更新日 : 2025年9月22日

勤怠管理のミスはなぜ起こる？給料への影響や違法性、正しい対処法などを解説

勤怠管理におけるミスは、どの企業においても起こり得る身近な問題です。しかし、打刻漏れや入力間違いといった些細なミスが、給与計算の誤りや従業員との信頼関係の悪化、さらには法的な問題へと発展する危険性をはらんでいます。

この記事では、勤怠管理で頻発するミスの原因から、発覚した際の具体的な対処法、法的な注意点、そしてミスを未然に防ぐための効果的な再発防止策までを分かりやすく解説します。

勤怠管理で発生しがちなミスとその原因
勤怠管理のミスが引き起こす深刻なリスク
勤怠管理のミスが発覚した際の正しい対処法
勤怠管理のデータを修正するのは違法なのか
勤怠管理のミスを未然に防ぐための対策
正しい勤怠管理で、健全な職場環境を構築しましょう

勤怠管理で発生しがちなミスとその原因

日々の業務の中で、勤怠管理のミスは様々な形で現れます。これらのミスは、個人の不注意だけでなく、管理体制やルールに起因することも少なくありません。まずは、どのようなミスが起こりやすいのか、その具体的な内容と背景にある原因を把握することが、問題解決の第一歩です。

打刻漏れ・入力ミス

従業員による最も一般的なミスが、出退勤時の打刻漏れや、勤怠システムへの時間の入力ミスです。直行直帰やテレワークの増加に伴い、打刻方法が多様化したことも一因と考えられます。また、単純な押し忘れや、手入力の際の打ち間違いなどが挙げられます。これらの入力ミスは、正確な労働時間の把握を困難にします。

申請・承認の遅延や忘れ

残業や休日出勤の事前申請、あるいは打刻修正の申請が提出されないまま、締め日を過ぎてしまうケースです。管理職の承認が遅れることも原因の一つです。特に月末に業務が集中すると、従業員も管理者も本来の業務に追われ、勤怠締めを忘れたという事態に陥りがちです。これにより、給与計算のやり直しが発生し、経理担当者の業務負担が増加します。

残業・休憩時間・休日の計算間違い

勤怠の集計段階で起こるミスです。時間外労働や深夜労働、休日労働の割増率の適用を間違えたり、法定休憩時間が正しく控除されていなかったりするケースが該当します。特に、変形労働時間制やフレックスタイム制を導入している場合、計算ロジックが複雑になるため、手計算やExcelでの管理ではヒューマンエラーが発生しやすくなります。

有給休暇の管理ミス

有給休暇の付与日数や残日数の管理も、ミスが起こりやすいポイントです。特に、パート・アルバイトといった所定労働日数が異なる従業員の比例付与の計算を間違えるケースが見られます。また、従業員から「有給の日数を間違えられた」との指摘を受けることもあります。年5日の取得義務化への対応漏れも、企業の義務違反につながる重大なミスです。

勤怠管理のミスが引き起こす深刻なリスク

少しの間違いだからと勤怠のミスを軽視していると、やがて企業にとって看過できない問題に発展する可能性があります。ここでは、勤怠ミスがもたらす具体的なリスクについて解説します。

給与計算の誤りと遅延

勤怠ミスが発覚すると、当然ながら給与計算に直接的な影響が出ます。労働時間が正しく反映されないため、残業代の未払いや、逆に過払いが発生します。勤怠ミスの給料への問題は、従業員の経済的な不利益に直結し、生活への不安感を与えます。修正が締め日をまたぐ場合、翌月以降の給与で調整することになり、給与明細が複雑化する原因にもなります。

法令違反と罰則の可能性

労働安全衛生法に基づき、使用者は客観的方法による労働時間の把握が義務付けられています。勤怠ミスを放置し、結果として賃金未払いが常態化した場合、労働基準監督署による是正勧告や指導の対象となります。悪質なケースでは、30万円以下の罰金が科される可能性も否定できません。意図的でなくとも、管理体制の不備が法令違反と見なされることがあるため注意が必要です。

参考：労働安全衛生法｜e-Gov 法令検索

従業員との信頼関係の悪化

給与計算の誤りは、従業員の会社に対する不信感を増大させます。「自分の働きを正当に評価してくれない」という感情は、仕事への意欲低下を招きます。ミスが頻発すれば、人事・労務部門、ひいては会社全体の管理能力が疑われ、健全な信頼関係が損なわれます。優秀な人材の離職につながる可能性も十分に考えられます。

勤怠管理のミスが発覚した際の正しい対処法

実際に勤怠に関するミスが起きてしまった場合、迅速かつ適切な対応が求められます。慌てずに、状況に応じた正しい手順を踏むことが、問題の拡大を防ぎます。ここでは、立場や状況に応じた具体的な対処法を紹介します。

従業員が勤怠入力を間違えた場合

従業員が勤怠を間違えたと自己申告してきた、あるいは管理者が発見した場合は、まず事実確認が最優先です。客観的な記録（PCのログイン・ログオフ履歴、メールの送受信時間、オフィスの入退室記録など）と本人の記憶を照らし合わせ、正しい労働時間を特定します。その上で、所定の修正手続きに沿ってデータを訂正し、必ず修正履歴が残るように対応します。

派遣社員の勤怠を間違えた場合

派遣社員の勤怠を間違えた場合、対応には派遣元企業との連携が不可欠です。まず、派遣先企業の担当者が事実確認を行い、正しい勤怠情報を派遣元の担当者へ速やかに報告します。給与の支払いは派遣元企業が行うため、勤怠データの修正も派遣元が主体となって進めます。派遣先と派遣元で勤怠情報の二重管理が行われている場合は、双方のデータに齟齬がないか確認します。

勤怠の締め処理を忘れてしまった場合

担当者が勤怠締めを忘れたことに気づいた時点で、直ちに関係各所（上長、経理部門など）へ報告し、影響範囲を確認します。給与計算のスケジュールに間に合うかどうかを判断し、間に合わない場合は、対象従業員へ給与支払いが遅れる可能性について正直に説明し、謝罪することが大切です。まずは確定している情報で一度給与を支払い、差額を翌月精算するなどの対応を検討します。

有給休暇の日数を間違えて付与した場合

有給休暇の日数を誤って付与した場合には、従業員に事情を説明し、同意を得た上で修正するのが基本です。本来より多く付与された場合、超過使用分について不当利得として返還請求することは可能ですが、従業員にとって負担にならないような返還方法を提示しましょう。

勤怠管理のデータを修正するのは違法なのか

勤怠データの修正自体が、直ちに問題となるわけではありません。しかし、その方法や目的によっては、法に触れる可能性があります。ここでは、担当者が押さえておくべき法的な注意点を3つの観点から解説します。

労働時間の客観的な記録義務

2019年の労働安全衛生法の改正により、全ての事業者に対して、従業員の労働時間を客観的な方法で把握し、記録することが義務付けられています。タイムカード、ICカード、PCの使用時間の記録などがこれにあたります。勤怠修正を行う際は、これらの客観的な記録と整合性が取れているかを確認することが、修正の正当性を担保する上で重要です。

実際の労働時間と乖離する修正はNG

企業側が、実際の労働時間と異なる時間に勤怠データを修正することは許されません。例えば、実際の残業時間よりも短く修正して人件費を削減するような行為は、労働基準法違反にあたります。修正が必要な場合は、必ず従業員本人に事実確認を行い、修正内容が正しいか確認したうえで行うことが必要となります。修正の理由と内容を書面やデータで残しておくことが望ましい対応です。

給与の過払い・未払いの精算ルール

勤怠ミスにより給与の過払いや未払いが生じた場合、精算が必要です。未払い分は速やかに支払う義務があります。過払い分を相殺するには、従業員の個別同意または労使協定が必要です。民法上の不当利得返還請求権に該当しますが、まずは従業員に状況を説明し、返還方法について合意を得ることが、円満な解決につながります。

勤怠管理のミスを未然に防ぐための対策

起きてしまったミスへの対処はもちろん大切ですが、それ以上に重要なのは、同じミスを繰り返さないための仕組みを構築することです。ここでは、勤怠ミスを未然に防ぎ、正確な勤怠管理を維持するための具体的な再発防止策を3つ紹介します

勤怠管理ルールの明確化と周知徹底

打刻や各種申請のルールが曖昧であることが、ミスの温床になります。直行直帰時の打刻方法、残業申請の期限、休憩時間の定義などを就業規則やマニュアルで明確に定めましょう。そして、定めたルールを全従業員に周知徹底することが不可欠です。入社時の研修に盛り込んだり、定期的に社内通達でリマインドしたりするなどの工夫が効果的です。

定期的な監査とダブルチェック体制の構築

ミスを早期に発見するために、定期的な監査体制を整えましょう。例えば、月末の締め作業を一人に任せるのではなく、上長や別の担当者がダブルチェックする仕組みを導入します。また、月に一度、部署ごとに労働時間の実態と勤怠データに乖離がないかを確認する日を設けることも有効です。これにより、問題が大きくなる前に対処できます。

勤怠管理システムの導入と活用

手計算やExcelでの管理には限界があり、ヒューマンエラーを誘発しやすいです。勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れや申請漏れを自動でアラート通知したり、法改正に応じた残業時間の自動計算をしたりすることが可能になります。これにより、担当者の集計作業の負担が大幅に軽減され、ミスそのものが起こりにくい環境を構築できます。

正しい勤怠管理で、健全な職場環境を構築しましょう

勤怠管理のミスは、給与計算の誤りをはじめ、法令違反や従業員の信頼喪失といった多様なリスクを引き起こす可能性があります。ミスが発生した際には、その原因を特定し、事実確認にもとづいた迅速かつ丁寧な対応が求められます。特に、勤怠ミスと給料の問題は従業員の生活に直結するため、誠実な姿勢が不可欠です。

さらに重要なのは、ミスを繰り返さないための再発防止策を講じることです。勤怠管理のルールを明確化し、チェック体制を強化するとともに、勤怠管理システムの活用も視野に入れることで、業務の正確性と効率は格段に向上します。正確な勤怠管理は、コンプライアンスを遵守し、従業員が安心して能力を発揮できる健全な職場環境の土台となるのです。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：涌井好文（社会保険労務士）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。