• 更新日 : 2024年1月19日

欠勤とは?休職・休業・有給との違い、欠勤控除の計算方法を解説

従業員の欠勤は、企業においてはできるだけ回避したい事態です。とは言え、現実に周囲を見回せば、欠勤している従業員がいることは珍しくありません。

本記事では、欠勤の定義から、休業などとの違い、罰則の有無、欠勤控除の計算方法と注意点などについて詳しく解説します。

欠勤とは?

そもそも欠勤とは、どのような意味なのでしょうか。意外と正確に把握していないのではないでしょうか。ここでは、その定義、休業等の紛らわしい用語との違いについて見ていきます。

法律上の定義はある?

労働基準法等の法律において、「欠勤」に関する明確な定義は特に設けられていません。欠勤は一般的に、従業員が何らかの理由で所定の労働日に出勤しないことを指します。これには、健康上の理由、私事、家族の事情など、様々な理由が含まれます。通常、企業は欠勤に関する規定を就業規則等に設け、これに基づいて欠勤を扱っています。

法律的には、欠勤した従業員の給与は、原則として出勤日数に応じて計算され、欠勤日は給与の支払い対象外となることが一般的です。なお、病気や怪我による休業は健康保険または労災保険、育児や介護による休業は雇用保険によって給与の一定割合を給付する社会保険の保険給付があります。

休業との違い

「欠勤」と「休業」はしばしば混同されがちですが、両者は異なる概念です。欠勤とは、労働義務のある日に勤務を全く欠いていることで、基本的に給料が支払われない「休み」を意味します。一方、休業とは、会社側もしくは労働者側が何らかの特別な事情によって、業務免除を命じられたうえで取得できる休暇のことです。

欠勤と休業の大きな違いは、業務免除の有無です。欠勤は、労働者が自己都合で労働日に出勤せず労務を提供しなかった場合であり、業務が免除されたわけではありません。一方、休業は、企業の経営難、工場の機械故障など会社都合の場合や自然災害による業務停止の場合の他、法律で認められた育児休業、介護休業の場合、業務は免除されています。

休職との違い

休職とは、業務外の事由で長期間にわたって勤務しないことをいいます。多くの場合は就業規則等で休職事由や手続きが定められています。一方、欠勤は基本的に勤務時間逸脱のことを指します。長期間の休暇として位置付けられる休職とは性質が異なります。

具体的な違いとしては、休職は会社に正式に申請し認められる必要がありますが、欠勤は基本的に申請なく勤務しないことです。また、休職は数か月から1年以上に及ぶ長期間の休みであるのに対し、欠勤はほぼ1日単位の短期間です。

有給(年次有給休暇)との違い

年次有給休暇は、労働者が法律に基づいて付与される休暇であり、この期間中の給与は支払われます。有給休暇は、労働者がリフレッシュのため、または私用で自由に使える時間として提供されます。

労働基準法では、労働者は雇い入れ後、6か月間継続勤務し、その間、全労働日の8割以上の出勤率であれば、10労働日の年次有給休暇が付与され、その後も勤続年数や勤務日数に応じて年次有給休暇を取得する権利があります。一方、欠勤は従業員の個人的な理由によるもので、基本的に給与が控除されます。

公休との違い

公休は「会社が定めた休日」を指し、通常は従業員が労働から完全に解放される日です。これには、週末や祝日などが含まれ、従業員はこれらの日に仕事をする義務がありません。公休は労働者の休息とリフレッシュを目的としており、労働契約や労働法に基づいて設定されます。企業ではこれらの日を原則として休みとすると就業規則等で定めています。

欠勤との主な違いは、欠勤は従業員の個人的な事情によるものであるのに対し、公休は企業が定める休日であり、労働者はその日に働く義務がありません。また、公休は有給の休暇であるのに対し、欠勤は労務が提供されていないため無給が原則です。

欠勤に罰則はある?契約違反?

欠勤が就業規則違反にあたる場合、企業は欠勤者に対して懲戒処分を行えます。懲戒処分は、使用者の指揮命令に違反した場合等に制裁として行われます。これが欠勤に対する罰則と言えるでしょう。懲戒処分には、けん責・戒告という軽いものから、最も重い懲戒解雇まで複数の種類があります。欠勤の場合は、けん責・戒告あるいは、減給というケースが一般的かと思われます。しかし、故意に欠勤を繰り返すようなケースでは、さらに重い懲戒処分となることもあります。

労働契約は、使用者の指揮命令のもとで労働者が労務を提供し、その対価として使用者から賃金を受け取ることが内容となっています。その意味では、無断で欠勤する場合は、労働契約違反に該当することになるでしょう。

欠勤に関わる制度

欠勤との関係で知っておくべき賃金の控除に関するルールがあります。ここでは、ノーワークノーペイの原則と労働基準法第24条を取り上げます。

ノーワークノーペイの原則

ノーワークノーペイとは、「働かない限り賃金は支払われない」という労働法上の原則です。

この原則は欠勤の場面でも当てはまります。欠勤で勤務に就いていない時間・日数分については、使用者に対して労働の提供がなされていないことから、その分の賃金支払義務は発生しないことを意味しています。

注意が必要なのは、懲戒処分として行われる減給との区別です。懲戒処分における減給は、あくまで制裁として行われるものであり、ノーワークノーペイの原則の適用とは別のものです。したがって、欠勤して減給処分を受ける場合、欠勤控除以外に本来の給与から就業規則等に基づき、一定の賃金が制裁として減額されることになります。

労働基準法第24条

労働基準法第24条は、賃金は、①通貨で、②直接労働者に、③全額を、④毎月1回以上、⑤一定の期日を定めて支払わなければならないという、いわゆる賃金支払いの5原則について定めた条文です。

このうち③の全額払いの原則は、賃金の一部を支払い留保することによって労働者の退職・転職の自由を阻害することを封じるためのルールです。また、賃金は必ず労働者本人に対して支払わなければならないとする②の直接払の原則と相まって、労働の対価である賃金を残すことなく労働者に支払わせるため、原則として控除を禁止しています。

例外として、所得税や厚生年金保険料、健康保険料や介護保険料、雇用保険などの社会保険料といった法律に基づく源泉徴収などについては、一部控除することが認められています。

欠勤した場合の給与の計算方法 -欠勤控除

欠勤控除は、従業員が予定された労働日に欠勤した場合、その欠勤日数に応じて給与から控除される金額です。控除の計算方法は一般的に、月給から1か月の所定労働日数で割った金額を、欠勤日数分だけ減算するというものです。

例えば、月給が30万円で、1か月の所定労働日数が20日の場合、1日あたりの給与は30万円 ÷ 20日 = 1万5000円となります。この従業員がその月に2日欠勤した場合、欠勤控除額は1万5000円 × 2日 = 3万円となり、その月の給与から3万円が控除されます。

ただし、この計算方法はあくまで一例であり、実際の控除額は企業の就業規則等によって異なる場合があります。

企業は、欠勤控除の計算方法を従業員に明確に伝え、就業規則や労働契約での規定に従って公平に処理する必要があります。従業員も、欠勤による給与控除の可能性を理解し、欠勤する際は適切な手続きを踏むことが重要です。

欠勤における注意点

企業の労務管理の担当者だけでなく、労働者自身も欠勤における注意点がいくつかあります。7つの注意点について見ていきましょう。

解雇理由になるケースもある

欠勤が解雇の理由となるケースは、特に従業員の欠勤が繰り返される、または無断で長期にわたる場合に発生します。企業は通常、欠勤に対していくつかの段階的な対応を取りますが、欠勤が業務に深刻な影響を及ぼす場合や、従業員が改善の意志を見せない場合は、最終手段として懲戒解雇を検討することがあります。

特に、正当な理由なく無断での欠勤が継続する場合、これは労働契約の重大な違反と見なされ、解雇理由として正当性を持ち得ます。ただし、解雇を行う前には、企業は従業員に対して警告を行い、事情を聴取するなどの適切な手続きを踏む必要があります。労働契約法では、解雇には、客観的合理性と社会通念上の正当性という厳しい基準が設けられており、解雇の正当性が問われる場合もあります。

無断欠勤の場合は問題化しやすい

無断欠勤は、特に職場において問題視されやすい行為です。無断欠勤は、従業員が事前の通知や許可なしに勤務を欠くことを指し、これは職場の信頼と秩序を脅かす行為と見なされます。無断欠勤は業務の円滑な運営に支障をきたすだけでなく、他の従業員に対する不公平感を生じさせることがあります。企業は、無断欠勤に対して通常、厳格な対応を取ります。これには、上司による注意から懲戒処分として軽い戒告・けん責、さらには最も重い懲戒解雇へと進む場合もあります。

無断欠勤が発生した場合、企業は従業員とのコミュニケーションを通じて、その理由を究明し、再発防止のための措置を講じることが重要です。また、従業員には、不可避的な欠勤が発生した場合でも、可能な限り事前に通知することが求められます。無断欠勤は、個人の職業的評価にも影響を及ぼすため、そのリスクを避けるためにも、適切な対応が不可欠です。

完全月給制の場合は欠勤でも賃金が控除されない

完全月給制の雇用形態では、従業員の給与は固定された月給で支払われ、通常、欠勤による直接的な賃金の控除は行われません。これは、給与が月単位で計算され、その月の労働時間の変動が給与に反映されないためです。

ただし、この原則には例外があります。例えば、長期にわたる無断欠勤や病気など、特定の状況下では、就業規則等に規定がある場合は給与から控除を行うことが認められるでしょう。就業規則や労働契約において、欠勤に対する特定の取り決めが定められている場合、その規定に基づいて給与の扱いが決定されるからです。

完全月給制の場合でも、企業は欠勤に対する明確な方針を設け、従業員にその内容を理解させることが重要です。

欠勤を後日、有給休暇にできないケースも

一般的に、欠勤は事後的に有給休暇として扱うことはできません。有給休暇は労働者が事前に申請し、企業がこれを承認した休暇であり、欠勤とはその性質が異なります。したがって、すでに発生した欠勤を後から有給休暇に振り替えることは通常は認められていません。例えば、病気や急な私用で欠勤した場合、その日を有給休暇としてカウントすることは一般にできないため、給与の控除の対象となる可能性があります。

ただし、企業によっては、特定の状況下で例外的に欠勤日を有給休暇として扱う場合もあるため、企業の具体的な規定や方針に従う必要があります。従業員は、有給休暇の利用に関して企業の方針を事前に理解し、適切な手続きを踏むことが求められます。

インフルエンザ・コロナで休む場合

インフルエンザやコロナウイルス感染症で発熱などの症状が出た場合、出社を控える必要があります。その際、まずは会社の定める有給休暇(年休)を取得することが基本となります。疾病伝染防止の観点からも推奨される対応です。

ただし、有給休暇の残りの日数がなければ欠勤として取り扱われ、後日補填を有給休暇として認められない場合があります。企業によっては就業規則等で補填を認めるケースもあるでしょう。いずれにせよ事前に会社の定めを確認のうえ、適切な届出を行う必要があります。

裁量労働制の場合

裁量労働制とは、業務の遂行方法や時間配分の決定などについて労働者に裁量権を与える制度です。この制度では、従業員の労働時間は実際に働いた時間ではなく、事前に定められた「所定労働時間」として扱われるため、欠勤に関する取り扱いが通常の労働形態と異なる場合があります。労働時間管理が事業者による拘束性がなくなり、出退勤時刻の指定や、欠勤が就業規則違反に直結しにくいのが特徴とされます。

しかしながら、この裁量権は業務の実態として相応の自由裁量が保障されていることが前提であり、形ばかりの裁量権で実質的に拘束時間労働である場合は、欠勤取り扱いに厳格な判断がされることがあります。

また、客観的に見て業務遂行意欲が乏しいと判断されかねない長期欠勤に対しては、裁量労働制であっても懲戒解雇など厳格な対応がなされる場合もある点には注意が必要です。

欠勤を代休や残業と相殺はできる?

一般的に、欠勤を代休や残業と相殺することは原則として認められていません。これは、欠勤、代休、残業といったそれぞれの要素が、労働法において別々の扱いを受けるためです。欠勤は従業員が予定された勤務を行わない状態を指し、その理由によっては給与から控除されることがあります。一方、代休は休日の振替手続きを取らず、本来の休日に労働を行わせた後に、その代わりの休日を付与することであり、残業は従業員が定められた勤務時間を超えて労働した場合に発生します。

これらの要素を相殺することは、労働時間管理の透明性を損ない、労働者の権利を侵害する可能性があります。ただし、企業の就業規則等によっては、特定の状況下で欠勤と代休や残業の相殺に関する規定を設けることがあります。いずれにせよ、無断欠勤を残業で補填できると即断することは適切ではありません。

適切な勤怠管理では欠勤への理解と対応が重要!

欠勤と休職、休業、有給休暇の違い、欠勤に関する罰則や契約違反の可能性、そして欠勤控除の正確な計算方法について詳しく解説してきました。

多くの企業で欠勤する従業員が存在するのが現実です。適切な勤怠管理のためにも、欠勤と休職・休業・有給休暇との違いなど基本的なポイントを押さえることが重要です。


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