• 更新日 : 2024年5月31日

物品借用書とは?テンプレートをもとに書き方や返却時・破損時の対応を解説

企業における物品の貸し借りは、日常的な業務の一環として頻繁に行われます。この際、物品借用書の作成は、双方の理解と合意のもとで物品を貸し借りするための重要な手続きです。

この記事では、物品借用書の基本的な概念から、テンプレートを活用した効率的な書き方、返却時や破損時の適切な対応方法までを詳しく解説します。

物品借用書とは?

まず、物品借用書の基本的な事項について確認しておきましょう。

物品借用書の意義と目的

物品借用書は、企業内で物品を貸し借りする際に作成される文書で、貸主と借主の間で物品の貸し出し条件を明確にすることが主な目的です。この文書には、貸し出される物品の詳細(名称、数量、状態)、借用期間、返却予定日、物品の取り扱いに関する特記事項、破損や紛失時の対応などが記載されます。物品借用書を作成することで、物品の管理が容易になり、貸し出しに関するトラブルを未然に防ぐことができます。

また、物品の状態を記録しておくことで、返却時の状態確認がスムーズに行え、破損や紛失が発生した場合の責任所在を明確にすることが可能になります。企業においては、物品の適切な管理と利用を促進するために、物品借用書の作成が推奨されます。

物品借用書は必ず作成が必要?

物品借用書は、企業内で物品を貸し借りする際に作成する文書であり、その必要性は状況によって異なります。一般的に、物品借用書を作成する主な目的は、物品の管理を徹底し、紛失や破損時の責任を明確にすることです。特に価値の高い機器や、頻繁には使用されない特殊な道具を貸し出す場合には、借用書を作成することが推奨されます。

① 管理の徹底
物品借用書には借りる物品の詳細、借用期間、使用目的などが記載されます。これにより、物品の所在や使用状況を正確に把握でき、無断での長期使用や私的使用を防ぐことが可能です。

② 責任の所在
物品が破損や紛失した場合に、その責任所在を明確にします。借用書には返却期限や状態保持の責任についても定められており、トラブル発生時の対応がスムーズになります。

社内で貸し借りされる物品の例

社内で貸し借りされる物品は多岐にわたりますが、主に以下のようなカテゴリーに分けられます。

① 技術機器

  •  ノートパソコンやタブレット
  • プロジェクター
  •  カメラやビデオ機材

これらは外出先でのプレゼンテーションや、特定プロジェクトでの使用が多いため、借用書を通じて管理されます。

② オフィス用品

  • 会議用のマイクやスピーカー
  • 特定の文書を読むための専門書籍

これらは日常的に多くの従業員がアクセスするため、借用書で貸し出しを管理することが効果的です。

③ 特殊工具

  • 工場や研究所で使用される専門的な工具や機器

これらは高価で取り扱いが複雑なため、借用書による厳格な管理が求められます。

物品借用書を利用することで、これらの物品が適切に管理され、必要なときに適切な人物が利用できるようになります。また、物品の状態を保ち、長期的に企業の資産を守る効果も期待できます。

物品借用書のひな形、テンプレート-無料ダウンロード

物品借用書の基本的事項について見てきましたが、この記事では、物品借用書のひな形・テンプレートを用意しています。ワードとエクセルがありますので、ぜひ活用してください。

物品借用書の記入例や書き方

ここでは、物品借用書の一般的なテンプレートを踏まえ、記載事項や記入例、注意点などを解説します。

物品借用書の記載事項

物品借用書には、貸し出される物品の管理と返却を明確にするために、以下の基本的な記載事項が必要です。

タイトル: 文書の性質を明確にするため、「物品借用書」と記載します。

日付: 借用書が作成された日付を記載します。

貸主の情報: 貸主の氏名および住所を記載します。法人の場合は会社名と担当者名を記載します。

借主の情報: 借主の氏名および住所を記載します。同様に、法人の場合は会社名と担当者名を記載します。

借用物品のリスト: 借用する物品の名称、数量、状態などを詳細に記載します。

借用条件: 借用期間、物品の使用目的、返却期限、破損時の取り扱いなど、借用に関する条件を具体的に記載します。

物品借用書の記載例

物品借用書の記載例を挙げてみます。

物品借用書

作成日:2024年○月○日

貸主:株式会社○○○○
住所:東京都○区○町1-2-3
担当者:○○○○

借主:株式会社○○○○
住所:東京都○区○町1-2-3
担当者:○○○○

借用物品のリスト:

  • ノートパソコン 型番:HP ProBook 450 数量:3台 状態:良好
  • プロジェクター 型番:Epson EB・2042 数量:1台 状態:使用感あり

借用条件:

  • 借用期間:2024年○月○日から2024年○月○日まで
  •  物品は善良な管理者の注意をもって使用し、破損した場合は貸主に即時報告すること。
  •  物品の返却は2024年○月○日までに行うこと。
  •  紛失や盗難の場合は、同等の物品を貸主に弁償すること。

貸主署名:____________________
借主署名:____________________

物品借用書の書き方の注意点

物品借用書を作成する際には、以下の注意点に留意することが重要です。

① 明確な情報提供
貸し手と借り手の氏名、部署、連絡先などの情報を正確に記入します。これによって、貸し借りの当事者が明確になります。

② 物品の詳細記載
貸し出される物品の名称、数量、特徴などを具体的に記入します。これによって、貸し手と借り手の間での物品の認識が一致します。

③ 責任範囲の定義
借り手の責任範囲を明確に定義します。破損、紛失、盗難などに対する責任を記載し、双方が同意できる範囲を示します。

④ 貸し出し日と返却予定日の設定
貸し出し日と返却予定日を明確に設定します。期限を守ることが重要なため、具体的な日付を記入し、必要に応じて返却予定日の延長方法も記載します。

⑤ 署名と日付の確認
最後に、貸し手と借り手が署名と日付を入れることで合意が確認されます。署名欄を設け、両者が同意したことを示すために、両者の署名と日付が必要です。

物品借用書の管理や返却時の対応

物品の貸し借りがスムーズに行われ、双方の当事者間での信頼関係を維持するためには、管理や返却時の対応を適切に行うことが大切です。

物品借用書の管理・運用方法

物品借用書の管理・運用方法には、以下のようなポイントがあります。

① 管理方法
物品借用書の管理には、デジタル化や物理的なファイリングシステムを利用する方法があります。デジタル化の場合、スキャンして電子データベースに保存することで、検索やアクセスが容易になります。物理的なファイリングでは、借用書を専用のフォルダーに整理して保管します。どちらの方法も、借用書の追跡と管理の効率を高めるために、借用日や返却予定日などの情報を索引として利用することが推奨されます。

② 運用方法
物品借用書の運用には、借用書の発行、更新、返却の確認が含まれます。借用書は、物品を貸し出す際に借主に提供され、借主は借用条件に同意したうえで署名します。物品が返却された際には、借用書に返却確認の記録を追加し、両方の当事者が確認することが重要です。これにより、物品が適切に返却されたことを文書化し、将来的な誤解を避けることができます。

物品の返却時の対応

物品の返却時には、借用書に基づいて物品の状態や数量を確認し、次のような適切な手続きを行うことが必要です。

① 物品の検査
返却された物品が借用書に記載された内容(数量、状態など)と一致するか確認します。破損や欠品がないかもチェックします。

② 借用書の更新
物品の状態を確認した後、借用書に返却日と物品の状態に関する情報を記入します。これには、借主と貸主の署名が必要になることがあります。

③ 記録の保管
更新された借用書を適切にファイリングし、将来の参照のために保管します。デジタルまたは物理的な形式での保管が考えられます。

④ トラブル発生時の対応
物品が破損していたり、返却されなかったりした場合、借用書に記載された規定に従って対応します。詳細は次項で解説します。

物品に破損、紛失、盗難があった場合の対応方法

最後に物品に破損や紛失、盗難などのトラブルがあった場合の対応方法について、4つのポイントを挙げてみます。

報告義務

物品が破損や紛失、盗難に遭った場合、借主は速やかに貸主に報告する義務があります。この報告は、事故の詳細、発生状況、損害の程度を明確にすることが求められます。報告を怠ることは、さらなる法的責任を生じさせる可能性があります。

評価と弁償

報告を受けた後、貸主は破損や紛失の程度を評価します。この評価に基づき、修理や同等品への交換、または金銭的な弁償が行われることが一般的です。物品の価値や修理費用の見積もりが必要になる場合もあります。

法的措置

借主が弁償や修理の義務を履行しない場合、貸主は法的措置を取ることができます。これには、民事訴訟を含むさまざまな法的手段が考えられますが、通常は事前の合意や借用書の条項に基づいて解決を図ることが望ましいです。

予防措置

また、物品の貸し出しを行う際には、借用書に破損、紛失、盗難時の対応プロセスを明記しておくことが重要です。これにより、万が一の事態に備えて双方の責任と期待を明確にすることができます。

物品借用書の適切な管理と活用で業務効率化を実現しよう!

物品借用書は、企業内での物品管理を円滑に行うために不可欠な書類です。テンプレートを活用することで、書類作成の手間を大幅に削減し、貸し借りのプロセスを明確にすることができます。また、返却時や破損時の対応方法を事前に定めておくことで、トラブルを未然に防ぎ、迅速な解決を図ることが可能になります。物品借用書を適切に管理・運用し、物品の貸し借りをスムーズに行うための手順を確立しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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