• 作成日 : 2022年1月14日

年末調整で必要な書類の再発行はどうする?保険料控除証明書や源泉徴収票など

年末調整では控除を受けるため、保険料控除などの証明書の提出が求められます。年の途中で転職し、新しい会社に入社した場合は前職での源泉徴収票の提出も必要です。もしこれらの必要書類を紛失してしまった場合、再発行はしてもらえるのでしょうか。ここでは、年末調整に必要な書類と失くした場合の再発行について解説します。

年末調整に必要な書類

年末調整とは、12月にその年の所得額を確定させ、月々の給料から源泉徴収として天引きされていた所得税との差額を精算する業務のことをいいます。毎年11月頃、年末調整の必要書類について、企業の経理部門から従業員に連絡するのが通常の流れです。
扶養控除等申告書」など、年末調整のために記入が必要な申告書は、企業の担当者から各従業員に対して配布されます。以下の書類は、必要箇所を記入し、期日までに担当者に返却します。

【年末調整で従業員が記入する書類】

これに加え、収入の証明や所得控除を受けるために、従業員が提出するべき必要書類があります。

【年末調整で従業員が提出する書類の例】

これらの証明書は、各種所得控除の申請をする必要がある従業員のみ提出します。

退職時に受け取った源泉徴収票や、保険会社から送られてきた控除証明書は、12月の年末調整で必要になるため、大事に保管しておきましょう。

源泉徴収票

年末調整で源泉徴収票の提出が必要となるのは、年の途中で入社した中途採用の社員です。年末調整では、その年の所得を確定します。そのため、中途採用の社員の前職での収入について企業の経理部門は確認し、年末調整に反映しなければいけません。このとき必要となるのが前職を退職する際に受け取った源泉徴収票です。

なお、前年から同じ会社に勤務している場合は、前年の所得を企業が把握しているため年末調整時に源泉徴収票の提出は必要ありません。ただし、以下のケースに当てはまる場合は、個人で確定申告を行うため、源泉徴収票が必要です

【会社勤めで確定申告を行い源泉徴収票が必要となるケース】

  • 給与の年間収入金額が2,000万円を超えている
    →年末調整の対象外です。会社が発行した源泉徴収票をもとに、個人で確定申告を行います
  • 2か所から給与の支払を受けている
    →条件に当てはまる場合、正確な所得を証明するために源泉徴収票をもとに、個人で確定申告を行います

参考:No.1900 給与所得者で確定申告が必要な人|国税庁

源泉徴収票の詳細については、以下の記事を参考にしてください。

対象者の人は生命保険料控除証明書

生命保険や個人年金保険などに個人で加入している人は年末調整時に生命保険料控除の対象となります。控除を受けるには、生命保険料控除証明書など、支払を証明するものが必要です。その年に従業員が個別に支払った生命保険料や地震保険料など、年末調整の「給与所得者の保険料控除申告書」に保険料の証明書を添付の上、必要事項を記入します。

申告書には、支払った保険料を元に、計算方法に基づいて控除額を算出します。必要な数字は、保険会社から送られてきた控除証明書に記載されています。年末調整の必要書類として申告書に添付するため、大切に保管しましょう。

なお、生命保険料だけでなく、iDeCoなどの小規模企業共済等掛金の控除を受ける場合や生計を一つにする親族の社会保険料を代わりに支払った場合にも、同様に保険料控除申告書に記載します。生命保険料控除証明書に限らず、所得控除の対象となる支払の証明書を確認しておくとよいでしょう。

生命保険料控除についての詳細は、以下の記事を参考にしてください。

年末調整に必要な書類を紛失した場合は?

前職の企業で発行された源泉徴収票や、保険会社から送られてきた控除証明書は、年末調整でその年の収入や控除額を算出するために必要です。これらの必要書類を失くした場合、すぐに対応しなければいけません。

源泉徴収票を紛失した場合

源泉徴収票を紛失したら、すぐに発行元である会社に連絡しましょう。前職の源泉徴収票であれば、その会社の担当者や経理部門に連絡するのが一番スムーズです。飲食店など店舗勤務だった場合は、管理部門がある本社に連絡するのがいいでしょう。

そのとき、必要な源泉徴収の年度と、送り先の住所・氏名を伝えます。源泉徴収票の再発行にかかる期間は、多くの場合は数日で対応してもらえます。

生命保険料控除証明書を紛失した場合

生命保険料控除証明書や、保険料控除に必要な各種証明書を紛失したら、発行元である保険会社に連絡し、再発行の手続きを取りましょう

多くの保険会社が、インターネット、電話、来店窓口での再発行申し込みを受け付けています。再発行の申し込みにあたっては、「氏名」のほか「連絡先電話番号」や「証券番号(契約番号)」が必要になります。再発行を依頼する企業の指定にしたがって手続きしましょう。

また、加入したばかりで保険料の払い込みが確認できていない場合など一部発行できないケースもありますが、書面ではなく電子発行に対応してくれる保険会社もたくさんもあります。現在は、電子発行で交付することにより、電子データの保険料控除証明書を申告書に添付することも、勤務先や税務署に電子データで提出することもできるようになりました。

証明書の再発行は、即日から1週間ほどで対応してもらえます。

参考:控除証明書等の電子的交付について|国税庁

こんな時どうする?源泉徴収票の紛失に関する特殊ケース

年末調整で、前職を退職する際に受け取った源泉徴収票を紛失した際、なんらかの事情で再発行がスムーズにいかないケースがあります。会社がすでに倒産していたり、再発行を拒否されたりした場合の対応について解説します。

前職の会社が倒産していた場合

紛失した源泉徴収票の再発行を依頼するのは、基本的に発行元である企業です。しかし、退職した前職の会社が倒産してしまっているケースでは、企業に直接再発行を依頼することができません。

この場合、一つの方法としては、「破産管財人」に源泉徴収票の再発行を依頼することです。破産管財人とは、破産した企業の代わりに財産の管理や処理など破産手続きをする権利を持っている弁護士のことをいいます。裁判所が選任し、破産した企業が有していた財産の管理・処分・回収のほか、税務署への源泉徴収票の提出業務も担います。

そのため、破産管財人と連絡がとれれば、源泉徴収票の再発行に対応してもらえる可能性があるでしょう。

会社が源泉徴収票を再発行してくれない場合

紛失した源泉徴収票の再発行について、なんらかの理由で会社が対応してくれない場合、税務署にて「源泉徴収票不交付」の届出を行う必要があります

源泉徴収票不交付の届出とは、源泉徴収票が企業から交付されない場合に、税務署に行う手続きです。手数料は不要です。給与明細書を保存している場合は、そのコピーを添付します。

参考:[手続名]源泉徴収票不交付の届出手続 |国税庁

源泉徴収票不交付の届出を行うと税務署から当該企業に指導が入ります。源泉徴収票が再発行され、期限内に会社に提出できた場合は、年末調整を行ってもらえます。もし源泉徴収票が期限内に手に入らない場合は、個人で確定申告を行う必要があります。

2019年の税制改正で、国税関係手続の簡素化を目的に、2019年4月1日以降に提出する確定申告については源泉徴収票の添付が不要となりました。しかし、確定申告書には源泉徴収票の内容を正確に記載する必要があるため、やはり、源泉徴収票は必要といえるでしょう。いずれにしても源泉徴収票を紛失してしまった場合には、早めの対処が必要です。

なお、発行元である企業が倒産し、手を尽くしても再発行の手続きが行えない場合も、同様に源泉徴収票不交付の届出を行います。

参考:国税関係手続が簡素化されました|国税庁

年末調整に必要な書類は忘れず保管しておこう!

年末調整での必要書類は、失くさないように保管しておきましょう。

年末調整に限らず、退職時に企業から受け取る書類は、失業手当の申請等、さまざまな場面で必要になります。そのため、一か所にまとめて保管するというように、保管場所を決め効率的な保管方法を心がけましょう。万が一失くしてしまうようなときのことも考えて、給与明細も1~2年分は保管しておくことをおすすめします。

生命保険会社からの控除証明書など、重要な書類もクリアファイルなど一か所にまとめておくと、必要なタイミングで焦らずに用意できます。源泉徴収票や各種控除証明書を万が一紛失した場合は、発行元に速やかに連絡し、再発行の手続きを行いましょう。

フレッシュ物流株式会社 管理部 課長 宮崎幸江様

マネーフォワード クラウド年末調整の導入事例

年末調整1,000人分をほぼ未経験の2名で完了。残業も減りました。回収も早くなり、11月頭に書類を送付してから同月中に半数も回収できたのには驚きました。いざというときに自宅でも提出内容をチェックできるのも、クラウドならではのメリットだと感じます。

フレッシュ物流株式会社 管理部 課長 宮崎幸江様

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よくある質問

源泉徴収票を紛失したらどうすればよいですか?

発行元の企業に連絡しましょう。必要な源泉徴収票の年度・氏名・送り先を伝え再発行を依頼します。源泉徴収票は転職後の年末調整や、住宅ローンなど各種手続きで必要になります。詳しくはこちらをご覧ください。

前職でもらった源泉徴収票を紛失した場合、どうしたらよいですか?

源泉徴収票の再発行は、発行元である企業が対応します。前職の担当部署に連絡し、再発行を依頼しましょう。企業が再発行に応じない場合は、源泉徴収票不交付の届出を行います。 詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

【監修】マネーフォワード クラウド給与

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