- 更新日 : 2025年2月3日
会社側が行う入社手続きの流れは？スケジュールが分かるチェックリストとあわせて解説
会社が行う入社手続きには、法律に基づくものや雇用管理に必要なものなどがあります。手続きは多岐にわたるため、人事労務担当者は漏れがないように注意が必要です。
本記事では、会社側が行う入社手続きについて解説します。入社手続きの必要書類やスケジュールが分かるチェックリストも紹介しますので、再確認してみましょう。
目次
会社側が入社前に行う入社手続き
会社側が入社前に行う主な入社手続きは以下の通りです。
- 労働条件通知書・雇用契約書の作成と交付
- 提出書類や入社当日の流れに関する案内
- 備品や貸与品の準備
各手続きについて解説します。
労働条件通知書・雇用契約書の作成と交付
従業員を採用するとき、会社側は「労働条件通知書」を交付し、採用者と「雇用契約書」を締結します。労働条件通知書の交付は労働基準法に定める義務です。雇用契約書の締結は任意ですが、トラブル防止などのために締結するのが一般的です。
- 労働条件通知書：賃金や労働時間などの労働条件を採用者に通知するための書面
- 雇用契約書：雇用主と採用者が雇用契約の内容に合意したことを証明する書面
労働条件通知書と雇用契約書を作成するのは会社側です。会社側が労働条件通知書を交付し、採用者に労働条件について説明します。雇用契約書は2部作成し、両者が雇用契約書に署名・捺印してそれぞれが保管します。
労働条件通知書の記載内容
労働条件通知書には、以下の「絶対的明示事項」と「相対的明示事項（定めがあれば記載が必要な事項）」の記載が必要です。
（労働条件通知書の記載内容）
| 絶対的明示事項 |
|
|---|---|
| 相対的明示事項 |
|
提出書類や入社当日の流れに関する案内
雇用契約を締結し採用が確定すれば、採用者に入社時に提出してもらう書類を案内します。提出書類の一覧を書面で作成し交付するなどして、提出書類の漏れを防ぎましょう。
同時に、入社当日のスケジュールなども伝えます。初めての職場に不安を感じている採用者も、事前に分かれば少しは安心できます。自己紹介してもらう場合は、時間や要領を伝えておいてもよいでしょう。
備品や貸与品の準備
採用者が入社するまでに、備品や貸与品の準備も必要です。主な備品や貸与品は以下の通りです。
- 社員証と入館カード
- 名刺
- 机と椅子
- パソコンと周辺機器
- メールアドレスと社内システムのアカウント
- 固定電話や携帯電話
- 筆記具や事務備品 など
入社時に揃っていないと「大切に扱われていない」「いい加減な会社だ」など、第一印象が悪くなる可能性もあるため、漏れがないように注意しましょう。
入社手続きの必要書類
入社手続きの必要書類を、会社側と内定者に分けて解説します。期限のある社会保険加入手続きなどに使用する書類もあるため、入社日より前（入社日当日を含む）に準備するのが一般的です。
会社側が準備するもの
会社側が準備する入社手続きの主な必要書類と使用目的は以下の通りです。会社が必要書類を準備し、内定者に必要事項を記載してもらいます。
（入社手続きの必要書類）
| 必要書類 | 使用目的 |
|---|---|
| 扶養控除等申告書 | 源泉徴収と年末調整 |
| 健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届 | 扶養親族の健康保険加入と被扶養配偶者の第3号加入の手続き |
| 給与振込先の届書 | 給与振込先の確認 |
内定者が準備するもの
内定者が準備する入社手続きの主な必要書類と使用目的は以下の通りです。
（入社手続きの必要書類）
| 必要書類 | 使用目的 |
|---|---|
| マイナンバーカードなど | マイナンバーの確認（税金や社会保険の手続き） |
| 年金手帳 | 基礎年金番号の確認（厚生年金加入手続き） |
| 給与振込先の通帳など | 給与振込先の確認 |
| 雇用保険被保険者証（※） | 雇用保険被保険者番号の確認（雇用保険加入手続き） |
| 源泉徴収票（※） | 前職の所得や源泉徴収額の確認（年末調整手続き） |
※前職がある場合のみ必要です。
会社側が入社後に行う社会保険に関する手続き
従業員を雇用すると、以下の社会保険・労働保険に加入しなければなりません。
- 健康保険
- 厚生年金保険
- 雇用保険
- 労働者災害補償保険
健康保険と厚生年金保険の加入手続きは、入社日から5日以内に会社側が日本年金機構（※）に「健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届」を提出します。被扶養者（健康保険）や被扶養配偶者（厚生年金保険）がいる場合は、別途手続きが必要です。
※健康保険組合の場合、厚生年金は日本年金機構、健康保険は健康保険組合に届け出します。
雇用保険の加入手続きは、入社日の翌月10日までに会社側がハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。労働者災害補償保険については、農林漁業や建設業などの一部業種を除き、雇用保険の加入手続きをすれば別途手続きは不要です。
会社側が入社後に行う税金に関する手続き
会社側が入社後に手続きが必要な税金は、「所得税」と「住民税」です。それぞれの手続きについて解説します。
所得税
会社側は、入社した従業員の給与から源泉徴収する所得税を計算し納税しなければなりません。従業員に提出してもらう「扶養控除等申告書」を基に、源泉徴収税額を計算し給与天引きします。
また、源泉徴収額を把握して年末調整や源泉徴収票を発行するために、「源泉徴収簿」を作成して税金や社会保険料の給与控除額を記録します。
住民税
住民税は前年度の所得に応じて源泉徴収するため、前年の所得がない従業員（新卒社員など）については入社後すぐには手続きが発生しません。
転職者の場合、前勤務先から送付された「特別徴収にかかる給与所得者異動届書」に会社側が必要事項を記入し、従業員が居住する市区町村役場に届け出します。これまで普通徴収（※）していた場合、従業員に「特別徴収への切替依頼書」を市区町村役場に届け出るように案内しましょう。
※従業員が自分で住民税を納税する方法を「普通徴収」、給与天引きで勤務先が納税手続きする方法を「特別徴収」といいます。
届け出後に市区町村から会社側に、住民税額や納期限が記載された「特別徴収税額決定通知書」が送付されますので、会社側が通知書に従って源泉徴収して市区町村に納税します。
会社側が入社後に行う社内手続き
会社側が入社後に行う主な社内手続きは、「法定三帳簿の作成」と「社内システムへの登録」です。それぞれの手続きについて解説します。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは、労働基準法などで作成・保存が義務づけられている「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つのことです。所定の内容を記載して、3年間保存することが義務づけられています。記載内容は以下の通りです。
- 労働者名簿：従業員の氏名や生年月日、性別、雇用した日など
- 賃金台帳：労働日数や労働時間、時間外労働時間、基本給、賃金の控除額など
- 出勤簿：出勤簿や始業・終業時刻、労働者が記録した労働時間報告書など
社内システムへの登録
業務を行うために必要なさまざまなシステムに従業員情報を登録し、従業員が利用できるようにすることも必要です。従業員にIDとパスワードを発行し、使用法を口頭説明するとともに使用マニュアルなどを提供しましょう。
また、人事システムや給与システムなど会社側が人事・労務管理に使用する社内システムへの登録も必要です。
会社側が行う社内手続きのスケジュールとチェックリスト
会社側が行う社内手続きを漏れなく行うため、チェックリストの作成がおすすめです。これまで解説してきた手続きとスケジュールを記載したチェックリストは以下の通りです。
（入社時の社内手続きのチェックリスト）
| 手続き | スケジュール | |
|---|---|---|
| 1 | 労働条件通知書・雇用契約書の作成と交付 | 入社日前 |
| 2 | 提出書類や入社当日の流れに関する案内 | 入社日前 |
| 3 | 備品や貸与品の準備 | 入社日前 |
| 4 | 会社側の必要書類準備（扶養控除等申告書など） | 入社日当日まで |
| 5 | 内定者の必要書類準備（マイナンバーカードなど） | 入社日当日まで |
| 6 | 健康保険と厚生年金保険の加入手続き | 入社日から5日以内 |
| 7 | 雇用保険と労働者災害補償保険の加入手続き | 入社日の翌月10日まで |
| 8 | 所得税に関する手続き | 初回給与計算日まで |
| 9 | 住民税に関する手続き | 新卒者は不要（※） |
| 10 | 法定三帳簿の作成 | 入社後速やかに |
| 11 | 社内システムへの登録 | システムによって異なる |
※転職者の場合、入社後速やかに従業員に「特別徴収にかかる給与所得者異動届書」または「特別徴収への切替依頼書」の届け出を案内します。
入社手続きはチェックリストを作成して漏れをなくそう
従業員を採用するときは、法定の手続きや雇用管理などに必要な手続きが必要です。労働契約の締結や社会保険・税金に関する手続き、法定三帳簿の作成など、手続きは多岐にわたります。
手続きが遅れたり、ミスがあったりする場合、トラブルが起こることもあります。漏れなく正確に入社手続きを行うために、スケジュールが分かるチェックリストを作成し早目に手続き準備をしましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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