• 更新日 : 2025年12月24日

賃金台帳と給与明細の違いは？代用できる？フォーマットや書き方も解説

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賃金台帳と給与明細の違いについて理解できていますか？賃金台帳は、賃金の支払状況を記録するための書類で、給与明細は会社が従業員に給与額や控除額などを通知するために交付しなければならない書類です。

本記事では、賃金台帳と給与明細の違いについて解説します。賃金台帳と給与明細の無料フォーマットも紹介するので、ぜひご活用ください。

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賃金台帳と給与明細の違いは？

賃金台帳と給与明細はともに「従業員に支払う賃金（給与）」について記載された書類であるため、一見同じように見えますがまったくの別物です。賃金台帳と給与明細は、それぞれ根拠となる法律や作成する目的、記載する内容が異なります。人事労務担当者としては、違いを理解して業務にあたることが重要です。

賃金台帳と給与明細の違いは、次の表のとおりです。賃金台帳と給与明細の詳細については後述するため、そちらを参考にしてください。

賃金台帳は給与明細の代わりになる？

賃金台帳と給与明細は、前述したように異なる書類です。記載項目もそれぞれ異なり、別の書類であるため、給与明細の代わりに賃金台帳を活用することはできません。間違って代用しないように注意してください。

賃金台帳とは

賃金台帳とは、給与の支払状況や従業員の氏名・性別、勤務時間数、賃金の計算期間などを記載した書類です。労働基準法ですべての企業（事業主）に作成と保存が義務付けられている法定帳簿のひとつで、出勤簿や労働者名簿と並んで「法定三帳簿」と呼ばれています。

賃金台帳の対象者

賃金台帳の記載対象者は、企業が雇用しているすべての従業員です。正社員だけでなく契約社員やパート、アルバイトなど、雇用形態は問われません。工場や店舗など事業場を複数構えていて、それぞれで従業員を雇っている場合は、事業場ごとに賃金台帳の作成が必要です。

また、個人事業主の場合も、1人でも従業員を雇用していたら賃金台帳の作成が必要です。

賃金台帳に記載すべき項目

賃金台帳には、必ず記載しなければならない項目があります。必須項目は以下のとおりです。

• 従業員の名前と性別
• 賃金の計算期間
• 労働日数と労働時間数
• 時間外勤務時間数、深夜・休日勤務時間数
• 基本給や手当などの種類と金額
• 控除項目と金額

賃金台帳の書き方・作成方法

賃金台帳は、必須項目さえ記載されていれば書式は問いません。なお、厚生労働省のホームページでは、賃金台帳の様式をダウンロード可能です。書き方がわからない場合は、作成時の参考にしてみてください。

そのほか、Excelなどの表計算ソフトを用いて作成する方法もあります。厚生労働省のテンプレートを参考にして、自社にあったテンプレートをExcelで作成してもよいでしょう。Excelで作成すれば、従業員ごと、年度ごとなど書類を管理しやすくなります。

参考：賃金台帳 様式20号（第55条関係）｜厚生労働省 

賃金台帳の無料フォーマット

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賃金台帳の保存期間

賃金台帳の保管期間は、労働基準法によって定められています。保存期間は、賃金台帳に最後に記入した日から5年間です。2020年の改正労働基準法で、保管期限は3年から5年に延長されているため注意してください。ただし、当分の間は経過措置として3年が適用されます。

なお、賃金の支払日のほうが最後に記入した日より遅い場合は、支払日から起算となるため注意しましょう。

賃金台帳は従業員に渡す？

賃金台帳は企業が作成して保管する書類であるため、基本的に従業員へ渡したり、見せたりすることはありません。また、従業員への開示義務のようなものも特に定められてはいません。

賃金台帳がない場合はどうなる？

賃金台帳は労働基準法で作成と保存が義務付けられている書類です。法律に従って作成・保存されていない場合、法律違反となるため注意しましょう。

不備があった場合、労働基準監督署による是正勧告が行われます。是正勧告に従わなかった場合や故意に違反した場合などは、罰金（30万円以下）の対象となるおそれがあるため注意してください。

給与明細とは

給与明細とは、従業員に支給する給与額や手当、控除額、勤怠情報などを記載した書類のことです。給与支払時に給与明細を従業員に交付することで、勤怠状況や給与額などに相違がないかを確認できます。

給与明細の対象者

給与明細の交付対象者は、給与を受け取るすべての従業員です。また、正社員や契約社員、パート、アルバイトなどの区別もなく、給与支払が発生したすべての従業員の給与明細の発行と配付が必要です。

給与明細に記載すべき項目

給与明細の作成にあたって、記載すべき項目は次のとおりです。

• 月の労働時間（出勤・欠勤日数や労働時間数）
• 支給額（基本給・各種手当て）
• 控除額（健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料など）
• 口座振込額（支給額から控除額を引いた額）

給与明細の書き方・作成方法

給与明細は、次の手順で作成します。

1. 勤務時間を集計する
2. 残業時間を集計し残業手当を計算する
3. 各種手当（住宅手当や役職手当など）を計算する
4. 給与の総支給額を計算する
5. 社会保険料を計算する
6. 差引支給額を計算する

給与を手計算して給与明細書を作成すると手間がかかるだけでなく、ミスにつながります。給与計算ソフトの活用やExcelを用いてテンプレートを作成しておくと効率的に給与明細を作成可能です。

給与明細の無料フォーマット

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給与明細の保存期間

給与明細を従業員に渡したあと、企業は給与明細を保管する必要はありません。ただし、従業員が給与明細を紛失した場合や住宅ローン・確定申告をする場合に給与明細の再発行を依頼されることが考えられるため、給与明細を保管しておくと安心です。

また、従業員から賃金の未払いについて問われた場合、給与を支払った根拠として役立ちます。保存する際は、賃金台帳とあわせて5年間保存している企業が多いようです。

給与明細は従業員に渡す？

給与明細は、毎月の給与支払とあわせて、従業員への交付が所得税法で義務付けられています。さらに、交付期限があり、給与の支払いの際に交付しなければならないとされているため注意してください。

つまり、給料日が25日の場合、給与明細は毎月25日までに交付する必要があるということです。

給与明細がない場合はどうなる？

給与明細は従業員への発行が必須であるため、給与明細を発行しなかった場合は所得税法違反となり罰則（1年以下の懲役または50万円以下の罰金）が適用されます。

給与明細の交付が遅れたことにともなう罰則はありませんが、毎月定期的に発行できるように社内で仕組み化しておくことが重要です。

賃金台帳と給与明細の違いを理解しておこう

賃金台帳と給与明細は根拠となる法律や作成する目的、記載する内容が異なるため、別物です。そのため、給与明細の代わりに賃金台帳を用いることはできません。

賃金台帳と給与明細を作成する場合は、記載項目や計算方法などをしっかりと理解したうえで進めましょう。会社で特定の書式がないのであれば、本記事で紹介した無料フォーマットをぜひご活用ください。

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• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。