更新日 : 2024年10月8日

Web給与明細システムとは？メリットや導入時の注意点

Q: 給与明細Web化とは何ですか？

給与明細をパソコンやスマホで見られるようにすることです。詳しくは こちら をご覧ください。

Q: 給与明細をWeb化するメリットは何ですか？

従業員に配る手間がなくなることの業務負担軽減、ペーパーレス化によるコスト削減などが挙げられます。詳しくは こちら をご覧ください。

給与明細を紙での配付から電子化してWeb上で見られるようにすると、会社は業務負担軽減やコスト削減を図ることができ、従業員はいつでもどこでも自分の給与明細の閲覧・確認が可能になります。専用型・給与計算一体型・労務管理一体型の3種類のシステムがあり、それぞれのメリット・デメリットを考慮して自社に合うものを導入することが大切です。

給与明細のWeb化とは？
Web給与明細システムの種類と特徴
給与明細をWeb化するメリット
Web給与明細システムを使用する際の注意点
- 自社に必要な機能が備わっているか
- 従業員が活用できる環境にあるか
給与明細のWeb化を進める前に、自社の現状を一度確認しよう

給与明細のWeb化とは？

従業員が給与明細をインターネット上で見られるようにすることを、給与明細のWeb化と言います。従来は紙に印刷して渡していたものを、従業員のパソコンやスマホに表示されるようにすることです。

平成19年1月1日より給与所得の源泉徴収票等の電子交付が認められるようになり、平成19年度税制改正において対象書類が拡大されたことにより、給与明細についても電子化されるようになりました。

参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ＆A｜国税庁

電子化は、メール送信とWeb化の2つの方法があります。メール送信は、各従業員宛に個別に送信する必要があるため、給与明細の電子化にはWeb給与明細システムが多く用いられています。

Web給与明細システムの種類と特徴

給与明細をWeb化するためには、システムを導入する必要があります。システムにはたくさんの種類がありますが、大きく3つの種類に分類されます。それぞれの特徴やメリット・デメリットは以下の通りです。

専用型システム

専用型は、給与明細をWeb化するだけのシステムです。ほかで作成した給与明細データを取り込み、Web化して従業員に配信します。そのため給与明細データは別途に、手計算や給与計算システムによって作成しなければなりません。別途作成した給与明細データをCSV形式で取り込んだり、API連携で読み込んだりして、Web化して従業員に配信します。

専用型のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット：シンプルなシステムのため、簡単に取り扱える、安価で、試してみやすい
デメリット：給与計算は別途に行い、データ取り込みの作業をしなければならない

給与計算一体型システム

給与計算一体型は、給与計算から明細のWeb化までが一体になっているシステムです。給与計算に必要な情報（控除内容・勤怠状況の情報）を入力することによって給与計算を行い、給与明細を作成してWeb化後に配信します。

給与計算一体型のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット：別途に給与計算を行う必要がない
デメリット：使用中の給与計算システムからの移行作業をしなければならない

労務管理一体型システム

給与明細のWeb化によって給与計算、さらに従業員の労務管理までを一括して行うシステムです。入社手続き・社会保険や雇用保険の管理・マイナンバー管理・所得税や年末調整に関する事柄など、労務に必要な管理をすべて行うことができます。さらに人事管理までできるシステムもあります。

労務管理一体型のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット：労務管理全般をまとめることができ、業務の負担が軽減できる。一元管理のため、無駄な作業が発生しない
デメリット：価格が高く、初期費用が高額になる。多機能なため、取り扱いが難しい

給与明細をWeb化するメリット

システムを導入して給与明細を従来の紙のものからWeb上で見られるものに変えると、どのようなことが期待できるのでしょうか？給与明細のWeb化には、次のようなメリットがあります。

いつでもどこでも閲覧できる

Web化された給与明細は、インターネットを通じて従業員宛に配信され、従業員はパソコンやスマホを使って見ることができます。このため従業員は以下が可能になります。

いつでも閲覧できる

Web化された給与明細は時間に関係なく、いつでも見ることができます。必要な場合にすぐに給与明細の閲覧・確認が可能です。

どこでも閲覧できる

紙の給与明細は、手元になければ見ることができません。また出張やテレワークなどで出社していないと給与明細を受け取れず、見ることもできません。Web化された給与明細は、インターネットがつながっていれば、どこでも閲覧することができます。

また、紛失したり誤って廃棄したりする心配も、Web化された給与明細にはありません。収納場所や保管の手間も要らず、必要なときに容易に閲覧・確認が可能です。Web化された給与明細は一度見た後もそのまま残り、期間をおいた後に再び閲覧することもできます。過去分をさかのぼって確認でき、家計管理に役立てることができます。

業務の負担を軽減できる

Web化した給与明細は配信が簡単で、従来の手間に比べて大幅に負担を軽減できます。紙の給与明細は、印刷・封入・配付を行わなければなりませんが、Web化した給与明細はこれら作業を行う必要はありません。データが作成できれば、クリックするだけで配信業務を完了することができます。

また紙の給与明細は違う場所で勤務していたり、テレワークで働く従業員に対しては郵送するなどの対応が必要ですが、Web化すればこの作業も不要になります。紛失などの理由で再発行を希望する従業員にも、簡単に対応できます。

ペーパーレス化でコストが削減できる

Web化すれば当然、紙の給与明細は廃止になります。封筒などと合わせてペーパーレス化でき、紙資源使用量とかかる費用を減らすことができます。専用用紙の購入費用や印刷代も不要になり、コスト削減が可能になります。

また、給与明細を印刷・封入・配付にかかる作業も不要になり、かかる人件費を削減することもできます。出向やテレワークのために手渡しできない従業員に対して送付するための手間や発送費用も要らなくなります。

Web給与明細システムを使用する際の注意点

給与明細は、従業員が自分の給与を確認するために必要な、大切な書類です。給与支給時に各従業員に確実に届くよう、作成・配付には万全を期さなければなりません。給与明細のWeb化を行う際のシステム導入・使用の際は、以下の点に注意する必要があります。

自社に必要な機能が備わっているか

給与明細をWeb化するためには、システムが導入できる体制を整える必要があります。体制の整備には機器の準備、対応にあたる人員の配置、予算の確保などが不可欠です。特に機器は、自社に導入するシステムに対応したものを用意しなければなりません。システムによって違うため、細やかな確認が必要です。

また、従業員の同意がなければ、給与明細のWeb化はできません。同意が得られない従業員に対しては、従来通りに紙の給与明細を出す必要があります。従業員からの意見収集も、給与明細のWeb化で会社に必要な作業のひとつです。

従業員が活用できる環境にあるか

給料明細のWeb化は、会社側が配信できるようにするだけではなく、従業員側がきちんと受け取れるようにしなければなりません。会社には、各従業員がWeb化された給与明細を受け取り・閲覧できる環境にあるかどうかを、確認する必要があります。Web化された給与明細を受け取れない従業員に対しては環境整備を手助けしたり、従来通りの紙の給与明細を出したりするといった対応が求められます。

従業員がきちんと操作できるよう、教育も必要になります。また給与明細がWeb化されると、パスワードを入力しないと自分の給与明細を見ることができなくなります。情報漏洩を防ぐためにパスワードの安全な取り扱い方についての指導も、会社が責任を持って実施することが求められます。

給与明細のWeb化を進める前に、自社の現状を一度確認しよう

給与明細をWeb化することで、業務の負担軽減やコスト削減につながるなど、多くのメリットがあります。
とはいえ、給与明細のWeb化には従業員の同意はもちろん、現在の仕組みが大きく変わることから、従業員がうまく対応できるかについて気を配る必要があります。

せっかくシステムを導入したのに、上手く機能しなかった、ほとんど使用しないかたちになってしまったなど、導入後に後悔をしないためにも、関係者と事前のすり合わせを綿密に行いましょう。

よくある質問

給与明細Web化とは何ですか？

給与明細をパソコンやスマホで見られるようにすることです。詳しくはこちらをご覧ください。

給与明細をWeb化するメリットは何ですか？

従業員に配る手間がなくなることの業務負担軽減、ペーパーレス化によるコスト削減などが挙げられます。詳しくはこちらをご覧ください。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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