更新日 : 2025年10月6日

能力不足を理由に退職勧奨できる？実施の流れや注意点、応じてもらえない場合の対処法も紹介

監修：涌井好文（社会保険労務士）

能力不足を理由に退職勧奨をすることは可能です。雇用形態や役職に関する制限もないため、契約社員や役職持ちの社員に対しても退職勧奨を行えます。

ただ、実際に退職勧奨を検討している人の中には「どのようなケースであれば納得してもらえる？」「どういった手順で進めればいい？」と疑問に思っている人もいるでしょう。

そこで本記事では、能力不足の社員に対して退職勧奨を実施する流れや具体的な注意点について解説しています。また、退職勧奨に応じてもらえない場合の対処法もまとめています。

能力不足を理由に退職勧奨できる？
能力不足の社員が退職勧奨を受け入れやすい3つのケース
能力不足を理由に退職勧奨する流れ
能力不足を理由に退職勧奨する際の注意点
退職勧奨に応じてもらえない場合の対処法
能力不足を理由とした退職勧奨に関するよくある質問

能力不足を理由に退職勧奨できる？

能力不足を理由として退職勧奨をすることは可能です。

ただ、性別のみを理由とする退職勧奨や障害者であることのみを理由とする退職勧奨は、男女雇用均等法や障害者雇用促進法に抵触する可能性が高くなるため注意しましょう。

性別や障害の有無のみを理由とするものでなければ、能力不足による退職勧奨は合法です。雇用形態や役職に関する制限もないため、契約社員や部長クラスの従業員に対しても退職勧奨ができます。

能力不足の社員が退職勧奨を受け入れやすい3つのケース

「ミスが多いから」「求めていたレベルではないから」といった主観的な理由で能力不足の社員に退職勧奨しても応じてもらえない可能性が高いです。

ただ、能力不足の従業員が退職勧奨に応じる可能性のあるケースもいくつか存在します。

1. 何度も指導を行ったが改善が見られなかった場合

何度も指導を行ったが改善されなかった場合は、これまでの指導記録を面談のときに従業員に提示すれば納得してもらえる可能性があります。具体的には、以下のような指導記録があると良いでしょう。

日報
業務報告書
フィードバックを記載したドキュメントやチャット
面談の議事録
面談の日程や回数についての記録

どのような業務に対してどのような指導をしたのか、細かく記録を残すことが推奨されます。

退職勧奨の面談において、過去に行った指導やフィードバックをまとめて本人に提示しましょう。客観的な事実とともに「指導を重ねてきましたが、同様のミスを繰り返しています」「他の従業員の業務量が増えています」と説明すれば従業員も納得しやすくなります。

2. 配置転換先でもミスが多発している場合

従業員の能力を活かすために配置転換をしたにもかかわらず、状況が改善されなかった場合も本人が退職勧奨を受け入れてくれる可能性があります。

面談をする際は、単に配置転換をしても変わらなかったと話すのではなく、以下の内容を具体的に説明しましょう。

どのような意図で配置転換をしたのか
異動先で期待していたこと
異動先でも改善されなかったミスや能力レベル
配置転換を行った回数
異動前と異動後の指導担当者の意見

上記の内容について説明し「この会社とはミスマッチだと考えています」「能力を活かせそうな部署は現状見当たりません」という観点で話せば本人も腑に落ちやすいでしょう。

3. 取引先や顧客から苦情が来ている場合

能力不足が原因で取引先や顧客から苦情が来ている場合も、退職勧奨への合意が見込めます。

面談では、以下の内容について具体的に説明しましょう。

実際に来ていた苦情
苦情を共有しても改善されなかった事実
苦情をもらった会社の数

また、担当者を変更してほしいと言われたり、取引について見直したいと言われたりした場合も本人に包み隠さず伝えるべきです。

「能力不足が原因で社外にも影響が出ています」「担当できる取引先が減って他の従業員の負担が増えています」と事実を説明すれば、本人も事の重大さを実感するでしょう。

ただ、本当に該当の従業員に対しての苦情であるのかどうかをしっかり確認すべきです。取引先や顧客に担当者の名前や気になった対応などを記録することをおすすめします。

能力不足を理由に退職勧奨する流れ

能力不足を理由に退職勧奨する流れについて詳しく解説します。

1. 事前準備をする

従業員に退職勧奨を行う前に、まず事前準備を行いましょう。指導担当者、人事部、役員などを交えて以下の内容についてすり合わせをします。

退職勧奨の理由
今までに行った指導の内容
面談の日程
退職時の条件（退職日や退職金など）
拒否された場合の対応

従業員の退職は会社の経営や他の従業員の業務内容にも影響が及ぶことがあるため、人事部や役員とともに具体的な方針を固めましょう。

退職勧奨の理由や退職の条件などがすべて決まったら、面談用にメモを作成することをおすすめします。「辞めないとどうなりますか」「解雇に該当しますか」など想定されうる質問への回答もいくつかまとめておくと冷静に対応できます。

2. 従業員本人と面談する

事前準備が完了したら、本人との面談の日程を決めて退職してほしいという会社の意向を伝えます。

急に「会社を辞めてほしい」と切り出すのではなく、退職勧奨をするに至った理由やこれまでに行った指導などから順に話しましょう。退職を強要していると受け取られる可能性のある言い方も避けるべきです。

また、面談するときは参加人数や面談を行う時間などにも配慮をしましょう。

参加人数	本人を含めて2〜3人	会社側の人数が多いと圧迫されているように感じる人もいるため、会社側の参加者は1人か2人に調整する
1回の面談時間	約30分〜1時間	長時間行うと精神的に疲労しやすくなるほか、退職強要と受け取られる可能性もあるため、なるべく短時間で終わらせる
面談回数	2〜3回	退職強要と受け取られないように合理的な範囲に収める
面談場所	個室もしくは面談ルーム	半個室や半透明の部屋は避け、プライバシーが確保された部屋を用意する

退職勧奨の話がひと通り終わったら、1人でじっくり考える時間や家族と相談する時間を与えます。1週間〜10日ほどの猶予を設けて回答期限を設定すると親切です。

3. 退職合意書と退職届を提出してもらう

従業員が退職に合意した場合は、退職の時期や退職金などの条件面について話し合います。

具体的な条件が確定したら、以下の内容をまとめた「退職合意書」を作成して署名と捺印をもらいます。

合意による退職であること
退職理由
退職日
退職金と支払い方法
有給消化について
私物や貸与品の扱い
秘密保持
清算事項

マネーフォワードに退職合意書のテンプレートがあるため、必要に応じてご使用ください。

会社と従業員の双方が退職合意書に署名・捺印をしたら、正式に退職届を提出してもらいます。

退職届は退職の意思のみを記載する書類であり、退職合意書は条件面や退職に合意したことなどを記載する書類です。退職勧奨をする場合は、トラブルの発展を防ぐためにも両方の書類を提出してもらうことをおすすめします。

4. 退職手続きをする

退職合意書と退職届を受け取ったら、退職の手続きを進めます。

本人には、後任者への引き継ぎと取引先への挨拶などをお願いしましょう。また、退職日までに社員証や健康保険証など貸与物も残らず回収します。

本人が退職したら、税金・社会保険・雇用保険などの手続きを期限内に行います。離職票や源泉徴収票といった書類の郵送も、最後まで責任を持って完了させましょう。

能力不足を理由に退職勧奨する際の注意点

能力不足を理由に退職勧奨をする場合は、以下の点に注意しましょう。

退職強要と受け取られるような言動は避ける
退職勧奨を拒否したら不当な扱いをすると脅すような発言はしない
人格否定やハラスメントのような発言もしてはならない

退職勧奨はあくまでも退職をお願いする行為であるため、退職を強要してはなりません。たとえば、長時間にわたる説得や退職届を無理やり提出させるような発言などは、違法な退職強要としてみなされる可能性があります。

また、退職勧奨を拒否した場合に「拒否をしたら解雇しかない」「会社に残るとしても仕事は与えられない」など脅迫するような発言も避けるべきです。あまりにも脅迫めいた発言は刑法の脅迫罪に該当する可能性もあります。

他にも、「この仕事内容じゃ給料は与えられない」「無能だから使い物にならない」など人格を否定する発言やハラスメント発言もしてはなりません。従業員を精神的に攻撃するような発言を繰り返すと、侮辱罪が成立して損害賠償を請求されることもあり得ます。

退職勧奨に応じてもらえない場合の対処法

能力不足の社員が退職勧奨に応じてもらえない場合は、以下の対処法を試してみましょう。

より手厚い指導を実施する
退職金や再就職の支援といった条件を交えて再交渉する
弁護士に相談する

退職勧奨を断られたのであれば、一旦はその従業員を雇用し続ける必要があります。そのため、より手厚い指導を行って様子を見ると良いでしょう。本人の特性に合った別の指導方法を検討したり、本人の能力を活かせる部署へ配置転換したりするのも手段としてあります。

従業員が退職勧奨を拒否した理由が再就職への不安や経済的な問題である場合は、退職金や再就職の支援などの条件を見直して再交渉してみましょう。より良い退職金を提示したり、再就職を斡旋して転職先が決まったりすれば、退職に応じてもらえる可能性があります。

もしくは、弁護士に相談するのも一つの手です。特に、話し合いが一向に進まなくなったときや従業員の態度が硬化したときに弁護士に依頼すれば、弁護士が会社の代わりに本人と交渉してくれます。今後の対応についてアドバイスをもらえる場合もあるため、円満な解決に期待できます。

能力不足を理由とした退職勧奨に関するよくある質問

能力不足を理由に退職勧奨する場合について、よくある質問をいくつか紹介します。

試用期間中でも能力不足を理由に退職勧奨できる？

試用期間中の社員に対しても退職勧奨を行うことは可能です。本採用後の従業員でなければ退職勧奨できないという法律上の制限はありません。

ただし、試用期間中に退職勧奨をすると、本人は数ヶ月ほどの短い期間で判断されたと思って退職に納得してもらえない可能性が高いです。

そのため、前述の指導記録は必ず残しておきましょう。指導担当者だけでなく、部長から受けたフィードバックの内容や人事部との面談の議事録など、複数の社員の指導記録があるとなお良いです。

上記のような指導記録を提示しても退職勧奨に応じてもらえない場合は、試用期間を延長する、配置転換をする、本採用を見送るなど他の対応を検討しましょう。

従業員への指導がパワハラとして受け取られる可能性はある？

従業員に対して過度に指導を行うと、パワハラと受け取られる可能性は十分にあります。

たとえば、業務内容について必要以上に細かくフィードバックしたり、大きな声で注意したりなどです。ミスが直らないことに対して愚痴のような発言を繰り返すのも精神的な攻撃として判断される場合があります。

パワハラと受け取られないようにするためには、以下のポイントを意識して指導を行いましょう。

他の従業員と同様の基準で指導やフィードバックを行う
ミスを指摘するだけではなく、具体的な改善案も一緒に提示する
目標を設定して、どこまで近づいたか適宜確認する
改善されたことやレベルアップしたことがあったら、その都度伝える

指導やフィードバックを手厚く行うのは、退職に追い込むためではなくスキルアップを期待しているからという姿勢を明確に伝えるのも一つの手です。

退職勧奨を断られたら降格させても良い？

能力不足の社員に退職勧奨を断られたあとに降格処分を下すことは可能です。能力不足を理由とした降格処分は人事権を行使した降格に該当し、基本的に会社が独自のルールを定めても問題ないためです。

ただし、実際に降格処分を下すには、客観的かつ合理的な理由が必要となります。たとえば、今の役職が適切ではないと判断される場合や本人のスキルに合った別の役職がある場合などは、不当な処分とならない可能性が高いです。

反対に、退職勧奨を断られたことのみを理由とした降格や能力不足の程度と比較して著しく重い降格などは、権利の濫用だとして無効となる場合があるので注意しましょう。

したがって、能力不足を理由に降格処分を実行するときは、本当にその処分が適切であるのか、退職を強いるための手段となっていないか、などしっかり考える必要があります。

退職勧奨を拒否された場合は解雇しても問題ない？

退職勧奨を断られた場合の対応方法として解雇も挙げられますが、退職を拒否されたことを理由に解雇すると不当解雇として訴えられる可能性があります。

そもそも従業員を解雇をするには正当な理由が必要であり、労働契約法の第16条にも以下のように規定されています。

解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
引用：労働契約法　第十六条（解雇）｜e-GOV労働検索

また、実際に解雇する場合は、解雇の理由が就業規則に規定されている解雇事由のいずれかに該当していなければなりません。

よって、解雇はあくまで最終手段として認識しておきましょう。指導や配置転換など他にできる対応をし尽くしてもなお、雇用の継続が困難だという結論に至ったときに解雇を検討することをおすすめします。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。