• 更新日 : 2022年9月2日

テンプレート付き – 出勤簿をエクセルで作成するには?

テンプレート付き – 出勤簿をエクセルで作成するには?

労働基準法で整備が義務づけられている法定帳簿の一つに出勤簿があります。様式は任意ですが、5年(民法改正の経過措置に伴い、当分の間3年)の保存義務があります。従来は、紙に記録して管理するのが一般的でしたが、パソコンが普及している昨今、エクセル(Microsoft Excel)のテンプレートを活用するのが効率的です。今回は、記載事項等のフォーマットとともにテンプレートを紹介します。

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出勤簿をエクセルで作成する方法

エクセルとは、Microsoft(マイクロソフト)社が開発して販売している「表計算ソフト」です。入力された数値データをもとに、計算、表の作成などができます。

エクセルで出勤簿を作成する場合、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

出勤簿とは

労働基準法では、労働時間、休日、深夜業等について規定を設けていることから、使用者は、労働時間を適正に把握し、管理する義務があります。

厳密には、出勤簿については労働基準法では明確に表記されているわけではありません。

しかしながら、労働基準法施行規則第54条の賃金台帳の記載事項に労働日数、労働時間数のほか、休日労働時間数などが挙げられていることから、労働時間を適正に把握し、管理するための帳簿として法定帳簿とされてきました。

出勤簿に記載する項目

労働基準法に違反する過重な長時間労働や割増賃金の未払いなどの問題が社会問題化したことを背景に、2017年には、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を策定し、記録すべき事項を明記しました。

ガイドラインでは、「労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認し、これを記録すること」とあるため、単に一日の労働時間と時間外労働時間を記載するだけでは適切ではないとうことになるでしょう。

賃金台帳の記載事項も含めて、下記の事項を記載します。

  • 出勤日
  • 労働日数
  • 総労働時間
  • 始業・終業時刻
  • 休憩時間
  • 時間外労働日数・時間
  • 休日出勤日数・時間
  • 深夜労働日数・時間

参考:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン|厚生労働省

勤怠表と出勤簿は違う?

出勤簿ではなく、勤怠表という名称が使用されることもあります。労働基準法に出勤簿と明記されていないことと、労務管理では勤怠管理という用語が使用されることなどが背景にあると思われます。

実質的には、両者は同じです。ただし、ガイドラインでは、出勤簿を労働時間の記録に関する書類として明記していますので、行政では出勤簿という用語を使用していると考えてよいでしょう。

出勤簿はエクセルで作ることができる

労働基準法や関係法令、ガイドラインでは、出勤簿の記録形式については指示がないため、エクセルで作成し、記録しても差し支えありません。

表計算ソフトであることから、自動計算機能があり、簡単に総労働時間などの計算ができます。効率性から考えれば、むしろ、積極的に活用すべきだといえます。

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出勤簿のテンプレートを無料でダウンロード

エクセルは便利で簡単とはいっても、パソコンが苦手な方にとっては、ハードルが必ずしも低いわけではありません。

そこで、出来合いのテンプレートをうまく活用することをおすすめします。参考までにテンプレートを用意しましたので、ダウンロードして使用してください。

▶ 出勤簿のテンプレートダウンロードはこちら(ダウンロード用フォーム入力ページが開きます)

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出勤簿についての法律上の注意点

そのほか、出勤簿についての注意点をいくつか挙げておきます。

ガイドラインでは、前述の出勤簿の記載事項のほかに、労働者が適正な労働時間の把握のために使用者が講ずべき措置として、始業・終業時刻の確認および記録の原則的な方法について明記しています。

次のいずれかの方法によることとしています。

  1. 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
  2. タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

また、2020年4月1日に民法が改正され、消滅時効の期間が変わりました。これに伴い、労働基準法でも、それまで2年であった賃金請求権の消滅時効を5年に延長しています。

出勤簿は、賃金に関する証拠書類として重要な記録であり、従来、3年が保存期間とされていましたが、改正によって5年に延長されました。ただし、経過措置として当分の間は3年が適用されるとしています。

なお、保存期間の起算日にも注意する必要があります。

例えば、就業規則で賃金の計算期間が当月1日から末日(賃金締切日が末日締め)で賃金支払日が翌月10日とされている場合、出勤簿などの賃金計算に関わる記録の保存期間の起算日は、出勤簿の完結日である末日ではなく、賃金支払日の翌月10日となります。

参考:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン|厚生労働省

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出勤簿はエクセルで作成できるけれど、テンプレートがあれば便利!

労働基準法上の法定帳簿の一つである出勤簿について、記載事項や注意事項を解説してきました。様式が指定されていないため、エクセルで作成すると効率的ですが、すでに関数式が挿入され、始業時刻と退勤した終業時刻を記入すると自動的に、労働日数や総労働時間、時間外労働日数・時間などが算出されるテンプレートなどもあります。記事内に無料で使用できる出勤簿のテンプレートも紹介していますので、必要に応じてダウンロードしてご活用いただければと思います。

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よくある質問

出勤簿とはなんですか?

労働時間を適正に把握し、管理するための法定帳簿です。詳しくはこちらをご覧ください。

出勤簿に記載する項目について教えてください。

労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻などです。 詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

執筆:坪 義生(社会保険労務士)

じんじ労務経営研究所代表(社会保険労務士登録)、労働保険事務組合 鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」(㈱ビジネスパブリッシング)取材記者。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務 疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。

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