組み合わせで検索できるような仕組みを設ける。

有休申請のペーパーレス化でどのくらい効率化できるか

有休申請のペーパーレス化で、実際にどの程度の効率化が図れるかを見ていきましょう。比較のために、まずは紙ベースでの申請手続きを紹介します。

紙ベースでの有休申請手続き
1	用紙のダウンロード	申請書を利用するたびに、WordやExcelで作られた申請書ファイルをダウンロードしなければなりません。
2	印刷	ファイルのままでは提出できず、印刷する必要があります。
3	記入	印刷した申請書に必要事項を記入します。記入ミスなどがあれば、再度ダウンロードからやり直す必要があります。
4	押印	申請書に申請する従業員の押印を求める場合もあります。
5	提出	記入した申請書を担当部署や上司へ提出します。担当者や上司が不在の場合には時間や手間が掛かります。
6	承認	上司や担当者が提出された申請書を確認し、承認する作業が必要です。繁忙期などには他の書類に紛れることもあるでしょう。
7	Excel等への転記	有給休暇の取得状況を管理するために、Excel等へ転記する作業が求められます。転記ミスなどが発生する恐れもあります。
8	押印	有休申請を承認したことを証するために、上司等の押印が必要となります。
9	穴開け	提出された申請書を紙ベースでファイリングするための作業です。
10	ファイリング	申請書をファイリングする作業です。ファイリングされた申請書は、場所を取ってしまい、スペースを圧迫します。

紙ベースでは、多くの非効率的な作業が含まれていることがわかります。このような作業がペーパーレス化によって、次のように変わります。

ペーパーレス化された有休申請手続き
1	有休申請を開く	ワークフロー機能付き勤怠管理システムであれば、申請の都度、申請書をダウンロードする必要はなく、システム上の申請欄を開くだけで足ります。印刷する手間も掛かりません。
2	希望日・事由を入力	あらかじめ従業員データが入力されているため、希望日や取得事由を入力するだけで申請書が完成します。
3	提出ボタン	提出ボタンを押すだけで提出できるので、上司や担当者を探す手間や時間が掛かりません。スマートフォンなども利用できるため、いつでもどこでも申請可能となります。
4	承認ボタン	提出された担当者や上司も内容を確認後、承認ボタンを押すだけで承認できます。書類の中から申請書を探す必要もなく、押印も不要です。
5	クラウド上で自動保管	提出された申請データは自動的にクラウド上で保管されます。穴開け作業やファイリング作業は不要です。
6	一覧で確認	有給休暇の取得日や消化状況は、システム上の一覧で確認できます。管理も一覧から可能なため、Excel等への転記は不要となります。

単純に工程が減っただけでなく、申請から承認、管理までがスムーズに行われていることがわかるでしょう。このようにペーパーレス化は、大きな効率化につながります。

有休申請を紙で運用するデメリット

有休申請を紙ベースで行っている場合には、多くのデメリットが発生します。デメリットごとに解説します。

有給を申請しにくい

用紙のダウンロードや印刷の手間が必要なうえに、繁忙状況によっては提出先となる上司や担当者がつかまらないことも考えられます。押印のうえで申請書を提出する作業は、心理的にも申請のハードルを上げてしまうでしょう。

有給申請から承認までの期間が長い

紙ベースでの運用では、申請書の作成・提出から承認までの期間がどうしても長くなってしまいます。作成に手間が掛かることはもちろん、押印などの工程が含まれることも長期化の要因のひとつです。担当者の業務の都合で、申請書の承認が後回しにされる場合もあります。

急な有給申請に対応できない

企業ごとの規定が存在するとはいえ、有給休暇は前日までであれば申請できるのが原則です。しかし、急に有給休暇を申請されても、承認すべき担当者や上司が不在の場合もあります。家族の病気や介護など、すぐに休みたい場合には、大きなデメリットとなるでしょう。

出勤状況が把握しにくい

紙ベースでの管理は、一覧で管理できる勤怠管理システムに比べて従業員の出勤状況の把握が難しくなります。このことは、有休申請時における代替人員の確保を困難なものとしています。

手入力によるミスが起きやすい

紙ベースでの管理では、手作業での記入が必要です。書き間違いなどが起きることも容易に想像できるでしょう。管理のためにExcel等へ取得情報などのデータを転記する際にも、転記ミスが起きてしまいます。

紛失や損傷のリスク

紙の申請書でも電子データでも、有給休暇申請書は規定の年数保管する必要があります。しかし、紙ベースでの管理では、申請書の紛失や汚損のリスクが常に付いて回ります。また、電子データであれば保管場所を取りませんが、紙の申請書等には保管に多くのスペースが必要です。

有休申請をペーパーレス化するメリット

有休申請を紙ベースで行うデメリットが判明しました。では、ペーパーレス化するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。

有給申請から承認までの期間が短縮できる

有給申請をペーパーレス化することで、印刷や押印など多くの工程を省略可能です。また、システムを利用すれば、時間や場所を問わず申請や承認も可能となります。申請から承認までの期間を大きく短縮できるでしょう。

有給申請の手間やストレスが減る

システムを利用すれば、申請書を印刷して記入しなくてもシステム上で申請可能です。承認もシステム上で可能なため、申請から承認までの手間を大きく削減できます。不在の担当者を探すことや、本来の業務とは関係ないファイリングのための穴開け作業なども不要となるため、ストレスも軽減されます。

リモートワークに対応

勤怠管理システムを利用すれば、出社することなく、有休申請をはじめとした手続きが可能となります。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、場所を選ばず利用可能です。リモートワークに適した方法であるといえるでしょう。

人員不足を事前に予測できる

従業員の有休申請状況をシステム上の一覧で管理できるため、有休取得による人手不足を事前に予測可能です。出勤状況も一覧で把握できるため、代替人員の配置も行いやすくなります。

有給の残日数が自動化される

有給休暇は年に5日を確実に取得させなければなりません。しかし、紙ベースでの管理では取得状況の把握が難しく、消化義務違反が起きてしまうことも考えられるでしょう。

勤怠管理システムでは、有給休暇の取得があれば、自動的に残日数が計算されます。消化義務違反を防ぐことが可能となり、確実に5日の有給休暇を取得させることができるようになります。

給与計算がラクになる

紙ベースでの管理では、有給休暇中の賃金を含めて、手作業による集計や計算が必要です。手作業での集計や計算は、給与の支払いミスにもつながりかねません。しかし、勤怠管理システムでは、有給休暇の取得日数や残業時間を入力することで、自動的に支払うべき給与が計算されます。

有休申請のペーパーレス化するためのステップ

効率化を図るためにもペーパーレスの手続きに移行したいと考えている企業も多いでしょう。ペーパーレス化に必要なステップを解説します。

1.勤怠システムを比較する

勤怠管理システムは複数社から提供されており、機能や利用料金も様々です。連携可能な機能や対応する雇用形態、選択可能な打刻方法などから自社に合ったシステムを選択しましょう。

2.無料トライアルで試験導入する

勤怠管理システムのなかには、無料トライアル期間を設けているものも存在します。機能を確かめてから導入したい場合には、無料トライアル期間を設けている勤怠管理システムを選択してください。

3.従業員に周知とサポートを行う

導入する勤怠管理システムが決定したら、従業員にシステムの利用方法等を周知しなければなりません。システムの利用に不慣れな従業員がいる場合には、企業によるサポートも必要です。

4.効果検証と業務効率化を進める

勤怠管理システムは、導入してそれで終わりではありません。システムの導入によって、どの程度の効率化が図れたのかを検証することも必要です。想定していたよりも低い効果しか得られなかった場合には、別のシステムを検討することも選択肢のひとつとなります。

有休申請をペーパーレス化する際の注意点

ペーパーレス化による恩恵を最大限に享受するためには、導入にあたっての注意点が存在します。注意点を押さえることで、導入の効果を最大化しましょう。

ネットワーク環境やセキュリティ体制の見直し

まず、導入にあたってネットワーク環境や、情報セキュリティ体制を見直すことが必要です。不十分なネットワーク環境では、システムの利用もままならず、かえって効率が落ちてしまいます。また、情報漏えいや不正なアクセスを防ぐため、従業員に情報セキュリティに関する講習などを行い、併せてセキュリティの担当者を選任しましょう。

自社の規模や状況に合っているかを確認

導入するシステムが自社の規模や状況に合っているかどうかの確認も必要です。多機能なシステムであっても、自社に不要な機能が含まれていたり、想定される企業規模が異なったりするシステムでは、導入の効果が望めません。システムの比較検討を行い、自社の規模と状況に合ったシステムを選択してください。

システムの周知と必要なサポートを行う

従業員がシステムをスムーズに使いこなせるようにすることが、効率化には必要です。そのためには、システムの機能や利用法を周知し、デジタルの作業が苦手な者がいれば、サポートを行う必要があります。有休申請を行う従業員自身がシステムを使いこなせなければ、導入した意味が薄くなります。高年齢者など、デジタルに不慣れな従業員が多い場合には、操作が簡単なシステムを選択するだけでなく、導入を推進する担当者を選任してサポートに当たらせるとよいでしょう。

有休申請のペーパーレス化に成功した事例

本項では、有休申請のペーパーレス化に成功した企業事例を紹介します。具体的な事例を通して、自社への導入の参考としてください。

各自が簡単に有給休暇の申請ができる

シャツ専門店を展開するメーカーズシャツ鎌倉株式会社様は、勤怠管理システムの導入によって、有休申請を社員各自が容易に行えるようになりました。導入前は、有給休暇申請書を上長がファックスで本部へ送信し、一人ひとりの情報をExcelに手入力することで残日数などを管理していました。しかし、システムの導入によって、従業員各自が本部へ申請することが可能となっています。

同社では、システムの導入によって、バックオフィス業務だけでなく、雑務も削減でき、本来の業務へ集中できるようになっています。

参考：クラウド勤怠で業務効率がアップし、残業時間を大幅に削減できました

有給休暇の申請→承認もシステム内で完結でき残業も削減

建築物の構造設計などを手掛ける株式会社親交設計様は、勤怠管理システムの導入によって、残業の削減を図っています。紙ベースで1か月後にずれ込んでいた有給休暇の残日数管理も、リアルタイムで行えるようになったそうです。

有休申請から承認もシステム内で完結できるようになったため、業務効率が大幅に向上し、残業時間の削減にもつながっています。また、アラート機能の活用によって、残業時間の上限規制等の働き方改革にも負担なく対応できています。

参考：クラウド勤怠導入で業務効率化だけでなく、新しい働き方まで実現しました

有給休暇の残日数も自動化で勤怠状況をひと目で確認できる

住宅リフォームを提供する株式会社やまもとくん様は、勤怠管理システムの導入によって、勤怠管理の効率化に成功しています。システム導入前は、残業や有給休暇の申請や承認の手続きを営業所ごとにSNSやチャット上で行っていました。有給休暇の残日数管理も申請のたびに行っていたため、手間の掛かる作業となっていたそうです。

システムの導入によって、有給休暇の残日数管理の自動化だけでなく、リアルタイムでの勤怠状況もひと目で確認できるようになり、業務の効率化に成功しています。

参考：バックオフィスを一元管理し、上場企業レベルの体制へ

従業員の労働時間が可視化・透明化された

IT事業と福祉事業を展開するサンクスラボ株式会社様は、勤怠管理システムの導入によって、有休申請から承認までのフローを効率化しています。日常の勤務状況や有休取得状況もシステムで一元管理できるようになったため、必要なデータをすぐに確認できるようになったそうです。

他にも、従業員の労働時間が可視化・透明化され、現場と本社の双方が全体像を把握できるようになりました。管理職が指導を行いやすくなっただけでなく、従業員が始業終業の時刻を意識するようにもなったそうです。

参考：業務効率化だけでなく、本来あるべき労務管理を考えるきっかけとなるツール

有休申請のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート

有休申請のペーパーレス化をお考えであれば、「マネーフォワードクラウド勤怠」の導入がおすすめです。紙ベースでは手間の掛かる有休申請をシステム上で行えるだけでなく、有給休暇の自動付与から有給休暇管理簿の作成もシステム上で完結できます。有休申請の手間を減らし、業務効率化につながるだけでなく、紙やExcelでの管理では常に注意が必要な記入漏れが発生するリスクも減らせます。

「マネーフォワードクラウド勤怠」は、法改正へも自動で対応しています。労働関係法令は改正の多い分野ですが、自社での対応が難しい場合でも安心です。働き方改革関連法案にも対応しており、年5日の消化義務の期限を見落とすようなこともありません。

参考：勤怠管理システム – マネーフォワードクラウド勤怠

申請手続きのペーパーレス化で業務効率化を図ろう

有休申請をはじめとする企業内の手続きを紙ベースで行っている企業も、未だに多く存在します。しかし、紙ベースでの管理はミスの発生につながるだけでなく、何よりも非効率的です。有休申請を含む諸手続きをペーパーレス化し、自社における業務効率化を図りましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。