更新日 : 2024年10月7日

納期遅延理由書・報告書の書き方は？例文・無料テンプレートつき

納期遅延理由書や報告書を書く場合、実際にどのように書けばいいのか、よくわからないという方もいることでしょう。本記事では、納期遅延理由書や報告書の基本的な内容から、具体的な書き方、作成時のポイントまでを解説します。さらに、すぐに使える無料テンプレートも提供しているので、納期遅延があった際に参考にしてみてください。

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納期遅延理由書・報告書とは？

納期遅延理由書・報告書は、製品やサービスの納期が予定より遅れた際に、その理由や状況を説明し、対策を示すための文書です。取引先や顧客との信頼関係を維持するために重要な役割を果たします。

納期遅延理由書・報告書の書き方は？

以下に、納期遅延理由書の書き方について解説します。

基本情報

文書の冒頭に、日付、宛先、件名、自社の情報（会社名、部署、担当者名）を記載します。文書の目的と関係者が一目で判別できるようにしましょう。

遅延の概要

納期遅延の対象となる製品やサービス、当初の納期と実際の納期（予定）を明確に記載します。具体的な日程や数量を示すことで、遅延の程度を明確にすることができるのです。

遅延の原因

遅延が発生した具体的な理由を説明します。例えば、材料の調達遅れ、生産設備の故障、品質管理上の問題などが考えられます。事実を正確に伝え、言い訳にならないよう注意が必要です。

現在の状況

遅延発生後の対応状況や、現在の進捗状況を説明します。問題解決に向けてどのような取り組みを行っているかを具体的に記載します。

再発防止策

同様の遅延が再び発生しないよう、生産プロセスの見直し、品質管理体制の強化、サプライチェーンの多様化など、具体的な防止策を提示します。

今後の対応策

遅延した納品をどのように進めていくか、具体的なスケジュールや対応方法を記載します。可能な限り詳細な情報を提供し、相手の不安を軽減しましょう。

関係者への通知

遅延に関する情報を、どの範囲の関係者に、どのように通知したかを記載します。この通知により、情報共有の状況を明確にすることができるでしょう。

添付資料

必要に応じて、遅延の状況を示す図表や、再発防止策の詳細資料などを添付します。添付資料の一覧を本文中に記載しましょう。

署名と確認

文書の最後に、作成者の署名と、上司や関係部署の確認印を添付します。署名により、文書の正当性と組織的な対応を示すことが可能です。

フォローアップ

今後の進捗報告や追加情報提供の予定について記載します。継続的なコミュニケーションの姿勢を示すことで、信頼関係の維持に努めやすくなるでしょう。

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納期遅延理由書や報告書は、テンプレートに沿って記載すれば、抜け漏れ防止につながります。以下の無料のテンプレートのリンクからダウンロード可能です。

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納期遅延理由書・報告書の例文は？

納期遅延理由書

2024年9月15日

株式会社〇〇御中

△△株式会社

営業部佐藤太郎

拝啓　貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、貴社にご注文いただいております製品A（注文番号：XXXX）につきまして、当初9月20日納品予定のところ、9月30日まで納期が遅延する見込みとなりましたことを深くお詫び申し上げます。

遅延の原因は、主要部品の調達遅れによるものです。海外サプライヤーの工場での突発的な機械故障により、部品の生産が遅れたことが判明いたしました。

現在、代替サプライヤーからの部品調達を進めており、9月25日には生産を再開できる見込みです。最大限の努力を行い、9月30日までには必ず納品させていただく所存です。

再発防止策として、以下の対策を講じます。

複数のサプライヤーの確保
部品在庫の適正化
サプライチェーンリスクの定期的な評価

今後の進捗状況につきましては、3日ごとにご報告させていただきます。

貴社には多大なるご迷惑とご心配をおかけし、誠に申し訳ございません。何卒ご理解とご容赦を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

納期遅延理由書・報告書を作成する時のポイントは？

以下に、納期遅延理由書・報告書の作成ポイントを7つ紹介します。

丁寧な言葉遣いを用いる

文書全体を通して、丁寧で礼儀正しい言葉遣いを心がけます。特に、謝罪の言葉や今後の対応に関する表現には注意を払い、誠意を込めて書きましょう。

誠実な態度

遅延の事実を隠さず、正直に報告することが重要です。言い訳や責任転嫁は避け、自社の責任を明確に認めたうえで、改善への決意を示します。

相手への配慮

遅延によって相手が被る影響を十分に認識し、その点についても言及します。可能な限り、相手の負担を軽減する提案を含めることも検討します。

迅速な対応

遅延が判明した時点で、速やかに報告書を作成し提出します。問題の早期発見と迅速な対応は、信頼関係の維持に不可欠です。

文書形式や提出形式の整備

会社のレターヘッドを使用するなど、公式文書としての体裁を整えます。また、提出方法（メール、郵送、直接持参など）についても、相手の希望や状況に応じて適切に選択します。

関係者への配慮

社内の関係部署や、サプライチェーン上の他の関係者にも適切に情報を共有します。必要に応じて、これらの関係者との調整内容についても言及します。

反省と改善の文字化

単なる事実報告にとどまらず、組織としての反省と具体的な改善策を明確に示します。これにより、同様の問題の再発防止に真剣に取り組む姿勢を示します。

納期遅延理由書や報告書は迅速に提出

今回は、納期遅延理由書・報告書の書き方について解説しました。納期遅延についての書面や連絡は、できるだけ早く提出することが重要です。納期に間に合わないと判明した時点で、すぐに先方へ納期遅延理由書や報告書を提出するようにしましょう。

迅速な対応をすることで、先方も状況に合わせた準備や対応をすることができるため、常に納品の進捗を確認しながら対応するようにしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：坪義生（社会保険労務士）
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。