• 更新日 : 2025年11月5日

勤怠集計のやり方とは？手計算やExcel、勤怠管理システムで効率化する方法まで解説

毎月の給与計算に欠かせない勤怠集計のやり方は、タイムカードを使った手計算から、Excelや勤怠管理システムを活用した自動化までさまざまです。

この記事では、勤怠集計の正確なやり方について、初心者にもわかりやすく解説します。この記事を読めば、自社に合った労働時間の計算方法を見つけ、ミスなく効率的に勤怠管理を行うための具体的な手順と注意点がわかります。煩雑な集計作業を正確かつスムーズに進めるために、ぜひご活用ください。

そもそも勤怠集計とは？

勤怠集計とは、従業員一人ひとりの出勤・退勤時刻、休憩時間などを記録・集計し、労働時間を正確に把握して給与計算の基礎データを作成する一連の作業です。

労働基準法では、会社は労働時間を適切に把握する責務があると定められています。勤怠集計は、この法的な義務を果たし、残業代の未払いといった労務リスクを防ぎ、従業員の健康を守る上で重要な業務といえます。

勤怠集計の目的

勤怠集計の主な目的は、給与の正確な計算、法令遵守、従業員の健康管理の3つです。

勤怠集計で扱う主な項目

勤怠集計では、主に以下の項目を管理・計算します。これらのデータを正確にまとめることが、適切な勤怠管理の第一歩です。

勤怠集計のやり方は？

勤怠集計の主なやり方には、手計算、表計算ソフト（Excelなど）、勤怠管理システムの3つの方法があります。

企業規模や従業員数、求める正確さや効率性によって最適な方法は異なります。それぞれの特徴を理解し、自社の状況に合った手段を選択することが大切です。

1. タイムカードを使った手計算

紙のタイムカードに打刻された時刻を従業員ごと、日ごとに確認し、電卓を使って労働時間を手作業で集計する方法です。従業員が数名程度で、勤務形態が非常にシンプルな企業に向いています。

2. Excelやスプレッドシートでの集計

多くの企業で導入されているのが、ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトを使用する方法です。関数やテンプレートを活用することで、ある程度の自動化が可能です。

3. 勤怠管理システムの活用

勤怠管理システムは、勤怠管理に特化した専用のソフトウェアやクラウドサービスです。打刻から集計、給与ソフトとの連携までを自動化できます。

勤怠集計を正しく行うための注意点

勤怠集計を正確に行うためには、法律を正しく理解し、社内ルールを統一し、事前の準備を整えておくことが大切です。

1. 労働基準法の基本を理解する

勤怠管理は労働基準法と密接に関わっています。特に以下の点は必ず押さえておきましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov 法令検索

2. 労働時間の端数処理は1分単位が原則

労働時間は、原則として1分単位で管理しなければなりません。15分未満切り捨てといった運用は、切り捨てた時間分の賃金が未払いとなり、労働基準法違反と判断される可能性があります。

ただし例外として、1か月の時間外労働合計に出た30分未満の端数は切り捨てることが認められています。社内で端数処理のルールを明確に定め、全員が同じ方法で計算することが重要です。

人事労務の基礎知識

労働時間の端数処理とは？切り上げ、切り捨てルール、計算例まとめ

労働時間の端数処理は、正確な賃金支払いのために欠かせない実務対応です。処理方法を誤ると、1分未満の端数であっても賃金トラブルや労使間の不信感につながるおそれがあります。原則として労働時間は1分単位で集計し、処理を行う場合はそのルールを明確にし、労働者に不利益が出ないようにしなければなりません。この記事では、端数処理の基本ルール、認められる例外、具体的な計算方法、そして就業規則への記載や注意点までを、わかりやすく解説します。労働時間の端数処理とは？労働時間の端数処理とは、日々の労働時間を計算する...

3. 打刻漏れやミスへの対応ルールを決めておく

従業員の打刻忘れや入力ミスは起こり得るものです。そうした場合に、誰が、いつまでに、どのように修正するのかという流れを事前に決めておきましょう。上長が客観的な事実（PCのログイン履歴など）を確認して承認するなど、不正な時刻修正を防ぎ、客観性を保つルールが求められます。

4. 締め日から給与支払日までのスケジュールを管理する

勤怠の締め日から給与支払日までの期間は限られています。この期間内に、全従業員の勤怠データを集計し、ミスがないかを確認し、給与計算につなげる必要があります。特に手計算やExcelで集計している場合は時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

勤怠集計を効率化・自動化する方法

毎月の負担を減らし、正確性を上げるためには、作業の効率化が欠かせません。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入すれば、打刻から集計までの工程の多くを自動化できます。

人事労務の基礎知識

2025年最新 – 勤怠管理システムおすすめ比較！機能・料金・クラウド対応など

勤怠管理システムを導入すると、タイムカード（打刻）機能により従業員の労働時間を正確に把握することができます。シフト管理機能など、その他にも多くの機能が備わっているため、勤怠管理業務の大幅な効率化に役立ちます。さまざまな勤怠管理システムがあり、企業規模などに合わせたシステム選びが必要です。勤怠管理システムとは？勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況の把握や集計、管理までを自動で行うシステムのことです。従来は、タイムカード打刻で行っていた始業時間・終業時間の記録、用紙記入で行っていた有給休暇取得...

Excelのマクロや関数を使いこなす

すぐに勤怠管理システムを導入するのが難しい場合は、現在使用しているExcelの機能を最大限に活用して効率化を図りましょう。定型的な作業をマクロで自動化したり、SUMIFなどの関数を使いこなしたりすることで、集計作業を簡略化できます。

ダブルチェック体制を整える

誰がどの範囲の集計を担当するのかを明確にしましょう。また、一人が集計した結果を必ず別の担当者が確認するダブルチェック体制を構築することで、人為的なエラーを早期に発見し、手戻りを減らせます。これは、どの集計方法を採用していても有効な品質管理の手法です。

勤怠集計の方法を見直し、正確で効率的な企業運営へ

この記事では、勤怠集計の基本的なやり方から、Excelを使った具体的な手順、法律上の注意点、そして作業を効率化する方法までを解説しました。

勤怠集計は、正確な給与計算と法令遵守の根幹をなす大切な業務です。手計算やExcelでの管理に限界を感じている場合は、勤怠管理システム導入を一つの選択肢として、自社に最適な勤怠集計の方法を見直してみてはいかがでしょうか。正確な勤怠管理は、従業員との信頼関係を築き、健全な企業経営を実現するための第一歩となるでしょう。

• 監修：仁科 翔吾（仁科社会保険労務士事務所）

  社会保険労務士。大学卒業後、食品系メーカーに就職し生産管理や品質管理、人員管理などさまざまな業務に携わる。その後、社会保険労務士事務所に転職し、令和3年に社労士資格を取得。現在は製造業や小売業、介護福祉業などさまざまな業種の労務相談や年金相談業務等に従事している。法改正などの最新情報はいち早くキャッチすることを心がけており、Webメディア等を通じた情報発信も積極的に行っている。