• 更新日 : 2025年11月26日

社有社宅の管理方法とは？よくあるトラブルや委託会社の選び方など解説

社有社宅の管理は、入退去手続きから物件の修繕、家賃管理まで業務が多岐にわたるため、人事労務担当者にとって大きな負担となりがちです。これらの社宅管理業務を効率的に進めるには、明確な社宅管理規程と整備された管理台帳が不可欠です。

本記事では、企業の担当者が直面しがちな社有社宅の管理方法について、具体的な手順や注意点、よくあるトラブルとその対処法までを包括的に解説します。社宅管理の負担を軽減し、従業員満足度を高めるためのポイントを押さえましょう。

社有社宅はどのように管理する？

社有社宅の管理業務は「物件の維持管理」「入居者管理」「費用管理」の3つの領域に大別されます。これらは相互に関連しており、体系的な管理が求められます。

管理業務の全体像

社有社宅の管理業務とは、自社が所有する物件を適切に維持し、入居する従業員が快適に生活できるようサポートし、関連する費用を正確に処理する一連の活動を指します。これらの業務を円滑に進めることが、福利厚生制度としての社宅の価値を高め、従業員満足度の向上に繋がります。

物件の維持管理に関する業務

物件という資産価値を維持し、安全な住環境を提供するための業務です。

入居者管理に関する業務

従業員の入居から退去までを円滑に進め、入居中のトラブルに対応する業務です。

費用管理に関する業務

社宅運営にかかるコストを正確に把握し、適切に処理する業務です。

社有社宅と借り上げ社宅、管理方法は違う？

社有社宅と借り上げ社宅の最も大きな違いは「物件の所有者」であり、それによって管理業務の範囲や責任が大きく異なります。社有社宅は自社で全ての管理業務を担うのに対し、借り上げ社宅は貸主や管理会社が担う業務が多くなります。

社有社宅とは？

社有社宅とは、企業が自ら所有する不動産（マンション、アパート、戸建てなど）を従業員に貸し出す形態の社宅です。物件の所有者が自社であるため、物件の維持管理、修繕、入居者募集、契約手続き、家賃徴収といったすべての管理業務を自社で行う必要があります。

借り上げ社宅とは？

借り上げ社宅とは、企業が不動産会社や物件のオーナーから賃貸物件を借り、それ を従業員に転貸（又貸し）する形態の社宅です。この場合、物件の所有者は外部にいるため、大規模修繕や設備の維持管理といった責任は主に貸主側にあります。企業の担当者は、主に従業員の入退去手続きや貸主との契約管理、家賃の支払い・徴収などが中心業務となります。

管理業務における主な違い

社有社宅と借り上げ社宅では、担当者が行うべき管理業務の内容が大きく異なります。以下の表でその違いを確認しましょう。

社有社宅の管理を円滑に行うための手順

社有社宅の管理を円滑に行うためには、事前の準備が極めて重要です。まずは「社宅管理規程の整備」、次に「管理台帳の作成」、そして「管理体制の構築」という3つのステップで進めましょう。

ステップ1. 社宅管理規程を策定・見直しする

まず、社宅の利用条件やルールを定めた「社宅管理規程」を整備することから始めます。この規程は、入居者と企業の間の無用なトラブルを防ぎ、公平で円滑な社宅運営を実現するための基盤となります。規程がないまま運用すると、個別の判断にばらつきが生じ、不公平感や問題発生時の対応の遅れにつながる可能性があります。

規程に盛り込むべき主な項目は以下の通りです。

ステップ2. 管理台帳を作成する

次に、物件情報や入居者情報を一元管理するための「社宅管理台帳」を作成します。管理台帳は、社宅に関する情報を正確に把握し、問い合わせ対応や各種手続きを迅速に行うための必須ツールです。情報が散在していると、契約更新の漏れや費用の誤請求といったミスが発生しやすくなります。

管理には、多くの企業で利用されているMicrosoft Excel（マイクロソフト エクセル）や、共有・共同編集が容易なGoogleスプレッドシートなどが便利です。台帳には以下の情報を網羅的に記載しましょう。

ステップ3. 管理体制を構築する

最後に、誰が・何を・どのように管理するのかという「管理体制」を明確に構築します。担当部署や担当者を正式に定め、緊急時や担当者不在時の対応フローも決めておくことが重要です。特に、夜間や休日の水漏れといった緊急事態に備え、連絡先や対応可能な業者をリストアップしておくと安心です。

また、全ての業務を自社で行うのか、清掃や修繕対応の一部を外部の管理会社に委託するのかなど、アウトソーシングの活用範囲も検討します。

社有社宅の管理でよくあるトラブルとその対処法

どんなに準備をしても、社宅管理にはトラブルがつきものです。ここでは、代表的なトラブル事例とその対処法を事前に把握し、備えておきましょう。

家賃や共益費の滞納

家賃の滞納は、会社のキャッシュフローに直接影響を与える問題です。まずは督促のフローを確立し、初期段階で迅速に対応することが重要です。社宅管理規程に「給与からの天引き」を明記し、入居時に同意を得ておくことが最も確実な予防策となります。

退去時の原状回復費用をめぐる対立

退去時に最も多いトラブルが、原状回復費用の負担割合に関するものです。これを防ぐには、国土交通省が公表している「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を参考に、費用負担の基準を社宅管理規程で明確に定めておくことが有効です。また、入居時と退去時に担当者と入居者が一緒に室内をチェックし、写真付きのチェックリストを作成・共有することで、後の紛争を防ぐことができます。

近隣住民との騒音・ゴミ出し問題

騒音、ゴミ出しのルール違反、無断駐車などは、入居者本人だけでなく会社の信用問題にも発展しかねません。入居時に地域のルールをまとめた書類を渡して説明を徹底する、定期的に注意喚起の掲示を行うなどの対策が求められます。問題が続く場合は、当事者からヒアリングを行い、粘り強く改善を促す必要があります。

設備の故障・老朽化への対応遅れ

「お湯が出ない」「エアコンが動かない」といった設備の故障は、入居者の生活に直結するため、迅速な対応が不可欠です。対応が遅れると、従業員の不満が募り、エンゲージメントの低下につながります。緊急連絡先を周知徹底するとともに、修繕を依頼できる業者を複数リストアップし、すぐに対応できる体制を整えておきましょう。

社有社宅の管理会社を利用するメリット・デメリットは？

社宅管理業務の負担が大きい場合、専門の管理会社へ外部委託（アウトソーシング）することも有効な選択肢です。メリットとデメリットを理解した上で、自社に合った方法を検討しましょう。

外部委託のメリット

外部委託の最大のメリットは、担当者の業務負担を大幅に軽減できることです。これにより、担当者は人事評価や採用といったコア業務に集中できます。また、専門業者ならではのノウハウを活用でき、24時間365日の緊急対応や法改正への迅速な対応も期待できます。

外部委託のデメリット

一方で、外部委託にはコストが発生します。管理委託費用が、社宅運営のコストを圧迫しないか慎重に検討する必要があります。また、管理を丸投げしてしまうと、社内に社宅管理のノウハウが蓄積されにくくなるという側面もあります。業者との情報共有が不十分だと、入居者の状況が把握できなくなるリスクも考慮しなければなりません。

社有社宅の管理会社を選ぶポイント

社有社宅の管理を外部に委託する際は、信頼できるパートナーを選ぶことが成功の鍵です。複数の会社から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討することが重要ですが、特に以下の4つのポイントを確認し、自社のニーズに最も合った管理会社を選びましょう。

1. 豊富な実績と自社に合った導入事例があるか

まず確認したいのが、社宅管理の実績です。長年の運用実績があるかはもちろん、自社と同じくらいの企業規模や業種の導入事例があるかを確認しましょう。類似の事例があれば、自社が抱える特有の課題にもスムーズに対応してもらえる可能性が高まります。具体的な事例を提示してもらい、どのような課題を解決してきたのかをヒアリングすると良いでしょう。

2. どこまでの業務を委託できるか（業務範囲の確認）

管理会社によって、対応できる業務範囲は様々です。「入居者からの問い合わせ対応やトラブル対応」「日常清掃や定期点検」「退去時の原状回復の立ち会いと精算」など、自社が委託したい業務がサービス内容に漏れなく含まれているかを具体的に確認します。特に、従業員満足度に直結する「24時間365日の緊急対応」が可能かどうかは、重要なチェックポイントです。

3. 料金体系は明確で予算に合っているか

料金体系が分かりやすいかどうかも重要な選定基準です。月額固定費用のほかに、トラブル対応ごとの追加料金や、契約更新手続きの際の手数料などが発生しないか、見積もりの段階で詳細に確認しましょう。「管理戸数あたり月額〇〇円」といった基本料金だけでなく、含まれるサービスとオプションサービスを明確に区別して比較検討することが、後々のコスト超過を防ぐことにつながります。

4. 報告・連絡・相談の体制は整っているか

委託後は管理会社が窓口になるため、自社の担当者との連携がスムーズに行えるかは非常に重要です。入居者の状況や修繕の進捗などについて、どのような頻度・方法（レポート、定例会など）で報告がなされるのかを確認しましょう。また、緊急時の連絡フローが明確であるか、日頃から相談しやすい担当者がいるかどうかも、長期的なパートナーシップを築く上で見逃せないポイントです。

5. 自社のニーズに合ったタイプの管理会社を選ぶ

社宅管理会社には、それぞれ強みや特徴が異なるいくつかのタイプが存在します。自社が何を重視するか（コスト、対応の質、全国対応など）によって、選ぶべき会社のタイプは変わってきます。

このように、まずは自社がどのタイプの会社と相性が良いかを考えた上で、「社宅管理代行 専門」「不動産管理 〇〇（地域名）」といったキーワードで検索し、候補となる企業を複数比較検討していくと良いでしょう。

社有社宅の管理体制を整え、円滑な運用を目指す

社有社宅を適切に管理するためには、明確なルールの策定と体系的な業務フローの構築が欠かせません。今回解説したように、まずは社宅管理規程と管理台帳をしっかりと整備し、日々の維持管理や入居者対応、費用管理を確実に行うことが重要です。

また、頻発するトラブルには予防策を講じ、発生時には迅速に対応できる体制を整えておくことが求められます。自社リソースだけで対応するのが難しい場合は、専門の管理会社へのアウトソーシングも有効な選択肢となります。この記事を参考に、自社の社有社宅の管理体制を見直し、業務効率化と従業員満足度の向上を実現してください。

• 監修：涌井 好文（社会保険労務士）

  平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。