更新日 : 2024年9月6日

作業報告書とは？テンプレートを基に書き方、ポイントを紹介

作業報告書は、プロジェクトや業務などの進捗状況や成果を記録し、関係者と共有する重要な文書です。この記事では、作業報告書の意義や作成のメリットから、テンプレートを活用した具体的な書き方、書く際のポイントまで詳しく解説します。効果的な作業報告書の作成方法をマスターし、組織の業務効率向上を目指しましょう。

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作業報告書とは？
- 作業報告書の意味
- 作業報告書の必要性と業界
作業報告書を作成するメリット
作業報告書のテンプレート、ひな形
作業報告書の記載項目・書き方
- 必要項目と書き方
- 作業報告書の例文
作業報告書を書く際のポイント
効果的な作業報告書を作成し、業務効率化と品質向上を実現しよう！

作業報告書とは？

まず、基本的な事項として、作業報告書の意味、必要性と業界、利用シーンについて見ていきましょう。

作業報告書の意味

作業報告書は、特定の作業やプロジェクトなどの進捗状況や成果をまとめた文書です。この報告書を作成することで、関係者が作業の進行状況や結果を把握しやすくなります。また、作業報告書はプロジェクトの透明性を高め、意思決定や改善のためのデータを提供します。さらに、作業報告書は将来の作業計画や戦略策定の参考資料としても活用されます。

作業報告書の必要性と業界

作業報告書の必要性は業界や企業によって異なりますが、多くの業界で重要視されています。特に、プロジェクトマネジメントや製造業、建設業などの分野では、作業の進捗状況や品質管理のために作業報告書が頻繁に利用されます。また、IT企業やコンサルティング企業などのサービス業でも、顧客への進捗報告やサービス提供の成果を示すために作業報告書が活用されます。

作業報告書の利用シーン

作業報告書はさまざまなシーンで利用されます。例えば、プロジェクトの進行管理や品質管理のために、定期的な作業報告書が提出されます。さらに、会議や打ち合わせの資料として、作業報告書が活用されることもあります。また、顧客や上司への報告や提案の際にも、作業報告書が有効です。これらのシーンで作業報告書を活用することで、円滑なコミュニケーションと効果的な意思決定を促進します。

作業報告書を作成するメリット

改めて作業報告書を作成するメリットを確認していきましょう。ここでは、三つのメリットについて解説します。

社内外に作業内容が共有できる

作業報告書を作成する主なメリットの一つは、作業内容を社内外に効果的に共有できることです。報告書には作業の背景や目的、進捗状況、結果などが詳細に記載されており、関係者が必要な情報を簡単に把握できます。これによってチーム内のメンバーや関連部署、顧客や取引先など、必要な人々と作業の進行状況や成果を共有しやすくなります。共有することで、全体の理解を深め、コミュニケーションを円滑にすることができます。

作業の進捗状況がわかる

作業報告書を作成することで、作業の進捗状況を明確に把握することができます。報告書には作業の進捗や達成されたタスク、残りのタスクなどが記載されており、プロジェクトマネージャーや上司、チームメンバーなどが作業の状況を把握しやすくなります。進捗状況が明確になることで、問題や課題を早期に発見し、適切な対策を講じることができるでしょう。

作業内容の整理と振り返り

作業報告書を作成することで、作業内容を整理し、振り返る機会が得られます。報告書には作業の手順や成果、問題点や課題、今後の計画などが記載されており、これらをまとめることで作業全体の流れや過程を振り返ることができます。また、振り返りを通じて、過去の作業を評価し、次回の作業やプロジェクトに生かすための改善点や学びを見いだすこともできるようになります。

作業報告書のテンプレート、ひな形

この記事では、作業報告書のテンプレート、ひな形をダウンロードすることができます。ワードとエクセルの2種類を用意していますので、必要に応じて活用してください。

・作業報告書（ワード）テンプレート | 給与計算ソフト「マネーフォワードクラウド給与」 (moneyforward.com)
・作業報告書（エクセル）テンプレート | 給与計算ソフト「マネーフォワードクラウド給与」 (moneyforward.com)

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作業報告書の記載項目・書き方

では、実際に作業報告書を作成する場合、どのような項目が必要となるのでしょうか。一般的な必要項目と書き方を示すとともに、例文を挙げてみましょう。

必要項目と書き方

作業報告書を効果的に作成するためには、以下の項目を含めるとよいでしょう。

報告書の日付とタイトル：報告書の作成日付と内容を簡潔に示すタイトルを記載します。
報告者の情報：報告者の名前や所属部署、連絡先などの情報を明記します。
背景と目的：作業の背景や目的を説明し、作業の意義や目標を明確にします。
作業内容：作業の具体的な内容や手順、進捗状況などを項目ごとに整理して記載します。
成果と結果：作業の成果や得られた結果を示し、目標達成度や品質レベルを評価します。
問題点や課題：作業中に発生した問題や課題、その対処法や改善策を記載します。
今後の計画：今後の作業や改善計画、課題の解決策などを具体的に計画します。
振り返りと所感：作業全体の振り返りや反省点、報告者の感想や意見を述べます。
連絡先：報告者の連絡先情報を記載し、必要な場合に問い合わせができるようにします。

これらの項目を順番に記載し、明確でわかりやすい文章で作業報告書をまとめます。また、必要に応じて図表やグラフなどの視覚的な情報も併せて活用することで、報告書の理解度を向上させることができます。

作業報告書の例文

作業報告書の記載内容は、特定の作業やプロジェクトによって異なりますが、以下のような形式で示すことができます。

作業報告書

報告日：2024年○月○日
報告者：システム開発部山田太郎

1. 背景と目的

本報告書は、新システム開発プロジェクトにおける2023年4月18日の作業内容と進捗状況を報告するものです。本プロジェクトは、既存システムの機能向上と効率化を目的としています。

2. 作業内容

新システムの要件定義書のレビュー
開発環境の構築とセットアップ
既存システムとの連携部分の設計

3. 成果と結果

要件定義書のレビューを完了し、必要な修正箇所を特定しました。
開発環境の構築が完了し、開発作業を開始できる状態になりました。
既存システムとの連携部分の設計を80%完了しました。

4. 問題点や課題

要件定義書の一部に曖昧な表現があったため、担当者への確認が必要です。
開発環境のセットアップに想定以上の時間を要しました。手順書の整備が必要と考えられます。

5. 今後の展望

要件定義書の修正と確定
既存システムとの連携部分の設計完了
新システムの機能開発に着手

6. 振り返りと所感

本日の作業では、要件定義書のレビューと開発環境の構築に多くの時間を割きましたが、プロジェクトの重要な基盤を整えることができました。今後は、要件定義書の修正と設計の完了に注力し、プロジェクトを円滑に進めていきたいと考えています。

連絡先：
山田太郎
電話番号：03-1234-5678
メールアドレス：[email protected]

この例文では、必要な項目を漏れなく記載し、作業内容と結果を明確に報告しています。問題点や改善点も具体的に述べることで、次の作業に生かすことができます。

作業報告書を書く際のポイント

最後に作業報告書を書く際の四つのポイントについて解説します。四つのポイントを意識して作業報告書を作成することで、的確な情報共有と円滑なコミュニケーションが実現します。

事実を正確に伝える

作業報告書を書く際に重要なポイントの一つは、事実を正確に伝えることです。報告書に記載する情報は、客観的で正確なものでなければなりません。誤った情報や誤解を招く記述は避け、作業の実績や進捗状況を正確に報告する必要があります。

個々の見解ではなく数字やデータで伝える

作業報告書では、個々の見解や主観的な意見よりも、数字やデータを使って客観的な情報を伝えることが大切です。例えば、作業の進捗状況や成果は数値やグラフで示すことで、情報の客観性と説得力を高めることができます。数字やデータを活用することで、報告の信頼性が向上し、相手により確かな情報を提供することができます。

要点をまとめる

作業報告書を書く際には、情報を簡潔にまとめることがポイントです。読み手が必要な情報をすばやく把握できるように、要点を明確に示し、冗長な記述や不要な詳細を省略します。報告書の読み手が迅速に理解できるように、要点を押さえた明瞭な文章を心掛けましょう。

当日中に作業内容を共有する

作業報告書は、作業が行われた当日中に作成し、関係者と共有しましょう。作業の記憶が新しい内に報告書を作成することで、情報の正確性や完全性を保つことができます。また、作業の進捗状況や課題が早急に把握されるため、必要な対策や調整が素早く行われるようになります。

効果的な作業報告書を作成し、業務効率化と品質向上を実現しよう！

作業報告書は、プロジェクトや業務の管理において不可欠なツールです。正確で明瞭な情報を伝え、効果的なコミュニケーションを促進することができます。テンプレートを活用し、ポイントを押さえた書き方を心掛けることで、組織の業務効率向上に大きく貢献します。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。