法人であっても個人事業主であっても、水道光熱費は代表的な経費のひとつです。節税のためにも水道光熱費は漏れなく計上する必要があります。特に個人事業主の場合は、特殊な計算が必要なケースもあります。

そこで、ここでは水道光熱費の処理方法について解説します。

水道光熱費とは

まず、水道光熱費とはどのような経費なのかを見ていきましょう。

水道光熱費とは経費の勘定科目

水道光熱費とは、会社の経営において使用される、水道代やガス代、電気代や熱供給に必要なエネルギーに要する経費のことです。

水道光熱費は、会社にとっては経費となるため、水道光熱費を抑えることができれば会社の利益を増やすことができます。水道光熱費はまとめて管理することもできますし、電気料金、水道料金、ガス料金として、分けて計上して管理することも可能です。

水道光熱費のどの科目の支出が多いのかなどを判断したい場合には、電気料金、水道料金、ガス料金として、分けて計上して管理するのもよいでしょう。

水道光熱費の按分について

個人事業主が水道光熱費を計上する場合、問題となるのが自宅を会社や事務所として使用している場合です。

仕事で使う水道光熱費とプライベートで使う水道光熱費を一緒に支払っているため、支払った水道光熱費のすべてを経費にすることができません。経費にできるものはあくまで仕事で使った水道光熱費のみです。

そこで、支払った水道光熱費を仕事で使ったものとプライベートで使ったものに分ける必要があります。仕事で使ったものとプライベートで使ったものに分けることを「家事按分」といいます。

水道光熱費では、仕事で使った金額がいくらとはっきり分けることはできません。そのため、一定の割合を使って按分します。一般的には使用時間や使用日数を目安に按分します。

例えば、1か月の電気代が2万円、仕事で使っている時間が全体の25％であった場合は、2万円×25％＝5,000円が、その月の経費にできる金額となります。

家事按分の割合は法律で決まっているわけではないため、自分で割合を決める必要があります。後に税務署からの問い合わせがあっても明確な説明ができるように、基準を明確にしておくことが必要です。

水道光熱費の仕訳

水道光熱費の仕訳を行う際の勘定科目は「水道光熱費」を用います。水道光熱費は、法人の場合は「販売費及び一般管理費」区分、個人事業主の場合は「（必要）経費」区分の勘定科目になります。

具体例を見ていきましょう。

（例）法人の事務所の1か月のガス代　20,000円が普通預金より引き落とされた。

借方		貸方
水道光熱費	20,000円	普通預金	20,000円

（例）自宅兼事務所の1か月の電気代3万円が普通預金から引き落とされた。なお、全体の25％を仕事用で使っているため、3万円×25％＝7,500円が経費になる金額である。

水道情熱費の家事按分の仕訳で問題となるのが、引き落とし口座がプライベートか、仕事用かで仕訳が異なるということです。それぞれの仕訳を見ていきましょう。

・引き落とし口座がプライベート用の場合

借方		貸方
水道光熱費	7,500円	事業主借	7,500円

引き落とし口座がプライベート用の場合は普通預金の残高を帳簿に記載する必要がないため、経費になる部分のみ仕訳を行います。貸方勘定科目は、「事業主借」勘定を用います。

・引き落とし口座が仕事用の場合

借方		貸方
水道光熱費	7,500円	普通預金	30,000円
事業主貸	22,500円

引き落とし口座が仕事用の場合は普通預金の残高を帳簿に記載する必要があるため、経費になる部分とプライベートで使った部分の両方を仕訳します。プライベートで使った部分の勘定科目は「事業主貸」勘定を用います。

水道光熱費を管理しよう

水道光熱費は、経費計上ができる重要な支出です。個人事業主で自宅を会社や事務所として使用している場合は家事按分を行い、仕事で使った分のみを、水道光熱費として計上する必要があります。

後で、税務署からの問い合わせが来てもあわてないように、普段からしっかりと管理しておきましょう。

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